说话语气对说话效果是非常重要的。有的人说话对方容易接受、愿意接受，有的人说话对方不容易接受、不愿接受或很难接受。这其中的原因，大多都是由于语气不同而造成的。我们常说“理直气壮”，但有理也要有礼——得体的语气，才会收到“情通理达”的效果。所以，把握好说话语气的分寸，对任何人来说都是非常重要、非常必要的。事情有轻、重、缓、急，语气有抑、扬、顿、挫，只有把握了说话语气的分寸，才能使说出的话被对方充分理解和接受，才能收到发话的预期效果。
当然，说话语气的运用要分对象，分场合，分时间。不同的情况，要运用不同的语气，这其中的分寸，就需要发话者灵活掌握了。
一、把握好说话语气要注意的问题
语气在和别人谈话中有着重要的作用，有的人说话对方容易接受、愿意接受，有的人说话对方就不容易接受、不愿接受或者很难接受。这其中的原因，大多是由于语气的不同造成的。一句同样的话，如果用不同的语气来说，就会起到不同的、甚至是相反的作用。例如，“我爱你”这三个字，如果用真挚的语气说出来，那就是满怀着对于自己爱人的一腔真情；如果用油腔滑调的语气说出来，那就是另外一种情景了，所以，一定要注意自己在说话中的语气。
事情有轻、重、缓、急，语气有抑、扬、顿、挫。只有把握了说话语气的分寸，才能使说出的话被对方充分理解和接受，才能收到说话的预期效果。那么怎样才能够做到恰当地使用语言呢？可以从以下几方面入手。
要因人而异
驾驭语气最重要的一条是语气因人而异。语气能够影响听者的情绪和精神状态。语气适应于听者，才能同向引发，用喜悦的语气就会引发对方的喜悦之情，用愤怒的语气就会引发对方的愤怒之意；语气不适应于听者，则会异向引发，如生硬的语气会引发出对方的不悦之感，埋怨的语气会引发出对方的满腹牢骚等等。
比如，领导与下属说话，语气虽然要和蔼，但可适当地表现出威严、教育和希望下属怎样去做的口气；做为下属对领导说话，这样的语气就不合适，而是要表现出低调、求教和恭敬的语气；如果同样是一个领导，但要面对自己的孩子和老师说话，语气还有所不同，尽管老师的地位没有自己高，但自己对老师说话的语气却要像对长辈一样，表现出谦卑、求教和尊敬；同样，长辈与小辈人说话、与陌生人说话、与亲蜜者说话，语气也是各不相同的。
要因地而异
把握语气要注意说话的场合，这是十分必要的。一般来说，场面越大，越要注意适当提高声音，放慢语流速度，把握语势上扬的幅度，以突出重点。相反，场面越小，越要注意适当降低声音，适当紧凑词语密度，并把握语势的下降趋向，追求自然。
比如，领导批评下属，在公众场合下要批评得缓和，让批评带有帮助关怀的语气，如果在背后则可较严厉、生硬一些；即使是夫妻之间吵架，有外人在场的情况下，语气也要平和，切忌高声、粗暴；如果是与有意见的人谈话也要注意场合，在人多的情况下，尽量让自己的语气低一些。
要因时而异
同样的一句话，在不同时候说，效果往往会大相径庭。抓住时机，恰到好处，运用适当的语气才能够产生正确的效果。在不同的时候说出的话效果也是大不相同的，当一个人正在发火时，你对他尽管有天大的不满，说话时也要用商量的语气，而不能用责备和要求的语气；而当一个人表现出恃才傲物、很张狂的时候，我们对他说话的语气就应表现出强硬和蔑视的语气来，总之，说话的语气应注意时空的把握，这样才能把话说得更到位、更有效果。
二、依据说话目的把握不同的说话语气
说话的语气决定着说话的效果。说话要有针对性，要达到怎样的目的就要怎样的语气，语气对谈话的内容有重要的帮助作用。
谈心时的说话语气宜温柔
谈心时，语气要温柔，不能声色俱厉，咄咄逼人。温柔的语气能冲淡对方的敌对心理，能给对方一种信任感、诚实感，不致于造成双方心理上的压抑，不至于激化矛盾。语气往往体现在说话的表述方式上，追问、反问、否定往往使语气显得生硬、激烈，易引起对方反感；而回顾、商榷、引导、模糊等往往能制造平淡和谐的谈话气氛，有利于减轻压力，阐明事实，表明观点。
