第一节发展内核：政治特性
政府记者招待会的起源与发展是多种因素作用的结果，包括政治、军事、经济、文化等，而政治是使其得以不断完善的最主要推动力。因此，政治因素优于其他发展因素成为政府记者招待会的最主要因素。星移斗转，世事变迁，政治家的个人性格、治国方法、宣传策略随之改变，政治信息传播的方式也不断出现新的变化。但无论如何，在可预期的将来，政治特性在本质上仍将是政府信息传播的发展内核。
一、政治传播的传播控制
政府需要通过记者招待会的新闻信息传递达到政治传播的目的。政治传播是由政府和其他的政治参与者通过各种渠道（在当代主要是大众传播媒介），运用各种符号（不仅包括文字语言符号，也包括非文字语言的符号，如照片、图片、说话的姿态、面部表情等无声的语言），广泛、迅速、连续不断地向目标受众传输政治讯息，继而影响其政治态度、念或行为的传播过程。政治传播是政府把政府信息向公众进行传播的过程，归根结底是一种具有全局性的政治行为。政治传播的主体是具有最高权力和权威地位的政府，受众是具有广泛性和多样性的公众。在政治传播过程中，政府为巩固自身的统治地位，往往把意识形态作为首要的传播内容。政治传播者是政治传播的起点，是利用媒体发送政治信息的个人或组织。政治传播者具有独特群体性，突出表现在政治领袖、政治家、政治工作人员与政治传播者的一体性上。政治传播者还具有强烈的支配性，明显表现为对公众的说服欲望和对媒体的支配要求。作为政治传播者，政府并不是向公众传递所有的政治信息，而总是更加政府记者招待会的议题和目的，对政治传播的内容进行取舍，避开对己不利的信息，夸大对己有利的信息，以实现最大的政府利益。所以，在政治传播的过程中，必然存在着传播控制。在这一过程中，政府对信息进行筛选和过滤，起着信息把关人的作用。
政治传播的传播控制主要体现为信息控制。主要表现在以下几个方面：（1）内容控制。约翰·基恩指出，“某些东西是不能报道的，或者只能以一种特殊的方式报道。一旦进行报道，这些节目中令人不安、有可能引起反感或者惹事生非的东西必须去掉。”政府往往从自身利益或社会利益出发，对信息内容进行把关。（2）渠道控制。政府力图建立新闻发言人制度和记者招待会制度等有效的信息传播机制，保证政府信息的传播渠道畅通无阻，顺利地把政府的意愿传播给公众。（3）流向控制。政府面对的是多种多样的公众群体，政府需要针对各种不同公众的特点，进行不同方式和不同内容的政治传播，可以把政府信息量向首要公众、问题公众倾斜，给以一般的公众有限的信息。
政府除了对行政组织系统进行政治控制外，主要对大众媒体进行传播控制。大众媒体介入政治传播，在传播过程中增加了一个传播主体，以及一个传播的把关人和过滤器，对政府的传播控制形成了配合或威胁之势。媒体有自己的议程设置和自己独立的利益。在这种情况下，不管政府是否愿意，它都必须对媒体进行利益协调或政治压制，努力使媒体与政府的口径一致，尽量用一个声音说话。如，美国的决策环境较为复杂，除了政府以外，还包括国会、利益集团、思想库和大众舆论等。当其他政治决策者对政府决策的影响增大时，媒体在政府记者招待会传播中的地位会迅速提升。大众媒体的发展符合社会多元化发展的需要。政治决策的过程，是各种力量互相博弈并进行利益分配的过程。政府在名义上代表着公众，但本质还是一个政治统治集团。媒体代表公众对政府进行制约和监督，这是政治民主化发展的必然要求。
但是，无论如何，媒体的力量仍无法与政府在政治传播中的强势相抗衡。媒体议程绝对让位于政策议程，政策议程也不能完全等同于政策决策。在政府眼里，媒体报道有时是不负责任的，在媒体在确立某个议题之后，具体的细节、实施和后果都需要政府承担。在一个开放的社会里，媒体是向政府传送公民政治要求的便捷渠道，这国政府记者招待会更是其中的常用手段。如果媒体完全由政府控制，政府将受到公众质疑。这种传播控制的可行性和合法性的挑战，迫使政府改变传播控制的策略，主动召集记者，即时发布新闻，放宽信息把关的程度，加强和媒体的沟通与合作。
