（13）位置不当
公文标题应当位于文面上的什么区域？应位于公文版头红色反线下空2行处，而且标题与主送机关之间的距离亦应空出1行。这样排列出来的公文标题，才显得醒目突出，美观得体。但在实践中很多机关的公文标题在排列时颇为随意，很不讲究，不是离横隔线太近，就是过于疏远，显欠规范。
（14）字体字号混乱
这是指公文标题中对字体、字号的使用不合规范，随意滥用。公文标题应当使用何种字体，用几号字？按规定，即应使用二号小标宋体字。但在实践中有些机关的公文标题却不如此，或用初号宋体字，或用三号宋体字；还有的不用宋体字，而是用黑变体、楷书体、隶书体或者魏碑体等，很不规范，给人以纷乱之感。标题是公文的“眼睛”，拟制时必须精心对待，审慎为之，切不可草率造次。这里所列诸种“病症”，仅就常见现象略作分析，以期引起公文工作者注意，从而使公文标题的拟制不断臻于规范。
165.公文“称谓”有哪些病误？
【解答】主要有以下几个方面。
（1）称谓过简
例如，在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不尽准确的。按照人们约定俗成的称谓，省人民政府应简称为“省政府”；“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”“省冶金设计院”“省医院”“省理工学院”等，这个称呼即使在省检察系统内部也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称应是“省检察院”。涉及省外的问题还应加注省名。
（2）称谓过繁
称谓过繁的表现主要是该简化的却不简化，给人以一种臃肿累赘之感。例如，××油田公司党委写给直属上级组织——××石油管理总局党委的一份报告，按照习惯，主送单位本可写做“总局党委”即可，而却写成全称——中国共产党××石油管理局委员会，实际很不必要。
（3） 称谓不明确
不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如，把“五讲四美三热爱工作办公室”叫做“五四三办公室”；把“清理‘三乱’办公室”叫做“清三办”；把“海洋水产集团总公司”叫做“海水总”。
（4）称谓不统一
指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，以致造成称谓上的混乱。例如，有一份《中共××市委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，文中对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”“政法机关”“政法各部门”“公检法司”“公安、检察、审判、司法单位”“政法治安管理部门”“政法、公安机关”等。正确的做法是，同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。
（5）文件中称谓因循守旧
称谓因循守旧，是指没有根据客观实际情况的变化而改变，仍在沿用一些旧有称谓。比如，把“星期几”写做“礼拜几”，把“乡镇企业”写做“社队企业”，称“水泥”“铁锨”“火柴”为“洋灰”“洋锨”“洋火”，将“俄国”称为“苏联”，将“韩国”写做“南朝鲜”，将“首尔”写做“汉城”，将“国有企业”写成“国营企业”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循旧名不变。
166.什么是拿“请示”当“函”用？
【解答】即该用“函”申请批准的却错误地使用了“请示”。例如，某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3％的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要；再如，中国重工船舶总公司所属一个造船厂给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“海晶大厦”的建设用地；又如，某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨湖垦区增建一所小学。这些都是拿着“请示”当“函”用。按照党和国家公文法规的规定精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用“函”。财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主管部门。市科委与市财政局是平级单位；造船厂与市土地规划局相互之间无隶属关系；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在使用请示的问题（请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种）。
为什么会出现上述情况？有的是出于对“函”与“请示”的使用规范掌握不准造成的，但也有的是明知不对，不得已而为之。因为这样有利于申请事项开“绿灯”，完全是出于无奈。比如，前述三例，对方回复时都使用的是“答复下级机关请示事项”的“批复”，由此可见对方是如何偏爱“请示”了。在实践中，确有不少类似事项因为使用了“函”而被收文单位“退回”的现象，而一旦改用了“请示”，就会马上得到对方的“恩准”。由此可见，“请示”与“函”文种使用的规范化问题，任重而道远。
