讲话的目的是让人听懂。台下听众水平尽管不一，但是都要在短时间内迅速弄懂讲话人的每一句话，全面理解话里的观点，这并不是一件很简单的事。如果，讲话人在讲话时板着面孔，卖弄词藻，用一些艰涩的语汇和听众捉迷藏，无异于存心让听众听不懂，这样的讲话岂不是瞎耽误工夫？人们对任何道理的认识，都要经过由浅入深，由具体到抽象的过程，所以在讲话中，应当使用通俗易懂、生动形象的语言来表情达意。这样，才能使所讲的道理易于被听众接受，才能使讲话受到听众的欢迎，才能给听众留下深刻的印象。事实上，有时一个精彩贴切的比喻，可以使一个复杂的道理，显得十分简洁明确，这也是人们常常感到某些讲话乍听起来平淡朴素，但是却耐人回味，而且越琢磨越感到真切清新、寓意深刻的原因。例如：我国医学科学家修瑞娟在讲到我国某些行政机关的官僚主义作风时，说道：“好比我种了一块西瓜地，瓜成熟了，谁都想到这块地上摘瓜。美国、联邦德国、瑞典、瑞士的人都订了‘抢瓜’方案，外国专家都争着与我们协作，利用我们的科研成果。可是，回国来呢，像是遇到个八十多岁的老奶奶，嘀嘀咕咕，还怀疑你种的是不是西瓜？是红瓤的还是白瓤的？你先给我把瓜切开，我要尝尝你那瓜才决定是否摘瓜。”她的这一段话用通俗贴切的比喻，生动形象地讽刺了官僚主义作风，既尖锐深刻，又给人以启迪，使人一听就懂。这样的话，听众怎么能不欢迎呢？
通俗易懂也并不是使语言过分庸俗，它有一个标准，就是讲话者所运用的语言与大多数听众的水平相适合。如果听众是高知识层次的专家、学者、就要求讲话者使用语言时不能过于通俗化，否则将会显得啰嗦冗长，达不到满意效果。因而，校长要针对不同对象的接受能力，灵活掌握语言的应用。
八、结尾利落、回味无穷
即席讲话，如能有一个好的开头，好的内容，再有一个好的结尾，那就可以达到很好的表达效果。结尾时，更需要有力度，不冗长拖沓，更不画蛇添足，而要在言不必尽或达到高潮时戛然而止，给听众以深刻的印象，留有回味的余地。比如，美国的莱特兄弟在成功地驾驶动力飞机上蓝天后，人们在法国的一次欢迎酒会上再三邀请哥哥威尔伯讲话，他即席讲道：“据我们所知，鸟类中会说话的只有鹦鹉，而鹦鹉是飞不高的。”这一句深含哲理的即席讲话，博得了与会者长时间的鼓掌，至今还一直为世人所称道。
即席讲话结尾的方法很多，可用充满激情的话语结尾、总结全篇的简短结论结尾、赞颂的话语结尾、名言警句结尾、诗词歌赋结尾、幽默的语言结尾和号召呼吁结尾等等。不论采用哪种方法，都应使结尾干净、利落，起到再现主题、收拢全篇的作用。
第四节 即席讲话能力的提高
即席讲话在校长日常工作中经常会遇到，在各种场合下的即席讲话的成败与否，关系到校长在群众中的形象好与坏。一次不成功的即席讲话，可能使校长的威信受到损害。因此，校长即席讲话能力的培养就显得尤为重要，好的即席讲话使校长工作进退自如，并取得良好的实际效果。
即席讲话是校长发送信息，听话者接收信息的过程。在这个过程中，校长将自己的内部语言迅速转换为外部语言，也就是说，要把自己的想法通过选择恰当的词语，依据一定的语法规则组合成准确的语句，并迅速用语音表达出来。因此要想提高即席讲话的表达水平，取得理想的讲话效果，就必须充分重视词语的迅速选择组合，修辞的生动。不难看出，语音、词汇、语法、修辞是即席讲话的基本表达手段，是即席讲话水平的直接体现。俗话说“茶壶里煮饺子——有口倒不出，”实际上就是反映了内部语言转换为外部语言过程中的阻隔，这除了涉及讲话中内容的提炼、取舍、组合的问题之外，很重要的原因还在于讲话时语言手段运用上的不够熟练。所以，校长要想提高即席讲话的水平，首先必须要努力提高语言中的语音、词汇、语法、修辞等方面的素养水平，使即席讲话不但内容精彩、组织得体，而且用词贴切、语句顺畅、修辞生动、发音清朗。这样才能富有说服力和吸引力。本节主要就表达中的语音、词汇、语法、修辞等方面来阐述校长如何提高即席讲话水平。
