书城管理节约=创造利润
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第11章 、时间节约:别把时间不当作财富

对任何一个企业来说,时间都是一种不可替代、不能再生的资源,时间既是创造价值的天使,又是挥霍财富的魔鬼。因此,浪费时间,就等于消耗企业的宝贵资源,减少企业的有效收益。

企业的每一位员工都应当树立这样的意识,在工作岗位上节约每一分钟的时间,也就等于增加企业的每一分利润,一名优秀的员工,善于管理时间是其必备的素质,自觉主动地节省工作中的时间是其职业道德的体现。因此,身为企业一员,对时间倍加珍惜,对时间善加利用,就是在为企业创造价值,就是在为企业发展做出贡献。

1.时间也是企业极其重要的财富浪费时间就是损企业的财,害企业的命。

时间最长又最短,最快也最慢。时间虽无始无终,但失去了却再也无法找回来。时间永远不会停止,时间可以成就一切,也可以毁灭一切。

时间就是财富,对此,美国早期杰出的政治家与科学家富兰克林有一段生动的表述:

记住,时间就是金钱。

假如说,一个每天能挣10个先令的人,玩了半天,或躺在沙发上消磨花了6个便士仅此而已。不对!他还失掉了他本可以挣得的5个先令。……记住,金钱就其本性来说,决不是不能生殖的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙。……谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的一切后裔,以至它的子孙万代。如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。

一个企业之所以会成功,就因为这个企业在同样的时间中最大效率地做了跟别人不一样的事情。

时间就是金钱,就是经营企业最大的资本。对于抢占市场的企业来说,时间就是生命;对于精明能干的商人来说,时间就是金钱;对于辛勤劳作的员工来说,时间就是财富;对于运筹帷幄的老板来说,时间就是胜利。

随着科学技术的不断提高,时间的价值也在以十倍速、百倍速地增长。时间的增值效在经济领域体现最为明显,在那里,赚钱以一分一秒来计算。人们分秒必争地捕捉着瞬息万变的商业信息。分少必争地创造财富。

萨姆·沃尔顿自建立起沃尔-玛特零售连锁商店后,就采用先进的信息技术为其高效的分销系统提供保证。公司总部有一台高速电脑,同20个发货中心及上千家商店链接,通过商店付款柜台扫描器售出的每一件商品,都会自动记入电脑。当某一商品数量降低到一定程度时,电脑在一秒钟内就会发出信号,向总部要求进货。总部电脑接到信号,在几秒钟内调出货源档案提示员工,让他们将货物送往距离商店最近的分销中心,再由分销中心的电脑安排发送时间和路线。这一高效的自动化控制使公司在第一时间内能够全面掌握销售情况,合理安排进货结构,及时补充库存的不足,降低存货成本,大大减少了资本成本和库存费用。

萨姆·沃尔顿还在沃尔-玛特建立了一套卫星交互式通讯系统。凭借这套系统,沃尔顿能与所有商店的分销系统进行通讯。如果有什么重要或紧急的事情需要与商店和分销系统交流,沃尔顿就会走进他的演播室并打开卫星传输设备,在最短的时间内把消息送到那里。这一系统花掉了沃尔顿7亿元,是世界上最大的民用数据库。沃尔顿认为卫星系统的建立是完全值得的,他说:它节约了时间,成为我们的另一项重要竞争。

如果说,以分来计算时间的人比用时来计算时间的人,时间多59倍的话,那么以秒来计算时间的人则比用分来计算时间的人又多59倍。沃尔顿建立的高科技通讯系统,可谓每秒钟都是钱。

对于现在企业和时间空前亲密的关系,亨利·福特二世不无感慨地说:企业成功与高速度之间的关系,比起任何其他几个要素之间的关系来都要密切。

对企业经营而言,时间管理是一门缜密、严谨的科学,目的是让每个员工实现快乐而现实的成功人生,不是让员工去应付时间,而是去亲近时间,热爱时间,珍惜时间,节约时间。如果我们希望做一名出色的员工,就必须把时间管理做得更好,必须提升工作的效率。

2.为企业节约时间就是为企业赚钱分秒必争是敬业的所为,虚度光阴就是无能的表现。

无论是企业的老板还是员工,一个想有所作为的人,都非常珍惜自己的时间。总是能判断自己工作时间的价值。同时,他们也绝对不会在上班时间里,海阔天空地闲谈一些与工作无关的话,因为那样做实际上是在妨碍工作,浪费生命,降低企业的效益。

