一个比较好的会议，与会者往往表现出精神集中，富于旺盛的创造力，严肃而不沉闷，活泼而不紊乱，争论激烈而不伤感情，紧扣主题而又畅所欲言。
为了要做到这点，就要有意识地采取以下措施：1．会议的主题明确，内容新颖，使与会者感到新鲜，与自己有关。
2．会场的布置要根据会议内容进行，不要张冠李戴，也不要一种形式。
3．坚持做到参加会议的人员要与会议有关。
4．会议的气氛要有高潮，有色彩感，有人情味。
5．主持会议者的仪表、语气、表达方式和作风都应吸引听众。有的领导者的报告，虽然时间长，但会场始终热烈、活跃、愉快、集中，其原因就在于主持者分析了与会者的生理与心理特征。
6．为了使与会者集中注意力，这就要求减少会议次数，减少讨论题目，选择有效开会时间。这样做能迫使与会者在有限的时间内集中注意力去有效地解决问题，同时，又能促使与会者为了及时结束会议而发挥更大的主观能动性。
（三）校长要成为会议讨论逻辑过程的组织者会议讨论的逻辑过程一般可以分为四个阶段：第一为导入阶段；第二为讨论阶段；第三为总结阶段；第四为结论阶段。
导入阶段是会议讨论的关键，它要求会议的主持人做到以下三点：1．言简意赅，使与会者明确讨论的问题。
2．要有吸引力，把大家的注意力集中到所要讨论的问题上来。
3．对所提出的议题不要带有个人的倾向性意见，尤其是那些必须征求大家意见和发扬民主的会议，最好事先不要发表结论性的意见。
在讨论阶段，对于需要集思广益，发挥每个参加者的智慧与才能方能确定的议题，应广开言路，耐心让人发表意见，包括相反的、重复的意见。
校长作为会议的主持人，讲话不要占用很多时间，否则会挫伤和影响大家的积极性。
（四）校长应成为会议制度的制定者
校长要制定制度，以此作为约束，养成准时开会、少开会和开短会的习惯。
校长必须养成准时开会、少开会和开短会的习惯。因为会议的效率会直接或间接地影响工作目标的实现。
有一位学校领导对会议做了这样的规定：开会不得超过2小时；迟到5分钟罚款1元，本人有事可以请假，并请人代理出席，但迟到罚款要罚本人的钱；开会发言不得超过15分钟，发言只谈问题和意见，不讲成绩；开会不得抽烟；星期天一律不开会。半个月开一次党政会议，每星期开一次校务会议。
有人统计，在公司里半数要定期开的会议都完全可以取消，绝不会造成任何损失。安排一项会议有时是一种无意识的反映，只是为了解决一些稍微复杂而在电话里无法解决的问题，这要占用很多时间。
在上述情况下，可以进行“走廊会议”，也就是说，找3～4个人来，做一次短时间的聚会，彼此交换意见，迅速得出结论，这样做反而更好，更为有效。
五、成功会议的特征与实施途径
（一）成功会议的特征
一次成功的会议是具有其自身的特征的。我们可以根据这些特征来判断一次会议是否成功。
1．准备充分、内容充实、讲究艺术
。一个成功会议主持者是不会仓促上阵，打无准备、无把握之仗的。在一般情况下，会前都会做好充分准备的。这些准备工作包括调查研究、掌握必要的情况、熟悉有关材料、起草讲话稿等。熟悉有关材料和情况，主要弄清开会的目的和要求，会议可能遇到的困难以及如何对策，如何部署工作以及如何检查落实等。做好这些工作，也就等于有了好的开头，而通常情况下一个好的开始是成功的一半。一次成功的会议在举行的过程中，内容也要充实，讲究艺术，使每个与会者都觉得会上有号召，有部署，有切实可行的措施。当然在这个过程中，大家都尽最大努力发挥和运用好语言艺术也有助于文风、会风的改进。会议的质量好不好，也是一次会议成功与否的重要特征。
2．会议的气氛与会议的主题协调一致
。一次成功会议的会议气氛应与会议的主题协调一致，校长主持会议，当然希望吸引听众，调动听众的积极性，使他们更多地接受会议精神。因此，针对不同的会议主题，校长应创造不同的会议气氛，因地制宜，区别对待。例如，在庄重性的会议上，就应该注意气氛的严肃性；在欢庆会上，就应创造一个热烈喜庆的气氛；在动员、誓师会上，就应创造一个富有鼓动性的气氛。不同的会议气氛应和不同的会议主题相协调，相配合，相一致。
3．议题集中，程序明了
。有些校长认为，主持会议与写文章作报告不同。写文章必须要有中心，不能离题。而主持会议不必那样明确中心，集中议题。这样的后果往往是被大家牵着鼻子走，一场会议开下来，却发现该解决的问题没解决，说的尽是些题外话。其原因是议题不集中。议题集中，各种讨论、协商都是紧紧围绕着议题而展开的，而不是脱离议题的。同时还应程序明了、稳定。成功的会议从开始到结束，都是具有一定程序的，而且程序明了清晰。
4．决议有指导作用
。会议总是为了达到一定目的而召开，在很多会议中都要讨论通过某一项决议。决议都是事先准备好在会上宣读而由与会者讨论是否通过，所以校长在准备会议时就得深思慎虑，使决议全面而不繁杂，着实考虑决议将会取得的积极和消极作用以及因施行决议而引发的一些不良后果。即要以运动的眼光来看待某项决议，世易时移，万物俱变，一项看似很好的决议在不同时间、不同场合可能会变成一项极差的决议而导致工作失误。这就需要校长在思考决议时倍加细心，努力使决议能适应各种环境，让决议切切实实对工作起到指导作用。决议既是总结上一阶段工作中的优缺点又是提出下一阶段的工作计划，可以说决议的正确周到是下一阶段工作成功的必要条件，所以有人说：决议是纲，决议是榜样，决议是精神，使下一阶段工作的开展做到有据可依。所以说决议对以后工作有指导作用是会议成功的一项特征。
（二）提高会议成功率的途径
1．做好会议安排
。一次未能取得满意结果的会议，其中有一半原因是由于没有做好会议的安排。这些会议的安排是指一些显而易见的事。例如：为会议提供恰当的物质条件，如舒适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及住宿条件等。此外，在做会议安排时，要有经过很好准备的议事日程，要仔细选择参加会议的人员，要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便于他们尽可能有准备地进行讨论，而不至于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间等。事实证明，校长如果轻视这些显而易见的事，就可能会导致会议失败。
2．掌握好会议的进程
。一个校长要自始至终掌握好会议的进程，为此要力争做到以下几点：（1）使每一个参加会议的人感到自在；
（2）在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题；（3）阐明会议的目的；
（4）规定会议的“范围”，即会议讨论问题的界限。
校长在会议进程中要善于使讨论归于正题而不受个人意见的争论，不受两人之间的私下对话或开小会的干扰。
校长要能区别会议中哪些发言对问题的解决确有作用，哪些发言是空洞废话。
校长要善于巧妙地尽可能使参加会议的人，从一大堆资料和随便讨论中引导到意见一致和有共同的认识。
校长要善于把大家的意见简要地归纳一下，以便参加会议的人都能够接受。这样，在会议结束时，所有参加会议的人都能感到在尽可能短的时间内已达到了会议的预定目标，感到这次会议开得非常有效。
3．获得与会者的积极参与
。校长要在会议进程中创造一种有利于讨论的气氛并“使球继续滚动”，他要鼓励与会者遵守纪律，尊重不同的看法和分歧意见，尽管意见不同，但并不伤感情，使与会者认识到在适当时候可以互相学习。