书城管理管理的智慧
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第27章 待人的无明与接物的瓶颈

人际的无明与组织的瓶颈,是我们待人与接物背后的两只“大黑手”!

人与人的互动缘分,是由无明的一方所决定的;而组织的整体效益,是由瓶颈的作业流程所决定的。乍一听让人难以置信!换句话说,人世间的无明,决定了人与人相处的缘分;而组织内最脆弱的瓶颈,却代表所有组织内部作业的价值链,决定了组织的整体绩效。更直接地说,我们的决定权,是由这两个看来“最差劲的”黑手决定的。

老子曰:“知人者智,自知者明。”所谓的无明,有点像是现在台湾流行的俏皮话“白目”(白眼睛、没长眼珠,引申为不长眼睛)的意思,就是你没有现实感,无法觉察自己的无知,甚至还坚信自己是对的,听不进去别人的苦劝,最糟的是还一昧地想把自己的妄想付诸行动,结果害人害己。因此,无明的杀伤力或无明的人的破坏力,是人际相处、团队互动过程中最致命、最可怕的,尤其当这个无明的人,是你的亲人、同事或有共同利害关系的人时,真是难以忍受。我认为其实世间最可怕的人,不是小人,也不是坏人,而是无明的人。无知,人皆有之,只要承认自己的无知,并不会危害他人,甚至于还会因为自知之明,使无知成为有知。然而,无明是很恐怖的东西,而且这种活在无明中的人,在我们周围非常多,对人际关系的破坏力无法估量。

举例来说,一个沉迷于赌博的人,总迷信有一天能从赌债中翻本,不管家人怎样苦口婆心地规劝,仍坚信他赌博是为这个家好,才会想去翻本,并不是他爱赌,而且总会说他已经摸到赌钱的秘诀,只要再给他一点赌本,他会赢很多钱回来养家。但是,到最后这个无明的人,一定还是落得家破人亡的下场。这就是一种典型的无明。还有的人,对身边的人占尽便宜而不自知。刚开始大家都还能忍受,但久而久之,大家一定无法接受这种视为理所当然的占人便宜,自然最后再好的友谊,也只能不愉快地收场。职场方面的工作也有许多无明的例子。例如,许多老板坚持己见,喜欢说不习惯听,到最后人才志士都相继离去,身边只留下一些逢迎拍马的人,导致公司残破不堪,这也是无明。所以,人与人之间能否共事相处,人际关系是深是浅、是长是短,是否会变成善缘或孽缘,竟然是全由无明的一方所决定。而人跟人,能否做朋友,或是成为仇家,不是靠缘分,也不是靠有心维系彼此情谊的那一方,到最后还是由无明的一方所决定。如果你在人际关系上,也有同样的感慨和无奈,除了保持警觉外,也要有自知之明,看看自己是否在别人眼里,也是那个“无明的人”。这是我们在待人方面的第一只黑手!

在接物方面的第二只黑手如何呢?管理上有一个极具启发的理论,对于看清真相、抓出黑手、解决问题有着一针见血的效果,有着难以衡量的重大价值,但是知道它的人并不多,也没有受到应有的重视。它不是由哪一位管理大师所发表,但是这个理论,跟无明给我们的当头棒,有着异曲同工之妙,那就是著名的“限制理论”(也有人翻译成约束理论或制约理论(Theory of Constraints),以下简称TOC)。TOC是由以色列物理学家艾利·高德拉特(Eliyahu M.Goldratt)博士在1984年于《目标》(The Goal)一书中提出的,强调每个企业都是一个资源有限的系统,在追求目标的过程中,因为资源的限制,必然会影响其追求目标的达成。在TOC中,有一个有趣且传神的比喻,即管理者将企业视为一条锁链。当企业内外部的限制对企业造成压力时,就如同我们用力拉扯一条锁链一样,锁链必定会在它最脆弱的环节上断裂,所以我们应该加强锁链最弱的环节,即强化系统中造成限制的部分,整条锁链的强度才会加大。且TOC更进一步强调,在强化最弱环节之前强化其他的环节只是一种时间及资源的浪费,因为最弱的环节决定整条锁链最大运作的效能。

而就算是听过TOC大名的人,许多人将其局限于生产管理上的应用,这是过于狭隘的。TOC是相当精辟简洁的概念,它所使用的工具相当具有逻辑性,不但可用在工厂内的生产管理,在市场营销、研发管理、项目管理、战略管理等领域中也都很受用。甚至于还有人将其运用于命理学中,用来强化论证的结果,可见TOC的运用相当广泛。

