书城管理管理人员第一本书
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第17章 协调有方:关系处一流(2)

你应该认真分析他的这种态度的起因,如果是自己存在不足,可以坦率地承认并采取措施纠正,不给他留下嘲讽你的把柄和轻视你的借口;如果是他觉得怀才不遇而这样的话,你不妨为他创造条件,给他一个发挥才能的机会,重任在肩,他就不会再傲慢了。也让他体会到做成功一件事情的艰辛。

有的下属总是以自我为中心,不顾全大局,经常会向你提出一些不合理的要求,大凡什么事情都首先为自己考虑。

如果不幸有这样的下属在手下,你就要尽量地把事情办得公平,把每个计划中每个人的责任与利益都向大家说清楚,让他知道他该做的是那些部分,做了这些能得到什么,就不会再提出其它非分的要求了。同时要昼满足其需求中的合理成份,让他知道,他应该得到的都已经给了他。而对他的不合理要求,要讲清不能满足的原因,同时对他晓之以理,暗示他不要贪小利而失大义。还可以在条件允许的情况下,做到仁至义尽,让他觉得你对他已经很够意思了。

还有的下属自尊心特强,极敏感,多虑,这样的人特别在乎别人对他的评价,尤其是新管理人的评价。有时候哪怕是新管理人的一句玩笑,都会让他觉得这位新管理人对他有所不满,因而会导致焦虑,忧心忡忡,情绪低落。

遇到这样的下属,要多给予理解,不要埋怨他小心眼儿,多帮助他。在帮助的过程中,多做事,少讲自己的意见,意见多了会让他觉得你不信任他,给他一些自主权,让他觉得自己能行,并经常给予鼓励。

要尊重敏感的下属的自尊心,讲话要谨慎一点,切忌不要当众指责、批评他,因为这样的下属的心理承受能力差。同时也要注意不要当他的面说别的下属的毛病,这样会让他怀疑你是不是也在背后挑他的毛病。要对他的才干和长处表示欣赏,逐渐弱化他的防御心理。

还有一种下属,喜欢挑新管理人的毛病,议论新管理人的是非。这种下属常对你的一些无关紧要的小问题大肆渲染传播,留意你的一些细枝末节,而有的还像是很忠诚地为你着想。

和这样的下属相处,首先要检查一下自己本身是不是有毛病。不妨多征求他的意见和看法,让他觉得你是真诚对他,那他就不好意思再渲染你的一些生活细节问题。对于不易感化的人,也不要一味忍让,就其一点给予指出,让他自己心知肚。每个新管理人都会遇到比较难缠的下属,但不可能把他们每个都推出去。你必须面对他们,学会了与他们交往,处理起与下属的关系来就更加得心应手。

4、学会理顺与上司的关系

要想在职场上寻求立足和发展,新管理人必须学会理顺与上司的关系。在一个单位或部门中,你在上司的心目中处于何种地位,不止取决于你的工作业绩和日常表现,也取决于你与上司相处的关系如何。关系处得好,上司看着你心怡气顺,你的工作才更容易得到上司的支持、帮助和肯定,否则,如果你经常招上司心烦,动辄惹领导生气,你的工作表现再突出,也会在他们心目中大打折扣。所以,精明的新管理人是在干好本职工作的同时,设法取悦于上司,设法与上司处好关系。那么,新管理人应该怎样做才能更好地理顺与上司的关系呢?

处理好与上司的关系,一般来说,以下几点至关重要。

(1)了解领导

古语说:知己知彼,百战不殆。新管理人应该弄清楚你的领导的工作习惯、事业抱负与个人喜好及其在公司中的历史背景。

主观武断地下结论往往有失偏颇。例如上司没有上过大学,你可能怀疑他会嫉妒你的学位。但事实上,他很可能因为有了工商管理硕士当他的下属正在四下吹嘘呢!

(2)态度积极

成功的主管大都乐观进取,而且希望下属亦采取同一看法。积极的作风并非只是一种策略,而且是一种态度。一位干练的下属很少使用“难题”、“危机”或“挫折”等字眼,而以“考验”、“挑战”来形容困难的情况,这种乐观进取的精神有时会成为公司所向披靡的直接动力。

跟上司谈到同事时,只说他们的长处而不要说短处。这样做有利于你和别人的合作,也能增进你在上司心目中善于与别人相处的声誉。

(3)仔细聆听

倾听是表达的前提,善于倾听的人不仅能听见上司说些什么,而且能听懂他的意思。如此才能够把握重点,回答得中肯。因此,要缓解神经紧张,凝神聆听上司说话。上司说完之后,要用心体会他的意思。然后,提出一两个问题,弄清楚几个要点,或者将上司的话扼要复述一遍。所谓一点就通一说就透自然会得到上司赏识。