一、发音清楚、语调自然——校长语音表达能力的提高即席讲话中信息的传递方式主要是凭借语音。语音是语言表达的第一要素。因此，要提高即席讲话水平就必须注意提高语音的表达水平。校长如果发音准确、吐字清晰，并善于运用各种语调、语速、语量的变化表情达意，那么说出话来就悦耳动听，使人愿意听、注意听，从而增强讲话效果。假如说出话来发音含混，语声微弱，语调平淡，语速过快或过慢，那么就会使人闻而生厌，理解吃力，甚至产生反感，从而影响讲话的效果。因此，为了提高讲话表达水平，就必须过好语音关，要力争做到发音准确、吐字清晰、力度恰当、语调自然得体。
除此之外，还应指出，作为一个校长，应该注意带头学习使用普通话。我国幅员辽阔，人口众多，有五十多个民族。现代汉语中存在着北方方言、吴方言、湘方言、赣方言、客家方言、闽方言、粤方言等七大方言。各方言之间在语音上有突出的差异。因此各民族之间，各方言区之间，大家都使用普通话才能够顺利地交流。五十年代中期，党和政府提出了推广普通话的任务，取得了明显的成效。在改革的新时期里，继续大力推广普通话，已经成为社会主义市场经济建设的迫切需要。《中华人民共和国宪法》明确规定“国家推广全国通用的普通话”，这充分说明了这项工作的重要性。只有推广普通话，才能克服方言的隔阂，有利于社会交往，有利于科学技术和管理经验的交流，有利于扩大商品流通和建立统一的国内市场，有利于普及教育和提高教育质量，还有利于国家的统一和民族的团结，有利于国际交往。在1986年1月举行的“全国语言文字工作会议”上，国家语言文字工作委员会明确指出，各级各类机关进行工作时一般使用普通话，使之成为工作语言。广大校长每天都在频繁地进行各种口语交际，随着商品经济的进一步发展，民主法制建设的加强，交际的范围日益广泛，只有使用普通话才能更充分地发挥交际的作用，提高交际效果。因此，校长应该提高认识，切实重视起来，自觉地学习和使用普通话，在这方面起到表率作用。
（一）发音准确，吐字清晰
即席讲话以语音为基本手段。语音的基本结构单位是音节。音节就是听觉上最容易分辨的语音自然单位。一般说来，每个汉字在读音上就是一个音节。我们平时说话，并不是孤立地发出一个个音节，而是发出一连串的音节，形成语流。例如：“我们今天座谈一下优化组合的问题”，就是由十五个音节形成的语流。要想使每句话表达得清楚，首先就要使组成这一语流的每个音节发音准确。
普通话中的音节是由声母、韵母、声调三部分构成的，音节发音准确的基础是声母、韵母、声调准确，拼合得当。这些涉及语音学方面比较专门化的问题，在这里就不多介绍了。总之，同即席讲话联系比较密切的，是每个音节的发音，要力争做到准确、清晰、优美。
1．发音准确
。每个汉字在读音上一般就是一个音节。每个汉字都有约定俗成的规范读音。汉字的读音规范一般应该以商务印书馆出版的《新华字典》或《现代汉语词典》的注音为标准。只有大家都自觉地按照统一的发音标准去读，才能准确地传递信息，避免讹误。因此，发音准确最重要的就是要做到不念别字。目前读音不规范的现象还是比较普遍的。不管是在正式讲话还是随意交谈中都经常出现。我们曾经不止一次地听到司法人员在宣读判决书时把“罪犯供认不讳”的“讳”（huì音会）误读成“wěi（音伟）”。宣读判决书是代表国家执行法律，是十分庄重严肃的，但由于字音有误，就直接影响了准确地传递信息，也明显地有损于庄严的气氛。再如，一次电视台播放的经济发展研讨会上，几位发言人都把“有偿服务”、“偿还债务”的“偿（cháng音常）”误读成“shǎng（音赏）”。像这样的情形在语言表达中屡见不鲜。有人在大会上讲话，把“刚愎自用”的“愎（bì音壁）”读成“妇（音复）”，把“破绽”（zhàn音占）读成“破dìng（音定）”，引得听众哄堂大笑。
这种误读字音的现象不仅影响到信息的传递，而且也反映出说话人的语言修养不高，有损于说话人的自身形象，甚至在某种程序上妨碍了听话人的心理认同，使人觉得这种人的谈话水平不高，降低了即席讲话的效果。因此，尽量避免字音误读对于即席讲话来说就是一项最基本最基本的要求。
