书城管理管理学
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第65章 控制(6)

(四)成本控制

当一个企业的经营设计、产品设计、设备装置、作业设计等已确定,并按规范投入各生产要素时,成本管理的中心是成本的控制,即要使经营活动的各环节、各方面实现目标成本,低于目标成本。具体方法为:

1.制定控制标准

确定目标成本。确定目标成本有计划法、预算法和定额法等。

2.根据原始记录进行成本核算

统计资料,进行成本核算。成本统计所用的原始记录是反映核算期人力、物力、财力等支出的全部原始记录,是进行成本核算和控制最基本的依据。进行成本控制所要进行的成本核算有可比产品总成本、可比产品单位成本、商品产品成本、主要产品单位成本、可比产品成本降低率等。通过成本核算,了解实际成本,并为分析改进提供数据资料。

3.差异分析

将实际成本与目标成本相比较,就会发现差异。分析就是通过比较,找到实际成本与目标成本的差异、发展趋势,找出控制和降低成本的措施。差异分析的主要内容有直接材料费用分析、直接人工费用分析、管理费用分析、销售费用分析等。

4.采取措施,降低成本

一旦发现实际成本高于目标成本,就应积极采取措施,控制成本上升趋势。一般来说可采用的方法有价值工程,严格投入管理;改进产品设计或生产工艺,精简机构等。

四、程序控制

(一)程序的控制作用

程序规定了办事的时间顺序及其相应的内容,它规定先办后办的顺序和先办后办的衔接。程序的控制作用则表现在它为全体成员提供一个必须共同遵守的规范,这是一个严格的规定,人人都必须遵守。利用这个规范,为控制提供标准,防止发生偏离轨道的情况,使违反和不遵守程序的行为得到制止。

利用这个规范,可以为各方面工作的协调提供保证,防止疏忽和遗漏,以免出现“考虑不周”的差错。利用这个规范,可以使管理人员了解办事应经过的过程,作出合理安排,提高办事效率。如果缺乏明确而合理的程序,将会出现办事混乱、互相扯皮、不讲效率的现象。由此可见,程序对形成必要的控制,促进工作的条理化和高效率有重要作用,成为改善控制工作的重要作用。

(二)程序控制失灵的原因

一般来说,管理者总是希望利用程序来实现控制,使控制工作做得更好、更有效。但事实上,缺乏程序、无视程序的情况仍大量存在。其原因主要在以下几个方面:

1.程序之间的不协调

运用程序的方法来实现控制,简便而有效,因此受到欢迎和广泛应用。同时也产生新的问题:各个部门都从各自的需要出发来制定程序,造成各种程序之间的重复、甚至矛盾的情况,使程序无法顺利执行。对一个程序的服从,会造成对另一个程序的违反,使管理人员无所适从。或者,不同程序都规定提供某方面情况的要求,但在具体表格要求上又有若干的不同,从而造成一些不必要的重复工作,增加工作负担,降低工作效率。

2.程序制定的高成本

要求为组织各方面工作制定出统一的、合理的、互相协调的一套程序并非易事,需要做大量的调查研究和综合分析,要付出很大的代价。而这一点并非每个组织都能承担得起。

3.程序的滥用

程序是控制的有效工具,但未必每件事都得制定详尽的程序,甚至规定到细枝末节。滥用程序,有时也会使简单问题复杂化,造成对程序的厌恶和反感。

4.程序的陈旧和僵化

程序的制定必须严格执行,以体现控制的作用,但在另一方面则意味着可能导致部门活动的僵化。人们对程序的适应为工作的顺利开展创造了条件。

但久而久之由这种适应形成的习惯,往往会成为部门或个人顽固抵制改革的根深蒂固的阻力,妨碍创新和不利于对变动做出反应。人们虽然不一定非常喜欢老程序,但因为习惯了,不想改,就会抵制适应新情况的新程序的贯彻。

5.程序制定的盲目性

程序制定得草率从事,程序制定后不能得到严格的贯彻执行,种种不遵守程序的情况也没有加以指正和批评,于是一方面是程序资深问题很多,另一方面即使是好的程序也会成为一纸空文,形同虚设。而且有些程序的制定,由于种种原因,可能从一开始就只打算挂在墙上而不执行的。

