书城励志日事日清工作法:最佳员工效率手册
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第16章 方法为王,有序忙碌让效率提速(3)

正确地做事与做正确的事

常言说得好:“种瓜得瓜,种豆得豆。”也就是说我们做了正确的事就要得到正确的结果。所以,我们不仅要选择做正确的事,而且要正确地做这件事,才能得到我们想要的——正确地结果。做正确的事比正确地做事更重要。正确地做事,更要做正确的事,这不仅仅是一个重要工作方法,更是一种很重要的工作理念。

管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出:“效率是‘以正确的方式做事’,而效能是‘做正确的事’。效率和效能不应偏废,但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能,单在效率与效能无法兼得时,我们首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。”

在这段论述中,彼得·德鲁克提出了两组并列的概念:效率和效能,正确做事和做正确的事。在现实生活中,无论是企业的商业行为,还是个人的工作方法,人们关注的重点往往都在于前者:效率和正确做事。但实际上,第一重要的却是效能而非效率,是做正确的事,而非正确的做事。正如彼得·德鲁克所说:“对企业而言,不可缺少的是效能,而非效率。”

“正确地做事”强调的是效率,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说,效率重视的是做一件事的最好方法,而效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是,每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”。

“正确地做事”与“做正确的事”有着本质的区别。“正确地做事”是以“做正确的事”为前提的,如果没有这样的前提,“正确地做事”将变得毫无意义。首先要做正确的是,然后才存在正确地做事,试想,在一个工业企业里,员工在生产线上,按照要求生产产品,其质量、操作行为都达到了标准,他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主,没有用户,这就不是在做正确的事。这时,无论他做事的方式方法多么正确,其结果都是徒劳无益的。

正确地做事,更要做正确的事,这不仅仅是一个重要工作方法,更是一种很重要的工作理念。任何时候,对于任何人或者组织而言,“做正确的事”远比“正确地做事”重要。对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略来解决的,“正确地做事”则是执行任务。如果做的是正确的事,即使执行中有一些偏差,其结果可能不会致命;但如果做的事错误的事情,即使执行得完美无缺,其结果对于企业来说也肯定是灾难。

对企业而言,倡导“正确做事”的工作方法和培养“正确做事”的人,与倡导“做正确的事”的工作方法和培养“做正确的事”的人,其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动的,而后者是进取创新的、主动的。

保证工作高效能,我们要正确地做事,更要做正确的事。如何能够做到,有以下几点建议:

1.找出“正确的事”

工作的过程就是解决一个个问题的过程。有时候,一个问题会摆到你的面前让你去解决,问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚,但是,不管你要朝哪个方向,想先从哪个地方下手,正确的工作方法只能是:在此之前,请你确保自己正在解决的事正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的哪个问题。

2.开始时就心怀最终目标

每一件事和每一项工作都会有其特定的最好结果,这个最好结果就是我们做一件事和一项工作所期望达到的最终目标。在开始做事之前,只要明确地记住了最终目标,就能肯定,不管哪一天干哪一件事都不会违背你为之确定的最重要的标准,你做的每一件事都会为这个最终

结果而奋斗。

如果没有目标,就不可能有切实的行动,更不可能获得实际的结果。高效能人士最明显的特征就是,他们往往在做事之前,就清楚地指导自己要达到一个什么样的目的,清除为了达到这样的目的,哪些事是必须要做的,哪些事往往看起来必不可少,其实是无足轻重的。他们总是在一开始时就怀有最终目标,因而总是能事半功倍,能卓越而高效。

3.学会说“不”

一个人要做正确的事,就应当学会说“不”,不能让额外的要求挠乱自己的工作进度。对于

许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟

通能力。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想

要做什么?什么对我才是最好的?”

在做决定时我们必须同考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因

为我们的拖延而影响到其他人?而如果答应了,是否真的可以达到对方要求的目标。

4.善用沟通的力量

沟通在提高工作效率中有着十分重要的作用,例如,工作中你可能会出现“手边的工作都已

经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”这样的抱怨,这时候如果你保持沉默,

很可能会给老板留下办事不力的印象,所以,如果你的工作中出现了这种情况,你且不可保

持沉默,而应该主动沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板排安事情的优先

级,并认真聆听老板的意见,这样可大幅减轻你的工作负担。

老板是需要被提醒的,在工作中,我们应该时刻提醒自己,与老板的沟通是否充分,我们有

没有适当地反映真实情况?如果我们不说出来,老板就会以为有时间做这么多的事情。况且

,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。

5.有效过滤信息

工作中我们经常会被铺天盖地的电子邮件搞得疲备不堪,更可怕的是,它们常常会分散我们

工作的注意力,为我们做正确的事带来很大的干扰,为此,我们应该学会如何有效过滤次要

信息,将自己的注意力集中在最重要的信息上。一般说,正确的过滤流程分为两个步聚,第

一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让自己觉得今天非看不可的理由,就可能直接删除

。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速游览其余的每一封信件的内容,除非信件

内容是有关近期内(例如两星期内)必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样又可以再删

除25%的信件。

变通:不只一条大路通向罗马

一个卓越的人,必是一个注重寻找方法的人。当他发现一条路不通或太挤时,就能够及时转换思路,改变方法,寻找一条更为通畅的路。

当你走在路上,眼看就要到达目的地了,这时车前突然出现一块警示牌,上书四个大字:“此路不通!”这时你会怎么办?