二、政治因素的动因作用
政府的传播控制主要体现在对信息与媒体的控制上。事实上，世界上任何国家的记者招待会，都是宣传与新闻结合的样式，其新闻发布与信息公开深受政治气候的影响。而政府举行的记者招待会必定是该国社会生活的主角，其举办与否，如何举办，是否取消，直接影响了其他形式的记者招待会的程式、质量甚至存亡。政府发布的信息最具权威性，是媒体参与的焦点和公众关注的热点，而政府发布的各种信息都脱不了政治因素的印记，也使政治超越了经济、文化等因素成为记者招待会发生发展中的最大推动力。政府把记者招待会作为有效的公关手段和有力的施政工具，从而使政府记者招待会中政治因素的重要性和必要性凸现。
现代政府的行政事务日趋复杂，很难在一切问题上都获得公众的认同，常常会受到来自各方面的指责。在这种情况下，把政府的职能活动与公共关系活动结合起来，就能树立良好的公众形象，赢得公众的舆论支持。政府的公共关系活动必须包含公共信息的传播。因此，政府记者招待会作为政府公共关系框架的一个组成部分，致力于向媒体和公民及时提供政府信息，成为现代政府有效施政的重要方式。研究证明，政府记者招待会与一国政治民主化程度紧密相连。传统政府的职能主要是对内统治和对外扩张，现代政府的职能在此基础上不断扩大和转变。如今，它正经历着从统治到治理的转变。其中，管理的概念、服务的概念逐渐被注入现代政府的行政实践之中，促使政治民主化步伐在整个世界范围内得以加快。政府记者招待会是政治民主化的象征，代表着政府由新闻控制逐步走向新闻公开，有利于政务资讯的公开透明，有利于政府建立贴近群众的有效沟通渠道，对维护社会稳定、促进经济发展起重要作用。
一般而言，政府在决策和执政过程中会努力寻求公众的理解与合作，而公众通常从媒介获得政治认知以形成自己的政治态度。政府记者招待会正是为了沟通、协调这一关系，即让公众了解、理解、信任并接受政府，同时让政府了解公众需求并根据其中的合理成分调整执政行为，从而形成比较一致的共同认识并最终促成社会组织的共同行动。需要政府记者招待会调适的关系可以分为两种，一是常态下的良性互动关系，二是非常情况下的紧张关系甚至冲突。在具体操作上，这种调适可分为集中调适、分散调适两类。前者意指在重大事件或危机事件发生时，政府专门集中一两个重大议题，举办一系列记者招待会或一次重大的专题记者招待会，有目的地针对相关公众开展组织协调活动；后者则是指在日常状态下，政府通过各部门的定期记者招待会，逐渐将各类合作关系不断拓展和优化。
由于政府的行政决策以少数服从多数的原则为基准，难免会有一些决策可能违背少数公众的意愿和利益。而当政府与民众关系处于比较和谐的交流状态时，这一矛盾更容易被调适。在这一过程中，媒体起着不可或缺的作用。它不仅可以通过与政府的有效互动在公众中传播政治文化，使之形成共同的政治意识，而且可以通过及时的舆论反馈改造政治文化，并引导公众舆论朝有益政治稳定方面发展。在某种意义上，合理、完善的政府记者招待会制度意味着政治表达途径畅通，缓解社会公众参政要求的增长与现有参与渠道不足的矛盾，减少了公民向政府行政体系施加的压力，进而又成为政治民主化发展进程中的动因。
第二节运作理念：组织特性
组织传播以互动、有效为本质特征，以政府-媒体-公众为传播内容，目标之一是确保组织与外界建立联系，完成正常的信息交换活动并与外界适应。政府是社会中最大的组织，而政府记者招待会正是作为一种有效的传播手段在政府、媒体与公众之间建立互动的联系，故而具备了运筹帷幄的组织特性。
一、组织传播的理论内涵
