在任职资格确定中，有两个关键点是值得关注的：
其一，任职资格关注的应该是工作或者是岗位，而非任职者本身。例如：“能够经常举起100磅以上的重物”而非是“必须很强壮”。资格要求本身要符合工作的实际要求，不能夸大或者降低，这对于能否将合适该工作的人配置到岗位上是很重要的。
其二，任职资格水平的确定是履行工作职责的最低要求，而不是理想要求或期望要求。这是因为对工作绩效的确定以及工资等级的确定，是依据该工作在组织中的相对功能和相对价值基础点，而不是理想点或期望点。理想和期望是一个无法一致化的变量，每个人的期望点和理想点是不同的。如果以理想或期望角度出发，就等于没有标准或不确定标准，因而可能失去了管理的客观性和公平性。
（2）任职资格的确定与工作规范。
任职资格的确定方法与技术有很多种。总的来说，现有的任职资格确定方法可以分为两个大类：工作导向性工作分析系统的任职资格确定和人员导向性工作分析系统的任职资格确定。
两类工作分析系统都假设工作规范的确定可以划分为稳定的维度。同样地，两种分析系统都依赖主题专家小组（Subject Matter Experts，SMEs）。但是，两类系统在对SMEs小组的操作要求上、工具和技术上，都有很大不同。
①工作导向性工作分析系统。
工作导向性工作分析系统依赖详细的、对工作本身的描述来获得对员工的要求。在这类方法中，出发点是工作描述的结构。工作描述是理解工作条件所要求的任职资格的基础。主题专家小组担任评判1从工作描述中找出对员工的要求。
目前常用的工作导向性工作分析系统主要包括：职能工作分析（Functional JobAnalysis，FJA）、任务清单分析（Task Inventory Analysis，TIA）、医疗人员分析系统（Health Services Mobility Study，HSMS）等。
②人员导向性工作分析系统。
人员导向性工作分析系统通常建立在对人员特征与工作要素的相互关系的假设的基础上，根据Prien（1979）的理论，大部分人员导向性工作分析系统都假设存在一系列稳定的维度--性格、能力或其他特征--来描述工作并且用来解释工作绩效。
图14表明了人员导向性工作分析系统任职资格的确认。
常用的人员导向性工作分析系统包括职位分类问卷（Position AnalysisQuestionnaire，PAQ）、关键事件技术（Critical Incidents Technique，CIT）、工作要素法（Job Elements Method，JEM）、能力要求量表（Ability Requirements Scales，ARS）等。
对于上述两类方法在任职资格方面的具体使用，本书将在后半部分作详细介绍。
六、工作分析结果的应用
工作分析可以作为重要材料为人力资源管理体系提供支持，图15列出了工作分析在人力资源工作中的部分应用。因此，工作分析形成的职位说明书是整个人力资源管理的基础文件。
为中高层和为基层工作准备的工作分析在应用上也有一些不同。为中高层准备的工作分析强调的是责权关系与工作间的相互关系，会被更多地应用到组织设计、人力资源规划、管理能力发展计划中。而为基层员工准备的工作分析重点在日常工作，并服务于人事管理职能，如招聘甄选、培训需求确认、周薪与月薪管理等。
工作分析的应用可以归纳为以下12个方面。
（1）员工就业。
一份清晰详尽的工作说明书可以用于人员招聘、甄选、雇佣、配置等员工就业的各个方面。工作说明书可以为应聘者提供关于他并不熟悉的工作的介绍，从而确定自己是否对其感兴趣及是否能够胜任。招聘人员可以根据工作说明书与任职资格里面的技能、能力与工作经验等要求来确定测试题内容。这些工作要求的信息同样也适用于人员配置工作。对那些新设计的工作，任职者可以根据清晰的工作说明书来指导自己的行为。
（2）培训与员工发展。