有人选择仍走这条路过去,大有不撞南墙不回头之势。结果可想而知,已言明“此路不通”,那个人只能在碰了钉子后灰溜溜地调转车头,返回。这种人在工作中常常因“一根筋”思想而多次碰壁,消耗了时间和体能,却无法将工作效率提高一丁点,结果做了许多无用功。

有人选择驻足观望。不再向前走因为“此路不通”,却也不调头,想法有二:一是认为自己已经走了这么远,再回头心有不甘且尚存侥幸心理;二是想如果回头了其他的路也不通怎么办?结果驻足良久也未能前进一步。这种人在工作中常常会因懦弱和优柔寡断而丧失机会,业绩没有进展不说,还会留下无尽的遗憾。

还有另一类人,他们会毫不犹豫地调转车头,去寻找另外一条路。也许会再次碰壁,但他们仍会不断地进行尝试,直到找到那条可以到达目的地的路。这种人是工作中真正的勇者与智者,他们懂得变通,直到寻找到解决问题的办法。

某地由于一些工厂排放污水,使很多河流污染严重,以至于下游居民的正常生活受到了威胁,环保部门每天都要接待数十位满腹牢骚的居民。环保部门联合有关当局决定寻找解决问题的办法。

他们考虑对排污水的工厂进行罚款,但罚款之后污水仍会排到河流中,不能从根本上解决问题。这条路,行不通。

有人建议立法强令排污工厂在厂内设置污水处理设备。本以为问题可以彻底解决了,却在法令颁布之后发现污水仍不断地排到河流中。而且,有些工厂为了掩人耳目,对排污乔装打扮,从外面不能看到有什么破绽,可污水却一刻不停地在流。这条路,仍行不通。

之后,当地有关部门立刻转变方法,采用著名思维学家德·波诺提出的设想:立一项法律——工厂的水源输入口,必须建立在它自身污水输出口的下游。

看起来这是个匪夷所思的想法,但事实证明这确实是个好方法。它能够有效地促使工厂进行自律:假如自己排出的是污水,输入的也将是污水,这样一来,能不采取措施净化输出的污水吗?

此路不通就换方法。正是遵循了这个信条,才最终找到了解决问题的办法。一个卓越的人,必是一个注重寻找方法的人。当他发现一条路不通或太挤时,就能够及时转换思路,改变方法,寻找一条更为通畅的路。工作中也是如此。一个优秀的员工必是一个善于变换思路和方法的员工,他不会固守一种思路,也不会迷信一种方法,他会审时度势,适时突破,在变化中迅速拿出新的应对方案。他相信,方法总会有的,只是自己还没有想到。

有一天,江南春外出办事等电梯的时候,听到有人抱怨电梯很慢,等电梯的时间很无聊。这一句话马上点醒了江南春:“如果有电视,人们在等电梯的时候就不会感到无聊了,效果也会比招贴画好很多。”接下来他又想:“我在电视上播广告怎么样?如果有比看广告还无聊的时间,我想大多数人还是会关注广告的。”

发现了空白,就必须马上填补空白。江南春开始实施他的蓝海计划。2002年6月到12月,江南春说服了第一批40栋高档写字楼。2003年1月,江南春的300台液晶显示屏装进了上海50栋写字楼的电梯旁。2003年5月,江南春正式注册成立分众传媒(中国)控股有限公司,并担任董事局主席和首席执行官。此时的江南春决定绕开竞争惨烈的传统媒体,走“分众”之路,专攻楼宇液晶媒体。

短短19个月时间,江南春领导的分众传媒利用数字多媒体技术所建造的商业楼宇联播网就从上海发展至全国37个城市;网络覆盖面从最初的50多栋楼宇发展到6800多栋楼宇;液晶信息终端从300多个发展至12000多个;拥有75%以上的市场占有率。

从传统的广告代理到发现分众传媒的“大蛋糕”,在当今市场环境瞬息万变的环境下,江南春善于变通,勇于突破常规思路,发现市场空白,运用蓝海思维,发现蓝海商机,创造了一个新的广告市场。

可见,变通能够让员工、企业的灵活起来,从而产生超常的构思,提出不同凡俗的新思想、新观点。“此路不通”就换条路,“这个方法不行”就换个方法,应该成为每一个员工的工作理念。学会变通,勇于做一些别人没想到或不敢做的事情,比如反其道而行,比如走进某些禁区,这时我们或许就能打破条条框框的束缚,成为江南春那样勇为天下先的开拓者、发展者和领导者。