7.5.1.3载体替换和退役方针
载体从机器人库退役和丢弃主要有2个原因，即载体到达生命周期并将数据迁移到替代载体上了，或引入新技术使得原有载体过时了。后一种情况需要将资料迁移到基于新的存储技术的载体上。然而，在这2种情况下，内容管理系统都要负责将被替换载体的内容迁移到新载体上。迁移完成以后，旧的载体就能退役了。
退役是个自动的过程，由管理系统完成：
·从保留在机器人库中的空闲序列中选择一个空闲载体。
·将要退役的载体放在回放设备中。
·将所选的空闲载体放在记录设备中。
·从要退役的载体中读取数据并将它写到在线系统中。
·将数据从在线系统中读出并将它写入新载体。
·卸载2个载体。
·在机器人库中分配一个槽给新载体。
·将新载体传送到这个槽中。
·传送要退役的载体到机器人库的排出物口，将该载体从机器人库中去除。
在这个过程中，人介入的唯一因素是提供在机器人库中足够数量的空闲载体以及将退役载体从库的出口清除。
7.5.2成本
成本是围绕企业范围内是否引入内容管理系统的争论焦点。本书并不处理内容管理的经济问题。在引入内容管理系统之后有许多有形的和无形的益处，通过在内容丰富的组织中实施内容管理系统可以弥补成本问题。迄今为止，无论是收益还是成本都未完全形成。由于有大量的参数和因素要考虑，所以这个过程正在进行之中。然而，主要的成本因素已经确定了。这些成本因素是大规模存储系统、重新排列商业过程的内部成本和操作过程中的系统迁移成本。
最初，内容管理系统项目中的成本因素是对大规模存储系统的初始投资成本。在部署过程中，重新排列商业过程和使用户接受系统的内部成本则属于最大的成本因素。在操作过程中，为了满足不断增长的需求，系统进行升级造成的迁移成本和用新的系统组件替换达到生命周期的系统组件是最大的成本因素。
正如本章所描述的，使用基准硬件基础结构获得评估相关硬件成本的模型是可能的。在说到内部成本时，真正的成本因素只能这样确定，就是在组织内部做一次彻底的商业过程分析。下面要对一些最常见的内部成本因素加以讨论，并提出最小化成本的方法。
7.5.2.1初始成本
通常，内容管理系统项目的初始成本分布如下：
·近线存储（磁带库和磁带驱动）：20%～35%。
·在线存储（SAN，NAS）：20%～35%。
·服务器：10%～20%。
·混杂的（网络交换机、架子、光纤等）：1%～2%。
·软件执照：10%～20%。
·服务（项目管理、设计、安装、支持、培训等）：10%～30%。
另外，如果单位安装的PC不能满足某个内容管理系统应用的技术要求，还要对桌面PC投资。
由于存储成本典型的变化范围占整个初始项目成本的40%～70%，因此大规模存储系统很可能是减少项目成本的最重要的杠杆。这意味着重新考虑存储系统的性能和绩效需求能够有效地控制初始的费用，这包括素材（尤其是视频）的存储，以及经过压缩和未压缩资料的存储。以50Mb/s的格式存储视频素材和以270Mb/s的完全码率ITU601存储比较，前者能减少大规模存储系统的近线存储部分大约五分之一的成本。在这个环境中其他成本因素是有关访问时间和有效性的要求。如果对有效性和访问时间的要求比较低，就可以降低对性能的要求，从而使用较便宜的硬件组件。
接下来，将内容录入到新系统的环节也会严重影响系统的成本。这些成本再次与大规模存储系统休戚相关。有些选择可以减少这个过程的成本，例如通过分析现存需要永久归档资料的数量来得到实际的存储容量是可能的，因此得以最小化成本。而且，以这样一种方式设计大规模存储系统的容量是明智的，就是使它能够存储大致2年内所要录入的内容。根据摩尔定律，近线存储系统通过引入新一代的（如磁带驱动）技术，大致每2年可扩大它的存储密度为原来的2倍。因此，迁移是个标准的内容管理系统操作，使用新一代的存储系统更新硬件，使用新的技术执行数据迁移，这些都能帮助增加存储密度，同时保持归档内容的稳定性。因此最节约成本的方式是在技术周期内根据归档的需求来设计存储能力。最后，要记住系统刚开始时是空的，系统的主要设计标准是能够每年上载最大量的内容。
