鲁迅先生说：“‘急不择言’的病源，并不在没有想的工夫，而在有功夫的时候没有想”，孙中山先生也曾说：“予少时研究演说，对镜练习，到无缺点为止”，都强调了平时准备的重要性。“准备”主要包括以下三点：一是知识准备。校长必须注重学习领导科学、教育科学、管理科学、思维学、语言学、公关学、社会学等多学科知识，用知识武装头脑。二是能力准备。校长既要重视口语交际理论的学习，又要通过日常工作、生活，加强口语交际语言的训练，提高口语的表达能力。三是心理准备。要有自信，认为自己能处理好每一次即席讲话，同时注重情绪的调节，使自己讲话前或讲话时能处于亢奋状态。
(二)庄谐结合，谋求先声夺人
即席讲话的开场白能不能讲好，往往决定着整篇讲话的成败。好的开场白就像一个出色的导游员，一下子就可以把听众带入秀丽的景色中。一般来说，即席讲话的开场白有幽默诙谐法、自我介绍法、赞美肯定法、感情沟通法、话题承接法、谐音调节法、趣事引导法等，但不管采用哪种方法，除少数庄重的会议外，一般应庄谐结合，做到出奇制胜，先声夺人。一位学者到某部队，讲话时一开口便说：“退后三十年，我和你们一样，也是一个兵！腰宽体壮，走路风风火火，迈步嘎嘎喳喳山响，当过班长、排长、连长，后来阴差阳错，改行摇笔杆子，整天爬格子、赶通宵，弄成了这般连我都不喜欢的样子，所以一有机会就想寻根，今天总算又回来了，请你们接受我这个没有着军装的老兵的致意……”短短几句话，庄谐结合，生动活泼，一下子缩短了讲者与听者的心理距离，取得了较好的效果。反之，如果开场白平铺直叙，司空见惯，或者无话找话，东拉西扯，甚至故作高深，装腔作势，都可能引起听众的反感，即席讲话也就难以成功。
(三)审度情势，讲究生动形象
由于即席讲话是临场发挥，所以校长应注重当时人员、环境、情绪等因素，“眼观六路，耳听八方”，用心揣度听者的心理与愿望，随时捕捉现场情况，并及时进行分析加工，巧妙地加以利用。唯此，才能抓住时机，恰到好处地拨动听众的心弦。
一般来说，临场发挥包括因人、因事、因物、因景生发等，校长可视情而定。但不管运用哪一种方式，都应有意识地捕捉眼前、身边有趣味的事物，并揉进自己的讲话之中。再如有一年，某校欢送学生毕业，外面忽然响起了雷声，接着是暴雨顿至。此时，讲话者灵机一动，临时加进了几句话：“你们听，外面雷声隆隆，这是欢送你们毕业的礼炮！”用雷声喻作礼炮，不仅增添了道别的气氛，而且还避免了因外面打雷可能使听众情绪分散的情况，可谓妙语天成，一箭双雕。
(四)不落俗套，给人回味余地
好的开场白、好的内容固然重要，但校长对于好的结尾亦应高度重视，结尾似中长跑比赛的最后一搏，也应像开始一样，让人感受到它的震撼力。这就要求校长应讲求结尾的独特、新颖、不落俗套。即使是极短的即席讲话，也应注重此点，或指导、指示，或赞美、鼓励，或幽默、诙谐，或谦虚、感谢，都要给人以回味的余地。“回味无穷”比“兴尽意终”更易使人流连。成功的结尾将令人难以忘怀。
从一定意义上讲，即席讲话比任何经过精心准备的讲话都更难，更不易把握，但却更容易体现一个人的口语表达能力、思维能力与应变能力。每一位校长都应注重即席讲话能力的提高。
三、表态的语言艺术
从信息论的观点看，表态是对他人的言语、行为及事物所作的反馈。在教育教学管理中，校长经常需要表态，而这种表态对于校长来说，则可以是指示、要求，也可能被认为是校长对某件事的定论。因此，校长的表态决不可信口开河，随心所欲。恰恰相反，表态应认真、负责，慎之又慎。
(一)要坚持原则，有根有据