声调在谈心的效果上也有重要作用。当一个人心存怒气时，说话的声调无疑会上扬，形成一种尖刻的没有耐心的调子。这种尖刻的没有耐心的调子有很强的传染性，会使对方马上也像受传染一样针锋相对，厉声对厉声，尖刻对尖刻，只会使事态扩大，矛盾加深。
语言的节奏有舒有急，有快有慢。使用快节奏讲话往往会使你显得心急，情绪不稳，易激动发火，这不利于交谈对方的思考和应对，显得没有诚意；节奏太迟太缓，显得缺乏生气，没有信心，影响谈话效果；节奏适度，方显自然、自信、有力，易于从心理上影响对方，产生良好的心理效应。
王老师就很善于用自己的语气帮助孩子们。在他的班上有一个孩子，性格比较孤僻、不善言谈，被别的同学称为“弱智”。王老师在担任他的班主任后，就对他进行了深入的了解，经常鼓励他。有一次在课外活动时，这个同学独自一人坐在教室里，王老师便走过去，用最温柔、最耐心的声音同他说话：“我发现你上课听讲挺认真的，而且反应并不比别人慢，老师相信你是一个聪明的孩子，只要你努力学习，一定会成为一名优秀的学生。”这个同学听了王老师的话，若有所思地点点头。然后，王老师又把他带到孩子们中间，并且陪他一起参与到学生活动中去，学生受到王老师的影响，都争着和他做游戏。慢慢地，他和同学们的关系变得融洽了，学习也提高上去了，再也没有人说他“弱智”了。
在这位同学的转化过程中，老师的爱心起到了重要的作用，而这种爱心正是靠这种富有爱心的温柔语气表示出来的。
劝导时的说话语气宜委婉
劝导，即为规劝和开导。我们在劝导别人时，不要因为自己有理便气高声扬，而要以委婉的口气低姿态地进行。
用委婉的口气说话要注意以下三点：
（1）以征询意见的口吻引导对方。比如举一个和对方有相同处境的人，然后说出自己出的主意，征询对方这样做是否可行。也就是让被劝导者站在第三者的角度客观地看待自己的问题，共同找出最好的方法与出路，潜移默化地对其施加说服。这种劝导常会使对方心领神会并听从。
（2）少用否定句，多用设问句。“这样做是完全错误的！”“你不能这样说。”等态度极鲜明、刺激性很强的否定句，不适宜于劝导。劝导者与被劝导者由于处境、心境的不同，二者之间存在一定的心理距离，主要表现为被劝导者心理具有排他性。直陈其误的否定句只能加大距离，对劝导说服无益。若多采用设问句，情况就会不同。如“这样做对吗？”“这样说对事情的解决有用吗？”等话语，易引发对方的思考，得出有利结果。
（3）将心比心好言相劝。将心比心，首先把自己认同于对方，同情对方的困难、不幸，并说“换了我是你，也会觉得很难办，也许会像你一样。”在心理上赢得对方的信任，拉近距离话才入耳。紧跟着“但是”“不过”一转，再陈述各种利害，分析种种弊端，再提出解决方法，我想对方是会接受的。将心比心，对方将会在心里暗暗地说：他说得对，他能那样处理，我为什么不能呢？从而接受你的建议，被你说服。
话不一定是正儿八经，句句须有来路。恰恰相反，如果恰当地使用小幽默，就能够调节气氛，寓理于自然、轻松、活泼之中。另外，幽默风趣的语言容易给人留下深刻的印象，能增强说服的吸引力、感染力和有效力。有人曾批评英国首相丘吉尔做事不能处理得“尽善尽美”，丘吉尔说了这样一段话：“有一位船夫救起了一个即将溺死的孩子。一星期后，一位太太叫住这位船夫，并说，‘上星期救我孩子命的人是不是你？’船夫回答‘是’。太太说‘我找你好几天了。我孩子的帽子呢？’”
这段话十分幽默有趣。太太未思报答而船夫误认为她要报答，结果答案出人意料。这个小幽默告诉人们“尽善尽美”是不可能做到的。它使人在笑声中领悟你言语中的机智和道理，接受你的劝说。
