书城教材教辅应用文写作教程(修订本)
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第20章 日常应用文(2)

当这位伟人也决非沉溺于情感的旋涡中恣意陶醉,他并未忘记他所从事的事业,当然这些事情他是在信的最后提及的。因为作为一篇情书,这实在不是主要的,这儿算是告诉夫人最近的工作情况吧。

【例文4-3】

毛泽东致毛岸英、毛岸青

(1941年1月31日)

岸英、岸青二儿:

很早以前,接到岸英的长信,岸青的信,岸英寄来的照片本,单张相片,并且是几次的信与照片,我都未复,很对你们不起,知你们悬念。

你们长进了,很欢喜的。岸英文理通顺,字也写的不坏,有进取的志气,是很好的。惟有一事向你们建议,趁着年纪尚轻,多向自然科学学习,少谈些政治。政治是要谈的,但目前以潜心学习自然科学为宜,社会科学辅之。将来可倒置过来,以社会科学为主,自然科学为辅。总之注意科学,只有科学是真学问,将来用处无穷。人家恭维你抬举你,这有一样好处,就是鼓励你上进;但有一样坏处,就是易长自满之气,得意忘形,有不知脚踏实地、实事求是的危险。你们有你们的前程,或好或坏,决定于你们自己及你们的直接环境,我不想来干涉你们,我的意见,只当作建议,由你们自己考虑决定。总之我欢喜你们,望你们更好。

岸英要我写诗,我一点诗兴也没有,因此写不出。关于寄书,前年我托西安林伯渠老同志寄了一大堆给你们少年集团,听说没有收到,真是可惜。现再酌检一点寄上,大批的待后。

我的身体今年差些,自己不满意自己;读书也少,因为颇忙。你们情形如何?甚以为念。

毛泽东

一九四一年一月三十一日

【简析】

伟人的家信体现了伟人的视野和气魄。这封写给两个儿子的家信,谈日常琐事的少,谈学习科学文化知识的多。这该是毛泽东同志对儿子的最大希望吧。当然除此而外,我们也看到了父亲对儿子慈爱关切的一面。儿子的长进,令父亲高兴,儿子的一切的一切化为了一句话:“总之我欢喜你们,望你们更好。”

思考与练习

一、你是如何理解书信的?

二、一般书信的写作要求有哪些?

三、试写一封家书,叙述你入学以来的学习生活和你对亲人的真挚感情。

第二节介绍信证明信

一、介绍信的特点和种类

(一)介绍信的特点

介绍信是介绍本单位人员前往有关单位联系工作、商洽事宜、了解情况、办理事务或出席会议时使用的一种专用书信。其特点:

1.证明性

介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。接介绍信的人,可以凭借此信同有关单位或个人联系,商量洽谈一些具体事宜,而收看介绍信的一方则可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁,其目的旨在证明来人的身份,以便防止假冒。

2.时效性

介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件,它可以帮助对方了解你的身份、来历,同时也赋予了你一定的责任和权利,所以介绍信一般都开列出一定的时日期限,这是一种在限期内才具备有用性的一种专用文书。

(二)介绍信的种类

介绍信的分类方式可以有很多种。角度依据不同,则可以分为不同的类别。不过一般来讲,介绍信通常可以分为以下两种,即书信式介绍信和印刷式介绍信。

二、介绍信的结构与写法

(一)介绍信的结构

介绍信一般应包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等一些内容。具体到不同形式的介绍信的写法,其格式内容也略有差异。

1.书信式介绍信。包括标题、称谓、正文、结语、落款等五部分。

(1)标题

在信纸的第一行居中写上“介绍信”三个字,字体略大些。

(2)称谓

在第二行顶格写明联系单位名称(全称)或单位负责人姓名及尊称,后面加上冒号。

(3)正文

正文要另起一行,空两字用“兹”、“今”、“现”三个字作首起。介绍信的内容要写明如下几点:

①要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中,政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

②写明要接洽或联系的事项。

③提出的希望和要求,如“请接洽”、“请给予方便”、“敬请大力支持”、“请予接洽为盼”、“请接洽并予协助”等。

(4)结语

紧接正文之后或另起一行空两字写上“此致”,再起一行顶格写“敬礼”等表示祝愿和敬意的话。

(5)落款出具介绍信的单位名称写在正文右下方,并署上介绍信的成文日期,加盖单位公章。有的还要注明本介绍信的使用期限。这种介绍信写好之后,一般装入公文信封内。

2.印刷式介绍信

不带存根的印刷式介绍信印刷的内容、格式同手写式介绍信大体一样,这里主要介绍带存根的介绍信。带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝三部分组成。

(1)存根部分

①存根部分的第一行正中写有“介绍信”三个字,字体要大;紧接“介绍信”的字后,用括号注明“存根”两个字。

②第二行。在右下方写有“××字×号”字样。如是市教委的介绍信就写“市教字×号”;如是县政府商业局的介绍信可写“县商字×号”。“×号”是介绍信的页码编号。

③正文。正文要另起一行写介绍信的内容,具体有以下几项构成。

A:被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍,还要写明前往何处何单位。

B:具体说明办理什么事情,有什么要求等。

④结尾。结尾只注明成文日期即可,不必署名,因为存根仅供本单位在必要时查考而已。

(2)间缝部分

存根部分同正文部分之间有一条虚线,虚线上即有“××字第××号”字样。这里可照存根第二行“××字×号”的内容填写。要求数字要大写,如“壹佰叁拾肆号”,字体要大些,便于从虚线处截开后,字迹在存根联和正文联各有一半。同时,应在虚线正中加盖公章。

