实用文体的基本特征
实用文就是实际应用的文章。注重实用是它区别于其他文章的标志。实用文需要处理的事务是具体的，需要解决的问题是实际的；在时间上，要求紧迫；需要的是实事求是，直陈其事；它往往具有长期使用逐步形成的惯用格式，简明而使读者一目了然。
实用文有比较明确的对象，有特定的读者，而且他们非读不可。例如书信、电报、公函、挑战书、合同、起诉状……故写实用文一定要明确给谁看的，往往一落笔就有个称谓问题。
实用文有比较固定的格式。这些固定格式必须遵守。
实用文有比较实际的写法，叙事直截了当，简明扼要，讲完实际效果。落笔时，必须考虑以什么名义说话，是单位，是个人？向谁说话，为什么说，是询问还是回答，是控告还是推荐，选用哪一种文体。
实用文要求语句条理、严密、通俗易懂、简明准确。
实用文可分为五个方面：
一是日常生活方面的，书信、启事、条据等。
二是政治生活方面的。如命令、通知等等。
三是经济生活方面的。如广告、合同、情况分析、管理条例等等。
四是学习生活方面的。如日记、发言稿、实验报告、座谈纪要等。
五是生产业务方面的。如简报、计划、总结、调查报告等。
实用文体的写作
一、一般书信的写作
一般书信是指人们平常相互交往的信。它有五部分组成。
1．信的开头要写称呼。
称呼要根据写信人和收信人的关系来确定，平时怎么称呼，写信就怎么称呼。给长辈写通常不写名字只写称谓，如“爸爸”、“二舅”；给晚辈写一般直呼其名，如“建华”、“志坚”；给领导写，往往加职位，如“李校长”、“张处长”；给平辈写可写名字、可加上表关系的词，如“小华”、“小华同学”；有时对特定的人，要加上一些特定的话，如“亲爱的妈妈”、“尊敬的李老师”等。称呼在信纸要写在第一行，顶格写，其后加冒号，第一行只写称呼，不写别的文字。
2．从信的第二行开始写正文。
这是书信的主要部分，写信人要说的话，都写在这一部分。如系去信，通常先说几句问候的话，然后再入正题；如系回信，通常要写明“来信收到”等，然后再回答，如还有告诉或询问对方的语要说，可写在回答之后。正文部分要分段来写。正文要从第二行开始空两个格写，每段开始均空两格，转行顶格写。
3．正文写完之后，一般要写上一句致敬、祝愿的话。
这也要注意是写给谁的。写给长辈应加敬辞，如“敬祝安康”之类；写给平辈可写“此致敬礼”；写给晚辈可写“祝你进步”、“希你努力学习”。写完正文之后，可接着正文写“此致”，然后转行顶格写“敬礼”，或另起一行空两格写“此致”，转行顶格写“敬礼”，后面可加惊叹号。
4．在结尾之后，要写上写信人的姓名。
如果收信人是熟悉的人，可只写名不写姓。有时在名字前还加上称谓，如“小弟建国”等。姓名要写在结尾下一行的后半行（或空两三行）。
5．最后要写上写信的年、月、日，一般写在姓名的下一行的后半行。
如果写完信之后，还有补充或附带问候别人的话，写在再下一行。
有时，书信内容还带有一定的专题性质，即在一封信中侧重谈某个事物或某个问题。按内容分可分为三类：
一是侧重于记叙描写的，即用书信把自己的所做、所见、所闻告诉对方。例如在万国邮联发起的“国际少年书信写作比赛”中荣获1981年国际评选第一名的我国少年赵爽写的《一个邮政职工的一天》就属此类。写此类信除按书信的要求写作外，其他和写记叙文一样。
二是侧重于议论、说明的，即用书信方式把某方面的见解和看法告诉对方。例如1985年的高考作文题，要求给《光明日报》编辑部写一封信，反映前进化工厂污染环境，影响居民健康的情况，并申述要求解决的理由，呼吁尽快解决，就属此类。1989年高考作文题要求写一封回信，就一朋友面对老师、家长和自己对报考自愿问题的不同看法，谈谈自己的意见，亦属此类。写此类信，除须遵守写信格式之外，其他和写议论文一样。
三是侧重于抒发感情的。如司马迁的《报任安书》、林觉民的《与妻书》均属此类。
写信语言要简练，意思要清楚，感情要真挚，语气要得体。给长辈的信，语气要恭敬；给上级的信要郑重；给好友的信，语气可随便一些；给晚辈的信，要体现出关切之情、长者之风。写信不能用红笔写，这一点要注意。
信封可用标准信封，按信封印刷的要求写。
附：信的格式
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二、介绍信的格式和写作提示
介绍信是机关、团体派人到其他单位联系、了解、办理或磋商事情所写的，具有介绍和证明作用的信件。它具有介绍和证明的双重作用，以便取得对方的信任和支持。
介绍信必须写清：
①对方单位名称或对方负责人的称呼。
