书城成功励志男人的成功资本全书
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第33章 勤奋务实:要珍惜时间,更要提高效率 (2)

正是因为这样,所以我们在做事时,不管是什么事都要果断,不要因为手头上的一些微不足道的小事,拖延或耽误的重要的事情,让自己陷入困惑之中。

拖拖拉拉这个坏习惯不是无伤大局的,它给你带来的不良后果是积重难返的。它能使你的抱负落空,破坏你的幸福,甚至给你造成终生的遗憾。因此,你必须要尽快努力摆脱它。如果你决心从现在起要改变“拖拉”的恶习,开始更加积极有为的生活,如下建议一定会对你有所帮助:

第一,要成功,就要时时抓住现在,而不是寄希望于将来

有些不是很成功的女人,每做一件事厌烦的时候,就想着“明天再做”;而到了明天,她又想着“明天再做”。

其实,明天复明天,明天何其多?寄希望于明天,那么,明天永远在希望之中;寄希望于明天,那么,明天的希望就永远不会实现。

做什么事情,一定要立即去做,不要拖延,不要把应该立即完成的事情,拖到以后。千万不要把拖延看做是一种无所谓的耽搁。一个企业家可以因为没能及时做出关键性的决策而遭到失败;医生延误了看病时间,会给人的生命带来无法挽回的影响。拖拖拉拉这个坏习惯不是无伤大局的,而是可能随时成为你走向幸福和成功的最大障碍。因此,要牢牢把握现在,而不是寄希望于将来。

第二,学会安排事项的先后次序

杂乱无章和拖延总是连在一起的,因为二者可以说是“相得益彰”的。如果一个人的桌面上摊着十件待处理的事情,那么单单是决定从何下手就要颇费一番工夫。一个人面对十来样积留的杂活,往往会感到无精打采,很可能泄气认输,宁肯呆坐发愁,而一件事也不去做。人在疲疲沓沓的时候,总是随意择一件事干,或者干些次要的事,而常常忽略了重要的事项。

其实,要改变这一坏习惯不很难,那就是学会安排事务的轻重缓急。比如,每天晚上把所有第二天该干的事一一列在纸上,并按它的重要性依次排队。这样,第二天你就可以按部就班地处理它们;每做完一件事,就可以高兴地在纸上划掉一项。

这个经验看起来也许是最简单不过的,但是你在完成一件事之后,再着手处理另一件事,这样为你节省的时间和精力却是惊人的!

第三,为自己规定一个期限

这不是在心里暗暗地规定一个期限,这样是很容易忽视的。这里指的是要让其他的人都知道你的期限,并且期望你能如期完成。你可以邀请你的朋友来欣赏一下你打算喷涂的房间,你的自尊心会敦促你在他们到来之前就完成这项任务。公开的拖延往往要比私下里拖拉难堪得多。

第四,不要避重就轻

避重就轻也许是符合人的天性的,但是到头来只会导致问题铢积寸累,难上加难。

几年前,马克常常积压一大堆来信。如果第一封信中牵涉到一个棘手的问题,他就把它搁置一旁,找一封容易答复的信去处理。结果,没过多久,他就积攒了满满的两三包没有答复的信。

一天,一位朋友建议她说:“你犯了个错误,不应当回避那些棘手的信,应当首先处理它们。你因此而得到的鼓舞,会使剩余的任务迎刃而解的。”他试了试,果然此话不假。

在解决问题的时候,不要避重就轻,不要故意躲避问题,要按部就班地去注意解决,不要让问题攒起来。

为自己制订详细的计划以更充分地利用时间

许多年轻人总觉得自己拥有非常充裕的时间,再怎么浪费也用不完!可是,这个世上是绝没有免费的午餐的,等我们将来某一天觉得时间是如此宝贵之时,就悔之晚矣!这种心态与消费财产是一样的,当一个人拥有一笔莫大的财产时,他会不知不觉地大手大脚地耗费。但是,等到有一天,当我们发觉这笔财产已被耗费得所剩无几时,想要再珍惜它就已经为时晚矣,这怎么可能还有挽救的余地呢?