(3)正式联部分

①第一行。正中写有“介绍信”字样,字体较大。有的还可以在标题前冠以单位名称,如“××职业技术学院介绍信”。

②第二行。在右下方有“××字××号”字样,内容照存根联填写。

③称谓。称谓要顶格写,写明所联系的单位或个人的称呼或姓名,后面加冒号。

④正文。另起一行,空两格起再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样,主要写明持介绍信者的姓名、人数、要接洽的具体事项、要求等。

⑤结尾。写明祝愿或敬意的话,一般要写些诸如“请接洽”、“请指教”、“请协助”等类的话,后边还要写“此致——敬礼”。最后要注明该介绍信的有效期限。

⑥落款。在右下方要署上本单位的名称全名,并加盖公章,同时另起一行署成文日期。

(二)介绍信的写作要求介绍信是介绍来人身份的一个有用的证件,它是建立一种良好的合作或有效办理某项事情的有效凭证,所以在写或填写介绍信的时候,务必注意以下一些事项:

1.要填写被介绍人的真实姓名、身份,不得虚假编造,冒名顶替。

2.所接洽办理的事项要写清楚,与此无关的不要写,要简明扼要不可太长。

3.务必加盖公章,以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时,也要核对公章和介绍信的有效期限。

4.有存根的介绍信,存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存,以备今后查考。

5.用钢笔或毛笔书写,字迹要工整,不得涂改。有涂改的地方,须加盖公章,否则此介绍信将被视为无效。

三、证明信的特点和种类

(一)证明信的特点

证明信是单位或个人证明有关人员的身份、职务、经历等真实情况或证明有关事件事实真相的一种专用书信。通常也被称为“证明”。证明信通常具有以下一些特点。

1.凭证的特点

证明信的作用贵在证明,是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证,所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。

2.书信体的格式特点

证明信是一种专用书信,尽管证明信有好几种形式,但它的写法同书信的写法基本一致,它大部分采用书信体的格式。

(二)证明信的种类

证明信的分类,有很多种,依据不同,分类也不同。比如从证明信的内容来看,我们可以将证明信分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。从性质上可分为以单位名义出具的和以个人名义出具的两种。从格式上可分为手写式和印刷式两种。我们认为这最后一种分法是较合理的。

1.手写式的证明。一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料,来组织书写的一种证明性书信。篇幅可长可短,视具体情况而定。

2.印刷式的证明。是一种较方便的已事先把格式印好,只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根,以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。

四、证明信的结构和写法

(一)证明信的结构

不论是哪种形式的证明信,其结构都大致相同,一般都有标题、称呼、正文、结语、落款等构成。

1.标题。证明信的标题通常有以下两种方式构成:

(1).单独以文种名作标题

在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。

(2)由文种名和事由共同构成

一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志××情况(或问题)的证明”。

2.称呼

在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼,然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者,开头可以不写受文者称呼,而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

3.正文

正文要在称呼写完后另起一行,空两字书写。要针对对方所要求的要点写,要你证明什么问题就证明什么问题,其它无关的不写。如证明的是某人的历史问题,则应写清人名、何时、何地及所经历的事情;若要证明某一事件,则要写清参与者的姓名、身份,及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。

4.结语

正文写完后,要另起一行,空两字写上“特此证明”四个字。证明信不写致敬语。

5.落款

落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼,成文日期写在署名下另起一行,然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章,否则证明信将是无效的。单位名称要用全称。

(二)证明信的注意事项

1.以个人名义所发的证明信,为了提高可信度,可由其所在单位组织签署意见,写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等,以便使审阅证明信的人了解证明人的情况,从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。

2.个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉,应写“仅供参考”的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的,所以要实事求是,严肃认真,要尽量言之有据。

3.对于随身携带的证明信,一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。

4.证明信的语言要十分准确,不可含糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写,若有涂改,必须在涂改处加盖公章。

【例文4-4】

介绍信(存根××)

××字第××号

兹介绍××等同志××人前往××联系××。

××年××月××日。

……第……号……介绍信

介绍信

××字第××号

××:

兹介绍××等同志××人,前往你处联系××,请于接洽并给予协助。

此致

敬礼!

××(公章)

(有效期××天)××年××月××日

【简析】

例文一是存根联与正式联由间缝上下隔开的,在存根部分,有标题“介绍信(存根)”,在第二行有“××字××号”字样需要填写,在正文处需要依次填上姓名、人数、相关身份内容及前往何处需办理什么事等。结尾处写有祝愿或敬意的话及有效期限。

【例文4-5】

介绍信

×政介字()号

兹介绍×××,×××等××名同志,前往贵处联系×××事宜,敬请接洽并予以协助。

此致

敬礼

××县人民政府(章)

××年××月××日

【简评】

这是一份正式的不带存根的介绍信,与带存根的介绍信在正文印制上无甚差别,随用随填,唯一不同的是不留存根。

【例文4-6】

证明信

×××局党委:

××同志,男,现年41岁,一九八一年九月考入我校学习,系×××教授的研究生,一九八八年七月毕业。由于某种原因,毕业时未能发给研究生毕业证书,现即将补发。

特此证明。

此致

敬礼!

××大学校长×××(签名)

×年×月×日【简析】

这是一则以组织名义所发的证明信。具体而言,是由一所高校发给××局党委以证明×

××同志研究生身份的证明信。这则证明信语言十分准确并且实事求是、严肃认真的证明信便完成了。这则证明信最大的优点是篇幅短小精悍,寥寥数语便把所要证明的事给疏理清晰了,值得借鉴。