在美国近代企业界里,与人接洽生意能以最少时间产生最大效率的人,非金融大王摩根莫属。为了珍惜时间他招致了许多怨恨。

摩根每天上午9点30分准时进入办公室,下午5点回家。有人对摩根的资本进行了计算后说,他每分钟的收入是20美元,但摩根说好像不止这些。所以,除了与生意上有特别关系的人商谈外,他与人谈话绝不超过5分钟。

通常,摩根总是在一间很大的办公室里,与许多员工一起工作,他不是一个人待在房间里工作。摩根会随时指挥他手下的员工,让大家按照他的计划去行事。员工走进他那间大办公室,是很容易见到他的,但如果没有重要的事情,他是绝对不会欢迎任何人的。

摩根能够轻易地判断出一个人来接洽的到底是什么事。与他谈话时,一切转弯抹角的方法都会失去效力,他能够立刻判断出来人的真实意图。这种卓越的判断力使摩根节省了许多宝贵的时间。有些人本来就没有什么重要事情需要接洽,只是想找个人来聊天,而耗费了工作繁忙的人许多重要的时间。摩根对这种人简直是恨之入骨。

从摩根的事例中,我们可以悟出一个道理:节约时间实际上就是在为自己赚钱。

一名员工要高效率地完成工作,就必须善于利用自己的时间。能否对时间进行有效的管理,直接关系到员工工作效率的高低。时间是有限的,不合理地使用时间,计划再好、目标再高、能力再强,也不会产生好的效果。浪费时间就等于浪费企业的金钱。

没有什么比时间重要,一位研究管理效率的专家指出:浪费时间是生命中最大的错误,也是最具毁灭性的力量。大量的机遇就蕴涵在点点滴滴的时间之中。浪费时间能毁灭一个人的希望和雄心!它往往是绝望的开始,也是幸福生活的扼杀者。年轻生命最伟大的发现就在于时间的价值……明天的财富就寄寓在今天的时间之中。

3.强烈的时间观念是优秀员工的一种素质具有节俭意识的员工必然珍惜时间的一分一秒。

要做一名优秀的员工,就需要具有强烈的时间观念,而不要随意浪费时间。一位作家在谈到浪费生命时说:如果一个人不争分夺秒、惜时如金,那么他就没有奉行节约的生活原则,也就不会获得巨大的成功。而任何伟大的人都是争分夺秒、惜时如金的。

对于企业员工来说,节约时间就是创造财富,而浪费时间也就是浪费财富。强烈的时间观念不仅表现在努力节约自己的时间上,而且还表现在努力节约他人的时间上,例如,在与他人约会时,准时到达就是时间观念强的表现。一个约会不准时的人是得不到他人尊重的,有时甚至会耽误大事。下面这个例子就说明了这一点:

陈开峰是一家广告公司的业务员,每天辛辛苦苦在外面招揽广告业务。一次,在陈开峰的再三恳求下,一家高科技公司的王总经理答应约他在星期一上午10点到自己办公室去,与他面谈广告合作业务。

陈开峰星期一去见王总经理的时候,比约定时间晚了5分钟,到达经理办公室时经理已不在办公室了。陈开峰心里不免有些恼火,埋怨对方不守信用,欺骗自己。

过了几天,陈开峰在外面巧遇王总经理。对方问他那天为什么不准时来。

陈开峰振振有词地说:王总!那天我是10点5分到的。

王总马上提醒他:但我是约你10点来的呀?

陈开峰心里并不服气,他以狡辩的语气回答说:是的,我知道,我只迟到了5分钟,你应该等我一下嘛!

王总很严肃地说:怎么无关紧要呢?你要知道,准时赴约是极重要的事情。你不能准时,你已失去你向往的那笔广告业务。因为就在当天下午,公司又接洽了另一个广告公司。现在我要告诉你,你不能认为我的时间不值钱,以为等5分钟不要紧。老实告诉你,在那天10点以后的时间里,我还预约了两件重要的谈判项目呢!

