书城管理没有如果,只讲结果:打造不找借口的一流执行者
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第15章 及时复命,高效执行——拿结果回复领导(2)

结果力训练

四小时复命制是企业落实工作的高效复命机制,做到四小时复命,应注意以下几点:

1.制定准确的工作标准,下达明确的任务指令。

2.根据任务的具体情况确定合理的完成期限。

3.制订合理的任务计划,将任务分为几个阶段,人们明确每一阶段应做什么,进行阶段性复命。

4.衡量下属在复命时汇报的进展情况与计划的差异,适时对计划进行调整,并给予成员指导,确保取得好的复命结果。

5.每月进行总结,对当月高效复命的典范予以表扬,并请其介绍经验,共同学习。

提出问题时,带上解决问题的方案

李嘉诚曾经说过:“当你提出问题时,请你提出解决方法,然后告诉我哪一个解决方法是最好的。”出现问题并不可怕,可怕的是遇到问题不能够提出解决问题的方案,对任何问题的解决都有一种依赖性,总是站在旁观者的角度去看问题,而没有真正思考问题的解决办法。发现问题是水平,解决问题才是能力。无论遇到什么问题,我们都要找出问题发生的根本原因,那样才能找到解决的办法。只有养成良好的解决问题的习惯,才能获得成功。

很多人认为解决问题是主管的事,自己只要做好执行工作就行。事实上,企业的发展程度取决于主管和员工解决问题能力的高低。解决问题能力比较强的员工都极其善于思考,他们会在解决问题中得到成长,在解决问题中找到工作的方法。

黄文博是一家食品厂的业务主管,一次,他从一个用户那里考察回来后,敲响了经理办公室的门。

“情况怎么样?”经理开门见山地问道。

黄文博坐定后,并不急于回答经理的问话,而是显得心事重重的样子。因为他十分了解经理的脾气,如果将不利的情况报告给经理,他肯定不会高兴。

经理见黄文博的样子,已经猜出了肯定是对公司不利的情况,于是改用另一种方式问道:“情况糟糕到什么程度,有没有挽救的可能?”

“有。”黄文博干脆地说。

“那谈谈你的看法吧!”经理说。

黄文博把他考察到的情况详细汇报给经理:“我这次了解到,这个客户之所以不用我们厂的产品,主要是因为他们已经答应从另一个乡镇食品公司进货。”

“那你怎么看呢?”

“我的想法是这样的,我们公司的产品应该比乡镇企业的产品有优势,我们的产品不但质量好而且价格还很公道,在该省已经具有了一定的知名度。”

“就是,一个小小的乡镇企业怎么能和我们相比呢?”经理打断了黄文博的汇报。

“所以说,我们肯定能变不利为有利。最重要的是,当地的客户多年来使用我们公司的产品,与我们有很好的合作基础,这是我们的优势。该客户答应与那个乡镇企业订货,主要是因为那个乡镇企业距离他们较近,而且可以送货上门。在这一点上,我们不如那家乡镇企业,若我们可以直接到每个乡镇去走访,在每个乡镇找一个代理商,问题就解决了。”

“小黄,你想得真周到,不但找到了症结所在,还想出了解决的办法,要是公司里的员工都像你这样有责任心就好了。”

不久,黄文博被调到了销售科专门从事产品营销,公司的食品销量节节上升,黄文博也越来越受到重视,很快成了公司的业务骨干。

发现问题是水平,解决问题才是能力。优秀的员工更多的是主动地发现问题,并勇于解决问题。当一个人具备了独立解决问题的能力后,困难才会逐渐被克服,那样他也会逐渐成为公司的好员工,才会在实际工作中发挥自己的力量,更能实现个人的价值和成就感,同时也会带动部门乃至整个公司的进步。

结果力训练

态度获得行为,行为养成习惯。只有养成良好的解决问题的习惯,才能获得成功。具体到工作实践中,要做到以下两点:

