一、档案信息著录的基本含义
关于档案著录的解释目前通行的有两种：第一种是国家档案局1999年颁布的行业标准《档案著录规则》（GB／T18—1999）中对档案著录的解释：“档案著录是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。”第二种是国际档案理事会1999年发布的《国际档案著录（通则）》［ISAD（G）］（第二版）中对档案著录的解释：“通过获取、核对、分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成成分的准确表述的过程及成果。”这两个有关档案著录文件对档案著录概念的描述是有所区别的，总体上看后者的概念更宽泛，所蕴涵的管理思想更深刻，这种区别可以归纳为以下四点：第一，《国际档案著录》没有设定著录的预定目的是编制档案目录，表示著录的作用不止于编制检索工具，而在于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统，指向编制检索工具背后的一些内容；第二，《国际档案著录》认为，著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档案的背景、文件系统等；第三，《国际档案著录》认为，著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录信息的工作，而且还是对著录信息主动获取的过程；第四，《国际档案著录》肯定了著录不仅是一种“过程”，而且是这种过程的“结果”。基于以上的原因，世界上已有越来越多的国家采用了《国际档案著录（通则）》中关于“著录”的概念，尤其是随着电子文件的出现，随着文档一体化的开展和“前端控制”思想的落实，很多档案从文件形成之时起就开始著录，从文件管理系统中直接提取数据作为著录项目的数据等。考虑到档案管理的发展和我国档案管理的实际情况，为了与国际接轨，本教材认为，档案著录就是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述档案的过程及成果。它是档案管理和检索的前期工作。由于档案的内容和形式都极为复杂，因此档案著录必须按照统一的规则进行，我国目前档案著录所遵循的规则仍然是GB／T18—1999（《档案著录规则》），该规则规定了我国档案著录工作的主要内容包括：著录项目、著录格式、著录详简级次和著录细则。
二、档案著录的基本作用
档案著录是对著录源信息进行的全方位系统控制，通过著录可以从多方面完成对著录源档案信息的检索和管理。第一，可以获得著录源档案信息的实质内容，即当需要获得所需档案的具体内容时，可以通过著录项目中的相关内容，如分类号、主题词、题名、文摘等进行检索；第二，可以获得与著录源档案信息相关的背景信息，如可以通过案卷题名、作者、文件来源、年代、保管期限等获得有关档案的外围信息；第三，可以直接获得文件的原件，如通过档号、件号、页号等查询文件的原件。所以，档案著录是直接为档案检索创造条件，并保证档案检索能顺利进行的必要条件。
三、档案著录规则
（一）档案著录规则的基本含义
档案著录规则是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。国家制定了技术标准：《档案著录规则》（DA／T18—1999，以下简称《规则》），对相关技术规定进行了描述。《规则》规定了对单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，适用于各类档案的著录，对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照《规则》制定细则。但《规则》不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
（二）档案著录工作的主要内容
《规则》中规定的档案著录工作的主要内容包括：
1.著录项目
著录项目就是揭示档案内容和形式特征的记录事项。《规则》中档案著录项目共分七项，包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项，每项下又分若干著录小项，每一条著录项都是和档案的内容和特征紧密联系在一起的。
《规则》中规定的著录项目有：
题名与责任说明：正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件
在题名与责任说明项中设立多种小项，如副题名、题名说明文字、文件编号等有利于解决档案的实际问题。档案，尤其是历史档案或形成时间比较久远的档案，由于主观或客观的原因，在形式或内容上有许多不规范的地方，有的档案没有标题，有的标题不全，不能完全准确地揭示档案的内容，因此设立多种题名著录方式进行著录有利于从多个方面揭示档案的特点和内容。同时，将文件编号、责任者等项目作为题名项的组成部分，更增加了著录的准确性，因为有的档案即便没有题名，但只要有文件编号或责任者等，也可以对其进行准确的著录和揭示。
稿本与文种：包括：稿本和文种
稿本和文种的著录也符合档案的实际情况。档案的稿本和文种极为复杂，稿本可以有很多种，如公文中有草稿、修改稿、讨论稿、定稿、正本、副本、存本等，私人文本有手稿、修改稿、誊清稿、抄稿等，不同的稿本决定了文件不同的价值；档案文种的分类也较为复杂，除《国家机关公文处理办法》中规定的13种公文文种外，档案中还有大量的历史文书，其文种也各具特色，因此，《规则》中详细区分了著录项中的稿本和文种，同时也就区分了每一份档案的价值和作用。