一份高质量的工作说明书能够列出工作所需的知识、技能、能力与行为态度，以及与提高绩效相关的关键工作行为。这些为培训需求的确定提供重要根据。由于知识、技能、能力与行为态度的不足导致的实际绩效水平与预期绩效水平间的差距，尤其是那些在关键工作绩效范围中的差距，为培训需求确定提供最基础的信息。工作说明书以员工提供的工作之间的关系为员工轮岗计划与岗位调动提供依据。
（3）人力资源规划。
员工调动与职位变化通常需要一个预期和计划的过程，因此，工作说明书对于员工升迁路线、组织发展路线，以及职位空缺通过外部劳动力市场补充还是内部升迁补充都有重要应用价值；工作说明书帮助确认工作之间的关系与责权分派是否有漏洞（如果是这样，如何弥合漏洞），等等。
（4）绩效评估。
工作说明书在绩效评估中的应用最直接的是绩效标准的确认。通过工作说明书，我们可以知道任职者是否完成了工作规定的工作内容，是否达到应该达到的标准。经理人员可以更多地依赖工作输出信息，而非个人主观判断。在绩效反馈与绩效指导中，工作说明书也有很多应用。
（5）工作评价与薪酬管理。
工作说明书中获得的信息是工作评价与薪酬管理的重要依据。薪酬体系的制定需要对工作进行分类、比较职位间的相对价值，并与劳动力市场进行对比，从而保证薪酬水平的内部公平与外部公平，工作说明书在其间起着重要作用。工作说明书还为各种工作评价方法提供基础信息，从不同工作要求中抽象出的相关可比较要素是工作评价的依据。
（6）职业生涯设计。
在职业生涯设计中，员工的升迁道路设计过程必须考虑到在从基层工作向更高层职位转变过程中对工作要求的变化。工作说明书与任职资格可以提取出不同层级的职位之间在教育、技能、能力，以及工作经验方面的相似性和联系，从而制定出职业发展路线，也可以为选拔提供依据。另外，职业顾问、管理者和培训者可以借助工作说明书向员工提供有关晋级与升迁机会和计划的建议。
（7）工作设计。
随着社会发展，新的工作不断出现，这些工作很少是全新的，更多的是过去一些工作的重组和发展。企业工程师和工作设计人员使用工作说明书来核对工作设计流程，确认角色分派、工作设计流程与工作系统的优化程度；同时，可以通过相关的已有工作来确认工作任务环境和社会环境，使其更好地融入工作流程中。
（8）员工安全。
保障安全与卫生、减少危害是许多工作中必须高度重视的，工作说明书中将危险有害的工作条件标志出来，并且制定了相关的安全标准。这将有利于对员工进行安全培训，减少事故和危害发生概率，并随时提醒操作人员的注意。
（9）组织结构设计。
企业运用清楚完备的工作说明书来作为组织结构变革重组的辅助工具。随着组织发展，一些工作职责变得更加重要，而另外一些的重要性则慢慢减退。组织功能和职责不断进行重新分配，在这其中，工作说明书可以帮助确定最佳变革方案，并对定岗定员以及中高层管理幅度确定进行支持。
（10）权限责任与相互关系界定。
详尽的工作说明书实际上已经界定了责权范围以及工作的基本目标，包括谁向其作报告、他向谁负责，等等。同时，工作说明书也对分析组织内部关系，如何进行内部合作进行了确定。
（11）操作备忘录。
当新员工进入组织，可以借助工作说明书更快地熟悉岗位规则与操作流程，并随时检查自己的行为与规范是否相符。如果该岗位原有任职者已经不在企业，则工作说明书就成为一份操作备忘录。
（12）劳工关系。
工作说明书可以作为管理层与员工之间对于工作的一个基本契约，客观的工作说明书可以帮助企业人力资源管理人员处理任职者在报酬福利、选拔任用上的抱9、纠缠和咨询工作。
第二节工作分析的历史沿革
一、工作分析思想的渊源
西方工作分析的思想由来已久，甚至可以追溯到公元前5世纪的苏格拉底（Socrates）。他在对理想社会的设想中指出社会的需求是多种多样的，每个人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献。
他认为，一个公平（Just）的社会应当承认：