有学者指出，“人们必须组织起来以获得生存，而人们主要通过传播来组织。这一学术学科主要以人类互动的本质和有效性为核心，当这种互动发生在工作环境中时就称为组织传播。”组织传播有四种传播模式，即信息传递、相互影响过程、战略控制、创造性和约束的平衡。政府记者招待会传递权威政府信息，影响媒体议程和公众感受，运用政治传播方式进行传播控制，并注意政治传播的方式和策略，利用媒体作为政府与公众之间的中介和平衡器。因此，政府记者招待会符合组织传播的理念，可以根据这一理念提升其互动性、有效性，从而达到最佳的传播效果。
政府记者招待会以提升组织信誉、塑造组织形象为基本目标，兼有保障公众知情权、加强政府执政能力、协调社会政治交流环境等意图，通过记者招待会宣传政府、解释政策、引导舆论、树立形象，以期获得公众的认同。在组织传播中，政府与媒体的核心关系是相互借重和配合。政府通过媒介与公众沟通，特别是对媒体公众施加影响。政府记者招待会上政府与媒体之间的关系是大合作、小交锋。它们之间的对立大多是一种表象，更多的时候，两者相互需要、相互利用。在这一前提下，媒体与政府以政府记者招待会为契合点，寻找共同利益的平衡。政府通过政府记者招待会、召见个别记者发表讲话等方式对媒体施加影响，希望通过媒体报道表现政府的正面形象。
改进政府记者招待会的关键在于提升其互动性和有效性，这与组织传播理念相符合。组织环境是指决定或影响组织各种活动发生、发展的内外因素的总和。没有适当的环境支持，组织便难以为继。组织成员不仅在内部进行信息传播，还必然伸展到组织之外的空间，进行为组织自身建设和组织环境营造的传播，以获得组织内外关系的全面协调。一方面，通过记者招待会完成政府与媒体的交流，密切政府与媒体受众以及全体社会公众的互动，为政府的有效施政营造良好的外部环境；另一方面，通过记者招待会促成政府与媒体的面对面交流，通过媒体的反馈发现政府与公众间存在的不和谐因素并及时采取相应对策。通过这种以互动性和有效性为核心的组织传播活动，政府不仅可以改善和提升自身形象，同时还可以促进组织对外信息沟通与情感交流，达到优化政府外部执政环境的目的。
在社会利益主体多元化的当今社会，“一个世界，多种声音”的政治秩序是必需的。任何政治组织，最可怕的不是听到不同的声音，而是鸦雀无声。鸦雀无声的结果是组织无从知道面临的问题和问题的状况。如果政府在组织传播中出现失误，不能向公众提供通畅的政治参与渠道，社会多元利益主体间的矛盾很有可能因此而激化，从而导致社会的不稳定和政府的困境。如果公众正常的政治参与需求无法从通畅渠道获取时，非理性的诉求行为便成为潜在的可能。通过政府记者招待会，媒体可以充当政府组织内外沟通和润滑的中介，以其广泛性、丰富性弥补了政府信息传播活动中可能出现的问题，为社会公众提供了最迅速、最广泛、最直接的政治参与渠道，还可以引导组织所需的舆论氛围，为更合理的组织决策创造条件。正如著名的政治学家马基雅维里所说，“一个高明的政治家在掌握或完全控制传播渠道时，不应该彻底地剥夺人民的发言权。利用信息传播渠道，直接倾听民众的心声，对于潜伏中的祸患就能预察于幽微，就能够迅速地加挽回。”
二、政治信息的组织传播
大众媒体本身也是一个社会组织。它拥有自身的目标和宗旨，努力接近同社会的主流价值取向。但同时，媒体要满足自身发展的需要，通常要为特定的政治组织服务，因而容易受到其他组织特别是政府的影响或控制。在组织传播中，媒体实际上是被政府组织起来的，供政府组织内外成员实现政治表达、政治参与的传播手段。因此，在政治信息传播中，媒体是政治信息的传播者、解释者和中介者，而政府则是政治信息的制造者、领导者和发布人，二者结合于组织传播，共同的指向是公众。
显而易见，政府记者招待会是一种政治信息传播。政治信息传播过程，是政治共同体内的各种政治组织，以一定的渠道向社会成员传播政治知识、政治思想、政治价值观等政治性信息的动态过程。它不仅是一种来源于组织决策者的传播行为，而且还是一种具有特定组织目的的信息社会化行为。在这一意义上，政治信息传播活动首先是一种组织行为，具有明显的组织性和明确的目标性。在实质上，它可以说是政治组织所进行的社会化程度极高的组织传播。