陈开峰因为浪费时间,没有养成准时做事的习惯,从而失去了已经落入手中的赚钱的机会。

为企业节省时间就等于在为企业赚钱,同时也在为自己赚钱。一个优秀员工,必然会养成守时的习惯,按时完成任务,改变浪费时间的工作态度。同时,一个优秀员工还会主动地把握时间、规划时间、管理时间,让有限的时间发挥更大的效用。

所以,假如你想成功,就必须认清时间的价值,认真计划,准时做每一件事。这是每一个人只要肯做就能做到的,也是一个人能够走向成功的必由之路。如果你连时间都管理不好,那么,你也就不要再奢望自己能管理好其他的任何事物,更不要奢望金钱源源而来。

4.学会管理时间才能节省更多时间管理不好工作时间,就是浪费企业的财富。

时间是一切工作的载体,没有不耗费时间的计划与工作。在纷杂多变的现实中,我们能够自由支配和充分利用的时间并不是很多。如何最充分最有效地利用时间,如何在最短的时间里获得最大的效益,不仅是现代管理科学研究的一个重要内容,也是每一个想在事业上有一番作为,想抒写人生辉煌的下级应该充分注意的问题。科学地认识和利用时间,它适用于所有的人,但是凡不甘平庸的人,掌握管理时间的艺术是他必须遵循的一个法则。

在现代企业中,出色的员工都是善于管理和运用时间的人。同样,优秀员工都是知道时间的价值和意义的人。

一日无二晨,时间不重临,一年之计在于春,一日之计在于晨。人生有限,工作的时间有限,充分展现自己才能的时间更有限。一个人事业的起点,事业腾飞需要使用的资源很多,但时间是最稀缺的资源,用好这一稀缺的资源,起点会更高,起步会更快。

面对时间的不可再生性和不可储备性,美国当代最伟大的企业管理思想家史蒂芬·柯维博士向我们提供了如何做好时间管理的有效建议:

在汽车里装一部电话机。

拜访顾客或者拜访即将成为顾客的人时先打电话。

把汽车停放在易于驶出的位置上。

使用汽车上的收录机,收听那些有助益的磁带。

外出旅行时,身边始终备有录音磁带和录音机,这样可以在驾车时录下摘记。

把上述的录音机放在外衣口袋里或床边,这样就有双倍的时间走到竞争者前面。

随身携带些有用的读物。

不要在星期五午餐时间去银行办事。

不要和销售员一起喝咖啡,只和顾客一起喝咖啡。

整整一周里,仅为了取乐去阅读一份商业刊物,而不要翻阅报纸上的体育或其他娱乐版。

参加一个快速阅读班。

使用自动答话机,剔除浪费时间的电话。即使在家里也这样做。

尽量召开电话会议,少开面对面的会议。对于前一种会议要和对后种会议一样的迅速果断和专心一致。

要求属下先用两句话汇报他们的总结和建议,然后再决定是否真要他们做详细的解释。

利用锻炼身体的时候听商业磁带或无线电广播。

每天中午重新排列工作重点并修正工作时间表。

如果有推销员开始向你推销他的产品,但你并不需要这些东西,那么打断他的话,说:对不起!我珍惜你的时间,也珍惜我的时间,我知道我不可能使用这些东西,愿你的下一个顾客令你走运,再见。

观看商业早新闻,而不看新闻早8点。商业报道一般也播送主要新闻。

5.盘点你的时间都用到哪里了别把时间虚掷在那些无效的工作上。

一名员工要想作出工作成绩,要改变自己的工作作风,就要知道时间都用到哪里去了,在一定的时间里自己具体做了哪些事情以及如何做的。在日常工作中,一些员工包括一些企业领导对怎样利用时间和将时间花在什么事情上往往有一些错误的观念。

请您对多个工作进行一次时间盘点,以便分析您迄今为止的工作作风并找出存在缺点的原因。

在时间盘点方面分以下三步走:时间利用分析、时间损失分析、耗时因子分析。

接下来请您找出您在时间损失方面最经常出现、最浪费时间的五个原因!

