书城管理五星级员工是这样诞生的
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第29章 团队合作的能力(2)

然后,米歇拉提出了自己的人选。她甚至还提议建立一个双重委员会:一个大的包括和他关系好的那些人的委员会负责进行总体指导,定期听取汇报和进行检查;第二个小组由那些能够提供专业知识和可行方法的人组成——他们能够在最短时间内完成这项重要的工作。她还愿意负责组建这个小组。

让每个成员明白团队的使命一旦小组成立以后,精英们要保证每一个成员都明白小组是干什么的——他们对小组的使命和其他基本情况的认识要达成一致。他们之间要坦诚相见,毫无保留地分享各自对工作的看法。在大多数情况下,精英们都尽力做到这一点,他们会利用自己的影响,并说服他们接受小组的目标和每个人的分工。

在每次小组会议时,精英们都会掌控小组工作的进程。如果他们开发的产品或服务将被提供给公司的其他人使用,他们会认真考虑使用者的需要——要么邀请使用者参加会议,要么将会议的精神传达给他们。如果这个产品是直接为顾客提供的,那么顾客的要求将被放在中心的位置。

保证团队实现它的目标一旦加入其中,精英们会像在其他项目中一样完成好自己的那份工作:他们会准时按照计划在预算支出范围内完成任务。

精英们另一个引人注目的地方是他们会运用其他的精英工作策略,比如创新能力、多方面分析问题以及自我管理。

比如说,精英们会按时完成工作,如果遇到问题的话,他们会请求延期,他们将会提早通知负责人和其他成员。精英们在完成工作以后还会听取小组其他成员的看法,在提交工作前征询他们的意见。

精英们还会关心小组的运作是否合理。比如,他们会注意任务的分配是否平均。这并不是说每个人要做同等程度的工作。一个微软公司的营销专家在向世界推广Windows97的时候可能要做三倍于平时的工作,而当他代表他的部门参加一个在线杂志的制作时可能只会做相当于平时一半的工作。他们真正关注的是要“公平分配”。所有的脏活累活都是一个人在做吗?有没有人在故意逃避枯燥乏味的工作?

我们观察到小组运作中一个奇怪的现象,精英们在完成自己工作的过程中并不是自顾自的。实际上,当有的人的小孩生病时,是他们接替了那个人的工作,当有人不能按期完成工作时,是他们施与了援手。精英们从来不只顾炫耀自己的成就,他们大多数人都在勤勤恳恳的工作。这是他们总能成为大家效仿的榜样的原因之一。

而且精英们很高兴别人对自己提出批评——他们会很快改正自己的错误。他们在开会前都做了充分的准备,但是如果有意想不到的问题出现他们也会灵活应变。

精英们对那些花大量时间讨论无关紧要的问题的会议会及时地进行制止。他们靠着丰富的经验和良好的沟通能力会及时地纠正这些错误,并将讨论引导到正确的轨道上来。

妥善处理团队里的关系每个团队都有自己的特点,就像和一个人保持良好的关系需要投人一定的感情一样,团队合作也需要注意团队里的关系——责任、冲突、派系、参与的程度、肢体语言,甚至大家的情绪。

很多人把团队看成一帮不相关的人凑到一起,他们不理解真正的团队合作需要大家把他们看成一个整体。如果团队不能很好的相处,那么团队的生产效率就会大打折扣。像有些人一样,有些团队也会变得毫无用处。

精英们除了完成自己的那份工作,还会为整个团队着想。

首先,他们认真履行自己作为团队一员的责任。对一个团队来说,最让人丧气的莫过于在限期临近的时候,有些成员不愿意为产品的最终结果负责。他们这样做使整个工作搁浅下来,直到他们的要求得到满足。

为了避免出现这种情况,芝加哥一家电影公司的剧本作家苏红在进行新的创作任务时都会采取一些必要的步骤。首先,她会向大家说明团队的最终目标,并征询大家对如何完成目标的建议。如果她感到必要的话,她会介绍过去曾经出现的一些问题并让其他人分享他们的经验。然后,她会征求大家对完成此次任务的建议,并提出自己的看法。

她非常擅长的一个方法是,在做每一个决定时都征求大家的意见,以获得他们的支持。如果他们有问题的话,就要及时提出来。她最不愿意看到的是在工作快要完成时有人说“我一开始就不赞成这样做”。

苏红还通过拟写一个草案来作为征询大家意见的方法。

当草案被大家审查过以后,她会请求每个成员的认可,但是她不会强行让大家接受、她非常关注大家对它的反应。如果一些同事表现出不快或者非常反对,她会询问他们的意见并使他们站到自己以便。“简,你似乎有自己的想法。你能说出来听听以便我们改进吗?”

