在应用文中，有些文体的模式是在漫长的历史发展过程中约定俗成的，如书信、条据、日记等，如不按约定俗成的模式写作，则会贻笑大方；有的则是由权力机关以法规的形式加以认定而形成的，如行政公文、司法文书，如不按规定格式写作，则会影响文件的传递和办理。写作应用文时必须了解这些规范和程式，不能随意更改。
(二)应用文的分类
应用文广泛应用于各种不同的社会交际领域，因其目的、性质、特点、使用范围、格式的不同，而形成众多的文种，现大致划分为以下几类。
1.公文
公文是指国家机关、社会团体、企事业单位处理公务时使用的文书，包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。
2.事务应用文
事务应用文指国家机关、社会团体、企事业单位处理内、外部事务时使用的文书，包括计划、总结、简报、调查报告等。
3.日常应用文
日常应用文指单位和个人在日常生活中所运用的各种应用文书，如一般书信、介绍信、证明信、感谢信、慰问信、申请书、述职报告等。
4.宣传应用文
宣传应用文是指起宣传、报道、鼓动、介绍作用的应用文体。常用的宣传应用文主要有新闻、通讯、广播稿、演讲稿、解说词等。
5.法律应用文
法律应用文指解决企事业单位之间经济纠纷时使用的文书，包括民事起诉状、刑事自诉状、上诉状、经济纠纷起诉状、申诉状和答辩状等。
6.经济应用文
经济应用文指企事业单位处理各类经济事务时使用的文书，包括经济合同、市场预测报告、市场决策方案、协议书、招标书、投标书、产品（商品）说明书、商品广告等。
7.科技应用文
科技论文指记录各项管理经验及总结各种科学研究成果的文章，包括实验报告、学术论文、毕业论文、毕业设计报告(说明书)等。
8.礼仪应用文
礼仪应用文是一种带有礼仪色彩的应用文体。常用的有欢迎词、欢送词、请柬、聘书、开幕词、闭幕词、贺信、贺词等。
三、学习应用文写作的要求和方法
要学好应用文写作这门课程，应当注意以下三点。
1.学好理论，指导写作。应用文写作的理论对应用文写作实践有具体的指导作用。学习掌握理论知识，正确认识各类应用文的特点和写法，无疑会帮助人们进行写作实践。但是有的人存有一种偏见，认为实践性强的课程就不必学习理论，只要苦练，就能练出真功夫。很多事实证明，不学习理论，就不会有理性的提高，做起事来，容易走弯路，事倍功半。有的人学习理论，不与实践相结合，就把它束之高阁，想都不去想它，那么理论就什么作用也不起。有的人上课，记完笔记，下课再也不想看，也属于这类问题。要把知识化为己有，需要认真掌握基本概念，理解本门课程的理论框架，把握其中的规律，这样，知识才能转化为能力，在实践中才能应用。
2.模仿例文，典型引路。应用文写作的学习需要经历模仿、熟悉、自如三个阶段。尤其在各类文种的体式训练中，阅读例文、模仿例文写作是第一步；熟悉应用文的格式，领悟各类文种的写作思路是第二步；反复练习，最终达到写作自如是第三步。因此，对例文的分析和模仿是学习应用文写作的重要途径。例文分析可以使人们从中领悟具体的写作规律。典型例文可以帮助人们开拓思路掌握技法。
3.突出训练，形成技能。将应用文写作知识转化为写作能力，主要依靠有目的、有计划的写作训练。尽管写作能力是各种知识的综合性体现，但有重点地针对各文种特点进行训练，对于掌握其基本写作方法是十分有效的。因此，学习本门课程必须重视训练。不要怕麻烦，也不要怕吃苦。那种只想听听课，不想动笔的人，永远也不会有真正的提高。
四、应用文体的语言特点
应用文的语言要求表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真而导致接收者产生误解，从而贻误工作。应用文的语言表述，应遵循下述要求。
1.严谨庄重
应用文中的公文代表机关发言，具有法定的权威性，其用语应当严谨、庄重，以体现出公文的严肃性。具体要求如下。