这些考虑能帮助定义大规模存储系统所需的初始容量，由于能避免系统过大，从而立即对初始成本产生影响。
另一个重要的问题是部署环节。对不同的应用选择不同的容量并分阶段实施，这可帮助减少成本。我们可以考虑下面的指导方针：
利用不断降低的存储成本：系统容量更新得越晚，成本越低。
阶段性引入：考虑什么时间、什么地点、哪个功能是真正需要的，谁需要访问。
鉴于这些，考虑到硬件成本的不断降低，原则上是要将初始成本分摊在一个时间段内。尽管阶段性的方式对专业服务增加了成本，但与不断降低的硬件成本所获得的收益相比，在大多数情况下，还是获得的更多。
7.5.2.2内部成本
重新排列商业过程和使用户接收新系统的成本占了整个项目成本的一大部分。这是通常会被低估的一个事实。
首先，引入内容管理系统会改变工作流和工作说明。对于组织来说，计划引入这样一个系统，能帮助设计新的工作流并使用户能在新的环境中工作是至关重要的。如果终端用户不参与到项目中来，由于不了解用户的想法，也没有对用户的需求进行适合的描述，系统因可用性差而被拒绝的风险是很大的。这通常会导致不必要的重新设计，推迟系统进入生产使用的时间，增加组织的内部冲突。
这里要考虑下面的指导方针：
·来自不同部门和工作组的关键用户要参与系统开发。用他们的专业知识来获得系统的需求。
·对目前的工作流和过程要有清楚的认识，决定在哪里改进能节省时间和金钱。
·定义改进的工作流和过程，使其与内容管理系统融为一体。新的工作流要能够识别内容管理系统。对现存产品做大量修改的项目会非常昂贵，会导致专有的解决方案。
·让关键用户参与到重新排列过程的定义中来。
·利用关键用户激发他们所在工作组的热情，这样能减少冲突，容易得到用户最大程度的接受。
·在组织内寻找到乐于创新的用户组的支持，他们最愿意成为新系统的第一批目标用户。首先为这个乐于创新的用户组部署系统作为试点，获得反馈，在可应用的地方将反馈引入系统的设计或修正过程。
·设计一个广泛的培训项目。考虑从培训基本计算机技术开始，像使用鼠标进行一般的图形用户界面交互，而不是直接使用新系统的细节。
这些建议背后的原因很简单：让人员参与，倾听他们的需求，让他们理解新系统是他们的新系统，并以这种方式使内部成本最小化。
7.5.2.3操作成本
内容管理系统操作的2个主要成本因素是支持、维护成本和迁移成本。典型的支持和维护成本占初始系统价格的15%～20%，这是经过历年分析得出的，通常包括软件更新和硬件维护。然而，支持和维护成本不包括达到生命周期的单元的替换成本或为了满足有效性和增加的执行需求而另外部署单元的成本。这些成本在迁移成本中描述，属于要认识的主要成本因素之一。
在这个具体环境中的迁移是指替换过期技术的解决方案或在升级系统时添加组件。由于IT技术的发展快于广播技术，组织将不得不适应2～3年的革新循环。这意味着不仅在每个循环中有大量的执行方面的改进，也意味着对生命周期之后旧有产品的维护变得很昂贵。因此，向新技术的迁移会从提高的性能中获得效益，同时将维护和支持成本控制在合理的范围之内。
迁移可以逐渐发生，是一个逐步的过程。它涉及到向新一代数据载体和数据记录器的迁移，如数字数据磁带和磁带驱动，它们能提供更大的容量和更快的传输率。增加基于数据磁带大规模存储系统的存储密度和保持技术的革新性是必要的。而且，基于磁盘的存储系统也需要定期更新或被替换以跟上磁盘驱动系统的技术革新。对服务器的更新能使它们提供更高的性能来满足不断增长的需求，或增加功能以获得更多的性能，这也是迁移过程的一部分。
一个智能迁移方案试图将新技术的引进与引入更多的必要资源相结合，以满足系统增长的需求。接下来的部分将讨论一个可能的策略，它涉及企业范围内内容管理系统的迁移。这个策略也描述了整个体系结构的一些有代表性系统组件的可升级性。
下面的研究基于这样的假设：对内容管理系统所提供资源的需求（更多的用户、更多的功能）是线性增长的，而且假设摩尔定律是有效的，即技术的进步是有规律的。
在此基础上，采用一个直接的方法来得出迁移方案中成本的合理指标。