限时送达的文件须在文件封面上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
（5）收文处理标记
收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。在收文处理标记中标明档号，即综号、目录号、案卷号，是很重要的，它方便文件归档以后的查阅与保管，特别是适应了部分档案文件不予装订的具体情况，标明档号则有助于防止文件的散失。
收文标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理标识。
（6）文件版头
文件版头简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。
文件版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如《中共中央文件》、《国务院文件》、《中央××省委文件》、《××省人民政府文件》等。
文件版头大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体一般选用仿宋体，给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一间隔横线，作为文头区域和行文区域的分界线。有的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印制，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红文头的文件，通常称为“红头文件”。
在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排在上面或前面。
（7）发文字号
发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度（两边加方括号）和发文顺序号组成。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。
例如：“厂财发[1993]5号”，代表某厂财务室1993年第5号发文；“厂组发[1993]10号”代表某厂组织科1993年第10号发文；“厂办发[1993]15号”，代表某厂办公室1993年第15号发文。
编排文字号要求准确、稳定、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的“厂”，代表某厂；“财”代表财务科（室）；”组”代表组织科（部）；“办”代表办公室。
机关代字一经确定，就不能轻易改变。同一机关的机关代字若前后不同，将会给公文的制发和处理工作造成混乱。发文年号要写全，用方括号括人，不要将[1993]写成[93]，也不要将发文年度置于机关代字之前；机关代字如用“×发”，发文顺序号之前不必加“第”字，机关代字如用“×字”，序号前须加“第”字，写成“××字[199×]第×号”。
发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写”第×号”。
（8）签发人姓名
在文件中标注签发人姓名，是表示文件生效并对该文件内容郑重负责的一个标志，一般供上行文选用。
2．行文部分
公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。
（1）公文标题
公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，也就是说，一个完整的公文标题应当由三个部分组成：
发文机关名称；
公文主题（事由）；
文种名称。
（2）题注
题注是指对文件标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。例如：题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。需要说明的是，一个文件若采用题注这种形式，便不再用主送机关、发文机关署名、成文日期等项目。
（3）主送机关
主送机关是指主要受理公文的机关，也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。一般来说哪个机关负有收受、办理公文的责任，哪个机关就是主送机关。主送机关又称主送单位或行文对象。
主送机关的位置应在正文之上，公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。根据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加冒号。
（4）正文
正文是文件的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。
正文的结构一般分为导语、正文主体与结束语三个部分。导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份文件的依据、目的或原因。
①依据式。即简要地说明发文的依据。通常用“根据”或“遵照”等介词和宾语组成介宾结构开头。例如，“根据上级指示……”。
②目的式。即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”、“为了”等介词与它的宾语组成介宾结构开头。例如，“为了更好地贯彻职代会的精神……”。
③原式。即简要说明发文的原因。通常用简洁的语言，用叙述、说明中夹叙夹议的方式开头。
正文的主体是公文的主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种不同，引文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各个不同文种的写作特点和要求将在后面有关章节详叙，这里只就其一般要求概括几点：
①内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接。
②所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的问题和办法要切合工作实际，切实可行。
③内容涉及的有关部门经过协调会商，取得一致意见。
④在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。
结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文的文种不同，行文目的不同，以及行文关系等因素，结束语应有不同的写法。一篇公文，如果内容正确，表达也清楚，但结束语使用不得体，也达不到行文的效果，如上行文的结束语一般用“以上意见当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”或“以上报告，请审阅”等。平行文的结束语一般用“专此函达”，“敬希函复”，“特此函告”等。下行文的结束语一般为“此令”，“此复”，“希遵照办理”，“希贯彻执行”等语。也有一些公文不使用上述习惯的结束语，如一些下行公文以及法规类公文，往往是顺理成章，意尽言止；或分条列项，自然终结。有的则提出希望或号召结束全文。
