文体的风格主要体现在语言运用上，有什么体裁的文章，就有不同的表达要求。记叙文着重于表达人，即使写事也重在表现人，表达方式以叙述、描写占主要。议论文重点在论理，让人晓明大义，表达方式以议论为主。说明文要对事物说而明之，告诉人们已然的情况，表达方式就以说明为主。应用文则着重于写事纪实，讲清楚事情来龙去脉，陈述事情的真相，或交代处理问题的方法，达到解决问题的目的。所以，应用文语言表达根据文种的不同，或以叙述为主，或以说明为主，或以议论为主，追求平铺直叙、扼要说明、简练评述，这里叙述、说明、议论与三大文体还是有区别。它不像记叙文那样可用倒叙、插叙等多种方式，它忌用曲笔，主张用直笔，平铺直叙事情的原委，使人一看即明。也不像议论文那样通过概念、判断、推理来阐发事理，而是点到为止，只要把道理说清楚即可。就是常用的说明，应用文也不像说明文那样多法并用，只是在时间顺序、空间方位、理事相谐、同异比较诸法中，运用少许，达到让人明白的目的。应用文不追求描写、抒情，铺陈辞藻，要准确求实，恰如陈子展先生所云：“求其事理有当而已，尚简约不尚冗长，尚朴实不尚浮华。要一词不虚设，一字不苟下。”
文学作品的语言表达十分丰富。我国古代就有“诗无达诂”的说法，表明了文学语言可以作多样解释。这在应用文中是不可以的，语言必须确切平实。对于文学作品的审美活动中存在着难以捉摸和诉说的心灵体验，常常呈现“水中之月”、“镜中之花”的迷离意境，具有“只可意会，不可言传”的特性。这种特性，决定了文学语言的形象性、宽泛性、模糊性。文学语言允许读者“参与”内容和形象的创造。人们常说，“有一千个读者就有一千个哈姆雷特”，指的便是理解的差异性。特别是诗歌语言，凝练而富有弹性，可以从不同的角度去理解。
应用文的语言表达不要模糊，一对一，谁对谁，事对事，不留歧义，不玩噱头。以质朴平实为主，做到雅正而不粗鄙，明断而不含混，朴实而不浮华。一句话，应用文的语言要以“懂”为基本原则。胡乔木讲过“要使对方能够懂，要合乎三个要求：一要引人看，要求好的介绍方法，要有吸引人的力量……二要使人看得懂，人家看不懂或不完全懂，就看不下去，看下去也难得动员他。似懂非懂，目的就达不到。三要能说服人、打动人。如果看完了、看懂了，说服不了人，还是达不到目的。”
应用文需不需要审美文采，笔者认为任何文章都有审美价值，应用文有审美价值但不是主要；应用文可以略施文采但不宜过分强调，关键在语言不妨害文种特性的情况下，你能否写出有文采的境界来，绝不可以夸大应用文的审美价值与文采。有的研究论文不顾应用性文章的独特个性，而过分抬高应用文的审美功能，说“应用文进入美的王国后，对应用文的研究就不再停留于写对、写错的层次上，不再滞留于技术性、工具性上，而要升格到研究应用文美同人类审美意识、文明程度之间的内在联系深层中去”。立足于“写对、写错”的层次，泯灭其“技术性、工具性”的作用，升格到“审美意识”层次，一味追求应用文的美，欲以审美融化认知，遮蔽文章的实用价值，掩盖文章的“技术、工具性”特点，其结果是：审美意识增强了，审美功能夸大了，而文章的独立品质却丧失了。拉奇科夫说过，科学不同于艺术，“它的特征是阐述的系统性，严格的逻辑性，而不是无拘无束的富有诗意的阐述风格”。因而不具文学审美的情感浓烈性、多样性和丰富性。审美效应发挥也是这样：它不直接影响人的感情，而“只是影响人们的理性和逻辑，要求人们的活动符合现实生活的客观规律”（拉奇科夫）。就是说，文章审美效用的发挥借助于理性，对社会生活起直接影响和推动的作用。陈望道说：“文章在传达意思的职务上能够尽职的就是‘美’，能够尽职的属性，就是美质。”他所说的文章，大都属必须“力求真实”的“用文字传达意思的制作”的应用文，而非“刻意雕琢事象”的文学作品，他是确认应用文章具有审美性的。所以，从审美认知与体验，应用文的质朴也是一种美，内容的简洁也是一种美，形式的规范也是一种美等等，这在本书后面的章节里有论述。