对于财富的消耗,由于它是一种有形的东西,还能引起我们的警觉。但是,时间却是一种无影无形的东西,如果我们不时时提醒自己,它消逝得会更快,而且根本不会引起我们的警觉。实际上,在日常生活中,类似的情形是非常多的。

很多人常在不知不觉中就将时间全部浪费掉了。很多人常会坐在椅子上,伸着懒腰,心里则在想着:“该开始做什么好呢?时间这么少,做什么都不够……”可是,当他真的有大块的时间空下来时,这个人却还是什么也无法开始做,结果却让时间白白地耗费掉了。一个养成这种习惯的人,无论是求学还是工作,都很难会有什么大的成就的。

为了充分地利用时间,就要为自己的生活制订详细的计划,最好每周和每日都制订出具体的计划。

就体育比赛而言,比赛计划包括球队为达到在赛季保持百战不败的目的而运用的策略。一些策略可以在一项比赛或一个赛季当中自始至终地运用,而另外一些策略则只能运用一天。根据自己球队的场上表现,以及对方球队采取的措施,原定的策略可做适当调整。至于另外一些策略,无论发生什么情况,却永远是以不变应万变。

周计划就是你的终生个人比赛计划。它有助于你把长期目标转变成更加容易操作的短期目标。周计划包括书面的每周计划和每日计划列单。这些计划合在一起,使你更好地利用时间,以便完成你的长期目标和终生目标。

周计划有助于你跟踪固定的任务,并随时纳入新的任务。周计划还有助于你认清最为重要的任务,并把它写在你的每日计划列单上。通过列举固定的必须完成的任务,你便可以制定出一个每周计划。固定的必须完成的任务,包括上班、吃饭、睡眠、工作、家务、往返旅途时间,等等。对于这些活动,你必须安排出合理的时间。

比如,随着每日出行时间之不同、路上交通流量之不同、所走路线之不同,每天往返旅途中所用的时间也会有所不同。在交通高峰期从家里到单位所花费的时间,与在下午从单位回家所花费的时间,肯定大有不同。一些工作,如果能够合并,就尽量合并,这样才能找出更多的大块儿时间。一定要在最后期限到来之前完成所有的任务。这有助于你应对因意外事故而造成的延期和耽搁。

在做一日计划之时,一定要搞清楚什么是绝对必须完成的。为达到这一目的,在制定好自己的周计划之后,你可以做个每日计划列单。这个列单包括从周计划当中转移过来的当天任务,包括前一天未完成的任务,还包括其他你觉得应该完成的一些任务。

每日计划因人而异。有些人在制订时间表和做计划时,具体限定了一天的时间段;而另外一些人虽然也做计划,但他们只是依次完成任务。无论采用何种方法,或者把两种方法结合起来,都是可以的——但你必须把计划列单放在首位,在未完成列单上的任务之前,不要做任何其他的事情。唯有这样,才能保证你完成应该首先完成的任务,而不是首先完成有趣的或简单易行的工作。为了提高拟订计划的效率,其中的一个办法就是,写个条子并粘贴在墙上,以便随时引起注意。

一天下来,十有八九你不会完成每日计划列单上的所有任务。不过,这没关系。只要你按照任务的重要性顺序来做,你便完成了一天当中最为重要的任务。在结束当天的工作之时,你需要重新审视一下当天的计划列单,并做出第二天的计划列单。这样一来,当第二天你一觉醒来,你便可以立即投入有计划的生活当中。

最后,应该记住,你制定个人计划的目的,是为了帮助你更好地管理自己的生活,而不是限定或控制你的生活。你没有必要对每天的每一分钟都做出计划,虽然你的意图是为了更加有效地利用时间。事实上,制订计划时应采取理智的态度。突发事件和应急事件时有发生,因此,在计划和安排上应该保有一定的灵活性,以便随时做出调整。

杜绝没有意义的忙碌,注重提高效率

快节奏的生活造就了现代人的忙碌。我们都处在一个伟大而又变革的时代,我们都不愿被时代所抛弃,人人都争着往上走,都希望有自己的一席之地。所以,都不断地忙碌着,奔波着。如今,“忙”已经成为了很多人的口头禅。我们似乎总有做不完的事情。每天忙得晕头转向的很多人非常困惑:为什么我那么忙,每天还要加班,似乎做了不少的事,而最终所取得的效果并不是很理想呢?