(4)说话简明

时间是上级最宝贵的东西,所以言简意赅至关重要。所谓简明,绝非眉毛胡子一把抓,急急忙忙将许多事情一口气讲完,而是能选择重点,说得直截了当而又明白清楚。

写公事便笺也要力求简明扼要,最好限定在一页。如果必须提出详尽报告,也要在前面附上摘要。下笔前先考虑整个问题,文笔好不但展示写作能力,更能反映思考能力。

(5)保持距离

你与上司在机构中的地位到底并非平等,而亲密的友谊则会产生平等化而且往往有害的作用。也许你向他吐露秘密后会感到懊悔,也许他会向你提出一些过分的要求,也许你的思想与行动自由会因此受到限制。所以,与上司的关系不宜过于密切,而应保持一种距离的美。

(6)信守诺言

如果你表示能完成某项任务而结果没有做到,你的上司便会怀疑你的可靠性。因此,发现自己能力未逮时,应尽快报告上司。他虽然会觉得不快,但比起日后才发觉会轻微得多。因为在上司的眼里,最不能容忍的是言而无信。 (7)自己解决困难

现在社会上时兴的是自己的芦自己圆,谁家的孩子谁抱走,如果下属解决不了自己的困难,那么就会浪费上司的时间和损害他在公司的影响力。因此,如果你能够处理自己的困难问题,就不要惊动上司,这样有助于培养自己的才能和建立必要的人际关系,还可树立你在上司心目中的形象。

(8)圆通委婉

想提出主张就应尽量搜罗可用作支持的事实,然后用适当方式将这些事实加以说明,借以使你的主张成为理所当然。并尽可能设法让你的意见变成上司“自己的主张”。

提供几个办法让上司抉择也不失为一个良策。

上司提到的一项建议切勿未经思考立即拒绝,因为他也许已经看到这项建议有某些优点,否则不会征询你的意见。如果到头来你还是不赞成。你的反对依据最好用他所不知道的有关资料或者用问话方式来表示反对,例如:“我们可以这样改变而不妨碍其它工作的进行吗?”

一些单位只闻报喜不闻报忧,一味奉承上司使他犯错而浑然不觉。这种“甜食作风”其实害人害己。不要害怕向上司报告坏消息,不过要注意技巧。愿意委婉地指出上司错误的人最后会有更好的结果。

(9)早到而不迟退

早到表示“急于着手工作”,迟退则表示“工作还没有做完”。勤力工作足以显示热诚与忠心。想多工作一些时候应在上班之前,而不应在下班之后。因为早上精力充沛,你不会感到疲乏。

切勿因为想跟上司维持良好的关系而过分操心,如果因此妨害你的创造能力与生产能力更是得不偿失,尽量做好自己的工作,公事公办才是对待上司的最佳选择。不过,良好的关系有助于增进双方的工作效率,并能使大家受惠。你工作有成绩,他也有一份功劳,你与上司处得越好,干得就越起劲;你帮他把事情办得越好,自己的前途也越光明。

(10)称道他人

在上司面前,要常常称道他人的才干,以促进上下级关系。一个年青明白的领导,不乐意别人在他面前搬弄是非,他会认为“来说是非者,便是是非人”。

(11)以诚相待

如果在业务上有两位以上的上司,你必须认清谁是你方的主管,应将有关业务问题向他请示,获得他的信任与支持。另一上司交给的事情,在不相冲突的情形下,也应尽力去办理;如果与直接上司的指示相冲突,你应委婉陈述困难,求得谅解,不可在两位上司之间投机取巧。否则,你会左右不讨好。

(12)遵规守纪

即使上司十分信任你,也应遵纪守法,不越级呈请,不当众谈及上司私事,不擅自专权行事,不侵犯上司职责或占夺同事功劳。

5、同级关系不是冤家

作为一个高明的新管理人,应当懂得如何把平级之间的摩擦降到最低限度。处理好平级之间的关系;应当学会如何把竞争导向对自己有利的方向,以求好好合作。

处理好平级之间的横向关系,有助于进一步协调上下级之间的纵向关系,使整个管理机构更加理想和完善,同时,也有助于新管理人才获取一个良好的人际环境,使自己更加健康地成长。因此,入行的新管理人,对于协调平级之间的关系,决不可掉以轻心。

其实,协调平级关系,和协调各种人际关系,包括上下级关系一样,也是有规律可循的。立志成才的新管理人,在接触平级时,主要应注意以下几个环节:

