核定公式为：
库存现金限额=每日零星支出额×核定天数
每日零星支出额=月（或季）平均现金支出总额（不包括定期性的大额现金支出和不定期的大额现金支出）÷月（或季）平均天数（2）由开户单位根据银行核定的库存现金限额填报“库存现金申请批准书”。
其格式有、两种，下面举例说明。
【例3-2】甲公司向银行申请库存现金限额。其每年预计现金支付工资72000元，预计零星采购现金支付18000元，其他现金支出36000元，核定保留天数为5天。为此填写式“库存现金限额申请批准书”。
库存现金限额计算方法：
工资需要的现金=72000÷360×5=1000（元）
零星材料需要的现金=18000÷360×5=250（元）
其他支出需要的现金=36000÷360×5=500（元）
合计：1000+250+500=1750（元）
如果此单位实行的是限额内部分管制度，则使用式“库存现金限额申请批准书”。
库存现金限额申请批准书（式）
（3）开户单位将申请批准书报送单位主管部门。
单位主管部门签署意见后，再报开户银行审查批准开户银行经过审查、核定和综合平衡之后，在申请批准书上填写批准限额数。开户单位以开户银行批准的限额数作为库存现金限额。经核定的库存现金限额，单位必须严格遵守。需要增加或减少库存现金限额时，应向开户银行提出申请，由开户银行核定。
一般而言，每日现金的结余数不得超过核定的限额，所有超过限额的现金必须于当天送存银行。但库存现金用完后或留存的库存现金低于库存限额，除可以用非业务性的零星现金收入（如退回差旅费，出售废品收入等现金收入）来补充（允许坐支的单位可以从业务收入中补充）外，均应向银行领取现金补足限额。单位向开户银行领取的部分，不能超过补充限额不足部分。还有，单位向开户行领取零星现金时，在现金支票用途栏应注明“备用金”字样，不属于备用金范围需要的现金，应另开现金支票领取。
对没有在银行单独开户的附属单位需要保留现金，也应核定限额，其限额应包括在开户单位的库存限额之内。
5.登记现金日记账
5.1 登记现金日记账的要求
（1）现金日记账的概念。
现金日记账是指专门用来记录现金收支业务的一种特种日记账。现金日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（贷方）和“余额”三栏式。现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收款凭证和现金付款凭证，逐日逐笔顺序登记。但由于从银行提取现金的业务，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而从银行提取现金的现金收入数额应根据有关的银行存款付款凭证登记。每日业务终了时，应计算、登记当日现金收入合计数、现金支出合计数，以及账面结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，据以检查每日现金收入、付出和结存情况。
现金日记账也可以采用多栏式的格式，即将收入栏和支出栏分别按照对方科目设置若干专栏。多栏式现金日记账按照现金收、付的每一对应科目设置专栏进行序时、分类登记，月末根据各对应科目的本月发生额一次过记总分类账，因而不仅可以清晰地反映现金收、付的来龙去脉，而且可以简化总分类账的登记工作。在采用多栏式现金日记账的情况下，如果现金收、付的对应科目较多，为了避免账页篇幅过大，可分设现金收入日记账和现金支出日记账。
（2）现金日记账的设置。
现金日记账是用来登记库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。企业应按币种设置现金日记账进行明细分类核算。现金日记账的格式一般有“三栏式”、“多栏式”和“收付分页式”三种。在实际工作中大多采用的是“三栏式”账页格式。
（3）登记现金日记账的具体要求。
现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。登记现金日记账总的要求是：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实，表达准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记、不漏记、不错记，按期结账，不拖延积压，按规定方法更正错账等。具体要求是：
[1]根据复核无误的收、付款记账凭证记账。现金出纳人员在办理收、付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细的复核，并以经过复核无误的收、付款记账凭证和其所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。如果原始凭证上注明“代记账凭证”字样，经有关人员签章后，也可作为记账的依据。
[2]所记载的内容必须同会计凭证相一致，不得随便增减。每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。日记账应逐笔分行记录，不得将收款凭证和付款凭证合并登记，也不得将收款、付款相抵后以差额登记。登记完毕，应当逐项复核，复核无误后在记账凭证上的“账页”一栏内做出“过账”符号“√”，表示已经登记入账。
[3]逐笔、序时登记日记账，做到日清月结。为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记账必须当日账务当日记录，并于当日结出余额；有些现金收、付业务频繁的单位，还应随时结出余额，以掌握收、支计划的执行情况。
[4]必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随便更换账页和撕去账页。现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内，账簿尚未用完时，不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员盖章，以示负责。
[5]文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的二分之一，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“-”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。
[6]使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。但按照红字冲账凭证冲销错误记录及会计制度中规定用红字登记的业务可以用红色墨水记账。
[7]每一账页记完后，必须按规定转页。为便于计算了解日记账中连续记录的累计数额，并使前后账页的合计数据相互衔接，在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余额，核对无误后，用蓝、黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写上“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。
[8]现金日记账必须逐日结出余额，每月月末必须按规定结账。现金日记账不得出现贷方余额（或红字余额）。
[9]记录发生错误时，必须按规定方法更正。为了提供在法律上有证明效力的核算资料，保证日记账的合法性，账簿记录不得随意涂改，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正、红字更正、补充登记等方法更正。
