书城管理团队的力量
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第6章 团队力量来自沟通(1)

1.沟通是团队合作的基础

团队成员之间的交流与沟通是最重要的,可以说,没有顺畅的交流和沟通,就没有团队。对同一个问题,不同的人站在不同的立场上,会有不同的看法。团队没有交流沟通,就不可能达成共识;没有共识,就不可能协调一致,就不可有默契;没有默契,就不能发挥团队绩效,也就失去了建立团队的基础。

《圣经》上有这样一个故事:

人类的祖先最初讲的是同一种语言。他们在底格里斯河和幼发拉底河之间,发现了一块异常肥沃的土地,于是就在那里定居下来,修起城池,建造起了繁华的巴比伦城。后来,他们的日子越过越好,人们为自己的业绩感到骄傲,他们决定在巴比伦修一座通天的高塔,来传颂自己的赫赫威名,并作为集合全天下弟兄的标记,以免分散。因为大家语言相通,同心协力,阶梯式的通天塔修建得非常顺利,很快就高耸入云。上帝耶和华得知此事,立即从天国下凡视察。上帝一看,又惊又怒,因为上帝是不允许凡人达到自己的高度的。他看到人们这样统一强大,心想,人们讲同样的语言,就能建起这样的巨塔,日后还有什么办不成的事情呢?于是,上帝决定让人世间的语言发生混乱,使人们互相言语不通。

人们各自讲起不同的语言,感情无法交流,思想很难统一,就难免出现互相猜疑,各执己见,争吵斗殴。这就是人类之间误解的开始。修造工程因语言纷争而停止,人类合作的力量消失了,通天塔终于半途而废。

所以,有效沟通是建立高效团队的前提。沟通是一切成功的源泉。

让我们再来看看某大学MBA学生进行的一次户外拓展训练的情景:

两个班的学员在教练的安排下被分为四个队,每个队分为两组。每组都持有一本游戏规则和游戏线路图,规则要求每个队的两组在双方互相不知道对方任务和起始终止时间的前提下,进行有效沟通,了解各自任务,明确起始时间,选择最佳路线互相配合完成游戏规则要求完成的任务。这项训练首先小组成员内部要明确任务,研究设计最佳方案达成一致意见,然后派出代表和合作方沟通,比如说学员王建文所在小组的任务是要求将路线上的空瓶在规定的时间内收回,小组成员商量后,一致认为首先要了解合作方的任务,他们派出的代表在和合作方进行沟通后,了解到对方任务是将满瓶的水运回,然后双方又充分沟通,了解了合作方的起始时间和选择的路线,按照双方选择的方案互相配合尽力取得最高分值。

在游戏的现场,每个队的两个小组的成员在一起交流沟通的气氛非常热烈,然而也出现了很多无效沟通的情况,因为双方各执一词,没有从对方角度考虑,而使沟通没有效果,影响了双方合作共赢。

游戏结束后,各组成员在谈及感想时都认为沟通技巧非常重要。很多学院员都深刻的体会到和别人的沟通有效与否很大程度上影响着工作的效率和最终结果。

沟通是合作的开始,优秀的团队一定是一个沟通良好、协调一致的团队。没有沟通就没有效率。沟通带来理解,理解带来合作;同时,沟通也是一个明确目标、相互激励、协调一致、增强团队凝聚力的过程。

2.信任是实现共同愿景的前提

一个人离不开集体,因为一个人的力量太渺小了,一根筷子一折就断,而一捆筷子呢,想要去折断它是非常困难的,所以个体必须依赖于集体,融入集体,而这个集体我们又称之为“团队”。那么在这个团队中应该怎样去扮演好自己的角色呢?又能为团队付出多少呢?我想付出的越多,收获肯定也会越多,“世间自有公道,付出总有回报”。