造成误读字音的常见原因有以下三种情况：滥读半边字、错读形似字和不能正确掌握多音多义字的读音。因此，避免字音误读就应该从这三方面加以注意。
（1）注意形声字的读法。汉字中有大量的形声字，约占汉字总数的90％以上。形声字由形旁和声旁组成。在古代形旁表示字的义类，声旁表示字的读音。但汉字发展演变到现在，约有3／4的形声字的声旁表音不准确。因此盲目地按照声旁读字就容易读错，这是造成字音误读的一个很重要的原因。所以我们要特别注意。
（2）注意形似字的区别。汉字中形体相似的字很多。这些字形体相差无几，因此也很容易读混。
（3）注意多音字的读法。汉字中有相当一部分多音字，即形体完全相同的一个字，表示不同的意义时读音不同。校长在读这类字时切忌音张冠李戴。
读准字音并不十分困难，关键需要思想上予以重视，勤查字典。
只要坚持不懈，日积月累，肯定能够大见成效。
2．吐字清晰。
发音首先要做到字音准确，但仅做到这一点是不够的，还需要讲究吐字清晰。所谓“吐字”是指念出字音。我们前面讲到，每个汉字的字音就是一个音节，而音节是人们在听觉上能感到的自然片断。每个音节作为一个语音片断有它的发音过程，有它的开始阶段、中间阶段和收尾阶段。吐字清晰，就是要把每个字音的发音过程读完整，读清楚。这也是准确表达思想内容的一个必要条件。口语表达中总是若干字音连成一串，成为语流，有时由于速度较快，或者情绪激动，往往容易使某些字音含混不清，甚至把有的字音挤掉。这种现象虽然只是表现在某个字音上，但它却可能影响整个语句，妨害了表达效果。因为，当讲话人没有把某个字音读清楚时，听者不免对这句话的意思加以思考，要联系前后，琢磨讲话人究竟在说什么。可是说话人并不会停顿，不可能给听者留下思考的时间，还要继续往下讲，因此尽管下句话说得很清楚，可听者还在琢磨上句话的意思，下句话也就听不清了。所以说吐字不清、含混模糊将影响到整句话甚至几句话的信息接收效果。而且，如果频繁出现吐字不清，就会引起听者听觉上的疲劳，造成心理上的烦躁，分散了注意力，影响了对上下句之间内在联系的理解领会，造成对说话人的整个讲话不感兴趣。
吐字不清的主要表现是没有把整个字音读完整，常常把字的尾音部分一带而过，模模糊糊，人们常把这种现象叫做“吃字”。例如说到“张秉贵同志对待顾客像一团火”，最后这个“火”字没有读完整，只读了一半的字音，在“团”字的后面轻轻一滑而过，没有把“火”的字尾读全，这个“火”字就变成了类似“货”的音。这样，听者就听不懂，难以马上理解话的内容了。又如“这样做非常好”，如果没有把“好”字读完整，这个“好”就变成了“耗”，听起来就更令人费解了。北京的公共电汽车售票员在报站时，经常出现这种“吃字”的情况，使乘客听不清所报的站名，造成很大的不便。
吐字不清的另一种情况是说话的速度很快，以致把语流中的某个字音给挤掉了。例如“这些同志想去天安门”，如果说得很急促，那么“天安门”听起来说好像“天门”；“地安门附近有一家书店”，说快了“地安门”听起来就好像“电门”。不熟悉这些地名的人听起来就会产生误解。
避免吐字不清是不难做到的。只要我们注意把每个字的发音过程读完整，收尾部分读清楚，说话速度不要过快，就能够吐字清晰，从而提高讲话的语言表达效果，使听者毫不费力地接受讲话传递的信息。
3．语音动听
。在发音吐字时除了要力求做到准确清晰之外，还应当注意使语音动听。每个说话人的嗓音条件是不相同的，说出话来自然存在着声音高低粗细之别。但是我们在说话时要根据自己的条件，避免说话的声音劈裂嘶哑，粗鲁刺耳。劈裂嘶哑，粗鲁刺耳的话音带有很多噪音的成分，会给人听觉上带来不良刺激，使人反感厌恶。这时尽管你所表达的内容是正确的、重要的，但别人也没有好情绪听下去，甚至有时会使人觉得说话人缺乏教养，令人讨厌。而圆润动听的话音，使人听起来感到很悦耳，听觉上和心理上都会觉得很舒服，从而增强即席讲话的吸引力，使人喜欢听，愿意继续认真听下去。同时，语音动听，也反映了一个人的文化修养水平，因而关系到自我形象的塑造。