在应用文章的写作中，叙述的作用有三：介绍人物的事迹、经历；交代事情的前因后果，陈述事件发生、发展的过程；为议论提供事实论据。
（1）叙述的要素
叙述要交代清楚六个“什么”，即什么人、什么事、什么时间、什么地点、什么原因、什么结果。这六个“什么”也就是大家常说的叙述六要素。
为什么说这六个“什么”是叙述的六要素呢？这是因为，叙述时如果不交待清楚这六个问题，就叙述不清楚，叙述不明白。叙述总得有对象，叙述的对象主要是人物和事件，而人物和事件都占着一定的时间和空间。时间显示着人物、事件运动和发展的过程，空间规定着人物、事件存在与活动的场所，如果离开了时间和空间，人物、事件就无法被人认识。又因为人物的活动、事件的发展都有其前因后果、来龙去脉，所以，叙述时还应将原因、结果交待清楚。
在叙述中有时可以省去原因，有时可以省去结果，但是人、事、时、地这四个要素是无论如何也不能省的。
（2）叙述的人称
叙述的人称实际上是叙述的立足点，即作者站在什么位置，从哪个角度叙述人物、事件，用什么身份、什么口气叙述。对于人物的活动、事情的发展，如果没有一个确定的立足点和角度，是没法把它们叙述清楚的。
第一人称叙述有三大优点：一是可以给读者以真实感、亲切感。增强文章的感染力；二是便于直接抒发自己的感情；三是便于揭示和剖析自己的内心活动。第一人称叙述的局限性在于，它要受时间、空间的限制，凡叙述人看不见、听不到的内容均不能写。
作者站在“局外”客观的立场，以第三者的口气叙述，这就是第三人称的叙述。因作者是叙述别人的事情，所以称文章中的人物为“他”（或“他们”）。第三人称叙述不受时间、空间的限制，灵活、自由，所以多数应用文章都用第三人称来叙述人物的活动、事情的发展经过。
（3）叙述的类型
根据叙述的详略情况，可以将叙述分为概括叙述和具体叙述。概括叙述又叫略述、简述，具体叙述又叫详述、细述。
在应用文章的写作中，作者常常是将概括叙述和具体叙述结合起来使用。好的应用文章都能做到有详有略，详略得当。
一篇调查报告或一篇总结，往往先概述一般情况，然后再举典型事例加以说明。“一般情况”就用概括叙述，内容要简明扼要，而“典型事例”则用具体叙述，尽量做到具体、详细。在这里，概括叙述与具体叙述是互相配合，交错使用的。
在一篇需要用叙述这一表达方式的应用文章里，没有概括叙述行不行？不行，那样文章势必冗长。读者读了不得要领；没有具体叙述行不行？也不行，那样文章便会流于空泛，文章只有些条条、概念，而没有具体内容，读者便不爱读。因此，写文章时应围绕中心做到有详有略，详略得当，才会有较好的表达效果。
（4）叙述方法
在应用文章的写作中，叙述的方法主要有顺叙、倒叙、插叙等几种。
①顺叙。按照客观事物发生、发展的先后次序进行叙述，是一种最基本、最常用的叙述方法。
顺叙的特点是一贯而下，脉络清楚，井然有序。采用这种方法可以将人物的经历、事件的发展过程，有头有尾地叙述出来，来龙去脉十分清楚。
②倒叙。把事件的结局或事件中最突出的片断提在前边叙述，然后再按事件的发展顺序叙述。倒叙实际是顺叙的变形用法，即把结局（或突出片断）提到开头，叙述结局（或突出片断）后依然是顺叙，按时间顺序从头至尾叙述，最后写到结局，与开头的结局相衔接，相呼应。
倒叙的作用有二：一是可以突出结局（或重要的片断）。而这样的结局或重要片断往往与主题有关，实际也就起到了突出主题的作用；二是可能造成悬念，抓住读者，引起读者强烈的阅读兴趣。
③插叙。在原来叙述的进行中，由于表达需要，在适当的地方插入另一段叙述。插叙的内容与中心事件的关系一般是补充、注释、对比、说明的关系。恰当地运用插叙，可以丰富文章的内容。深化主题；可以使文章结构富于变化。
2．说明
说明就是以简洁的语言解说事物（实体事物）、剖析事理（抽象事物），对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能，或对事理的概念、特点、来源、演变、异同等作明白的解说。说明这种表达方式在应用文章写作中运用广泛。