在组织的运作过程中,常常必须将一个大系统切割为十个子系统,或将一个大团队分成十个部门,但是由十组人马所各自处理的十个子系统问题,其结合后并不能得到十倍的总效果!造成这种结果的关键在于:这十个子系统是环环相扣,牵一发而动全身的。我们举一个组织营运的例子来说明。“前置期”(Leadtime,从接单或接受服务委托,到出货或完成服务所需的时间,称为前置期)是制造业或服务业共同衡量的竞争力表征,前置期越短,表示接单能力越高、出货与服务能力越快速、供应链关系越强、越贴近市场需求,以及库存成本越低。但在组织接到产品或服务的指令后,却有一连串的作业环节必须走完,结果因为彼此衔接的顺畅性,或是单一作业的延误,都会使前置期越拖越长,甚至引发延迟交货造成客户投诉或索赔。在产业界,这是很平常而令人头痛的管理问题。但是在整顿改善的过程中,常常因为没有找到瓶颈去对症下药,在雨露均沾的整体改革之中,浪费了资源、模糊了焦点,却没有解决问题;或是即使找到了这个瓶颈,却没有让补给资源(人、原料、机器设备、时间、投入改善等)重点到位,知道问题但没有解决问题,所以还是拖垮了整体的前置期。就像参加接力赛跑一般,弱棒选手拖累整体的成绩。

所以TOC的中心思想,即辨识营运系统的限制,从瓶颈管理出发,让企业将其资源运用于系统中产生限制的地方(绝非貌似公平的平均分配),并通过持续性地排除瓶颈与限制,达到全面营运的改善与最大利益的追求。换句话说,在TOC所构建的系统中,单一环节的改善不等于整体系统的改善;局部的改善成效,也不等于整体系统的改善成效;而局部系统的改善目标,也不会成为整体系统的改善指针。我们要改善整体系统的产出与绩效,就必须具有整体的系统思维,找出系统的限制(最弱的一环,即那只黑手),并以此作为决策判断的依据。当改善最弱的一环之后,整体强度便会提升,然而提升的幅度是有限的,因为另一个环节将会成为新的限制、新的瓶颈。因此,我们要使整体的强度不断提升,就需要持续地找出最弱的那一环,持续改进所有新出现的瓶颈!

TOC的概念与工具,不但简单易懂、逻辑清晰,而且可以运用在各种管理领域之中。以下将举出三个TOC的战略性应用在供应链管理、项目管理与市场营销管理上的例子,来说明除了实体的生产管理之外,TOC同样具有战略性的应用方式。

1.供应链管理

在供应链中,工厂的生产制造与物流配送一直是令人头痛的问题,除了要随时确认是否制造了正确的产品、送到了正确的地点,还要让所有的作业活动保持在获利的状态。套用TOC管理原则,我们可以将供应链改变为Demand Pull System,也就是类似JIT(Just In Time)的生产管理系统,让供应链可以迅速响应真实市场的需求,减少不必要的加班时间,让产能利用率优化至顾客的需求。

2.项目管理

一个项目要能够准时完成,最好的办法就是要求每一个切割出来的子任务都能够准时完成。因此,运用TOC的思考程序,我们将项目管理改变成关键价值链的管理制度,配合WBS的工作展开方式,将关键资源独立出来,令各个任务的执行时间、使用资源都能获得共识,使其顺利运行。

3.市场营销管理

市场客户的价值无法有效被提升,企业改为以TOC思维来检视市场供需现况,针对市场的参与者(竞争者)以及存在各个地区的产品供需形态,分析其因果关系,并试图构建新的产品市场需求,创造更好的市场条件。换句话说,企业不再以自己想卖的产品来寻找市场,而是检视市场的供需状况,找出市场无法扩大的限制因素,改变产品形态或市场政策,使供需状况得以改变。

总而言之,TOC的重要精神在于,企业能否将有限资源发挥到最大效益。针对某个问题点进行改善,当改善完成时,再针对下一个限制点进行改善,是点状的攻击改善。不论是战略上的改善、制度上的改善,还是实体管理运作上的改善,企业都必须持续、反复地进行。而资源有限的状况永远不会改变,持续地寻求点的突破,才能在有限的环境里,追求无限的发展,获得全面性的胜利。

如果说人际的缘起缘灭,组织的成功失败,都要被这两只黑手来操控决定,是否是很令人愤愤不平呢?为什么最差的、最弱的,却拥有这样无上的决定权?治理之道,就是让我们拥有快速抓出这两只黑手的能力,再多的英雄也抵不过一个可怕的瘪三。所以人际或组织间,塑造再多英雄,也没有改善瘪三来得重要!“不必锦上添花、只需雪中送炭。”阿基米得(Archimedes)说过:“如果让我找到一个杠杆点,我就能搬动整个地球(If I can findal ever age point,I can move the earth)!”而中国古老智慧的两句话“打蛇打七寸”、“四两拨千斤”也正是找出无明、抓住瓶颈的TOC精神。