随着时代的发展，科学技术、经济文化等社会各领域的变革日益深入，应用文的用途越来越广泛，应用文写作作为一项职业技能也日益受到各行各业的重视。应用文的使用范围相当广泛，各行各业都有其常用的应用文类型。如国家机关中的行政公务文书、科研部门的学术论文、司法部门的法律诉讼文书等，多种多样。个人日常生活中所接触的应用文也不少，如条据、契约、书信等。在现代社会里，应用文与人们学习、工作、生活关系十分密切。作为一名高职学生来说，将来走向社会，应用文的写作能力已成为用人单位衡量其素质高低的基本标准。本章主要介绍与应用文写作有关的应用文概述、应用文的分类和作用、应用文的特点和写作要求。
一、应用文的概念与沿革
应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及个人在处理事务，传递信息，解决问题，实行管理时使用的、具有特定格式的文体，是一切社会组织和个人进行社会活动和处理个人事务必不可少的工具。
应用文的写作源远流长，历史悠久。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，《周易》中的卦、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。可以说，从有文字开始，就有了应用文写作。
甲骨卜辞也称作占卜文书，它是商代王室占卜时镌刻在龟甲兽骨上的简短记录。这些卜辞少则几个字，多则百余字，记录了当时占卜的内容和结果，多为卜问国家大事和君王的疑难，也是巫祝借代鬼神发言，指导国家发布命令、进行统治的明证。殷商时期镌刻在甲骨上的兆、祝辞、神告、占卜文书，虽然形式简单，语言概约，尚处在应用文的原始阶段，但其内容已涉及到天文、地理、历法、农业、牧业、手工业、宗教、战争、田猎等方面，已经开始显示出应用文特别是公文在管理国家事务中的作用。
我国最早的应用文专集是《尚书》。它分虞书、夏书、商书和周书四部分，包括夏、商、周三个朝代的祝辞、誓词、诰言、法令，也有用以登记土地和财务的会计文书，还有反映各诸侯国之间关系的盟约文书等。这些属于应用文范畴的体例，均在《尚书》中得到充分而具体的表现。
春秋战国时期，较为盛行的应用文有四种：书，通常用以阐明政治主张；檄文，多用于声讨和征召，有时也用于晓喻；辞令，用于外交；盟书，用于诸侯之间的盟约。
秦汉时期，公文文体分类和公文格式已初步确立，有了上行文和下行文的区别。上行文有：章、表、奏、议，是臣子给皇帝的上书文书；下行文有：制、诏、策、戒，是皇帝给臣子用的文书。秦始皇时期对公文格式作了许多具体规定。例如上行文开头用“臣××言”，结尾用“臣××诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”；遇有“皇帝”字样时，另起一行，顶格书写，称之为“抬头”。这些有明显等级观念的公文格式，被以后历代王朝沿用。
三国时期，曹丕的《典论.论文》，把文章分为4类8种：“奏议宜雅，书论议理，铭诔尚实，诗赋欲丽”。这4类8种，多属应用文体。
南朝梁人刘勰的《文心雕龙》中，把文章分为33类，其中可属应用文的就有21类之多。萧统编的《昭明文选》，选文37类，其中可称应用文的有20多类。
唐宋以后，文学创作日趋发展，不少文人致力于诗、词、曲、小说的创作，但应用文写作仍处在“政事之先务”的主导地位上。着名的唐宋八大散文作家就有不少可称为“应用文”的闻名作品。
明清时期，文体分类日趋详细、繁杂。清代学者刘熙载正式提出“应用文”这一名称。
纵观古代应用写作，佳作如林。如西汉时期邹阳的《狱中上梁王书》，晁错的《论贵粟疏》，司马迁的《报任安书》；三国时期曹操的《让县自明本志令》，诸葛亮的前、后《出师表》，嵇康的《与山巨源绝交书》；西晋时期李密的《陈情表》，张载的《剑阁铭》；唐代韩愈的《祭十二郎文》，刘禹锡的《陋室铭》，魏征的《谏太宗十思疏》；宋代欧阳修的《答吴充秀才书》，王安石的《答司马谏议书》，李清照的《金石录后序》，文天祥的《指南录后序》；明代宗臣的《报刘一丈书》；清代林觉民的《与妻书》等，都是古代应用写作中的奇花异葩，至今仍熠熠生辉。