谈到文采，从大量古今应用文精品来看，实用性与艺术性完美结合的数不胜数。我国第一部应用文总集《尚书》中，已出现注重修辞的篇章；《论语》作为私人的第一部学术文集，不仅内容上是儒家的经典，言简义明，富于哲理，思想深邃，文字也很鲜明、生动，实现了孔子“言之无文，行而不远”的主张。我国历代的政治家、军事家、文学家，凡有文章传世者，其中多有文采美的应用文。如李斯的《谏逐客书》、诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》、骆宾王的《讨武曌檄》、魏征的《谏太宗十思疏》、林觉民的《与妻书》、毛泽东的《湖南农民运动考察报告》等等，这些文章的文采一点不影响应用文的本质特性。如果能做到既有质朴美，也有文采美的上乘作品，还是要提倡的。
八、思维的抽象性
应用文写作的思维活动具有抽象性。思维是人脑能动反映客观现实的过程，反映着现实对象的特征以及对象之间的联系。它包括直观动作思维、形象思维和抽象思维三种类型。直观动作思维也叫直觉思维，指思维时直接感知思维对象并通过动作影响对象。如运动员打球、驾驶员开车都有直观作用的特点。形象思维是指在思维时，通过唤起表象并在想象中对表象进行加工、改造的思维活动。艺术家、文学家的创作就是通过形象思维完成审美创造的。离开了形象思维，文艺作品味同嚼蜡。抽象思维也称理论思维、逻辑思维，它以语言为工具，运用逻辑形式进行思维活动。通过概念、判断、推理，表现客观事物本质特征和他们之间的规律性联系。显然，只有抽象思维才是应用文写作活动揭示真知、解决实际问题的有效途径。从零散的、表面的感性认识中抓住本质，从而获得一个完整的、反映事物本质规律的理性认识，必须借助思维的抽象力，否则，即使我们收集到大量的感性材料，如果不能对其真伪作鉴别，找不到材料间的内在联系，不能把握其本质，也只能停留在感性材料中，使文章成为单纯的现象记录，为读者徒然增加一些流水账。当然，抽象不是目的，应用文写作运用抽象思维，从客体中获取了完整而深刻的科学认识，进而投身到真实、饱满的实践活动，这才完成了从具体经抽象到具体的全部过程。
以公文为例，首先，在撰写公文的准备阶段，就必须运用抽象思维。准备阶段包括解读领导指令和搜集选取写作材料等工作。其中，解读领导指令是作者要过的第一关。因为在实际工作中，领导的指令往往并不十分明确，这就需要作者充分发挥主观能动性，对写作对象进行全面的审视，对其本质有一个深刻、理性的认识，而这就需要分析、比较、归纳、概括等抽象思维方法的大量运用。在随后的选材阶段，更是如此。公文的选材，除了要围绕主旨外，更重要的就是要能反映共性，能够说明当下公务活动的本质和特点，并能解决问题。而要达到这些要求，就必须对搜集来的错综复杂的材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的反复比较和周密的分析研究、筛选和概括，以确认材料的价值和在各部分的使用情况。
其次，在行文表达阶段，也必须依赖抽象思维。在具体的行文表达中，无论公文主旨、行文依据、行文目的或意义、公务活动的事项，还是问题、对策、执行要求等等，均以概述、概括说明或简要议论的形式出现。遣词造句上，公文也有别于其他文体，如决议、条例、规定、命令、通知、请示、批复、报告、总结等，所使用的词、句、句群大都是概念、判断、推理，其基本要求是准确、简明，能够真实、恰当地概括反映当下公务活动的本质和特点，即便是用来表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的通报，以及以研究情况为主的调研报告，在介绍情况时也都比较概括，因为重点不在于此，而在于总结经验、教训或规律、对策，基本要求都是概念要明确、判断要恰当、推理要合乎逻辑，这些都体现了抽象思维的特征。
第三节 应用文的功能