密级与保管期限：密级*、保管期限*
档案密级是指档案的保密程度，它是直接影响档案的使用范围和作用的重要标准，按照《中华人民共和国档案法》的规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。但是没有解密的档案一般都有密级规定。根据《中华人民共和国保密法》和GB7156—87《文献保密等级代码》的相关规定，密级划分为6个级别，分别为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。其中，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在档案馆保存的众多档案中，没有满30年或者满了30年，但按照规定还不能向社会开放的档案也有密级，因此密级是划分档案价值和重要程度的有效标准。缓急程度是指文件在办理过程中的紧急程度，分为“急”、“特急”等。
保管期限是每一份需要保存的档案必须具有的条件之一，按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年9月实施），机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示，本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示，本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。除机关文书档案规定了每一种类型的文件的保管期限外，其他专业性文件也有相应的保管期限规定，如“会计档案保管期限”、“工程档案保管期限”、“科技档案保管期限”等。因此，将文件的保管期限作为著录的项目，对于帮助我们检索某一类档案是有很大帮助的。
时间
这里所指的时间是档案形成的时间，而不是档案内容所涉及的时间。档案由于类型比较复杂，确定档案形成时间的方法也应根据档案材料的特点和价值来确定。著录时间项是按照时间顺序排列档案和检索档案的基本条件，对于由机关文件形成的档案而言，准确确定文件的形成时间，直接关系着文件作用的发挥和价值的大小，尤其要注意的是，有的档案在形成过程中可能有几个有一定意义的时间，在著录时要注意选择能标志档案正式形成的时间进行著录。如：一般公文应著录发文日期，缺发文日期的可以著录收文日期，但须注明；条约、合同等应著录签订日期，决议、条例、决定、办法等应著录正式通过日期或实施日期；声明、布告、通告、公告等应著录发布日期；个人文件若从定稿到出版间隔的时间很短应著录出版时间，若从定稿到出版间隔的时间很长或现在是第一次发表，应著录定稿时间；有的文件草稿也很重要，需要归档保存，应著录定稿日期；有的文件后经实质性修改的应著录修改时间；有的文件如法律、法规的草案、修订案、讨论稿等，只要是正式会议讨论通过的应著录通过日期，特殊情况如需著录两个或两个以上时间的，应分别说明各个日期的含义，也可以只著录正式形成日期，用注释说明其他日期。
载体形态：载体类型*、数量及单位*、规格*
载体类型是指实际保存的文件的介质类型。传统档案的载体类型以纸张为主，随着新的记录方式的出现，尤其是计算机管理的出现，电子文件和电子档案已经成为载体类型中的重要组成部分，包括磁带、磁盘、光盘等。数量是指文件载体的统计数量。规格是指文件载体的尺寸及型号，电子档案还需著录盘带号，即电子档案载体的编号，如文件形成后进行过迁移，还需著录迁移前的文件类型和盘带号。
附注与提要：附注*、提要*
附注项是著录前面各部分中需要解释和说明的事项。在电子环境中，可以通过附注项建立与其他相关材料的链接。提要项是对文件内容的简介和评述，力求言简意赅，反映重要内容和重要数据，一般不超过200字。
排检与编号：分类号、档案馆代号*、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词
排检与编号项中的著录项目很多都可以直接用于检索档案，所以必须进行准确著录。分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录，主题词依据《中国档案主题词表》和《档案主题标引规则》著录，关键词一般取自文件题名或正文，分类号和主题词的著录过程就是档案标引的过程。档案馆代码、档号、缩微号均按照国家有关规定著录，如档案馆代码可以依照《全国档案馆名称代码》一书中对全国档案馆的统一代码进行著录。如果是对电子文件进行著录，还需要对电子文件名、迁移前的电子文件名、路径名、迁移前路径名、电子文件编号等进行著录，电子文件编号是各单位赋予每份电子文件的代码，可能是发文登记号、收文登记号等。
由于电子档案在形成方式和管理手段上都有别于传统的纸质档案，所以在相关电子文件著录标准中，除上述各种著录项外，还增加了“软硬件平台项”和“检索与利用项”的著录内容。软硬件平台著录项主要有：机器名称及型号、网络硬件环境（产品名称及型号）、网络系统名称及版本、操作系统名称及版本、应用软件名称及版本、迁移前硬件环境、迁移前软件环境、文件类型、迁移前文件类型、文件签署所用技术；检索与利用项是保护著录单位信息安全的记录事项，检索条件要注明保密时限、开放日期、不同人员的利用权限等，版权／限制复制应注明在提供查阅后，利用或复制的限制条件。