说明的方法很多，下边介绍几种常用的方法。
①比较说明。比较说明是将两种或两种以上的事物作比较，通过比较来说明事物的现象、本质、特征、规律。如，为了说明土星的位置、与太阳的距离、公转速度、“体重”、体积、比重等特性，可以用人们所熟悉的地球、木星、水、奶油等事物与之比较，通过比较人们便清楚了。
比较说明主要有两种方法：一种是同类事物相比，即将同类型的两种或多种事物加以比较，借以说明事物；一种是异类事物相比，即将不同种类的两种或多种事物加以比较，借以说明事物。
比较说明的优点是，能使说明的内容具体、生动、形象、突出，给人以鲜明、深刻的印象。
运用比较说明法说明事物要注意两点：一是用来相比的事物必须同所要说明的事物有某些相同或相似之处；二是拿来相比的事物应是人们熟悉的、容易理解的。
②举例说明。有的事物直接说明特点和本质不太容易，如果能举例说明，读者就容易明白。用实际事例来说明事物，这种说明方法叫举例说明。举例说明能够把抽象、复杂的事物和事理说得清楚、明白，把物态、物象说得具体、生动。
③分类说明。把被说明的事物按一定的标准分成若干类别，逐类加以说明的方法叫分类说明。
给事物分类要坚持统一的标准，在一次分类中，既不能同时使用两个以上的标准，也不能中途变换标准，要自始至终坚持使用一个标准。再一个要求是，所列举的种类不能遗漏，也不能相互交叉。
④数字说明。用具体数字说明事物的情况、特点，这种说明方法叫数字说明。
⑤概括说明。用高度概括的语言对事物作概要的说明，这种说明方法叫概括说明。概括说明具有言简意赅的特点，即能以简短的文字表达全面而深刻的内容。
3．议论
议论就是议事说理，是作者对客观事物或问题进行分析、评论，发表自己的看法，表示自己的观点和态度，或者证明自己的观点和主张是正确的，或者驳斥别人的观点和主张，指出其是错误的。
议论是应用文章的最基本、最常用的表达方式，在应用文写作中使用十分广泛。
（1）议论的要素
论点、论据、论证是议论的三个基本要素。论点是作者对所论述的问题提出的见解和主张，也就是作者对这一问题所持的基本观点、基本态度。一篇议论性的应用文章，如科技论文或毕业论文，只有一个中心论点。有些科技论文内容比较复杂，为了论述得更加严密、透彻，围绕中心论点再提出几个从属的分论点。这些分论点对所论述的部分来说是论点，而对中心论点来说同时也起着论据作用，是为中心论点服务的。对论点的要求，首先是正确，其次是鲜明。
论据是用来证明论点的材料。可作为论据的材料分为两类：一类是事实论据，它包括现实材料、历史事实、经验以及统计数字；另一类是理论论据，它包括革命理论（主要指革命导师的言论）和科学道理（包括自然科学和社会科学的原理、定律，以及格言、警句、成语、谚语等）。这些都是从实践中总结出来，又被实践反复证明是正确的。此外有一些寓言、神话也可作论据材料。这些内容虽属虚构，但它们实质上是人们对社会现象的概括，在一定程度上反映了生活的真理。对论据的要求是：准确，典型。只有用准确而又典型的论据证明论点，才能使读者感到可信。
论证是运用论据证明论点的过程和方法，反映了论点和论据之间的逻辑关系。论证要合乎逻辑，就是要能体现论点和论据之间的内在联系，符合客观事物的发展规律。
（2）论证的方式
论证的方式有两种：一种是以阐述正确论点为主，即以“立”为主，叫立论，也叫证明；一种以对反面论点的驳斥为主，即以“破”为主，叫驳论，也叫反驳。
①立论。立论就是对某个问题正面提出自己的见解和主张，并且以确凿的事实和充足的理由，证明自己观点的正确。
证明最基本的方法是归纳法、演绎法和类比法。
归纳法是由个别列一般的论证方法，即从许多个别事例的分析中。归纳出一个共同的结论。