167.什么是拿“公告” “通告”当广告、启事用？
【解答】翻看中央及省市一级的报纸（省市级以下的报纸尤甚），广告栏中数不尽的“公告”“通告”令人眼花缭乱。从使用者看，大都是一些企事业单位；从告知的内容看，除“征婚”的尚未发现外，其他的是应有尽有。我们不能把“公告”简单地理解为“公开告知”，也不能把“通告”说成是“普遍的告知”。“公告”“通告”这两个名称，无论是在国外还是在国内，也无论是在我国的上古时代还是今天，“告”（“诰”）始终是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求时使用的公文专用名称。在“告”的基础上划分而出的“公告”“布告”与“通告”更是如此，具有它的专任性。这种专任性在当前表现为：它的使用者应当是行使党和国家管理权力的机关，在这当中又要求“公告”的使用者必须是党和国家的高级机关，布告必须是国家行政机关，通告的使用者基本上是国家行政机关下属的行政主管部门。这种专任性还表现为：它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项，我们从这些内容中可以体会到它的权威性。而那些诸如“招聘通告”“招生公告”“更名通告”“迁址通告”“分红公告”“开业公告”“销售通告”“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家管理机关，从内容上看充其量不过是一份商业广告和启事。广告、启事对阅者不具有任何约束力，阅者可以接受采纳，也可以置若罔闻，不予理睬，而“公告”“通告”是有国法、党纪做它们的后盾的，要求人们必须按其执行和办理。由此可见，它们之间的本质差别多么不同，距离又多么遥远，现在却被一些人胡乱扯到一起，这对党和国家的管理工作不能说不是一种干扰。
168.什么是拿“报告”当“请示”用？
【解答】报告是由若干子报告组成的一个群体性的文种。对于子报告，人们通常在“报告”二字的前面加注性质限制词，例如，《关于××××的情况报告》《2011年上半年工作情况综合报告》《2011年财务收支状况分析报告》《大兴安岭恢复生产重建家园工作总结报告》。
目前，我们在实际工作中却经常看到这样的一个合并使用的文种，即《关于××××的请示报告》。按前面讲的道理，它给人们这样一种认识，即报告中还有一个名叫“请示报告”的子报告。实际上它根本不是什么报告，而是彻头彻尾的“请示”。由于作者在“请示”的后面又加了“报告”二字，结果把一个独立的请示文种贬为报告的从属，拿“报告”当请示用，这就给公文正式文种的使用带来混乱。由此可见，在“请示”后面加“报告”，纯属画蛇添足，弄巧成拙。
这种拿着“报告”当“请示”使用的现象，可以说屡禁不止，可见问题的严重性。这个问题不单单是个文种如何使用的事情，因为它给上级机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则，上级机关对“报告”一般可以不作批示，更不存在什么批复，但这类行文实际上是“请示”，是要求上级机关做出“批复”的，岂不人为地给领导机关的工作造成不必要的误会和矛盾吗？
169.什么是拿非正式文种当正式文种用？
【解答】正式文种与非正式文种，由于地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种做它的载体，载运着它行文，我们通常称这一载体为“文件头”。“文件头”大都由命令（令）、“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。
假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿非正式文种当正式文种使用的错误，如下例文：
【例文1】
××石化总厂炼油分厂
二00九年工作总结
××石化总厂：
（正文略）
××石化总厂炼油分厂（盖章）
2010年1月7日
【例文2】
中共××县委文件
××发〔2009〕2号★
二00九年工作计划
县直各单位党组织：
（正文略）
中共××县委员会（盖章）
2009年1月3日
上述两例做法都是不妥的。正确的方法如下：
【例文1】
××石化总厂炼油分厂
关于报送二00九年工作总结的报告
××石化总厂：
现将我厂《二00九年工作总结》送上，请审示。
××石化总厂炼油分厂（盖章）
2010年1月7日
这就是报送总结的“文件头”。其后附有该单位《二00九年工作总结》。这里作为附件上报的总结，其格式只有标题、正文、落款与日期。
【例文2】
中共××县委文件
××发〔2009〕2号★
关于印发2009年工作计划的通知
县直各单位党组织：
现将县委《2009年工作计划》印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻落实。
中共××县委员会（盖章）
2009年1月3日
这是下发计划的“文件头”。其后附有该县委《2009年工作计划》，该计划的格式只有标题、正文、落款与日期。