请看下列30个浪费时间的最主要的原因,或者说是时间陷阱,请针对您的情况找出5个最重要的原因,并在后边打叉:

①目的不明确□②次序无优先□③试图一口气做太多的事□④对任务与活动缺乏了解□⑤每日时间安排不当□⑥个人安排混乱/办公桌文件堆积如山□⑦废纸杂物过多,读物过多□⑧文件存放系统混乱□⑨花太多的时间查笔记本、记事条、地址和电话号码本□⑩缺乏动机或惰性的工作态度□缺乏协调和团队精神□常被来电打断工作□不速之客的干扰□怯于拒绝他人□信息不完全或信息来得太迟□缺乏自律□做事不能善始善终□注意力被转移或喧闹干扰□马拉松式地会谈□对会谈与谈判缺乏准备□没有沟通或沟通不准确□闲谈私事过多□通讯过多□过多文书记录□做事拖拉□什么都想知道□约会等待时间过长□办事急躁,缺乏耐性□很少交派下属办事□对交派下去的工作很少检查□通过时间盘点分析你的工作作风并找出存在的缺点和浪费时间的原因,对自己管理时间的状态有一个正确的评价,将有利于今后对时间进行更有效的管理。

6.清点时间仓库,改变浪费恶习时间一定要用在和目标相关的事务上。

所谓时间浪费,就是指对实现目标毫无贡献或较少贡献的时间消耗。

是否将时间用在与自己目标相关的事务上?如果不是,就表示时间管理出了问题,这时,首先应该做的就是:想办法找出自己浪费时间的因素。

通常在日常工作和生活中,大致会有这样几方面的浪费因素:

(1)工作无计划每天如无头苍蝇一样任杂事摆布,必然不会有好结果:

忙忙碌碌,每天都有做不完的事;耽误大事,抽不出时间来考虑全局性的重要的问题;心情烦躁,问题成堆,影响工作效率。

(2)办事拖拉办事拖拉是官僚主义的产物,其危害在时间管理上的表现是:

陷入焦虑。该办的事没有完成,加上别人的催促,会形成长时间的心理压力。

计划付之东流。某项工作从上午拖到下午,从甲单位推到乙单位,再好的计划也会失去指导作用。

问题成堆。待解决的问题和待批阅的文件越积越多,贻误时机。

(3)环境干扰例如电话铃声、同事的谈话声或突然来客等干扰,这些干扰往往会浪费很多时间,造成时效低下:

占用时间。

打断正常的工作秩序。

无法静心。精力不能集中在某一件事情上,其效率最低,也是最令人痛苦的,更可怕的是这些干扰会使你认为工作低效率是理所当然的。

(4)揽事太多不该揽的事最好不要插手太多,特别是与工作无关的事,还有不需要自己亲自去做的事。揽事太多必然造成时间浪费:

精力分散,无法完成重要的事情,甚至什么事也做不好。

因小失大,不该自己做的事太多了,该做的事就不会做好了。

影响下属或同事。你揽的事情越多,下属越没有积极性,同事还会有意地把什么事都推给你,造成的麻烦就更大了。

(5)过度疲劳工作越多,越拼命去干,越需要休息,如果累了也硬撑着不休息,效果必然会适得其反。造成的不良后果是:

精力不能集中。

厌烦情绪,带着这种情绪工作,只能是浪费时间。

头昏脑胀,引发大脑及其他疾病。如果造成生病休养,那还谈何高效率?

美国时间管理专家亚里克·麦肯齐曾对十四个国家的管理人员进行调查,结果显示,管理者浪费时间的十五项主要因素为:

电话干扰访客会议危机缺乏目标、优先次序和期限桌子杂乱无效授权,忙于日常琐事即刻想做的事太多缺乏沟通,指示不明确不充分、不正确和延误的信息拖延和犹豫不决责任和权力混淆不清不会拒绝搁置未完成的工作缺乏自我约束浪费时间的主要因素主要有以上几个方面,如果你发现自己有上面哪方面的雷同,那就应该赶紧检查自己具体的问题出在哪里了,采取措施予以纠正。浪费时间就是浪费金钱,就是损耗生命。

7.善于让你有限的时间增加效益高效率地工作,能把时间价值转化为企业效益。

每个人所拥有的时间都是一样的,但是,对时间的科学使用,可以让自己的时间增效,收到事半功倍的效果。

(1)将时间集中于日常熟悉的工作你知道该做些别的事--你最初开始工作,你对你的上司说,你能做高报偿的工作。而今,琐碎的日常工作使你不能自拔。此时你必须将自己的兴趣转移到高报偿或是重要的工作上,从而从繁琐的事务中解脱出来。

你按照计划中的步骤一步步进行,在工作开始告成之际,就将情况告知他人,这件工作使你难以忘怀;成了你利用时间计划中的重要部分。成功时,一定要奖励你自己。

给予你自己一种奖励,可以使你在工作中更有冲劲。一些富于创新精神的公司也采用奖励方法,以增加干劲和更高的工作效率。

(2)做事的方法应因时、因地而变以不同的方式看待一件工作。你能以别的方式去做吗?你们办公室或是家里能有别人帮忙吗?