聊天时的说话语气应随意
聊天时，开头同样很难，它犹如源头，话题有兴趣，则加入的人多，谈得才尽兴；若话题只三言两语，不能深入，则使人索然无味。会聊天的人，首先不在于他说了些什么，而在于他出了个什么话题，使参加者能全神投入，聊得畅快。这应从分析聊天的对象入手。一般来说，同窗故友，忆旧便是最好的话题；中年朋友，家庭、事业是最有体会的话题；对老年人，健康活动是较适宜的话题；情趣高雅者，墙上的字画，桌上的读物，便是最好的话题；涉世未深者，事业功名是他们感兴趣的话题。
而最能适应所有对象的话题是新闻。
有了好的话题，但谈话过程中语言过于正统，过于严肃，往往使聊者听而却步，一本正经地聊则是最乏味的。善于聊天的人，经常使用轻松幽默的语言，听起来话语随意，多取譬喻，幽默风趣，创造出宽松愉快的交谈气氛，使大家在交谈中得到松弛和愉快，这样的人会成为聊天的主角。
安慰时的说话语气应表现出关心
安慰，就是在别人遇到不幸或内心痛苦时，以一定的语言表达方式使其心情安适，脱离痛苦。月有阴晴圆缺，人有旦夕祸福。人生不如意事十有八九。因此，生活在社会中的人都经常需要安慰。
人在遭遇不幸或受到打击而导致内心痛苦时，最需要别人的安慰，最需要朋友的关心。这时，你所说的话语就应是减轻其内心痛苦的良药。语言不当，即使主观愿望是好的，也会产生不好的后果。如有人失去了亲人，痛苦万分，而去劝慰他的友人却说“人总是要死的，死就死了吧，你自己要多保重。”一句话连用几个对对方刺激颇大的“死”字，并且口气轻松得如丢了一双旧鞋一般，结果使对方与他断绝了二十多年的交情。这个代价很重，错就错在安慰的词语使用不当，所以，安慰要适当地把握语言的轻重。下列不同目的的安慰语气也要不同。
（1）激励性安慰
激励性安慰往往用于对方在工作中遇到挫折、心情痛苦，进而失去进取心的时候。使用激励性安慰语使其看到前途的光明，看到明天的美好，看到失败后的希望，这是解脱他们苦恼的最根本的途径。能激励灰心失望的人重新鼓起勇气，就是成功的安慰。类似这样的话都是激励式安慰语：
“失败是成功之母”，一次的失败算不了什么，懦弱的人才会屈服；有人说，生活是一面镜子，你朝它微笑，它也会朝你微笑；如果你肯定了自己的失败，那么注定是失败的；任何时候，希望都是大于绝望的；
你的能力比较强，只是时机不对，下次瞅准机会一定能行……说这样的安慰话时一定要有一种肯定、相信他的坚定语气，让对方感受到自己的潜力。
（2）同情式安慰
在社会生活中，不无无辜受害者。如被酒后驾车者夺去肢体的，被残暴者无故殴打的，被不公的上司不负责任地冤枉的……对这样的人，最有效的安慰是同情。同情他们的遭遇，和他们共斥丑恶的现实。这种同情性的话语传递着人间的温情及正气，这种温情和正气会使无辜受害者得到安抚，从而减轻由不幸带来的内心痛苦与压力，重新获得心理上的平衡。
当然，同情不是怜悯。同情的语言是温暖的，充满爱意的。如“这个司机使你失去了双腿，他应该受到法律的制裁。”怜悯会伤害对方的自尊心和自信心，而同情作为充满温情和善意的安慰，能让对方释放出内心的痛苦，获得友谊的抚慰。
（3）劝抚式安慰
劝抚式安慰主要用于吊唁仪式。在失去亲人时，每个人的心情都是沉痛的。这时候也就最需要别人的安慰。这时的安慰语言应该使用劝勉他人莫过分悲痛的劝抚式语言。这样的语言含义首先认定失去亲人是悲痛的，在这一点上和对方心理相通，其次是劝他人保重自己，这正是沉浸在悲痛中的人会忽略的。这两点加合起来，就会给因为失去亲人而悲痛的人以心灵的抚慰，减轻他们的内心痛苦，起到较好的劝抚作用。如说：“要节哀，保重身体”等。安慰要饱含真挚情感，要如同身受，才能使被安慰者接受，获得安慰的最佳效果。