一个人生长在团队中,彼此信任是非常重要的,如果你信任你的属下,大胆放手地把任务交给他去做,我想他一定会非常高兴、感动,他肯定会去想“我的领导把这么重要的事交给我做,他这么信任我,我一定要努力把事情办好,我一定不会让他失望。”而相反地,领导不信任属下,他会怎么想呢,“我们领导每件事司都是亲手亲为,深怕我们把它给搞砸了”,这样有的员工意志就会消沉,“我们的专长不能有所发挥,待在这儿有什么意思,还是走吧!”“哎呀,你这人不是我说你,做‘三等人’多好,等吃饭、等下班、等发工资,万事不用愁,活得轻松自在。”这种现象是非常可怕的,你不但埋没了你公司中的可用之才,而且还姑息了那些“三等人”,这各公司迟早会关门大吉。因此,在团队中无论是上级或是下级都应该彼此信任,这样才能把团队搞好,搞活。

沟通,人与人之间,部门与部门之间必须沟通,这样才能事半功倍地把事情办好,举个例子,上级下达工作指令,下级一看,啊,这么多怎么完得成,不行不行,上级命令下“你们完不成,加班加点也要给我做出来,完不成任务扣钱,你们看着办”,“这分明是不管我们死活嘛,我们不做了,罢工”,这样事情一直没有沟通,到了交货日期,还是没有完成任务,给公司造成了很大的损失,那么相反地,如果上级和下级自已好好地沟通的话,事情会这样吗?肯定不会。

在团队里面,最重要的一点,就是信任你的伙伴,信任意味着不觉得彼此之间存在威胁,而是觉得自在,受到团队的尊重和重视。

佩里模式中考虑信任的四要素——正直、忠诚、沟通、共同的想像,它建立了每个成员有效工作所需的支持网络。占用大约半小时时间,使用佩里模式来分析一下自己的团队。首先,列出所有成员的名字。然后,逐项仔细考虑下列项目或问题。利用从一到五的简单评级体系进行评级,将作为最高和最强的一级。在每一项中为每个人评级。

正直要素:

1.诚实(真实)

2.可靠性(他们能否履行承诺?)

3.追求卓越

4.在会议和日常工作中的协作

5.伦理观和性格

在进行下一部分练习之前,浏览一下以上的评级,意识到你在浏览它们时的情感反应。注意你对每个人所作出的评价。稍后,我们会请你研究自己在内心对团队中每个成员作出的反应。关于正直,可回想一下劳伦·斯塔尼(Laurence Sterne)说过的一句话,“决不要信任那些在任何事情上都没有良好的人”。现在,再浏览一下上述与正直有关的五个内容,尽可能诚实地为自己评级。

忠诚要素:

6.你的团队成员是否相互支持?

7.依靠相互帮助的程度

8.相互关系是否具有连贯性?

9.对工作是否忠诚,即使是工作不按自己的愿望进行。

10.同事之间的相互尊重

像前面所做的,在将上述五个项目评级之后,浏览你自己的答案,了解你对每一个人的内心反应,从而检查你对团队每个成员的感情。最后,用同样的方法为自己评级。

沟通要素:

11.自由表达自己的见解

12.尊重他人的见解

13.提出建设性的反馈

14.有效接收反馈并有效利用

15.与富于建设性而成功的人员建立工作场所内积极的网络

对团队成员进行评级后,暂停一会儿,以检查在与团队沟通有关的这个项目上,你对每个人的内心反应。然后,像前面所做的那样,如实就上述项目进行自评。

共同的想像要素:

16.每个人是否对团队工作目标有清楚的认识?

17.他们个人对团队的成功是否感到自豪?

18.他们是否致力于团队的成功?

19.他们是否丰富了对团队正在进行的工作的总体想像?

20.他们对团队想像的目标是否承担了独特的职责?

再次像前面所做的一样,停下来考虑一下并意识到你对团队内每个成员的感受。最后,就上述共同的想像这一项中的各项内容给自己评级。

现在你意识到了团队成员在信任方面的情况,便可问自己,在建立相互信任方面做得如何?

