思想观点的筹划往往在准备写作的过程中不断变化与调整。如调查报告，一开始调查目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
思想观点的筹划还需听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻见解或不同看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究，这叫“吃透两头”。一是“吃透上头”，包含上级机关的要求，含中央有关文件和领导讲话在内。包含领导同志的意见，一般来说领导对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐；二是“吃透下头”，干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
谋篇布局的筹划。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑谋篇布局。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。
列提纲是写作前必备也是最好的一种方法。写作列提纲，好比建造高楼先画好图纸。画好图纸，一座高楼的层数及每层的楼房布局就设计好了，再按图施工，不但可以缩短工期，而且使楼房的建造更坚固、更实用、更美观。同样如此，写作列提纲，可以通观全局，构架结构，做到心中有数，再正式写作时省时、有效，避免丢三落四，前后重复，本末倒置。可以避免犯选材不好、形式不美的毛病。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写两、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可省事。”当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，像简报、通知等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短，每个人的写作习惯，写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
第二节 应用文写作主体的写作过程技能
应用文写作主体最为核心技能就是写作技能。写作有一个过程，这个过程是从构思立意、表达到修改完稿的过程。在这过程中写作主体积极发挥主观能动性，凭借思维能力对材料进行加工成写作客体，将语言进行逻辑组织，并在一定的主旨下，在一定的构架里修饰成一篇完整的作品。写作的起始阶段也就是构思阶段。
构思是写作过程中根据一定的表达意图和文章体裁要求锤炼写作思路的一种特定的思维活动。构思是文章写作的初始阶段，也是最重要的阶段，包括确定主旨、选择材料、谋篇布局、语体选择、权衡文笔基调等，是对文章写作的整体酝酿过程。
要写好文章必须做到“意在笔先”、“凝神结想”、“心营意造”。晋人刘勰在我国古代集大成的写作理论专着《文心雕龙·神思第二十六》中说：“古人云：‘形在江海之上，心存魏阙之下。’神思之谓也。文之思也，其神远矣。故寂然疑虑，思接千载；悄焉动容，视通万里；吟咏之间，吐纳珠玉之声；眉睫之前，卷舒风云之色：其思理之致乎！故思理为妙，神与物游。”这段话及其全篇，描述了写作过程的重要现象“神思”，神思其实就是构思。
清代着名戏曲理论家李渔说：“袖手于前始能疾书于后。”（《闲情偶寄》）就是构思成熟之后才能顺畅地执笔行文。美国写作教材《写作中的思维训练》认为：“当我们致力于写作构思时，思考的问题最多也最严密，而当我们认识我们思考的基本模式时，我们的写作最流畅也最熟练。”“我们将把写作和思考看作互相联系、彼此作用和促进大脑活动的过程。两者互相紧密地缠结是人类特有的重要活动，正如作家兼教育家卡洛斯·白克所说：“学习写作就是学习思考。”初学写作者只有勤于运思，在多思多想中锻炼思维能力，才能培养良好的思维习惯。
应用文体写作的构思，遵循文章写作构思的一般规律，同时，具有自己的特点。
写作主体构思体现客观性材料。这是构思的前提所在，也就是收集材料，不管是从有目的有计划的调查，还是从生活经历中的观察和体验而得到。构思建立在对客观而又全面的材料进行分析的坚实基础之上。
写作主体往往体现群体性意识。一般文体写作，文章要表达的作者感受、见解或主张，体现的是作者本人的意志，因此在构思时的思维活动始终围绕着作者自己的主观意向。应用文体写作，尤其是行政公文、工作事务文书的写作，反映的是机关的意志、集体的主张，它的构思集中了来自领导和群众的各方面意见，是群体思维的结果。
写作主体往往体现定向性思维。在内容上要遵循党和国家的方针政策，要符合领导的意图、群众的意愿、工作的实际，构思时往往根据一定的意向确立主旨、材料和文笔基调；在形式上，应用文体对结构、语言和行文都有一定的要求，有些文体甚至有固定的格式。
写作主体体现指导性作用。这是构思的功效所在。构思的作用是对整体应用文写作活动起到指导、观照的作用。构思的成果主题意蕴将成为整个活动的核心，并不断现身。
应用文写作构思的方法主要考虑三方面问题，一是思考写什么？二是怎样写？三是询问写得如何？
思考写什么，就是明确主旨，确定材料；琢磨怎样写，就是谋篇布局，选择语言；询问写得如何，就是要反复修改。