中华人民共和国的成立，标志着我国应用写作进入了一个崭新时期。1951年2月，中共中央发出了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》，它对于纠正公文写作中的文风不正，强调重视语法修辞等方面有重要的指导作用。同年9月，中央人民政府政务院发布了《公文处理暂行办法》，这是建国后第一个全国性公文法规，它全面、详细、具体地规定了公文种类、体式和行文关系，标志着我国新公文从此诞生，标志着有三千多年历史的应用写作进入了一个崭新的阶段。
从1951年到1981年的三十年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。1987年，国务院办公厅公布了《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月对此又作了修订，规定国家行政机关的公文为12类13种，这是对建国后四十多年公文写作系统的、全面的总结。改革开放以来，新的应用文种不断出现，各种应用写作专着的出版，应用写作杂志的发行，应用写作研究机构的成立，都标志着应用写作的空前发展，面貌焕然一新。
近几年日益发展的电脑和办公自动化，为传统的应用写作开辟了一个光辉灿烂的前景。有了汉字输入输出技术的操作系统、汉化的高级计算机语言和应用软件，对于利用电脑进行应用文写作，非常方便。
我国应用写作的历史，历经三千多年，在社会的进步和发展过程中，经久不衰，发挥了重要作用。认真总结应用写作的历史经验，有助于提高应用写作水平，充分发挥其在社会主义物质文明和精神文明建设中的作用。
二、应用文体的特点及种类
(一)应用文体的主要特点
1.以实用性为目的
应用文体与常用文体写作的最大区别，就在于它有明确的实用性。常用文体写作能给读者以审美享受，有认识生活、陶冶情操的功能，但很难立即解决现实生活中的实际问题。应用文的写作目的重在应用，为了解决实际问题，具有很明确的实用性。如写一则新闻，能达到传递消息的目的；写一份公文，能发挥其管理职能。任何一篇应用文都有特定的事由和需要解决的实际问题，目的明确，针对性强，与实际生活、工作要求密切相关。它具有实事求是地反映客观事物、解决实际问题的实用价值。
2.以真实性为基础
文学写作可以虚构，可以进行艺术加工，所写的人与事，不可能与生活中的原型一模一样，而是更富典型性、更具概括力，这样才能反映生活的本质。但应用文则不同，应用文中所涉及的人与事必须真实，包括情节、数字、细节，绝不允许有虚构和夸张，否则，就不能达到解决现实生活中实际问题的目的，还会给工作造成很大损失。如公务文书中的发布法规、传达指示、做出决定，体现的是国家政权的权威性和法规政策的严肃性，决不能有任何的不真实之处。又如经济文书中的商品介绍、贸易商洽，也都要实事求是，否则，以虚假的情况骗取对方一时的信任，终究会带来不良后果。
3.以时效性为根本
文学作品一般不讲究时效性，作者可以精雕细刻，一部长篇小说，可以写几十年。应用文的实用性决定了其时效性，必须讲究时间和效益。随着生活节奏的加快，机关、企事业单位的工作效率也必然加快，而为之服务的应用文必然要求更加迅捷、高效。如：会议通知，一定要在开会前发出，若会议开过后再写通知，则失去其效用；写一则新闻，必须及时报道，否则不称其“新闻”，而是“旧闻”了。
4.以规范性为准则
文学作品讲究独创性，力图摆脱模式的束缚，以适应不同读者的审美需要。而应用文为了达到实用目的，则要求按照一定的规范去写作，这样，作者写起来简便快捷，读者看起来一目了然，便于迅速做出判断和反应。可见，规范性是实用性在形式上的体现。