培根说:“不得要领的瞎忙却等于乱放空炮。”美国的时间管理之父阿兰·拉金也提醒我们,勤劳不代表有好报,要学会聪明地工作。一个人只有善于利用时间,善于针对问题投入时间,才能够提高效率。避免瞎忙,才称得上是聪明。

美国着名的电视新闻节目主持人沃尔特·克朗凯特,很小的时候就对新闻感兴趣。14岁时,他还成了校报《校园新闻》的小记者。每周,学校都会请休斯敦一家日报社的新闻编辑弗雷德·伯尼先生来给小记者们讲授个小时的新闻课程,并指导校报的编辑工作。有一次,克朗凯特被安排写一篇关于学校田径教练卡普·哈丁的文章。可是,那天正是克朗凯特一个好朋友的生日,他必须去参加朋友的生日聚会,克朗凯特只好胡乱对付了一篇稿子交了上去。

第二天,克朗凯特被弗雷德叫到办公室。弗雷德很生气地说:“克朗凯特,你的文章糟糕极了,根本就不像一篇采访稿件。该问的没问,该写的没写,你甚至连被采访者是干什么的都没弄清。克朗凯特,你应该记住,如果有什么事情值得去做,就得把它做好。”

无效率的忙碌是对时间的一种浪费——这句话成了克朗凯特的座右铭,一直鞭策了他几十年。正是因为这句话,克朗凯特才改变的做事态度,特别注重效率,并最终取得了杰出的成就。

我们往往有无数忙碌的借口,但是看看我们的周围那些每天勤勤恳恳的人们,有多少是最终成功的人士呢?我们中的大多数都是在用忙碌打发时间,而并非用心在工作,勤勤恳恳做的都是无用功。而只有那些注重效益,拒绝瞎忙的人,才能取得骄人的成就。

美国着名的管理学者杜拉克在一家银行当顾问时,发现这家银行的总裁是很善于管理时间的人——他有着极强的时间观念,非常注重自己的工作效率。他对所有无意义的事情有意忽略;不追求完美,但追求办事效果;对那些不重要的事情坚决说“不”。

杜拉克每月都要同这位总裁谈一次话,谈话中发现,总裁每次总是和他谈1小时30分钟。而每次晤谈,总裁事先都有充分的准备,所谈内容每次仅局限为一个题目,每当谈话时间进行到1小时20分钟时,总裁总是这样对他说:“杜拉克先生,我看我们该做个结论了,也该决定下一次谈什么题目了。”1小时30分钟一到,他马上就站起来握手告别。

据说当这位银行总裁思考问题时,不允许有任何电话来干扰他,只有美国总统和他的夫人例外。而美国总统很少来电话,他的夫人则深知他的脾气,从来不干扰他。当思考问题过后,他才会集中精神来接电话和接待访客。

有关专家指出,浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延、没有预约就去拜访等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此,解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。聪明的人懂得,为了避免浪费时间,就要学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。

浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。比如,我们去银行办事,却发现银行人很多,我们不得不排队等候,结果浪费了我们大量的时间。对于聪明人来说,只要计划得当,应对有法,这些外部因素也是可以努力消除的。

总之,当你不知道自己为什么忙碌的时候,你的时间的投资多半是没有收效的。正是对于时间利用的明确,才能让你将每一寸光阴用于必要的地方。因此,把浪费的时间找回了,关键是你需要清楚自己需要做的是什么,以及在什么时间段需要做什么,让每一秒都被有计划地利用。

做事要追求速度,更要注重质量

举重者练习举重之初,通常是先从他们举得动的重量开始,经过一段时间后,才慢慢地增加重量。优良的拳击教练,都是为他的拳师先安排较易对付的对手,而后逐渐地使他和较强的对手交锋。我们可以把这一原则应用到每一地方,这个原则就是先从一个易于成功的“对象”开始,逐渐推展到较为困难的工作。

成功人士大多信奉“欲速则不达”的原则,懂得干什么事都要循序渐进。对于从政者来说,不能不顾客观条件地限制,盲目地强求速成的“政绩”;对于学习者来说,要注意打好基础,循序渐进,以免“贪多嚼不烂”,反而影响学习效果。

巴甫洛夫临终时,有人要他指导学生如何成功。他说:“热诚和循序渐进”。