5.2 现金日记账的格式
三栏式现金日记账的“借方（收入）”栏，应根据现金收款凭证登记，“贷方（支出）”栏应根据现金付款凭证登记。由于从银行提取现金业务，只填银行存款付款凭证，不填现金收款凭证，因此，从银行提取现金的收入数，应根据银行存款付款凭证登记“借方（收入）”栏。具体的登记方法可参见下例：
【例3-3】鑫成工厂2007年3月29日现金余额为1018.20元。银行存款余额41620.24元，在3月30日时发生下列经济业务，并已编制收、付款凭证。
[1]以现金300元购买打印纸（单价：30元/包）（现付字第68号凭证）。会计分录为：
借：管理费用――办公费300
贷：库存现金300
[2]职工张波暂借差旅费700元，以现金付讫（现付字第69号凭证）。会计分录为：
借：其他应收款――张波700
贷：库存现金700
[3]开出现金支票从银行提取现金5000元发工资（银付字第25号凭证）。会计分录为：
借：库存现金5000
贷：银行存款5000
[4]公司仓库产品发生霉烂变质，造成损失700元，经查明为保管员李某失职造成，按规定应由李某赔偿损失。实际发生责任事故时，由会计人员编制如下会计分录：
借：其他应收款――李某700
贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢700实际收到李某交来的赔款时，应编制现金收款记账凭证（现收字第38号凭证），做如下会计分录：
借：库存现金700
贷：其他应收款――财产赔款――李某700收到某工厂退回的包装物押金200元。企业收到工厂退回的包装物押金时，应按规定编制现金收款记账凭证（现收字第39号凭证），会计分录为：
借：库存现金200
贷：其他应收款――包装物押金200
[6]发放工资5000元，凭证为现付字70号，会计分录为：
借：应付职工薪酬5000
贷：库存现金5000
[7]王强报销差旅费400元，凭证为现付字第71号，会计分录为：
借：销售费用400
贷：库存现金400
根据以上现金业务登记现金日记账。
承前页4250.303232.10借1018.20330现付68购打印纸管理费用300.00借718.20330现付69借差旅费其他应收款700.00借18.20330银付25提现金银行存款5000.00借5018.20330现收38收赔款其他应收款700.00借5718.20330现收39收押金款其他应收款200.00借5918.20330现付70发放工资应付职工薪酬5000.00借918.20330现付71报销差旅费销售费用400.00借518.20本日合计5900.006400.00借518.20本月合计10150.309632.10借518.20过次页10150.309632.10借518.206.现金的基本核算6.1备用金的领用与报销备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。实行备用金制度，有利于单位内部各部门或工作人员积极、灵活地开展业务，从而提高工作效率；同时也可以防止现金过多地占用在个人手上，有效地控制资金占用。备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。各单位应建立和健全备用金的领用和报销制度，加强对备用金的拨付和使用情况的管理。
备用金的核算，可在“其他应收款”账户内核算，也可单独设置“备用金”账户。它属于资产类账户，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。
（1）备用金的领用。
单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要预借备用金时，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳人员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳人员签字后作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。对于借用的备用金，会计上可以通过“其他应收款――备用金”账户来核算。
【例3-4】某公司销售科领用备用金400元，作零星采购和开支使用，经办人为小王。应做如下会计分录：
借：其他应收款――备用金――小王400
贷：库存现金400
（2）备用金的报销。
备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。
所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员按报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金，实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳人员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员，这样报销后有关部门或工作人员手中的现金又达到了核定的限额。
非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳人员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。
【例3-5】某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下：
[1]储运部门向财务部借备用金500元。
按定额管理核算：
借：其他应收款――备用金――储运部门500贷：库存现金500按非定额管理核算：
借：其他应收款――备用金――储运部门500贷：库存现金500储运部门报销运费250元。
按定额管理核算：
借：经营费用――运费250
贷：库存现金250
按非定额管理核算：
借：经营费用――运费250
贷：其他应收款――备用金――储运部门250储运部门将备用金的余额交回财会部门。
按定额管理核算：
借：库存现金500
贷：其他应收款――备用金――储运部门500按非定额管理核算：
借：库存现金250
贷：其他应收款――备用金――储运部门2506.2差旅费的预借与报销（1）差旅费的预借。
单位工作人员因出差需借支差旅费时，应首先到财务部门领取并填写借款单，按照借款单所列内容填写完整，然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。财务部门根据借款单编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：其他应收款――备用金
贷：库存现金
出纳人员根据单位内部规定的审批权限和程序，对借款单和付款凭证进行审核，认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。
（2）差旅费的报销。
出差人员回到单位后报销差旅费，首先应填写报销单，经所在部门和财务部门领导审查签字，由财务部门有关人员对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳人员具体办理现金收付。
在具体结算报销过程中，对于实行定额备用金的部门和有关人员按其实际报销金额，编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：有关科目
贷：库存现金