工具书是系统汇集某方面的资料，并按特定方法加以编排，以供需要时查考用的文献，是专供查找各种类型知识信息的文献。中文工具书从古至今类型繁多，不同的标准，可以划分为不同的工具书类型。按工具书涉及的学科和内容，可以有综合类工具书、社科类工具书、科技类工具书、人物类工具书、地名类工具书等；按照工具书编制的形式，可以有字典、词典、百科全书、专业工具书；此外，中国古代的政书和类书也具有工具书的特征。中文工具书在解决档案检索中遇到的各类问题时，依靠其特有的对字、词、句以及对事实的解释等功能，可以发挥出巨大的释疑解惑的作用。其作用主要体现在以下几方面。
一、对档案中出现的特殊字、词、句进行解释
档案内容的表现方式受其形成时代及保存过程原始状态的约束，在一些字、词、句的表达方式上与当代人的交流方式有一些差距，从而造成对档案内容理解上的障碍，这种状况在历史档案中表现得尤为突出。档案在字、词、句方面需要进一步辨识和解释的情况主要有以下几种：
（1）1956年中国内地公布《汉字简化字方案》以前形成的档案材料字体全部是繁体字，还有很多草体字和个人随手写的不规范字体，外文和少数民族文字也不少，这对当代人来说在认识上有一定难度，需要通过查阅工具书加以辨识。
（2）由于历史上档案保管条件有限，随着时间的推移，很多字迹出现剥蚀、残缺漫漶、模糊不清，直接影响到人们对档案内容的了解，针对这种情况，可以通过相应工具书进行查漏补缺，辨明正误。
（3）档案在传承过程中，文字的写法和内容表述上也可能存在讹、夺、衍、倒等情况，需要通过查阅工具书进行辨识和改正。
（4）由于时代不同，意思相同或相近的词在表达上也会发生变化，如各个时代的职官名、地名、机构名、制度名、术语、方言等都会随着时代的变迁发生一些改变，这种情况在不同时代档案内容中都会出现，需要通过查阅工具书进行解释和说明。
（5）特殊时期形成的档案中出现的文字不实必须进行纠正，或内容中出现的一些歪曲、不实、不准、片面或相互矛盾的文字，就更需要通过工具书或相关资料加以更正。
二、对档案中出现的某些人物进行解释
人物的活动情况是档案内容的重要组成部分，一些重要档案甚至是围绕人物活动形成的，从一定意义上说没有人物就没有档案，因此，准确把握档案中出现的人物的基本情况和活动规律是全面了解档案内容必不可少的工作。档案内容中与人物有关的复杂情况一般有以下几种：
（1）人物生平履历或其他相关情况不清楚，需要通过查阅工具书和相关资料加以明确，如同名同姓、一人多姓名、不同时代相同姓名等。由于中国旧时代的人都有姓、氏、名、号等称谓上的区别，这些情况在历史档案中尤为多见。如清代著名人物李鸿章，本名章桐，字渐甫（也有写成子黻），号少荃（泉），晚年自号仪叟，别号省心，死后谥文忠，因籍贯为合肥，故人称“李合肥”，因在家中排行第二，故民间又称“李二先生”，因官至中堂，经常被称为“李中堂”；清代另一重要人物盛宣怀在档案中经常被称为“杏荪宫保”、“杏翁宫保”、“宫保大人”、“盛宫保”等。类似的这些情况在历史档案中比比皆是，仅靠档案检索者的记忆是无法解决问题的，必须依靠各种工具书。
（2）档案反映某人物是某个重要历史事件的组织者或参与者，需要通过了解人物的活动情况进而了解历史事件的发展变化情况。
（3）档案内容中反映了某人物的思想观点，需要通过了解该人物的生平及活动情况判断档案内容的真实可靠性。
（4）某人物是档案的形成者，需要了解该人物的工作及活动情况以判明档案的来源和真实性。
（5）档案中有与某人物家族及后代有关的情况，需要了解该人物家族及后代的情况，等等。
三、对时间、地点等进行解释
档案中记录时间的方法和地名等可能随着时代的变迁与当代人的认识发生差异，也可能受到各种主客观因素的影响，或者因为档案形成者记录笔误、或者因为记忆的错误、或者因为形成者主观因素、或者因为历史的变迁等，都可能使档案内容在时间、地点、事实经过等方面出现不易被当代人理解的地方，这些问题都可以通过查阅相关工具书进行解释和说明。主要有以下几方面：
（1）档案中对时间的记录方法。我国现存档案中记录时间的方法常见的主要有四种。一是帝王年号纪时法，即以每一个皇帝登基在位的时间为标准计时，登基当年为元年，年号发生了变化或新皇帝登基又重新从元年开始计时，帝王年号主要记录年的序号，如康熙三十四年、光绪元年、宣统三年等。二是干支纪时法。“干支”即“天干地支”的简称。在中国古代的历法中，甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸被称为“十天干”，子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥叫做“十二地支”。“十天干”和“十二地支”依次相配，组成六十个基本单位，即六十年，称为一个“甲子年”，古人以此作为年、月、日、时的序号，叫“干支纪法”，如戊戌年、辛丑年等。三是民国纪年法。1912年中国最后一个封建皇帝宣统皇帝被废黜，清王朝被推翻，中华民国建立。在此后形成的档案中时间大都采用民国纪年，1912年为民国元年，此法一直沿用到新中国成立，但在此后的一段时间中，我国台湾地区仍然采用民国纪年，如民国二十五年，即公元1936年。四是公元纪年，这是世界上通行的纪时方法，新中国成立后形成的档案都采用公元纪年。除以上四种档案中常见的记时方法外，我国档案中还有一些特殊的记时日的方法，如韵目代日法，这是在一些电报档案中常见的记录时间的方法。韵目代日是中国历史上的一种电报纪日方法。清政府开通电报之初，因为发送电报非常昂贵，按字论价，“字字是金”，所以节约用字就非常重要，为此发明了一种新的纪日办法，用平水韵目代替日期，一个月31天每天都用不同的韵目代替。这种方法在电报领域一直沿用到中华人民共和国建国初期，前后使用了70余年，如历史上著名的“马日事变”中的“马”就是代指21日，“五卅运动”中的“五卅”就是代指5月31日。
（2）档案中地名的变化。随着时代的变迁，我国的行政区划在历史上发生过多次变化，这些变化反映在档案中就是地名的变化。我国现存的档案中反映地名变化的情况很多，如清代档案中常见的“直隶省”的概念就反映了历史上复杂的行政区划的变化。直隶省作为我国历史上曾经使用的省名，最早在宋代的行政区划中就出现了，当时将直属京师范围的地方称为直隶。明朝时期称直接隶属于京师的地区为直隶。明永乐初年移都北京（今北京市）后，又称直隶于北京的地区为北直隶，相当于今北京、天津两市，河北省大部和河南、山东的小部地区；直隶于南京的地区被称为南直隶，相当于今江苏、安徽、上海两省一市。清朝初年南直隶改称江南省，北直隶改称直隶省，辖境依旧。雍正、乾隆以后，逐渐在今河北省承德市、张家口市北部，内蒙古自治区西拉木伦河以南，辽宁省大凌河上、中游，西河上游以北和内蒙古自治区奈曼、库伦二旗等原蒙旗部分设置州、县，划归直隶省，辖境逐渐扩大。1914年民国政府划长城以北改属热河、察哈尔两个特别区域。1928年改省名为河北省。类似于这种古今行政区划的变化而带来的地名上的复杂情况在档案中还有很多，这些都需要通过查阅相应的工具书加以确定和辨析。