演绎法是从一般到个别的论证方法，即根据已知的一般原理（或结论）来推导出个别结论。演绎法一般由三个判断组成，一个判断是指一般的理论、原则，叫大前提；另一个判断是指要论证的个别事物，叫小前提；第三个判断是推出对个别事物的结论。如：人前提，正义的事业是任何敌人也攻不破的；小前提，我们的事业是正义的；结论，我们的事业是任何敌人也攻不破的。
类比法是根据已知事物的某种特点，证明类似的另一事物也具有某种特点的论证方法。要正确运用类比法，必须用同类事物或事理进行比较，而且要根据类比对象共有的本质属性来进行推理，否则是不能得出正确结论的。
证明的方法除归纳、演绎、类比外，常用的还有例证法、引证法、因果论证法、反证法等。
②驳论。驳论就是驳斥错误的或反动的思想观点。反驳别人错误的或反动的言论，从而表达自己正确的见解和主张。
反驳可以反驳对方的论点、论据或论证。
反驳论点。就是对对方的论点加以反驳，证明它是错误的或反动的。反驳论点的方法很多，常用的有两种：一种是举出对方论点，用事实和道理加以驳斥，把它驳倒；另一种是归谬法，假设对方的论点是可以成立的，然后加以合理引申，得出荒谬的结论，使敌论不驳自倒。
反驳论据，就是对对方的论据加以反驳，用事实和道理证明它是虚假的、片面的或靠不住的。驳倒了论据，论点也就站不住了。
反驳论证，就是指出对方的论点和论据之间没有内在的逻辑联系，由论据推不出所要证明的论点。
以上介绍的几种反驳方法在应用文章的写作中实际上往往是结合起来使用的，反驳论据和论证最终还是为了驳倒对方的论点。
4．描写
描写就是用生动的语言对人物、事物、环境作具体、形象的描绘和刻画，把他（它）们的形貌、状态、特征活生生地再现出来，使读者如见其形，如闻其声，如临其境。
机关行政公文、机关事务文书、财经文书、司法文书、科技文书等应用文章的写作，要求叙述求实，说明严谨、平直，而忌用生动的描绘。这些文章写作时都不用描写这一表达方式；日记、书信、商品广告等应用文章，根据表达的需要有时要用到达一表达方法。
运用描写这一表达方式要注意两点：一是目的要明确，要为更好地表现主题、突出主题服务；二是要抓住特征进行描写。
5．抒情
抒情就是作者或文章中的人物的主观感受的表现和抒发，也就是抒发感情。
抒情的方法主要有两种：直接抒情与间接抒情。
直接抒情即感情的直接倾诉。间接抒情即依附于事、依附于理、依附于景的抒情。
在机关行政公文、法律文书、科技文书，以及财经文书等应用文章的写作中，是不用抒情这一表达方式的。有一些应用文章，如市场调查与预测、经济活动分析报告、调查报告，以及典型材料等有时会用到抒情这一表达方式，但也是间接抒情，即通过叙述抒情，通过议论抒情，而很少用直接抒情的方法。只有在书信、口记、解说词这些应用文章中偶尔会用到直接抒情的方法。
二、应用文章的表选特点
1．叙述、论证、说明是应用文章的基本表达方式
叙述、描写、议论、说明、抒情是文章的五种表达方式。对于应用文章来说，叙述、议论、说明是基本表达方式。
2．应用文章叙述、议论、说明的特点
叙述朴素、准确。应用文章的叙述与普通文章中记叙文的叙述是有区别的。存记叙文中，作者为了使文章生动些，叙述时可以运用多种修辞方法，使用丰富的形容词加以修饰；而应用文章则不行，特别是在机关行政公文、机关事务文书、司法文书、科技文书中，需要叙述事实时则要求朴朴素素地、准确地将事实叙述清楚，一般不用形容词。也不用修辞手法。
议论鲜明、严肃。应用文章在议论、说理上也有自己的特点。在应用文章中要求旗帜鲜明地、严肃地、直截了当地表达自己的观点。应用文章应对所论述的问题进行认真的分析，阐述清楚客观事物的本质特征和内部规律。应用文章的议论、说理应是公正的。公正的说理，才能令人信服。应用文章的议论说理是据事说理，不作理论上的论证，这一点是与普通文章中的议论说理有所不同的。
说明平实、恰当。普通文章的说明文，特别是文艺性说明文，有时为了收到更好的表达效果，常常使用渲染、夸张、拟人等手法；而应用文章中的说明则不行，应用文章中的说明要求平实、恰当、有分寸。