（5）无正文说明
无正文说明是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。
必须指出，文件在排印时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况。需要在文件的页面上标注“（此页无正文）”，必须掌握以下两点：
①只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效标识分离状况时。
②“（此页无正文）”的标注位置应在发文机关落款的右上方第一行顶格书写。
（6）附件说明
附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。
公文附件的形式一般有图像、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
《新编公务员公务文书写作与规范处理大全(最新版本)》在体例上安排合理，将内容分为上、中、下三编，在上编公务员通用公务文书写作中，主要介绍了公务员法定公文写作、日常办公文书写作、规约性文书写作、会议文书写作、公务交际文书写作；在中编公务员专用文书写作中，主要介绍了党务机关公务文书写作。行政机关公务文书写作，人大、政协公务文书写作；在下编公务员公文规范处理实务中，主要介绍了公文的发文处理、公文的收文处理、公文的立卷和归档、公文的日常管理、公文的电子处理等内容，并附有与公文处理相关的规范性文件。全书从整体构思到编排体例都力求‘斯”、“实”。
附件说明位于正文或无正文说明的左下方、公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件材料。
（7）发文机关署名
公文的发文机关应使用全称，如：“北京市人民政府”，或规范化的简称，如“中共中央”，写在正文下边偏右处；印有文件版头的公文可以不写，只在发文日期中间加盖公章。
（8）成文日期
成文日期指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年月日要写齐全，不得有任何省略。
公文的成文日期有以下几种情况：
①在一般情况下，以领导人签发日期为准，即机关领导人在定稿上的签发日期，或在“公文拟制单”上批示签名的具体日期。
②经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。如：在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“（1988年4月13日通过）”字样。
③法规性文件以批准日期为准。法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应同时注明施行日期。
④两个以上机关联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。
⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期以它们的印发日期为准。
公文的成文日期标注在发文机关署名下方的，不论其文字多少，都要注意二者的左右距离相称。
（9）机关印章与领导人签署
机关印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的，表示授予它以法定的职权。国务院规定了国家机关印章的形状、尺寸、字体和制发办法，并且规定凡伪造印章或使用伪造印章者，依法予以惩处。
公文用印的位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月，一般视印章大小压成文日期4～7个字，盖印不能歪歪斜斜，模糊不清。
要注意文件加盖的机关印章应与文件版头、公文标题和落款中的机关名称相一致。若最后一页只有一两行正文或注“（此页无正文）”时，落款、成文日期和印章应位于页面上方的三分之一处。
合同、协议书以及联合发文，须经签署合同、协议书的机关单位以及联合发文的有关机关共同加盖印章方能生效。
以上（7）、（8）、（9）所述的发文机关、成文日期、机关印章与领导签署统称为“文件生效标识”。
（10）注释或特殊要求说明
注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域或不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语。或用来表示公文的阅读传达范围、使用方法等。
阅读（传达）范围的标注位置在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括人。
3．文尾部分
公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明等项。
（1）主题词
主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。
公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性：一是“主题性”，即它表现公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题的；二是”技术性”。因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。
公文的主题词国务院已有统一规定，共有786个主题词表。公文的起草者在选用主题词时必须注意准确、有层次，不要把标题和主题词混淆。
（2）抄送机关
抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。也就是说，公文的内容除了主送机关之外，还有哪些机关需要了解或请哪些机关协助办理的，就可以将公文以抄送的形式送达。
抄送机关标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送机关名称要用全称或规范化简称。当抄送的机关单位较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。
要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”，不同性质或不同级别的机关之间的停顿用“逗号”，以示区别。
（3）印发说明
印发说明又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。
印制单位一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日；印制份数是该份文件所印的数量。
§§§第四节严谨的公文表达
一、公文的表达方式
1．叙述
什么叫叙述？把人物的活动、经历，事情的发生、发展以及事物的变化过程表达出来就叫叙述。在应用文章中，叙述是一种最基本、最常用的表达方式。凡是需要交待过程、显示发展、反映变化的地方，都要用这种表达方式。