团队成员对工作的忠诚度和他们参与的程度、成员间的冲突,与对工作的厌倦程度有关。精英们要控制这些情况以保证每个成员都全身心地投人工作,而不懈怠。

一家医疗设备供应商组成了一个应急小组,因为使用他们设备的公司对最近出现的监视器失灵的情况感到很愤怒。

那个设备会不时地发出错误的警报,病人和医务人员心神不宁。虽然没有任何人受伤,但是这种现象让人感到非常恼怒。

如果监视器不能被很快修好的话,医院就会要求进行代价昂贵的设备更换——或者更糟糕的是医院会转向和其他生产商合作。

应急小组由来自三个部门的专家组成,包括生产部门、研发部门、客户服务部门。监视器只是这个公司业务的一小部分,而且,公司正在大力进行新产品的研究。因此,这个小组的成员都已经有很多其他的任务在肩了。在7个成员中,艾登是惟一的精英员工,他以前是个机械工程师,他转到客户服务部门是为了获得这方面的经验。他现在快40岁了,他是从爱尔兰移民到美国读研究生,已经在该公司工作了8年。

在那个小组的第一次会议进行了3个小时之后,大家对应该采取何种措施产生了激烈的争论。一方以尤因为首,这位53岁的生产工程师已经在公司工作了25年,他们认为应该派技术人员去医院维修那些设备。而刚刚进人研发部门的朱丽则主张召回所有的设备。

尤因认为:“这并不是生死攸关的问题,它只是客户的抱怨罢了。我们应该采用最经济的解决方法。在公司的经济状况并不乐观的情况下——这一点不需要我提醒,将影响所有人的奖金——我看不出来我们还能向管理层提出比这更好的建议。”

朱丽认为:“这是一种短期的行为。我们应该召回所有医院的设备,并用我们研制的新产品来替换,这样我们就能够获得客户的信任。”

尤因说:“你疯了吗?召回所有的产品代价已经很高了,你要用那么昂贵的设备去替换?”

朱丽说:“这样有助于我们争取客户。”

讨论以这种方式持续了15分钟,尤因和朱丽都争得面红耳赤。那时,艾登注意到其他人都开始厌烦了。艾登并没有坐视不管。“我们老是在原地打转儿,我已经感到厌烦了。你们呢?”

很多人表示同意,于是他建议,“我们休息10分钟来让头脑清醒一下吧。”

这样小组进行10分钟的休息。在休息时,艾登私下向几个成员征询了他们对刚才的情景的意见。没有人对此感到满意,但是大家都不能提出更好的方法。

当会议继续进行时,艾登建议用一种他以前用过的非常规的方法来打破僵局。为了防止双方的分歧越来越大,尤因和朱丽将互换立场进行讨论。为了更好地理解对方的观点,朱丽将为尤因的观点辩护,尤因将为朱丽的观点辩护。

朱丽和尤因开始都感到很难接受,但是其他人都支持艾登的主张,并要求他们试一试,他们不得不硬着头皮上场。开始他们都不知道从何处开始,但是当他们从对方的角度来看问题时,他们原先的立场都开始改变了,他们开始对对方的观点有了更好的理解。

为了提高大家的积极性,精英们非常关注那些被淹没的声音。很多人认为说得最多、声音最大、态度最坚决的人才会被接受。但是精英们明白,一个沉默的成员并不是没有任何见解。精英们发现,最有见地的评论往往来自于那些听得多、说得少的人,那些说得最多的人往往并没有什么真知灼见。

当小组由于朱丽和尤因软化了立场而继续进行讨论时,他们仍然未能达成一致的看法。这时,一直坐在角落里整天没说一句话的经验丰富但很害羞的设计师埃洛伊斯轻轻地说,“因为不是所有医院里的设备都出了问题,在我看来我们首先要找出那些设备出问题的原因。因此,我们只需要召回那些出问题的机器,而不用召回所有的机器。”

当时没有人对她的建议作出回应,讨论继续进行。几分钟后,艾登说,“我不知道大家刚才都听清了埃洛伊斯的建议没有,我认为她也许找到了解决问题的方法。你能够为我们再重复一下吗?”

