2．内容客观真实性
司法实用文书是适用法律的专用文书，每份文书都是根据具体的案情事实来适用具体的法律条款，反映和体现实体法和程序法的规定，其内容必须具有客观真实性，其材料要受到事实的严格限制，必须是查证属实、证据确凿的，必须严格按照“以事实为根据。以法律为准绳”的原则运用材料，一是一，二是二，不容许有半点夸大或缩小。当然，司法实用文的写作，同样有个选材的问题，但是要区别几个原则的界限：一是对刑事被告人的行为事实的叙述，要严格区别罪与非罪的界限。被告人的行为事实，确已构成犯罪的。要用其有罪的行为事实材料说明被告人犯罪的行为事实，而舍弃其非罪的行为事实材料。反之，如果被告人的行为不构成犯罪，则应用非罪的事实材料说明其不构成犯罪，二是对刑事被告人的行为事实的叙述，还要注意区别主罪与次罪的界限。叙述时主罪必须突出，事实材料必须详写，次罪的材料可以略写。三是有关民事纠纷的叙述，必须围绕民事权益纠纷的实质问题予以叙述。辩护词及诉状的写作同样必须遵循上述原则，注意内容和选材的客观性和真实性。
3．格式固定规范性
各类司法实用文书的制作都有固定的规范性要求，不允许各行其是。为此，1996年底，公安部制定下发了《公安机关刑事法律文书格式（样本）》；最高人民检察院制定、下发了《人民检察院刑事诉讼法律文书格式（样本）》；司法部制定、下发了《刑事诉讼中律师使用文书格式（试行）》；1999年4月，最高人民法院审判委员会通过了《法院刑事诉讼文书样式（样本）》。无论是表格式文书，或是文字说明式文书，为了统一体例，便于制作、查阅和实施，规定统一的格式，划一的写作规范是十分必要的，这体现了司法实用文书明显的程式化特征。这一特征具体表现为“四固定”：
（1）结构固定。绝大部分司法实用文书可以分为首部、正文、尾部三部分。每一部分都有各自的具体要求。首部，一般包括制作机关名称、文书名称、文书编号、当事人的身份事项等。正文，一般由事实、理由、结论三大块组成。尾部，一般包括署名、日期、附注等内容。这样，既便于收文单位或人员清晰准确地理解文书的主旨，有助于文书的具体实施，也对文书的制作提供了方便。
（2）事项固定。不同文种的事项，有不同的规定和要求，并固定不变，甚至每一事项的各个要素都是固定的，既不能任意增减，也不能颠倒次序。例如当事人的身份事项，要求必须依次写明：姓名、性别、年龄、民族、籍贯（民事诉状的当事人，可以不写此项）、职业、住址。司法实用文书中，当事人的身份事项十分重要，因为我国同名同姓的人很多，容易张冠李戴，出现不应有的错误，甚至还会错捕人、错杀人。
（3）称谓固定。司法实用文书中，当事人的称谓，必须严格按照法律规定书写。如第一审民事案件的当事人称“原告”、“被告”、“第三人”，第二审则称“上诉人”、“被上诉人”等。刑事自诉案件称“自诉人”、“被告人”、“上诉人”、“被上诉人”等；公诉案件称“被告人”、“上诉人”以及“公诉人”、“抗诉人”、“受害人”等等，称谓不可任意书写。
（4）用语固定。如裁判文书中的案由、案件来源、法庭组成及审判方式等，形式固定的用语。又如交代上诉权利，均书写为“如不服本判决，可在接到判决书的第二日起十日内，通过本院或者直接向×××人民法院提出上诉。”这种用语的固定，不仅反映在文书的组织结构上，也反映在一些承接照应的用语上。如判决书中引出法院查明的事实时，用“经审理查明”、“现查明”一类的用语；引出判决时，用“判决如下”之类的用语；申明理由时，用“本院认为”之类的用语引出等。
4．语言准确单一性
司法实用文是十分庄重严肃的文书，在语言文字的运用上，要求十分严格。它要求用词准确、简练、解释单一无歧义；它要求造句符合汉语规范，结构完整；它要求文风朴实平易，不任意夸大或缩小；它要求正确使用法律术语。如一个因夫妻性生活不和谐引起的离婚案，判决书表述为：“因生理问题影响夫妻生活，以致引起感情破裂。”结果影响到双方离婚后的另行择偶。因为“生理问题”可作多种解释，被误会为生理上有缺陷。又如“两个当事人的辩护律师”，“被告人王××因盗窃两次被劳改”等语句，都可能产生两种理解，不符合语言单一解释的要求。
5．效力稳定排他性
司法实用文书是具体贯彻实施法律的重要手段。一经宣布，非经法定程序不得变更或撤销，也不得由其他文书取代。尤其是那些具有执行意义的司法实用文书，其实施具有明显的强制力，并且是排斥其他的处理决定的。因为同一案件，必须按照一定的法律程序由一定的司法机关审理并作出处理决定，而不能同时由几个性质相同的司法机关受理并作出几个处理的决定。如果发现司法实用文书在认定事实或适用法律上确有错误，或者在审判程序上有重大违反，需要予以改变或撤销，也必须依照法定程序，由相应的司法机关作出决定，其他任何机关、团体和个人都不得予以变更或撤销。