1.问题是分内的责任

老板聘你来工作,是让你解决问题的,不是由你去安排上司的工作(把问题推给上司)。所以,在执行的过程中,你应该随时提醒自己——解决执行中的问题是分内的职责。

2.问题到此为止

美国总统杜鲁门在自己的办公桌上立了一块牌子,上面写着“问题到此为”。杜鲁门以此督促自己负起责任,不把问题丢给别人。员工在工作中会面临很多要求,但最基本的要求就是给出老板想要的结果。老板安排你做一项工作,是要你提供这项工作的结果。

最好的时机是马上,最差的时机是明天

凡事留待明天处理的态度就是拖延和犹豫。对于一个渴望将责任有效落实的人来说,拖延是最具破坏性的,它是一种最危险的恶习,会使人丧失进取心、迷失方向。一旦开始遇事拖拉,就很容易再次拖延,直到变成一种根深蒂固的习惯,为自己落实责任的道路制造不可逾越的鸿沟。

因此,你应该今天的事情今天完成,坚持不让今天的事情“过夜”。你每天上班前,应该预计今天要完成哪些事情,等下班的时候仔细检查一下,预定的工作完成没有,如果没有的话,就赶紧抓紧时间完成。

一家外贸公司的老板要到美国出差,在一个国际性的商务会议上发表演说。他身边的人忙得头晕眼花,甲负责演讲稿的草拟,乙负责拟订一份与美国公司的谈判方案,丙负责后勤工作。

在老板出国的那天早晨,各部门主管前来送行,有人问甲:“你负责的文件打印好了没有?”

甲睁着惺忪睡眼说道:“今早只有4个小时睡眠,我熬不住睡去了。反正我负责的文件是以英文撰写的,老板看不懂英文,在飞机上不可能复读一遍。待他上飞机后,我回公司把文件打好,再以电子邮件传去就可以了。”

谁知老板一到,第一件事就问这位主管甲:“你负责预备的那份文件和数据呢?”

甲按他的想法回答了老板。老板听完后脸色大变:“怎么会这样?我已计划好利用在飞机上的时间,与同行的外籍顾问研究一下报告和数据,不白白浪费坐飞机的时间。”甲的脸色一片惨白。

到美国后,老板与要员一同讨论乙的谈判方案,整个方案既全面又有针对性,既包括了对方的背景调查,也包括了谈判中可能发生的问题和策略,还包括如何选择谈判地点等很多细节因素。乙的这份方案大大超过了老板和众人的期望,谁都没见到过这么完备而又有针对性的方案。后来的谈判虽然艰苦,但因为对各项问题都有细致的准备,所以这家公司最终赢得了谈判。

出差结束,回到国内后,乙得到了重用,甲受到老板的冷落。

在职场中,有许多像甲这样的员工,对于老板布置的工作,觉得可能做不完,或是觉得今天太疲劳,不如明天再做,那时可能精神更好,可是,今天的事与昨日的事不同,而明天也有明天的事,今天的事必须在今天做完,千万不要拖延。

作为一名优秀的员工,任何时候都不要自作聪明地设想工作,期望工作的完成期限会按照你的计划而后延。优秀的员工会谨记工作期限,并清楚地明白,最理想的任务完成方式是:不让今天的事过夜,今天的事今天完成。

结果力训练

要做到今日事今日毕,我们就要克服拖延的坏习惯,将日事日毕的理念贯彻到我们日常的行为中。下面是几种克服拖延的实用小技巧,希望能够对你有帮助。

1.找准原因

是什么原因使我们拖延去做某项工作?找出拖延某事的原因,解决方法会变得相当明确。如信息不足,可以开始寻找必需的资料。

2.分步进行

拿出纸来,记下完成工作所需的步骤,步骤的幅度越小越好,即使它们只需要花费一两分钟,也须分别记下。

一个艰巨的工作就像一条未被切割的腊肠,皮厚、油腻,难以入口,但将艰巨的工作分开,即分成每个小小的即时工作单,就像可以马上享用的切为薄片的腊肠,而非整条腊肠。

3.引导式工作

假设想拖延写信,不要试着去强迫自己,只要采取一小步骤,当做完此步骤,便可以决定是否要继续下去。这一步骤可能是看看信的地址,或将纸转入打字机,或取下纸来,写下想提出的要点。任何事皆可,只要是明显的身体行为。这是打破内心困顿,克服拖延的一个重要方式。