②被介绍人的姓名、人数、身份。
③要联系的事情及要求。
④本单位的名称和开介绍信的日期，有的还要注明有效期限。最后加盖公章。
例文：
介绍信
××中学：
兹介绍我校王××、李××两位老师去贵校联系听课事宜，请予接洽。
此致
敬礼！
××中学（公章）
×年×月×日
三、证明信的格式和写作提示
证明信是单位或个人为证明某人身份、经历、有关事实真相等所写的专用书信。
证明信的格式和一般书信相同，但不写祝愿词语，在正文后写“特此证明”字样，或另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。
写证明信一定要实事求是，语句肯定明确。写好后要签名、盖章。个人出具的证明信，应由证明人所在单位签署意见，加盖公章。
证明信不得涂改。如有涂改当加盖公、私章。
例文：
证明
××公司：
你公司××同志系我校83届高中毕业生，该生在校期间，曾两次评为三好学生。
特此证明
证明人：××中学××老师
×年×月×日
（情况属实）
××中学（公章）
×年×月×日
四、感谢信的格式和写法提示
感谢信是个人或单位得到帮助后，向对方表示感谢的书信。感谢信的格式和一般书信一样。只是最后不写问候、祝愿之语。
感谢信的内容分两部分，一是写得到帮助、照顾的事实。应写清单位或个人在何时、何地遇到了什么困难，得到了什么帮助，产生了什么效果。二是要表达感谢的心意，感情要诚恳真挚，并应表示向对方学习的意思。
例文：
感谢信
××单位：
我于×年×月×日在乘公共汽车时，心脏病突然发作，多亏贵公司的司机×××当机立断，把车开往××医院，××售票员及时帮我服下急救药，使我脱离危险。他们这种急人所急，救死扶伤的精神，使我非常感动。特表示我的谢意，我决心向他们学习，要好地工作，更好好地为人民服务。
此致
敬礼！
××单位（××人）
×年×月×日
表扬信、慰问信、贺信的格式和感谢信相同。表扬信要把最能显示好作风、好思想的地方，说得具体一些，要有适当的评价，但不宜过分。慰问信是以个人、单位名义向在节日或艰苦条件下辛勤工作、坚持战斗的人员或者遭受不幸的人表示问候、鼓励、安慰、关怀的书信，前者要充分肯定对方所从事工作的意义、成绩，对其奉献精神要给予热情的赞扬；对后者，要表示同情、关切、安慰，并鼓励其振作精神，战胜困难。用词应亲切。贺信是对对方的贡献、成就的影响、事情的意义予以充分的肯定和热情的赞扬，要使对方感到喜悦和鼓舞。但不要过分，而要有分寸，要诚恳。
五、倡议书的格式和写作提示
为了更好地贯彻执行党的方针、政策，做好某项工作，或者为了办好什么公益事情，往往要提出一些建议，并用书面形式写出来，这就是倡议书。
写倡议书应注意：
①内容要体现时代精神，紧密结合当前党的方针、政策。
②要把倡议的目的、意义、要求说透彻。一般要写明向谁倡议，为什么提出倡议，倡议做些什么事以及谁提出的倡议。
③倡议的内容应当有积极意义。提出的倡议既要有时代性、先进性，又要实事求是，切实可行。
例文：
关于开展春季植树活动的倡议书
全校同学：
在植树节即将到来之际，（写出植树造林的意义），我们提出以下倡议：
一、。
二、。
三、。
我们相信（表示希望或写鼓动性的话）。
×年级×班
×年×月×日
六、申请书的格式和写作提示
申请书是个人或下级对上级和组织、机关、团体、单位有所请求时写的信，一般是一事一书，内容比较单纯。
申请书有固定格式：
①标题。在申请书第一行的正中要写上申请书的名称。
A．只写“申请书”三字。
B．写出具体名称“××申请书”。
②称呼。要在标题下空一两行，顶格写接受申请书的单位或个人的名称或姓名，并加冒号。
③正文。在名称的下一行，空两格处写起，转行顶格，分段来写，写出申请的理由或动机。
④结尾。有的写“此致敬礼！”格式同一般书信。有的写“敬请批准”。
⑤署名与日期（同一般书信）。
例文：
入团申请书
初三年级团支部：
在“五·四”来临之际，我郑重地向团支部提出申请，请求加入中国共产主义青年团。共青团是我们的组织，共青团……
此致
敬礼！
申请人初三·一班××
×年×月×日
七、电报的格式和写作提示
电报的格式当据电信局统一表格按要求填写。要注意两点：
①收报地名和收报人的地址、姓名要详细写清。写收报人单位电报挂号，可不写单位、地址。
②电文部分写明发报内容。语句应尽量简练、明确，最后署名（不加任何标点）。
例文：（电文）
张丰要从太原到兰州探亲，买好票后，发电报通知对方接站，拟电文如下：
乘（39）次车（3日）到望接丰