本节主要分析研究应用写作中的主旨、写作客体、文章结构、语言表达和修改反思五个环节。
一、确定文种主旨技能
主旨是通过文章内容所表达的核心思想、主要意图或者观点主张，古人称为“意”，也就是现在通常所说的主题。不管称作主旨还是主题，作为一篇文章的核心思想，它是文章的灵魂。
应用文主旨的产生，一是主动的，是写作主体在生活、学习、工作实践中形成的想法，需要表达；二是被动的，或是客观需要，或是受人之托，或是完成任务，这样的写作状态下，写作主体中的写作者是被动的。作者的“头脑”这个时候是不由自己“支配”的，表达什么主旨不取决于本人。决定主旨后，写作主体常常根据决定好的主旨来调查研究，搜寻获取材料。
应用文的主旨，除了具有一般文章主题的特性以外，还有其以下独具的特征：
1.具有现实应用性。有些应用文，特别是行政公文的主旨，不是作者本人、或者某个领导个人的主张，而是体现党和国家的方针政策，代表发文机关的意志，处理和指导行政事务，具有法定的权威性和约束力。就是计划总结、各种报告等文种，也是源于实际，用于实际，具有很强的现实应用性。
2.具有直白显露性。应用文的主旨是要解决实际问题、指导实际工作、处理行政事务和规范现实行为的，因此不能像文学作品那样含蓄多义，而是要清晰明确。越是清楚明白，越容易理解，才能越是便于操作。
3.具有简明单一性。应用文的主旨要有一个中心贯穿全文，尤其是行政公文要一文一事，一题一议。即便是调查报告、工作总结，也要主旨单一，内容集中，具有鲜明的针对性。
应用文确定主旨应遵循以下原则：
1.正确：这有两层意思：一是指作者要明确写作目的，正确领会写作意图；二是指所确定的主旨必须体现党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，真实地反映客观实际，按客观规律办事，切实能解决问题。
2.新颖：一篇应用文如果是老生常谈，也没有意义，所以要新颖，有新意，在正确的基础上有所发现，有所创造，有所前进。要能够针对发展的现实提出新的问题，提出新的意见和解决办法，给人以新鲜感。
3.深刻：是指有深度，能够通过现象看到本质，即使是过去写过的事情，也能有精当的分析，讲出新的道理，挖掘别人见不到或者虽然看到了但缺乏认识的深度。
4.明确：应用文是要别人照着做的，其主旨必须确切无疑，必须一语道破真实情况，要概念清楚，观点明确。
5.集中：指中心要突出，主旨单一，不能多中心。应用文一般都是一文一事，主旨集中，不要有“副产品”或“搭车的”。
写作主体应该怎样提炼应用文的主旨呢？一般文章主题的提炼，也叫“炼意”，是对生活材料发掘提炼，进行理性升华，从而产生作者的思想见解。有人把这个过程比喻成“剥茧抽丝”，或者“采花酿蜜”，是很有道理的。应用文写作中确立主旨，其立意过程也类似“茧中抽丝”、“花中取蜜”，但与一般文章提炼主题相比，还有自己的特点。一是要定向定位。所谓定向，就是确定主旨时要把握一定的方向，包括对问题的处理、工作的主张、事情的观点以及对结果的预估都要有明确的意向。这个主旨的定向，宏观上要符合党和国家的方针政策，符合客观实际的发展规律；具体指向要符合所涉区域范围（具体地区或单位）的总体发展思路和行动路线。所谓定位，就是主旨的确立要有现实针对性，文章的目的、对象、要解决的问题以及对解决问题的原则、方法、见解或主张要十分明确。应用文的主旨一般具有指导性、约束性和操作性，不像一般文章的主题，只要理解就可以了，而更重要的是去做，去实施，去贯彻，只有定位明确了，才能使确立的主旨更有针对性、更有指导性、也就更有现实效力；二是要删繁就简。确立应用文的主旨时往往面对庞杂繁芜的生活材料，面对千头万绪的工作局面和形形色色的矛盾现象，要找出需要针对的主要对象，对准中心事件和核心问题，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，删繁就简，避散居要，经过深入研究提炼和确立主旨。不能期望一个文件、一篇文章解决所有问题，要善于理顺思路，抓住主要问题和主要矛盾，不能面面俱到。
提炼应用文的主旨首先应从深入的实践活动与丰富的材料中入手。深入的社会实践活动是写作主体写作材料的重要来源，也是应用文写作的最终目标，因此，深入社会实践，在实践中有所发现，有所发明，有所创造，才能发现应用文写作的主旨。同时，应用文写作撰制实践中，写作主体拥有的材料越多、越全面、越系统，他们分析、综合、比较、归纳的研究就会更深入、更接近真理、接近实际，写作撰制出实用价值大的文本。应用文还有一个鲜明的特点就是与时俱进的时效性较强，内容上的时代性也较强，所以，写作主体在确定应用文的主旨时就必须站在时代的高峰，准确地把握时代精神，反映时代特性，抓住事物本质意义。这对写作主体来说，首先要把反映对象置于广阔的时代背景之中去考察，去思索，对时代的要求、时代的特点乃至反映时代特点的语汇等都要能够掌握。这种时代精神和时代特征在应用文中应该得到直接或间接的反映，缺少这一点，应用文就不会有新的思考、新的发现，也不会写出新意，这就会失去其社会意义。
其次是依据正确的思想理论，包括邓小平理论和“三个代表”重要思想在内的政治理论、党和国家的方针政策、科学发展观指导下的当地发展的指导思想等等，应用文的主旨是主客观相结合的产物，没有正确的理论作为主旨的思想内核，也不能产生正确深刻的主旨。
第三要运用科学的方法分析提炼主旨，要在充分调查研究的基础上，以求真务实的态度辨证地分析研讨相关材料，然后确立主旨。