4.5分钟计划

有些工作难以分割成小块,如想清理积压如山的公文,大约需要一小时,实在很难将它简单分割成“即时工作”。这时,可以试试“5分钟计划”,和自己做个约定,允许用5分钟做这件工作,时间一到,便可去做想做的事,或是继续5分钟。不管工作多么令人厌烦,仍须常常去做5分钟。5分钟后,若不想继续干,则不要干。在将工作撒开之前,记下另一个5分钟的时间。

此外,记日记、和自己对话、让信得过的亲朋好友在固定时间督促和检查你的工作等,这些方法也可以有效克服拖延。

迟疑不决、优柔寡断会让责任落空

一头驴在两堆青草之间徘徊,欲吃一堆青草时,却发现另一堆青草更嫩。于是驴子迟迟做不了吃哪一堆的决定,没吃上一根青草,最后饿死了。驴子饿死,并不是因为它没有草吃,那些草足够它吃饱,它饿死是因为它把全部的精力都花在考虑到底该吃哪一垛草,而根本没有去吃。正是由于它没有当机立断做出正确的取舍,最后被饿死。

遇事不果断、犹豫不决,也是惯于拖延的人最大的弱点。优柔寡断的坏处,不只是在你反复考虑之间丧失了成功的机会,更会让责任在犹豫不决中落空。在谨慎行事的同时,少一分犹豫,就多一分将责任有效落实的可能。

有一位推销员前去拜访一位房地产经纪人,想把推销与商业管理课程介绍给他。

这位推销员到达房地产经纪人的办公室时,他正在一架破旧的打字机上打一封信。这位推销员自我介绍一番后,开始推销课程。房地产经纪人显然听得津津有味,然而,听完之后,却迟迟不发表意见。

这位推销员只好单刀直入了:“你是否想参加这个课程?”这位房地产经纪人无精打采地回答说:“我自己也不知道是否想参加。”

这时,推销员站起身来准备离开,但接着他采用了一种多少有点刺激的谈话技术。他的话让房地产经纪人大吃一惊。

“我决定向你说一些你不喜欢听的话,但这些话可能对你很有帮助。先看看你工作的办公室,地板很脏,墙壁上全是灰尘。你的衣服又脏又破,你脸上的胡子也没刮干净,你的眼光告诉我你已经被生活打败了。

“现在,我告诉你失败的原因。那是因为优柔寡断的你没有做出一项决定的能力。你养成了一个习惯:逃避责任,无法做出决定。错过了今天,即使你想什么,也无法办到了。”

这位房地产经纪人十分惊讶,呆坐在椅子上,忘记了争辩。推销员道别后,走了出去,随后把房门关上。但他再度把门打开,走了回来,带着微笑在那位吃惊的房地产经纪人面前坐下,又说:“我的批评也许伤害了你,但我希望能够触怒你。现在让我以男人对男人的态度告诉你,我认为你很有智慧,而且我确信你有能力。你不幸养成了一种令你失败的习惯。但你可以再度站起来。我可以扶你一把,只要你愿意原谅我。你并不属于这个小镇,这个地方不适合从事房地产生意。赶快替自己找套新衣服,即使向人借钱也要去买来。我将介绍一个房地产商人和你认识,他可以给你一些赚大钱的机会,同时还可以教你从事这一行业应注意的问题,你就不至于让自己责任无法落实。你愿意跟我来吗?”

听完这些话,房地产经纪人竟然抱头痛哭起来。最后,房地产经纪人努力站起来,和这位推销员握了握手,感谢他的好意,愿意接受他的劝告,但要以自己的方式去进行。房地产经纪人要了一张空白报名表,答应报名参加推销与商业管理课程,并且先交了第一期的学费。

两年以后,房地产经纪人开了一家运营良好的大公司,成为最成功的房地产商人之一。

有人说,工作任务的落实是干出来的,而不是在犹豫不决中等出来的。要有效地落实责任,不逃避,“现在就做决定”,并立即去做是一个非常重要的秘诀。无论做什么事情,最好的时间就是现在。如果我们接受了一项工作任务,并且认准了它是一项有益的工作,我们就应该马上着手去做。