(三)程序控制工作的改进

为了使程序在控制工作中充分发挥应有的作用,可以通过以下要求的落实来加以改进。

1.程序的简化

首先要控制程序的数量。是否任何事都要制定程序呢?看来未必,既不必要也无可能。其次要控制程序的简繁。尽管有些程序是要规定得细些,但并非每个程序都需那么详尽。再次,程序的表达应力求简洁明了,使人一目了然。程序的规定是为了促进工作的开展,不必要的程序不仅会妨碍工作的开展,而且会使人们因为厌恶程序而无视程序,结果是“有法不依”使程序无法得到应有的遵守和起到应有的控制作用。由于畏惧法院的诉讼程序的复杂而非法“私了”纠纷,由于畏惧医院的医疗程序复杂而找人“非法”治病等,这些例子都说明程序简化的重要性。

2.程序的合理

程序是否合理,是程序能得以被人们接受而有助于工作的另一关键。首先,程序的内容应符合组织目标的要求,程序是为目标的实现服务的,而不是为程序而程序,用程序来阻挠工作的顺利进行。无视组织目标的程序,就本末倒置了。其次,所制定的程序应是可行的。实际上做不到或难以做到的程序,也难以有效地贯彻执行。

3.程序的协调

不但要分析个别程序的合理,而且要分析各程序之间的协调一致,从而尽可能把程序之间的重复和交叉矛盾的情况减少到最低限度。各项程序的分别制定,均应由“总部”作最后核准,以便达到协调的目的。

4.程序的经济

不仅程序的制定需要付出成本,而且程序的执行也要有大量的投入。比如填写一系列的表格和票据、审批的等候以及可能由此而坐失良机所带来的损失。因此,有时规定在某种特殊情况下可以急事急办,就是为了克服由于正常程序的制定而可能带来的不经济。

5.程序的监督

再好的程序若不实行就无法起到控制的作用,因此要监督程序的执行。

首先要宣传程序,务必使有关人员都清楚程序的内容和设置的必要。其次应为程序的执行提供必要的条件和方便,包括对有关人员的培训和指导。再次应切实了解程序的执行情况,对不执行程序的行为提出严肃的批评,以防止此类错误的再犯和蔓延。

五、经营审计

审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定,以判断其真实性和可靠性,从而为控制和决策提供依据。根据审查主体和内容的不同,可将审计划分为三种主要类型:一是由外部审计机构的审计人员对财务报表及其反映的财务状况进行的外部审计,二是由内部专职人员对企业财务控制系统进行全面评估的内部审计,三是由外部或内部的审计人员对管理政策及其绩效进行评估的管理审计。

(一)外部审计

外部审计是由外部机构(如会计师事务所)选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。为了检查财务报表及其反映的资产和负债的账面情况与企业真实情况是否相符,外部审计人员需要抽查企业的基本财务记录,以验证其真实性和准确性,并分析这些记录是否符合公认的会计准则和记账程序。

外部审计实际上是对企业内部虚假、欺骗行为的一个重要而系统的检查,因此起着鼓励诚实的作用。由于知道外部审计不可避免地要进行,企业就会努力避免做那些在审计时可能会被发现的不光彩的事。

外部审计的优点是审计人员与管理当局不存在行政上的依附关系,不需看企业经理的眼色行事,只需对国家、社会和法律负责,因而可以保证审计的独立性和公正性。但是,由于外来的审计人员不了解内部的组织结构、生产流程的经营特点,在对具体业务的审计过程中可能会遇到困难。此外,处于被审计地位的内部组织成员可能产生抵触情绪,不愿积极配合,这也可能增加审计工作的难度。

(二)内部审计

内部审计提供检查现有控制程序和方法能否有效地保证达成既定目标和执行既定政策的手段。例如,制造质量完善、性能全面的产品是企业孜孜以求的目标,这不仅要求利用先进的生产工艺、工人提供高质量的工作,而且对构成产品的基础——原材料提出相应的质量要求。这样,内部审计人员在检查物资采购时,就不仅限于分析采购部门的账目是否齐全、准确,而且试图测定材料质量是否达到要求。

根据对现有控制系统有效性的检查,内部审计人员可以提供有关改进公司政策、工作程序和方法的对策建议,以促使公司政策符合实际,工作程序更加合理,作业方法被正确掌握,从而更有效地实现组织目标。