本教材依据高等职业教育的培养目标以及本门课程的特点，以培养学生实用应用文写作能力为目的，力求突破原有学科体系，充分体现指导性与可操作性，淡化理论阐述，注重实践教学，强化技能训练，具体体现在以下几个方面。
1.突出高职特色。本教材以教育部制定的《高职高专教育基础课程教学基本要求》为指导，以“实用、适用”为特点。实用是指在编写的广度上，本着“知多”的原则，对学生应知应会的内容加深理解，强化训练，重在应用，而不要求学生“样样精通”；适用是指在编写的深度上，以“够用”为度，不盲目加大教材的难度，力求使专业理论简单、明了，学以致用，服务于实践。
2.强化基本功训练。全书以应用文的基础理论为指导，例文规范实用，典型引路，简析画龙点睛，要言不烦，训练循序渐进，扎实有效。本书注重理论联系实际，通过学习，学生可深入地了解各类应用文的特点和写作常识，逐步把书本知识转化为实用技能。
3.体现时代色彩。本书在文种分类上从学生未来的工作需要出发，突出专业性、实用性、时代性，内容上避免与中学已学过的内容重复，例文新颖，时代感强，将当今有关的政策和实际情况密切联系起来，使学生获取最新的信息。
高等职业技术教育以培养高等技术应用性专门人才为根本任务，以适应社会需要为目标，以培养技术应用能力为主线设计学生的知识、能力、素质结构和培养方案。应用文教学对于提高学生文化素质，掌握职业技能，培养综合职业能力有着重要的作用。本教材力求突破原有学科体系，淡化理论，强化训练，充分体现指导性与可操作性的特点，符合高等职业教育的培养目标。本书基础理论精要、好学、易懂；实践训练科学、实用、有效。同时，注意了学生的自学，以拓展知识空间，及时将知识迁移为能力。
全书由张子泉主编，宫淑芝、刘兆信、桂华德任副主编。各章执笔分工如下：第一、九章由张子泉、桂华德编写，第二、三章由宫淑芝编写，第四章由罗春祥编写，第五章由黄贤福编写，第六章由刘志梅编写，第七章由刘兆信编写，第八章由吴秋懿编写。初稿汇总以后，由张子泉、刘兆信、桂华德最后修改、定稿。
编者在编写过程中参阅了有关着作、报刊，并从中选用了一些例文，在此一并表示感谢。
书中错误和不足之处，敬请读者批评、指正。
编者
2006年3月