记住:使人变得值得信任的唯一方式就是信任他们;使人变得不可信任的最好方式就是不信任他们,并且用言语和行动让他们知道你不信任他们。

3.实现团队有效沟通的技巧

沟通是指可理解的信息或思想在两个或两个以上人群中的传递或交换的过程。沟通存在于企业管理的每个环节。有效的沟通能为组织提供工作的方向、了解内部成员的需要、了解管理效能高低等,是搞好企业科学管理,实现决策科学化、效能化的重要条件。

有人说:“沟通就是,我说的便是我所想的,怎么想便怎么说,如果团队同伴不喜欢,也没办法!”从目的上讲,沟通是磋商共同的意思;即队员们必须交换和适应相互的思维模式,直到每个人都能对所讨论的意见有一个共同的认识。说简单点,就是让他人懂得自己的本意,自己明白他人的意思。我们认为,只有达成了共识才可以认为是有效的沟通。团队中,团队成员越多样化,就越会有差异,也就越需要队员进行有效的沟通。

在日常的沟通行为中,常常因为一些“意外”而使沟通无法实现,更要命的是甚至会出现相反的效果。这些情况都表明,沟通出现了障碍,有一些因素影响了信息的有效传递。

实现有效沟通的障碍主要有以下原因:

个人原因

个人原因又有以下几种情况:

1)人们对人对事的态度、观点和信念不同造成沟通的障碍。知觉选择的偏差是指人们有选择地接受,例如,人们在接受信息时,符合自己利益需要又与自己切身利益有关的内容很容易接受,而对自己不利或可能损害自己利益的则不容易接受。

(2)个人的个性特征差异引起沟通的障碍。在组织内部的信息沟通中,个人的性格、气质、态度、情绪、兴趣等差别,都可能引起信息沟通的障碍。

(3)语言表达、交流和理解造成沟通的障碍。同样的词汇对不同的人来说含义是不一样的。在一个组织中,员工常常来自于不同的背景,有着不同的说话方式和风格,对同样的事物有着不一样的理解,这些都造成了沟通的障碍。

2.人际原因

人际原因主要包括沟通双方的相互信任程度和相似程度。

沟通是发送者与接收者之间“给”与“受”的过程。信息传递不是单方面,而是双方的事情,因此,沟通双方的诚意和相互信任至关重要。在组织沟通中,当面对来源不同的同一信息时,员工最可能相信他们认为的最值得信任的那个来源的信息。上下级之间的猜疑只会增加抵触情绪,减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效的沟通。沟通的准确性与沟通双方间的相似性也有着直接的关系。沟通双方的特征,包括性别、年龄、智力、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等相似性越大,沟通的效果也会越好。

3.结构原因

信息传递者在组织中的地位、信息传递链、团体规模等结构因素也都影响了有效的沟通。许多研究表明,地位的高低对沟通的方向和频率有很大的影响。例如,人们一般愿意与地位较高的人沟通。地位悬殊越大,信息趋向于从地位高的流向地位低的。信息传递层次越多,它到达目的地的时间也越长,信息失真率则越大,越不利于沟通。另外,组织机构庞大,层次太多,也影响信息沟通的及时性和真实性。

实现有效沟通的五个方面

要实现团队的有效沟通,必须消除上述沟通障碍。在实际工作中,可以通过以下几个方面来努力。

1.团队领导者的责任

领导者要认识到沟通的重要性,并把这种思想付诸行动。企业的领导者必须真正地认识到与员工进行沟通对实现组织目标十分重要。如果领导者通过自己的言行认可了沟通,这种观念会逐渐渗透到组织的各个环节中去。

2.团队成员提高沟通的心理水平

团队成员要克服沟通的障碍必须注意以下心理因素的作用。

(1)在沟通过程中要认真感知,集中注意力,以便信息准确而又及时地传递和接受,避免信息错传和接受时减少信息的损失。

(2)增强记忆的准确性是消除沟通障碍的有效心理措施,记忆准确性水平高的人,传递信息可靠,接受信息也准确。

(3)提高思维能力和水平是提高沟通效果的重要心理因素,高的思维能力和水平对于正确地传递、接受和理解信息,起着重要的作用。

(4)培养镇定情绪和良好的心理气氛,创造一个相互信任、有利于沟通的小环境,有助于人们真实地传递信息和正确地判断信息,避免因偏激而歪曲信息。