书城励志比尔·盖茨的10大工作法则
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第21章 情报法则:海量信息充实工作(1)

我们处在一个信息的海洋中,信息变得越来越重要,我们人类社会进入一个叫信息社会的时代。在水识鱼性,在山识鸟音。在这个信息爆炸的时代,信息就是财富。谁掌握的信息多,谁就财富多,谁最先掌握了信息,谁就是赢家。比尔·盖茨在他的《未来时速》中有这样一段话:“将你的公司和你的竞争对手区别开来的最有意义的方法,使你的公司领先于众多公司的最好方法,就是利用信息来干出色的工作。你采用搜集、管理和利用信息的方式,决定了你的输赢。”用锐利的目光和善变的头脑,会使你从信息中挖掘出财富。

信息就是财富

比尔·盖茨在无数个场合强调:“在高速发展的信息时代,谁最先、最快、最准确地掌握了信息,谁就会率先狂赚一笔,信息无异于就是财富,甚至大于财富。”

信息是现代科学中与物质、能量相并立的研究对象,是人类的三大资源之一。狭义的理解,信息就是用来消除随机不定性的东西,广义的理解,指一切事物运动的状态和方式。在科学技术领域,最先将信息作为一种科学对象来研究的是通信理论,即信息论。信息技术就是依据信息科学的原理和方法来实现信息的采集、传递、处理、使用等功能的技术。如遥测信息采集技术、通信传输技术、计算机信息控制和处理等四大技术是信息技术的核心。

目前,人类社会已经进入信息社会,要想在激烈竞争中取得有利的位置,信息的作用就不能被低估,一些企业都强调引进人才竞争,但从某种角度来说,信息竞争将决定事业的成败。

比尔·盖茨在他的《未来时速》一书中阐述的核心思想就是:一个组织必须使用数字信息流,才能快速地思考和运作,才能够在已经到来的数字化时代取得成功。比尔·盖茨在《未来时速》中写到:“数字信息速度的增加,使企业在未来10年中的变化,将超过过去50年中变化的总和。如果说80年代是注重质量的年代,90年代是注重再设计的年代,那么新世纪的头10年就是注重速度的时代。数字神经系统将使您以思考的速度经营商务——它是21世纪的关键。怎样搜集、管理和使用信息将决定您的成败。”

微软公司有一个专门进行市场信息的采集、分析工作的部门,可见比尔·盖茨对于信息搜集的重视程度非同一般。微软公司的这些专业的信息分析师每天所从事的工作就是专门进行市场信息的采集、分析工作,这项工作是属于公司产业链的中间环节,上游是市场信息的采集,下游则是研究报告最终出炉,而信息分析专员的工作就是对前期市场信息进行分类、整理,利用相关技术进行专项分析,为研究报告最终形成提供依据。分类、整理说起来似乎十分简单,其实这里面需要有不少工夫。不仅要有全面的信息收集和分析的知识,还要掌握信息收集和分析整合运用的全过程操作方法、技巧、经验,接受职业信息分析师应具备的信息直觉、信息敏感度、思维能力等基本功的训练。从这个意义上来说,信息分析工作与过去所从事的信息管理工作并不是同一层次的工作,是一项注重实践技能和创造性的工作。

比尔·盖茨就是依靠高速信息创造价值的最成功的例子。曾经有人问比尔·盖茨说:“请问比尔先生,你能否告诉我们你是怎样获得成功的?”比尔·盖茨微笑着说:“我之所以能成功,那是因为我一贯坚持做好两方面的工作。第一方面,我十分专注于自己所从事的工作;第二方面,我时刻关注着行业的发展动态。”关注行业的发展动态就是说一定要以最快的速度得到对本行业最有力的第一手信息。只有这样才能快速制定出本公司的发展战略,快速占领主动位置。

与此相反,美国IBM公司就是因为无视行业,对本行业的有利信息,发展动态反映过于迟钝,从而得到了惨重的教训,IBM一直以生产大型商业计算机为主导。但是,20世纪80年代时,小型个人用电脑已初见端倪,但IBM的领导者并没有意识到这一点,他们对生产小型电脑不屑一顾。这时候,其他电脑公司已经着手开始了小型个人电脑的研究,当苹果、戴尔等个人电脑大行其道,并改变了人们生活的时候,IBM已经悔之晚矣,远远地被抛到了后面。