(1)使用规范化的书面语言。规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可使读者准确理解公文，不产生歧义，从而能认真执行。因此，不宜使用口语，也不宜运用文学语言。如：在文件用语中，使用“商榷”、“批准”、“颁发”、“共同”、“表彰”、“掣”等书面语言，而不使用“商量”、“答应”、“发给”、“合伙”、“夸奖”、“打算”等口语，这是因为口语比较随意，欠庄重，且不严谨，意思不明确，有碍内容的准确表达。同时，不宜使用形象性、情意性的词语。如：把“显露真相”表述为“浮出水面”，把“结束”表述为“尘埃落定”。
此外，不使用生造的晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言或简称，使读者费解，影响到公文传递信息的功能，而且也影响公文发文机关(制发机关)的尊严与文件的权威性。
(2)使用专用词语。长期以来，人们在公文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些词语具有单义性、稳定性及一定范围内的可读性。尤其是公文中的专用词语，虽然与旧文书中的套语有一定的联系，但经过历次公文改革的筛选提炼，已去除糟粕，保留了至今仍具积极作用的部分。应用文中使用一定数量的专用词语，有助于文章表述得简练、平实、易懂。
2.恰当准确
正确地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求，遵循这一要求，应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，既要概念准确、恰当，还要符合语法修辞的规范。
词语的信息容量与信息的确定性成反比例，如果一个词语的信息容量太大，就会使人们对词语所含内容认识模糊，从而影响对文章的准确理解，甚至因为主观因素的不同而发生歧解，因此，在撰写公文和科技文章时，要避免使用词义不确定的词语。如“最近他表现不好”这句话，就难以给人以准确的认识。首先，“最近”是指什么时间？而“表现不好”又缺乏明确而具体的衡量标准，在公文和科技文章中表述事物状态时，宜用含义单一、意义确定的数量词、名词、动词和代词，尽量不用或少用副词与形容词，如：说明一项工作任务已“基本完成”，不如说“已完成80%”更为确定；表述事件发生的时间，应确切地写出：“××时××分”，而不要写“太阳已经落山”或“时近黄昏”，因为后者会使读者对时间产生模糊认识。在表述事物的性质时，也应选用词义确定的词语，如因事物性质复杂，无确切的词语表示，就要增添附加词语，作必要的修饰与限定，使概念得以明确。如《中华人民共和国刑法》第86条对于“首要分子”的界定是“在犯罪集团或聚众犯罪中起组织、策划、指挥作用的犯罪分子。”“首要分子”的概念，经如此说明之后，就非常明确了，有利于在执行时划清政策界限。与此相反，如果使用词义不确定的词语，则无法准确地反映客观事物的本质属性、形态以及作者的意图。
3.朴实得体
应用文是处理事务的工具、又是沟通信息的基本方式，因此，强调用语朴实和得体。
朴实，即文风朴实无华，语言实在，强调直接叙述。不追求华丽词藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。
得体，即指应用文语言应适应不同文体的需要，说话讲究分寸、适度。例如：撰写公文，其用语就应当符合公文的行文关系，使用范围与作者的职权范围(地位与身份)。对上行文，宜用语尊重、简要，体现出下级机关对上级机关负责的精神；平行机关之间行文，要体现出诚恳配合、自愿协作的态度，用语谦和礼貌；对下行文，要体现出领导机关的权威与政策水平，用语明确、具体，分寸得当；公布性文告的用语宜通俗、明白，尽力避免生僻难懂的词语、典故及专业术语。用于社会公共服务的文件，更要注意词语平和而有礼貌，表示出热诚服务的愿望。
4.简明生动
为了加快阅文办事的节奏，应用文语言必须简明精练，即用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做到言简意赅。如果是面对听众的报告、演说词，就需要语言生动一些，以加强文章的感染力。
思考与练习
一、什么是应用文？
二、简述应用文写作的历史沿革。
三、应用文有什么特点？
四、应用文可分为哪几类？
五、结合实际谈谈如何提高自己的应用文写作能力。