领导者的角色地位决定了领导者必须持重、练达，不论讲什么话，表什么态，都不能超越一定的原则、限度去阐述、说明，也不能无原则的去肯定或否定。但是，有的校长要么“难得糊涂”，遇到矛盾冲突和棘手之事，能推则推，能拖则拖，需要表态时，也是“慢开口，后张嘴”，甘当“好好先生”；要么重“原则”，不重“实际”，在合适的情况下，该表的态不表，而在不合适的情况下，不该表的态却乱表；要么为了一己私利或取悦于人，无视政策法律，放弃责任，胡乱表态，或贬低别人，抬高自己，传播小道消息，甚至泄露相关机密等。凡此种种，都是不允许的。校长表态必须坚持原则，有确证，有根据，与“国情”(党和国家的教育方针、政策、法规等)、“校情”(学校内部的诸方面因素)、“社情”(与学校有关的社会相关因素)、“实情”(被表态的人或事物的情况)等相吻合，不矛盾。但我们强调原则性，并不是不要灵活性。在坚持原则性、有根据的基础上，结合灵活性，则更易达到事半功倍之效。例如，上级有明文规定的事物，校长就必须按照规定表态，没有明文规定的，则应结合“校情”、“社情”、“实情”等进行表态。灵活性是原则性运用过程中的必要补充。
(二)讲究语言的运作，做到因事、因人而异
有这样一个故事，说两个牧师在祈祷上帝时都想抽烟，一个问神父说：“神父，我在祈祷上帝时能否抽烟？”神父一听，顿时火冒三丈。心想：他在祈祷上帝时还想着抽烟，太缺乏诚意。于是厉声说：“不行。”另一位问：“神父，我在抽烟时能否祈祷上帝？”神父一听，喜从心来，心想：他在抽烟时都没有忘记上帝的恩泽，是十分虔诚笃实的。于是高兴地说：“可以。”此问话方式实现了彼问话方式所无法实现的目的，由引可见，语言艺术的魅力。
一般来说，校长在表态前应首先做到：(1)必须清楚了解问题的真正含义和问话的真正意图；(2)设法获取足够的思考时间；(3)知道哪些话该说，哪些话不该说；(4)考虑好是直接表态，还是委婉表态；(5)表态应言行一致；(6)对不值得表态的问题，不必表态。对于常规性、确定性的问题，对于关系简单、后果明确的问题，校长可删去一切不必要的修饰，直截了当、准确简明的表态，使下属很快把握领导的意图和思路；而对于非常规性、非确定性的问题，对于关系复杂、模棱两可的问题，校长应模糊、委婉地表态，以免丧失回旋的余地。同时，表态用语忌空洞说教、废话连篇，忌轻描淡写、无足轻重，忌言辞含混、用词不当等。
(三)把握时机，注意场合
领导者的领导与管理活动，是随时间与环境的变化而变化的，不同的时间与环境，可以影响领导者的领导与管理效能。因此，校长应把握时机，注意场合，适时、适地表态。古人云：“事之难易，不在大小，务在知时”，主要就是讲了个火候、分寸问题。表态用语贵于精，更贵于适时。一般来说，对于紧急的事情、意见统一的事情，宜及时表态，而对于情况不明、意见不统一的事情，宜滞后表态；对于决策研究阶段的事情，宜滞后表态，而对于决策实施阶段的事情，则宜及时表态。但有的校长不看火候，不分时机，随心所欲，仓促表态，往往使本来简单明朗的问题变得复杂起来。同时，校长的表态不仅有一个在什么时间讲的问题，而且还有一个在什么地方讲的问题。如，对于表扬性表态，可大范围，在公开场合；对于批评性表态，可小范围，在非公开场合；对于有保密性质的表态，可小范围，在少数人中间；对于非保密性质的表态，可大范围，在大庭广众之下等。如果不分场合随意表态，则可能会带来不必要的麻烦，乃至不可挽回的损失。
(四)掌握“尺度”，讲究“分寸”
黑格尔曾说：“凡一切人世间的事物，财富、荣誉、权力，甚至快乐、痛苦等——皆有其确定的尺度，超过这个尺度就会招致毁灭”。尺度感、分寸感能够体现校长的领导艺术水平，因而，表态也应讲究尺度、分寸，使尺度、分寸达到“适度”，进而争取“最佳适度”。这里，适度程度越高，表态的效果就越好，达到最佳适度就能获得最好效果。例如，对一个人的批评或表扬，该批评则批评，该表扬则表扬，这都容易做到。但是，批评到什么程度，表扬到什么程度却是一个分寸问题，“过”或“不及”都起不到表态语言的相关作用。表态用语的分寸、尺度问题是大有讲究的。