真诚相待,热情帮助,尽力消除同事警觉“竞争”的“心理屏障”,牢固建立“友好合作”的协调关系。

既然平级之间,客观存在着既是天然的“合作者”,又是潜在的“竞争者”这种微妙的人际关系,那么,作为客观存在的一种心理反映,在平级的内心世界,必然会产生既渴望“合作”,又警觉“竞争”的复杂心理。面对这种复杂的心理,精明的新管理人,应该想方设法尽力避免诱发对方警觉“竞争”的变态心理,逐步建立互相信任、互相支持的协调关系。在这方面,怎样巧妙地消除对方警觉“竞争”的“心理屏障”,就成了协调平级之间关系的关键所在。

在通常情况下,消除“心理屏障”主要是靠行为的“显示”。而不是靠语言的“表白”,新管理人应该通过工作接触,使对方深信:

(1)自己积极做好本职工作,主要是出于高度的事业心和责任感,而决无半点“压倒”平级的私心杂念;

(2)自己每取得一点成绩,都将它看作是平级之间密切配合、共同努力的结果,而决不以此为资本,向平级显示自己的“高明”;

(3)对于平级取得的成绩,就和自己取得的成绩一样,同样感到由衷的高兴。

在这种高尚的思想情操支配下,新管理人在与平级相处时,应努力做到以下五点:

(1)互相尊重,互相支持

平级之间,常常会遇到一些工作上的交叉点,也会有一些需要共同处理的事务。对这些工作和事务,平级之间应当互相尊重,互相支持。互相支持是互相尊重的标志。只有互相支持,才能互相配合。对需要交叉处理的事务,平级之间应当尽量通过协商去解决,不要擅自做主处理,否则,既影响平级之间的关系,也往往使下级感到为难,造成工作上的停滞,甚至会带来一些不必要的损失。

(2)分清职责,掌握分寸

平级相处,应当分清职责,掌握分寸,不争权力,不推责任,属于别人职权范围之内的事,决不干预,属于自己的责任,也决不推卸。本应由自己分管的工作,千万莫请别人点头划圈,本来不应由自己处理的事情,也决不争着要管。特别是那种好事就争,难事就推的行为,是破坏平级间相互协作关系的腐蚀剂,必须坚决防止和克服。

(3)严以律己,宽以待人

新管理人在“认识”自己时,应该少看长处,多看不足,不要因为取得一些成绩,就忘乎所以,沾沾自喜。与此相反,对待平级,却应多看长处,少看不足,尤其不要在不适宜的场合,随便议论平级所分管的工作。不仅自己要做到这一点,而且应教育自己下属也要做到这一点。只有这样,才能在平级之间,形成相互信任,互相友好的和谐气氛。

(4)委屈求全,以理服人

平级之间,难免在工作中遇到一些纠葛和矛盾。在解决这些纠葛和矛盾时,新管理人应本着顾全大局、维护团结的良好愿望,对一些无关紧要的“小事”,采取不予细究、委屈求全的态度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”,也要讲究方式方法,尽量做到心平气和,以理服人。这样做,随着问题的妥善解决,平级之间不但不会伤了和气,反而会在新的基础上,建立起更加牢固的团结协作关系。

(5)经常通气,沟通情况

平级之间,既然同属整个管理机构的一个组成部分,工作上有着千丝万特的联系,所以,只有保持经常通气,及时沟通情况,才有可能进行有效地合作。也惟有这样,才能彼此了解,互相信任,将一些不必要的误会和摩擦,都消灭在萌芽状态。因此,新管理人工作再忙,也勿“忘”了主动向平级提供有用的资料、信息、情况和建议。只要你能够一直坚持下去,就一定会赢得平级的“感激”和“回报”。

以上五条行为原则,有志成才的新管理人不妨一试,并在实践中不断丰富和发展它。

6、及时把矛盾消化掉

矛盾无处不在,无时不有。企业里就是这样,俗话说:“一个灶上抡马勺,哪有不碰撞的?”新管理人每天与下属相处共事,难免发生矛盾。新管理人怎样处理工作中的各种各样的矛盾呢?协调当然是一种方法。因此哈佛经营术中提倡“协调矛盾”。新管理人如果能妥善处理这些矛盾,就会在下属中树立起威信,与下属建立起和谐融洽的共事关系。

在缓和与下属的矛盾时,新管理人可以从以下几方面入手:

(1)得饶人处且饶人

如果下属做错了一些小事,不必斤斤计较。动辄责骂训斥,除了把你们之间的关系弄的很僵之外,根本无事无补。相反,要尽量宽待下属。