2.著录格式
档案著录的目的是为了用一定的形式揭示每一份档案的主要内容，同时用统一的格式固定每一个著录内容以便于查找档案，所以档案著录不仅要求在内容上要尽可能将涉及档案的主要内容纳入著录的范围之中，在格式上也要求有统一的格式。现在手工档案著录主要采用两种格式，一种是段落符号式条目格式（表4－1），一种是表格式条目格式。
（1）段落符号式条目格式
对段落符号式条目格式的说明：
将著录项目划分为四个段落。第一段落主要用于标明该份档案的分类和保存地址，其中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置；第二段主要用于说明该份档案的主要内容、来源、载体形式、价值及数量等，从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项等；第三段另起一行空两格是提要项，此处需要用简略的文字写明该份档案的主要内容，具有内容摘要的特征；第四段另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。
（2）表格式条目格式
在档案实际工作中采用段落符号式条目格式进行著录的较多，如需要使用表格式条目时，可以参照条目式著录格式进行表格设计和排列。无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，都应该按照段落符号式条目格式或表格式条目格式依次著录。
手工著录一般采用卡片形式，卡片尺寸一般为12.5CM×7.5CM，著录时卡片四周均应留1CM空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。电子环境下进行著录时，著录工作结束后，应借助一定的工具和方法，将著录结果输入预先编号的数据库供检索之用，并在此基础上生成各种检索工具，如索引等。为防止电子检索由于系统或其他技术原因出现故障，影响检索效果，还应该建立电子检索和手工检索相对应的双套检索形式。实行纸质文件和电子文件双套归档的机构，还应在两者之间建立对应的查找手段。为解决这个问题可以采用多种方法：一是在由电子文件打印出的纸质文件上注明该文件在计算机中的文件名，并在相应的案卷目录中注明，这样可以对照查找到电子文件；二是通过制作模板的方式预先制定打印件上的项目，包括电子文件名称等有关事项，这样打印出的纸质文件会自动生成电子文件的内容；三是在文件形成部门编制的“电子档案目录”中编入与纸质文件保管有关的项目，如档号等，以便对应查找；四是在计算机检索著录数据库中设计与纸质文件保存有关的字段或相关内容，以便查找相应的档案。
3.著录用标识符
标识符是著录时必须使用的统一符号，每一种符号代表着一种著录内容。标识符使用必须统一规范，尤其是在采用电子著录时，如果标识符使用不规范将直接导致电子著录无法进行，所以规范使用统一的标识符在档案著录中尤为重要。因为标识符出错将直接影响检索效果，甚至使检索无法完成。为此，档案检索规定了统一的标识符和每一种标识符的使用范围。
—：标注在稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项之前，如：“—正本”、“—1950年”、“—绝密”。
＝：标注在并列题名项之前，如：“《××××》（正题名）＝《××××》（并列题名）”。
：：标注在副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格各项之前，如：“：《××××》（副题名）”、“：永久”。
／：标注在第一个责任者之前，如：“／×××（第一个责任者）”，有时也用于标注机关团体责任者全称或不发生误解的通用简称，如：“／中国共产党中央委员会／中共中央”、“／中华人民共和国外交部／外交部”、“／中华人民共和国科学技术部／科技部”、“／河北省人民政治协商会议”、“／河北省政协”。
；：标注在多个文件编号之间、多个责任者之间，如：“／×××（责任者1）；×××（责任者2）；×××（责任者3）”。
，：标注在相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间，如：“／×××（责任者）（身份1），（身份2），（身份3）”。
＋：标注在每一个附件之前，如：“＋（附件1）＋（附件）”。
〔 〕：置于下列著录内容的两端，包括自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。有的档案具有特殊的内容，以现有的著录项目无法全面概括其内容时需要著录者自拟一些著录内容进行著录，如单份文件没有题名，依据其内容新拟写的题名；单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“〔 〕”号，如：通知 〔共青团中央关于纪念一·二九的通知〕；档案中有一些特殊的标号，如年度编号等需要用该标识符进行著录，如 〔2007—2008年度〕、中发 〔1980〕16号，等等。