在比尔·盖茨的公司,他要求他的每一个员工能够随时注意整个行业、整个市场的发展动态,这样才能冷静的分析整个行业的发展趋势,以足够的信心和勇气面对未来。微软公司为员工之间以及上下级之间的及时沟通,专门建立了一个四通八达的公司“内部电子邮件系统”,每个员工都有自己独立的电子信箱,上至比尔·盖茨,下到每一个员工的邮箱代码都是公开的,无—例外。作为微软的员工,无论你在什么地方、什么时间,根本用不着秘书的安排,就可以通过这一“内部电子邮件系统”和在世界任何一个地方,包括比尔·盖茨在内的任何一个内部成员进行联系与交谈。微软的员工认为,“内部电子邮件系统”是一种最直接、最方便、最迅速的工作沟通方式。通过“内部电子邮件系统”,上级对下级可以迅速的布置工作任务。员工彼此之间可以及时相互沟通、传递消息外,最重要的是员工可以迅速的地使用它对公司上级,甚至最高管理层提出个人的意见和建议。

比尔·盖茨把电子邮件的功能用到了极致。旅行的时候,比尔·盖茨每天晚上都会登录微软公司的电子邮件系统,以便及时补充新的信息,同时把他在当天旅行中所写下的东西传送给公司的职员。许多接收比尔·盖茨信息的人甚至都没有意识到他不在办公室里。当比尔·盖茨从遥远的地方和微软公司共同的网络连接起来时,可以点一下某个图标,就能了解销售情况,检查计划的实施情况,并可以得到任何基础的管理数据。当比尔·盖茨在千万里之外和几个时区之外时,检查一下他在公司中的电子邮箱才能让他放心,因为坏消息几乎总是从电子邮件中传来。所以假如没有什么坏消息传来的话,他就用不着担心了。

每年比尔·盖茨都会有三次抛开家人和所有的微软高层,只带一个助手,揣着数百篇报告和演示文稿,前往一个连微软高层都没有多少人知道的郊区小镇“闭关”数周。每当此时,微软的数万名员工,还有不计其数的外部人员都可以通过文字等方式在“思考周”中直接与盖茨对话。

比尔·盖茨每次“闭关”看到的东西,有的是关于企业运营的,有的是关于新技术的,有的是来自内部原创的,还有的是作为文摘转载的。让人吃惊的是,盖茨对每篇文章都会亲自回复一封邮件,或者附上自己的评语。“很多时候,看到评语,你就知道自己的技术建议是不是被认同或者被关注的程度了,”微软亚洲研究院的张亚勤说,“而一旦被认可,盖茨立即充当联系人和协调者,由于他对公司的资源如数家珍,可以用最快的速度来回应这些对公司有价值的技术。”

2001年,微软亚洲研究院的资深主任王坚写了两篇“思考周”文章。有一天,比尔·盖茨突然把这两篇文章发给了各业务部门的高级副总裁们,评语是“这两篇文章讲了一个关系公司未来的问题,大家要仔细看看”。过了十多个小时,比尔·盖茨又给王坚发了一封邮件,询问文章中的一个技术细节。“这个技术细节在两篇文章中仅仅出现过一次,但它确实是解决这个问题的关键。”原本对比尔·盖茨是不是会认真阅读自己的文章抱有怀疑态度的王坚,在收到邮件后兴奋得跑到张亚勤的办公室去和他拥抱。后来王坚一算,盖茨发出邮件的时候已经是美国时间的凌晨了。

正是因为比尔·盖茨意识到了信息的价值,并充分利用信息的价值才使微软得到了飞速的发展。比尔·盖茨今天的财富也不能不说是他注重信息所带来的必然结果。

在1993年美国就提出要建立“信息高速公路”,使美国继在50年代建立全美高速公路网后又一次得到发展,美国经济再度繁荣,失业率为24年来最低点,通货膨胀率为30年来最低点。1998年,美国财政出现了近26年来的首次盈余,达700亿美元。根本原因就在于以信息技术的发展为代表的知识经济推动了整个经济的发展与繁荣,特别是与微软、IBM、INTEL等一批以信息技术产业公司在知识经济时代的快速发展是密不可分的。他们就是依靠知识、信息和高科技的力量推动了美国经济的高速增长。

在信息时代的今天,信息与财富之间的关系是密不可分的。

社会信息大部分是经过筛选、加工、处理的信息都是无形财富,只能通过物质载体来表现,如学术论文,统计数据等,在利用中实现其价值和效用。

自然信息一方面并入物质生产过程,另一方面并入信息生产过程。自然信息资源与自然物质资源二者结合在一起为社会财富提供了第一源泉。

机器和附载其上的机器信息在创造财富的过程中同等重要。离开机器信息,现代化和自动化都将成为空谈。

从目前的社会发展来看,我们依靠信息创造财富的方式和途径主要可以分为以下几个方面:

运用信息使非资源转化为资源创造财富。在土地资源贫乏的地方,信息可以取代土地,在寸土如金的城市建筑摩天大厦,在海边围堤造田,把沙漠变成绿洲。在劳力资源贫乏的国家,信息可以取代劳力,采用生产自动化、办公自动化和家庭自动化技术将笨重、肮脏、繁琐、简单重复或有危险的生产等等交给电脑或机器人去完成,从而极大的提高生产率或工作效率。

使用信息取代劳力、资金、材料等资源创造财富。

直接出售信息产品和信息服务创造财富(如光盘、图书、报纸杂志、磁盘)。

通过缩短信息的流动时间创造财富。

通过运用信息扩大财富增殖空间创造财富。

通过信息自身的增殖创造财富。

制定相应的致富政策创造财富。

信息就是财富,信息是指路明灯。没有信息指引的生产和经营就好像瞎子摸鱼,有时让你一举成功,但更多的是有始无终,血本无归。信息社会就是需要用信息来指导我们的生产和生活,不懂得利用信息的人已经落伍。信息在某种意义上来讲,就等于财富。

擦亮眼,细分辨

比尔·盖茨告诉我们只要有竞争,就会有信息战,面对数量惊人、真假难辨的“海量”信息,打赢职场“信息战”,仅仅靠掌握了大量的第一手信息是不能完全取胜的,因为我们所处信息时代不仅有很多价值连城的信息,还会生产出许多信息垃圾,因此,我们在选择信息的时候必须擦眼睛,仔细分辨哪些是对我们有用的信息,而那些信息是无效信息。只有掌握了大量有用信息才有必胜的把握。时刻关注身边对自己有利的信息,并懂得利用这些信息,才能为我们创造出财富。

在比尔·盖茨上中学的时候,一次,老师让他们写一篇自己感兴趣的课题调查报告,写这篇调查报告之前,必须要搜集很多相关的资料,这样才能够保证调查报告的可靠性。于是,比尔·盖茨严格按照老师的吩咐开始四处收集相关的信息,他收集信息的时候非常的仔细,不放过任何一个细小的方面,这样,老师原本给同学们一周的时间去进行资料的收集整理,别的同学已经开始着手写做了,但是比尔·盖茨为为了把作业完成得更好,还在四处搜集资料,这让他慢了很多,他用了将近半个月的时间才把所有的信息都收集清楚。半个月后,当其他的同学已经把作文交上去的时候,比尔·盖茨才刚刚着手写作,当老师问他原因时,他如实陈述了原因,并把自己整理出来的密密麻麻的资料拿给老师看,老师看着这些信息,对他说:“比尔,毋庸置疑,你搜集的资料是所有同学中最全的,但是其中却有很多是不重要的,你让这些不重要的资料浪费了你的时间,分散了你的精力。”比尔·盖茨一头雾水,老师接着说:“你这里的信息是很多,但是你能告诉我那些时有效的信息吗?这些信息里面反映出的意见分歧众多,你知道哪些才是正确的意见吗?如果你在收集这些信息的时候分析过哪些是有用的,哪些是无用的吗?”比尔·盖茨深受启发。

如今,已成为世界首富的比尔·盖茨对信息的提炼能力令人惊叹。与其说盖茨是创业家,不如说是产业预言家。比尔·盖茨有关个人计算机的远见和洞察力一直是微软公司和软件业界成功的关键。即使过了三十岁,他仍然自己参与程式设计与开发,维持与科技间的温度。盖茨积极地参与微软公司的关键管理和战略性决策,并在新产品的技术开发中发挥重要的作用。他的相当一部分时间用于会见客户和通过电子邮件与微软公司的全球雇员保持接触。其余的时间就在办公室两台电脑的不同窗口中工作,一台从互联网络中连续不断地获得数据,另一台处理着上百封电子邮件和备忘录,把他的大脑与网络联成一体。他加工提炼信息的能力实在惊人,他的思维是真正数字化的:没有脆弱的感情,没有含混的模拟状态,只有数十亿的二进位脉冲、冷静地将输入转化成正确的答案。

不错,如果我们不善于从一堆的信息中分析出对我有利的信息,那么我们掌握的信息无异于一堆垃圾,没有任何价值,也更不能把它们转化成财富。那么,我们如何才能把对我们有用的信息从大量的信息堆里提取出来呢,比尔·盖茨告诉我们这需要有敏锐的眼光、权威的渠道和精密的分析力。