（二）司法实用文的作用
司法实用文是司法实践活动的必然产物，是为整个司法实践服务的，它的根本作用在于保证法律的具体实施。具体说来主要表现在以下几个方面：
1．实施法律的重要手段
法律的制定和颁布目的在于实施，国家司法机关和法律授权的专门组织，通过办理诉讼案件以及与诉讼有紧密联系的非讼事件，依法制作相应的司法文书，就是具体实施法律。司法实用文书的作用之一就是把法律规定适用于各类具体案件，把各种社会关系纳入法制轨道。例如，民事裁判文书具体反映民事诉讼法和民法、婚姻法、劳动法、经济合同法等法律的规定，确认民事权利义务关系，制裁民事违法行为，维护当事人的合法权益。刑事裁判文书是保护人民，惩罚犯罪，维护社会治安和保卫国家制度的重要手段。就是民用的有关文书，如诉状等，只要是符合事实，理由正当，也有引起和制约司法机关受理并正确处理案件的重要作用，进而保证法律的具体实施。
2．办案活动的忠实记录
一个案件的全部诉讼活动，每一步骤或环节，都要制作相应的司法实用文书来如实记录办案活动。以刑事案件为例，从立案、侦查、预审、起诉、审判、处理直到最后的执行，每个环节都必须有相应的文书，而且要有大量的笔录，把每一阶段的活动、结果、处理意见，如实记录下来。这既是对本阶段活动的忠实记录，又是进行下一阶段活动的文字依据和前提条件。人们要看清一个活动的诉讼进程，了解整个案件处理的过程，就离不开查阅完整案卷中的一整套司法实用文书。司法实用文书也为检查法律执行情况提供了文字依据。审判监督就有赖于查阅案卷材料，上诉案件一般也是通过书面审理的。因此，完备而有条理的司法实用文书是办案活动的忠实记录。
3．法制宣传的生动教材
正确反映诉讼活动的各类司法实用文书，是通过具体安全进行法制宣传的生动教材。正面地宣讲法律条文能使人们懂得应该做什么和不应该做什么。司法实用文书则是通过生动具体的例证使人们懂得做了不该做的、或应该做而没有去做的会受到什么样的责罚。从而更有效地教育人们遵纪守法，增强法律意识，自觉地与违法犯罪行为作斗争。
4．办案质量的集中反映
司法实用文书，贯穿于诉讼活动的每个环节，是办案质量的集中反映。对于案件的侦查、起诉、审理、裁决以至于执行过程，是否符合法定的诉讼程序，案情事实的调查认定是否正确，案件性质的判断是否符合法律，对有关人员的裁决处理是否准确恰当，都可以通过文书反映出来。而办案质量的高低、司法实用文书制作质量的高下，又是司法人员素质的综合反映。因此，司法实用文书的质量常常作为考察司法人员政治素质和业务水平的重要依据之一。
三、司法实用文的分类
司法实用文体的种类，可以从不同的角度划分。这里仅从文书的性质上划分，可以分为：
（一）专业诉讼文书
是由国家司法机关制作的，属于公文的性质。主要包括公安机关、国家安全机关制作的侦查预审文书，人民检察机关制作的检察文书，人民法院制作的裁判文书和监狱劳改机关制作的狱政文书等。
（二）民用诉讼书状
是由诉讼当事人书写或委托律师代书的各类诉状，主要包括起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。属于民用的司法文书性质。
（三）律师业务文书
是由律师在各项业务活动中，根据事实和法律制作的具有法律意义的文书。包括辩护词、委托书、合同等。
（四）公证、仲裁文书
是由公证、仲裁等专门组织制作的具有法律意义的文书。
各司法机关根据自身业务特点和方便业务工作的需要，对本部门的文书种类各自作出了规定。如最高人民法院1999年4月修订后的《法院刑事诉讼文书样式（样本）》共9类164种，其中：裁判文书45种；决定、命令、布告24种；报告19种；笔录13种；证票5种；书函16种；通知27种；其他8种；书状7种。
又如，最高人民检察院制定的《人民检察院刑事诉讼法律文书格式》共109种，分为十大类。即：立案文书；侦查文书；强制措施文书；审查起诉文书；公诉文书；抗诉文书；羁押期限文书；法律监督文书；辩护代理文书；通用文书。
公安部制定的《公安机关刑事法律文书格式（样本）》共95种格式，分为八大类。即：立案、破案文书12种；律师介入文书4种；强制措施文书22种；讯问文书4种；调查取证文书39种；延长羁押期限文书5种；侦查终结文书9种；补充侦查、复议复核文书3种。