现代应用文的用途深入到现代生活的每一个领域，为社会的发展与进步越来越发挥其积极功能。在古代应用文就成经国之大业，刘勰在《文心雕龙·章表》中指出：“章表奏议，经国之枢机。”颜之推在《额氏家训·文章》中指出：“朝廷宪章，军旅誓诰，敷显仁义，发明功德，牧民建国，施用多途。”反映颜之推对实用性的文字大加肯定，代表了北朝人重实用的文学观。相反，他反对尚虚谈、重娱乐的文字，曰：“至于陶冶性灵，从容讽谏，入其滋味，亦乐事也。行有余力，则可习之。”
当代《国家行政机关公文处理办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”它对行政、组织机构正常地运作起到重要作用。可以说，任何一个国家，任何一个党派，任何一个部门或组织，在新的世纪里，在经济全球化的过程中，应用文会发挥其更为广泛的功能，主要体现在“领导与指导”、“法规与准绳”、“宣传与教育”、“联系与沟通”、“ 凭证与记载”、“分析与研究”、“建功与警示”、“和谐与发展”八个方面。
一、领导与指导功能
一个国家的组织运行依赖于它的行政手段，更确切地讲就是发号施令。应用文就成了国家政府或执政党实施领导、指导、指挥各部门的有力工具，是国家或执政党方针、政策具体化的书面形式。各部门、各单位、各行业也是凭借应用文这一重要手段实施领导与指导。
应用文中的下行文，大都具有行政领导和行政指导的作用。以公文为例，公文是传达贯彻落实党和国家方针、政策及各项指令的有效形式，也是上级领导机关对下级机关进行领导与指导的一种工具。对上级领导机关来说，公文起着记录和传达领导意图的作用。上级机关对某项工作有什么想法、意图，作出了什么安排，见诸文字，形成公文，发给下级，要求下级认真贯彻执行，或是对下级机关请示的问题表示看法和态度，提出指导性的意见和措施，批复下级，这就是领导与指导作用。公文的领导与指导作用，最主要的体现，是党的政治领导和政策指导。中国共产党是执政党，党在国家政治生活中的领导地位，是宪法明确规定了的。党的领导机关，通过制定和发布各项方针、政策、指示、决定、决议等，对各个方面的工作实行政治领导。党的领导机关发布的文件虽然不是法规，但它是法规的指导思想和政策依据，具有领导和规范性质，人人都得贯彻执行。政府机关也经常通过制定各种政策措施，领导与指导社会各方面的工作；业务主管机关也经常通过发文件，领导与指导所属业务部门的工作。因此，公文体现了各级党政机关、行政单位或部门在各种行政管理和公务活动中的领导和指导作用。
世界发展史反复告诉我们：任何形态的社会，都是以有序的组织构成的，个人依附于组织，个体与个体之间保持一种和谐相处的关系，这样有序的社会活动推动着社会政治、经济、文化等各方面的发展与进步。这种和谐相处的关系主要靠政令、规定、法律、文字等的传播，达到全社会的思想、行为的规范与一致。《诗经荡序》中说：“厉王无道，天下荡荡，无纲纪文章”。十年动乱期间，江青、陈伯达、张春桥等人掌握了当时的中央文革领导小组，用党中央的名义炮制、签发了一系列违反、损害国家和人民根本利益的文件，在全国范围内，在各个领域中，引发了极大的动乱，造成了极为严重的损失。中国共产党十一届三中全会以来颁发的一系列发展经济的各种文件，使中国走上了一条富裕、强盛的道路。所以，国家好比一部庞大的机器，各种应用文就是这部机器的传动装置，为了使国家机器协调灵活、有秩序的运转，各部门各单位之间就需要做到上下合拍、左右相连、内外沟通，达到国家安宁与繁荣、人民平安与幸福。发挥这类应用文的行政领导与指导的巨大作用。
二、法规和准绳功能
在应用文当中，有相当一部分文种具有法规与准绳的作用。法规性公文有宪法、法律和规章（如条例、办法等），在发出公文的社会组织的管理范围中，全体成员都要遵守，否则就要受到法规所规定的处理。有的行政公文也有一定的法规和准绳作用，特别是直接发布规定的命令、决定或者通知，如《中国人民解放军总部关于重新颁布三大纪律八项注意的训令》。