埃洛伊斯重复了她的观点并补充道,“那些出问题的设备要么开始就是坏的,要么那些医院里有问题。当我们召回那些设备时,我们要检查一下医院里有没有什么东西造成了那些问题,像高强度的磁场什么的。”

艾登说:“埃洛伊斯的建议很好。这样可以向客户表明我们是负责任的,同时又比全面召回产品要省钱,还有利于我们找到问题的所在。我建议我们还可以调查几家没有出问题的医院的情况并进行对比。为了获得管理层的批准,我们可以向他们讲清楚可能出现的法律问题。如果有人因为设备故障而受伤或者死亡的话,我们肯定要吃官司。一旦律师发现我们的问题时,他们原先的立场都开始改变了,他们开始对对方的观点有了更好的理解。

为了提高大家的积极性,精英们非常关注那些被淹没的声音。很多人认为说得最多、声音最大、态度最坚决的人才会被接受。但是精英们明白,一个沉默的成员并不是没有任何见解。精英们发现,最有见地的评论往往来自于那些听得多、说得少的人,那些说得最多的人往往并没有什么真知灼见。

当小组由于朱丽和尤因软化了立场而继续进行讨论时,他们仍然未能达成一致的看法。这时,一直坐在角落里整天没说一句话的经验丰富但很害羞的设计师埃洛伊斯轻轻地说,“因为不是所有医院里的设备都出了问题,在我看来我们首先要找出那些设备出问题的原因。因此,我们只需要召回那些出问题的机器,而不用召回所有的机器。”

当时没有人对她的建议作出回应,讨论继续进行。几分钟后,艾登说,“我不知道大家刚才都听清了埃洛伊斯的建议没有,我认为她也许找到了解决问题的方法。你能够为我们再重复一下吗?”

埃洛伊斯重复了她的观点并补充道,“那些出问题的设备要么开始就是坏的,要么那些医院里有问题。当我们召回那些设备时,我们要检查一下医院里有没有什么东西造成了那些问题,像高强度的磁场什么的。”

艾登说:“埃洛伊斯的建议很好。这样可以向客户表明我们是负责任的,同时又比全面召回产品要省钱,还有利于我们找到问题的所在。我建议我们还可以调查几家没有出问题的医院的情况并进行对比。为了获得管理层的批准,我们可以向他们讲清楚可能出现的法律问题。如果有人因为设备故障而受伤或者死亡的话,我们肯定要吃官司。一旦律师发现我们的设备有故障,无论是不是因此造成的事故,他们都会追究我们的责任。”

其他人都支持埃洛伊斯的意见,大家开始讨论其他的问题。如果没有艾登提醒的话,埃洛伊斯的声音可能永远不会被听到,大家可能还会在原地徘徊。

艾登能够及时发现小组气氛不对的地方。不被大家关注的人提出的意见不管有多好,在第一次也不会被注意到,要么他们不得不重复自己的意见,要么其他人帮他们重新提出。

我们经常观察到那些发言很积极的人会重复别人已经说过的意见,仿佛是他们自己的一样,直到那时那个意见才被接受。而他们在被问及时,都会否认先前听到别人提出这个建议。

我们的研究发现,成功的团队合作者都善于使他们的发言更加幽默。他们会提出一些其他人没有想到的全新的观点。

最重要的是,他们不会使自己看起来太过死板,最好的团队合作者都是很谦逊的。

在一个团队中,两个精英就下一步该如何进行发生了分歧,他们都坚持各自的观点不肯相让。由于这两个很受尊敬的成员发生争执,其他人都感到非常紧张。当可尔在强调她的观点时,她的耳环掉到地上去了。她没有理会,并做完了她的陈述。等她讲完了,她的同事布鲁斯开始阐述自己的看法。

没等他讲多久,可尔就开始找她的耳环。当她没有立刻找到时,她把椅子推到后面,继续到地板上去找。,我们不知道布鲁斯对可尔这个看起来很粗鲁的举动会如何反应,结果布鲁斯也爬到地板上一边帮她寻找,一边继续阐述自己的观点,最后找到了她的耳环。这种情形缓解了紧张的气氛。布鲁斯这种装痴的行为挽救了那天的会议。

最后在分享胜利的时候的表现是最重要的。当谈起他们取得的成就时,精英们不是说“我”是怎样表现的,而是说“我们”是怎样:表现的。如果摄影师要大家一起合影的话,他们一定会参加,因为他们相信大家在工作中结下了情谊。但最后照片洗出来时,他们往往站在后排或者旁边,微笑着和大家一起庆祝胜利。