工作才能具有个体差异；不同的工作有其特殊的要求；让人们从事其最适合的工作以获得最高的工作效率是很重要的；建立一种能将上述三种观点付诸实践的学说的必要性。
仅仅知道工作和人的特点是不够的，更重要的是为何种目的来了解他们。对于苏格拉底来说，这种目的是与一种价值观相联系，这种价值观成为西方社会文明的基石之一。
2400多年前苏格拉底的思想为后来的工作分析奠定了基础。了解各种不同的工作及工作对人的要求，以让合适的人从事合适的工作成为日后工作分析及整个人力资源关注的基本问题。
二、工作分析的早期发展（18世纪至一战爆发前）
1.18世纪百科全书编撰者狄德罗与最初的大规模工作分析
18世纪，一位百科全书撰写人狄德罗（Denis Diderot）策划进行了第一次大规模的工作分析。1747年，狄德罗为法国一家翻译协会编撰一本百科全书。对狄德罗来说，协会提供的很多资料，尤其是与贸易、艺术及手工业有关的资料对其程式化的结构来说并不完全和充分。经过慎重考虑，他决定对此进行重新调查。为了得到所需的资料，他绘制了至少600张图片，并将在贸易方面的事实资料列出在一至两张图表周围。他不仅通过观察了解工作的信息，更试着自己进行机器操作，并绘制机器图板和说明书。当现场观察操作不能满足需要时，他向各地的技师与制造商请教。
狄德罗简化了他的工作流程中的环节，借助贸易界的老板将搜集到的信息系统化。他发现，信息的精确程度和操作流程与目的有关。这些工作使他达到了目的：
为其百科全书中有关贸易过程的章节准备了全面、系统的资料。
2.民事服务改革与工作分析（1860-1900）
19世纪出现了根据研究目的、工作需要搜集有关工作实际情况的调查研究。在美国林肯总统时期，为了改变政府部门办事效率低下的状况，美国政府组建了内政改革委员会，开始对政府机构的职位进行调查研究。当时的职位调查研究的主要目的在于明确职位任职者所应具备的技能。调查研究者主要通过观察、面谈、问卷的方式搜集信息，来研究哪些技能与职位的关系最为密切。这项调查研究在全国很大范围内进行，取得了很好的效果，降低了生产成本，提高了劳动生产率。美国内政改革委员会所进行的职位调查研究，实质上是通过研究任职者所应具备的能力和技术来了解工作，属于人员导向性的工作分析，对工作分析的创立和发展起到了巨大推动作用。
3.泰勒科学管理理论与工作分析的发展
工业革命之后，随着人类社会的发展，对组织进行科学管理变得越来越重要。随着生产规模的扩大，一些工业生产中的问题逐渐暴露，如生产标准的缺乏与对人的关注不够引起的生产效率低下。科学管理理论就在这个时候成为工作分析的一个巨大推动力量。科学管理之父泰勒（F.W.Taylor）在1903年出版的《工厂管理》（Sho责Management）一书中详细地介绍了由于把工作分成若干部分并进行计时而提高了劳动效率的事实。1911年出版的《科学管理原理》（The Principle Of Scientific）中，泰勒认为要对组织进行科学的管理，就必须对组织中的每一份工作进行研究，从而科学地挑选、培训工人。泰勒协会成立以后曾正式提出科学管理的13项目标，其中第7项就是“通过用科学方法对工作进行分析，对工人进行选择、训练、安排、调动和提升，保证每个人都能最充分地发挥其能力”（克劳德·小乔治，《管理思想史》）。泰勒所倡导的以科学管理代替经验管理的伟大思想和为提高劳动生产率而对工作各个方面所进行的调查研究，对工作分析理论与方法的创立和发展起到了巨大的推动作用。而且，科学管理的其他原则，如“科学地选拔并培训工人”、“工作定额原理”、“标准化原理”、“通过内在和外在两种报酬方式激励工人努力工作”、“工作的重新设计”，等等，客观上都要求对工作进行分析研究，从而使工作分析成为科学管理的现实要求。
科学管理运动以后，越来越多的人对工作分析的重要性达成了共识，很多大公司的老板已经开始认真考虑如何利用工作分析招聘合格的雇员；如何利用工作分析提高劳动生产率，等等。