（）：置于下列著录内容的两端，包括：历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号，如：“／（清）内阁”、“／（民国）外交部”；责任者所属机构名称，如：“／责任者（四川大学）”；责任人真实姓名，如：“／鲁迅（周树人）”；个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号，如：“／陈毅（外交部长）”；文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务，如：“／毛泽东（中共中央主席）”、“／毛泽东（国家主席）”、“／毛泽东（中央军委主席）”、“／蔡元培（北京大学校长）”；外国责任者国别及姓名原文，如：“／（美国）埃德加·斯诺（EDGARSNOW）”；中国责任者时代，如：“／黄兴（民国）”；文件所署责任者为别名、笔名时，加“（）”号注明其真实姓名，如：“／李德胜（毛泽东）”、“／茅盾（沈雁冰）”、“／白芳渠（中共中央北方局）”；历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年，如：“康熙六十一年（1662）”、“马日（二十一日）”、“齐日（八日）”等。
？：用于不能确定的著录内容，一般与“〔 〕”号配合使用。“〔 〕”中的内容有的具有特殊性，有的以现有的著录项目无法全面概括需自拟，所以有时无法全面概括，该符号用以提醒检索者注意。
—：用于下列著录内容之间：日期起止，以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“—”号连接。起止时间的表示，无论是本年度还是跨年度，著录时均不能省略年度，如：—19890107—19891015，用于档号、电子文档号、缩微号之间。
…：用于节略内容。单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示；文件正文后有多个附件时，一般应逐一著录各附件题名，如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…”号表示。
□：用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。这种情况在历史档案中比较常见，由于时间久远或档案保管条件所限，在档案标题或内容中出现残缺文字，有的文字无法准确辨认，在著录时可以用“□”代替；如遇未署责任者的文件，一般应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“〔 〕”号，当考证无结果时，也以三个“□”代之。
4.档案著录的详简级次
档案著录的详简级次是指著录时对著录项目的取舍程度。档案著录项目的设定是将现存档案可能具有的特征，尽可能从著录项目上加以揭示，但在实际著录时，有的著录项目在著录源档案上可能并不存在，因此无法进行著录；有的著录项目可能相互替代或内容相包含，因此选择其中一项著录即可。所以，档案著录的详简级次分为简要级次和详细级次，著录项目分为必要著录项目和选择著录项目，著录源档案分为文件级和案卷级等几种不同的著录方式。
（1）文件级著录：以单份档案为著录源的著录方式称为文件级著录。这种著录方式可以准确揭示每份档案的详细状况，无论是对于手工检索还是计算机检索，这种著录都是非常重要和有用的著录方式。文件级著录的必要项目有正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词七项，其他的为选择项目。
（2）案卷级著录：以一组案卷为著录源的著录方式称为案卷级著录。原则上案卷级著录项目可以参照文件级著录项目，但是由于一组案卷中包含有多份文件，因此有的案卷级著录项目在揭示案卷特征的准确性上不如文件级著录，比如第一责任者、时间、主题词等，但由于组成案卷的一组文件一般都具有某些相同的特征，比如档案来源、年代、分类等，所以案卷级著录仍然是揭示档案特征，帮助档案检索的有效手段。
由于档案著录分为必要项目和选择项目，所以，凡仅著录必要项目的称为简要级次；除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目的称为详细级次。具体采用哪一种著录方式进行著录，各档案馆和档案室可以根据所藏档案的具体情况加以选择。一般而言，如档案管理的基础条件较好，单份档案整理比较规范，可首选文件级著录；如档案管理基础条件较差，档案只有大的分类，此时可选择案卷级著录。
5.对著录标识符使用的其他说明
（1）除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，其他各项目连续著录时，其前均要加“—”号，回行时该标识符不可省略，但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
（2）“—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
（3）如某个项目缺少第一个单元（小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“—”。
（4）凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。
（5）著录用文字必须规范化。文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
（6）档案著录主要依据著录源的文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录备考表等进行著录，也可以参考其他材料，如全宗卷等。