有一年夏天我在上海一家公司开会，这家公司实施节能减排的计划，中午休息时段，一律关闭灯具、空调及非必要的用电设备。所以到了午休的时间，便发现他们办公室的灯与空调都是关上的，但是，没休息的员工都在自己的位子上开着各自的台灯，而所有待在座位的人，旁边都吹着各自的电扇……这个计划出发点绝对是好的，但是方式有没有商榷的余地，就很难说。最起码每个人都加购一盏台灯与一部电扇，且当空调打开时，即使在夏天的办公室内，每个人仍需要穿着外套（因为空调很冷）。为了节能减排的计划，造成另外的花费，不从空调的温度调整检讨起，令人质疑会不会成为另一种浪费。
降低成本，一直是企业运营的重大战略之一，但大部分企业在长时间努力后，不一定有什么显著的绩效。探究其原因，发现一般企业所实施的降低成本方案，充满了错误的观念与做法！有些方案不但不能有效落实执行，还可能增加其他支出！有些方案虽然在某一方面数字上达到效果，结果却造成另一方面数字的损失（例如质量与效率）！
举个简单的例子来说，“资源回收再利用”是最基本的降低成本的方案之一。我曾经看过一些很前瞻的企业，为了100%落实资源回收再利用，在复印机旁边规划了“资源回收区”与“资源流通区”两大区域。
1.资源回收区
放置两个回收纸张用的箱子，箱子上分别写上A4、A3，将各种单面打印过，不要的或印错的回收纸，依尺寸放置在箱子里，供员工再打印或再影印，以供内部使用。
2.资源流通区
放置用回收纸剪裁的小型便条纸、使用过的二手文具等，提供员工自由索取，以进行资源再利用。
这个用意良善且合理的方案，却往往带来如下更多的资源浪费，包括许多有形、无形的成本或时间等资源的消耗。
（1）为了维持两个区域整齐一致，负责管理的人必须定期整理，以及花时间将回收纸裁切制成便条纸。
（2）使用回收纸（已单面打印过的纸）为了避免误用到废纸的那一面，造成信息的错误，甚至还须用笔逐页在废纸的那一面画上一个大“×”，增加了额外的作业时间。
（3）许多人在拆除废报告中的订书钉时，总是让订书钉掉落一地，甚至卡在地毯的缝隙中，增加清洁整理的时间；若忘了拆除打印纸上的订书钉而直接放入复印机内重复影印，又会导致复印机损坏，提高维修成本，影响客户服务的顺畅。
（4）回收纸因为已经双面打印，文件在公司内部传送时，收到文件的人员容易误判正反面，因而经常发生案件未处理、重复处理或必须要再询问一次的状况。
（5）为筛选可用的文具，增加作业时间成本；筛选完后的文具，却让许多员工带回家给小孩使用。
上述纸张回收的谬误只是冰山一角，还有其他更多“省小钱花大钱”的情况。例如大宗购买一些实际用量少的产品，囤积在仓库还要人管理；派人花两个星期的时间到处询价，只为了找一台便宜几元人民币的东西；换个便宜的供货商，结果质量不断出问题，或与新供货商增加的沟通成本惊人，等等，不胜枚举。
成本管控并非消极地节流，而是要积极地改善创新！以下几个层面的思维供大家参考。
1.运用科技提高生产力
减少重复性的工作、降低失误，均能提高生产力。美国第一银行（Bank One）整合后台作业的软件系统，减少重复作业，因此在18个月内缩减了近8000个无价值的岗位。多利用视频会议，可大大减少差旅支出与交通风险。然而有许多企业的的确确运用了高科技，工作量却一点也没少，运用高科技像是在赶潮流。
2.找对企业商务伙伴
为节省人事成本，以较低薪金聘用的人处理事务，结果不仅得花两倍的时间复核，更可能丢掉重要订单。必须找到合适的内部员工、合适的外部顾问、合适的供货商等不同角色的商务伙伴，一次把事做对才是最节省的！
3.守法并规避风险
环保法令日渐加严，应随时注意法令的变更，调整生产流程，改善污水、废气物的处理，以免造成额外的损失。落实绿色议题，改善生产制造流程，以达成RoHS＆WEEE所要求的绿色供应链需求，研发符合绿色组件的产品，采购有绿色认证的原材料。
4.强化品牌知名度与研发能力
在物料高涨与资源不足的情况下，必须研发或寻求可供替换之原材料。如纺织业使用的有机棉、五金业使用的合成金属、惠普推出的绿色节能计算机、索尼的绿色伙伴（Green Partner）、建筑业的绿色建筑技术、宝马的氢气能源（燃烧后仅剩水的特性）、日系的油电混合电动车，以及欧系更省油且减少二氧化碳排放量的柴油车等。这些创新的研发技术，除引领业界外，更可提升企业品牌知名度与商誉。
5.拟定日常作业规范
采取节约用电、资源回收（纸箱、废纸、炭粉、电池、光盘）、垃圾分类等措拖，视环保为企业文化的一环，落实并融入日常营运、生活习惯中。以塑造企业文化与优质风气，让员工视成本管控为一种自发习惯与美德，而非倡导口号。
企业进行成本管控时，若依循分割式的思考模式，会见树不见林，节省成本的结果当然是愈管控成本愈高。因此，必须拉高视野、改变思考方式，全面检视各管理层面的议题，才能有效降低成本！
权威的作业基础成本法（abc成本法，activity-Base costing）在全球运用近20年的实际经验告诉我们，不从根本上对作业活动进行成本检讨与管控，所有最扎实的成本精简（cost Down）效益，都会在3年内重新回到原点。不想重蹈覆辙而使成本愈管控愈高的话，还是从组织的视野制高点，重新看看我们究竟在忙些什么吧！中国企业在成本管控上，普遍缺乏的是做得精准（Work Smart），而不缺乏做得努力（Work Hard）！大家一同深思吧！