试着将你的时间划分为不可控制时间和可控制时间。

不可控制时间是一天之中的一部分。例如,在这当中,你必须于上午十一点前完成生产报告,或你必须参加上司召集的一次会议。可控制时间也是一天之中的一部分,在这当中,你可以决定你想做的工作,你有时间考虑你想如何利用一天中的这部分时间。

善于利用时间的人都会善用这部分可控制时间。他们明白自己只有有限的时间,所以他们要在最大限度内加以利用。

一旦处于可控制时间阶段,就赶紧列出要做的事项表,分出轻重缓急,着手进行最重要的工作,直到完成。

(3)防止工作被经常性地打断毫不犹豫地立即着手你当务之急的工作,因为它将带给你所需要的报偿,以使工作有成就。

一天当中,总会有一些小干扰,你必须要能够一而再、再而三地回到原位,以继续首要的工作才行。因为花过多的时间做毫不相干的事情,对你完成当务之急的任务无所裨益。

虽然你也许觉得,丢开当务之急的工作,另外做些别的事也挺有意思,但此时你已远远地落后了。

你也可以在你办公桌上放一个文件夹,取名为(1)号文件夹。早晨上班时,看看那个文件夹,就着手做(1)号工作,直到完成,只有完成了(1)号工作,才能进行下一个最重要的工作。

如果不这样做,你就可能永远完成不了最重要的工作。

(4)充分利用一天中的黄金时间一天当中,工作效率最高的时间是在上午11点到下午1点之间,其余时间会稍微有所下降。

制订出你的工作效率和程度表。一天之中,什么时间电话铃会响个不停?什么时间会议次数最多?什么时间最忙?这些情况将告诉你,人们在什么时候精力达到最高水平。然后尽量挖掘这种精力。

把重要的约会和会议安排在上午十一点左右。你便能与处在最佳状态的人们打交道,而且可以获得最高效率。

若大清早就召开重要会议,人们或许还在想着周末或昨天晚上的事,难以进入会议的主题。

如果会议是在下午五点召开,你更会发现许多同仁精神不济,会议的实效也会减少。

所以在处理重要事件时,一定要懂得掌握黄金时间。

(5)灵活改变已定的工作计划和事项假如你的计划全部安排好了。但现在你必须要占用你的时间,会见来面试的几名求职者。这个很重要,你急需让人填补上空缺,以便能放心做你的高报偿工作。高报偿工作就是以更多的金钱作为报偿,或是能给工作带来更多的成果的工作。你跟上司花了三天时间,会见几名求职者。在此当时,公司中又有其他问题发生,你们的大客户对上次交易的货品抱怨不已,他暗示可能全部退回,去跟别人做生意。你该怎么办?

自然,顾客最为重要。照顾你顾客的需要,你们的大客户必然满意。为了公司,你必须视情况调整工作重心,否则,会因小失大。善于控制时间的人都懂得适度改变计划。

8.掌握化繁为简的时间管理艺术管理时间的关键在于善于化繁为简。

企业工作的特点是头绪众多,范围广,事情杂。在这种情况下,企业的管理者或普通员工,要节约时间,提高效能,就必须善于把复杂的事物简单化,这是一条提高时间使用效率的捷径,是一条很重要的时间管理艺术。

在企业实际工作中,有这样两种类型的人,一种是善于把复杂的事物简单化,办事又快又好;另一种是把简单的事物复杂化,使事情越办越糟。应当提倡做第一种类型的人,倡导掌握化繁为简的时间管理艺术。

化繁为简的时间管理艺术,主要包括以下几个方面的内容。

(1)打通瓶颈,抓住工作的关键环节着力在企业实际工作中,必须善于在纷纭复杂的事物中,抓住主要环节不放,快刀斩乱麻,使纷纭复杂的状况变得脉络可寻,从而使问题易于得到解决。

另外,抓住主要矛盾,即抓住工作中的关键环节,从它的反面讲,就是要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样,必须打通,否则工作就会卡壳,耗费许多不必要的时间和精力。

(2)优化程序简化不合理的工作程序对一个企业办公人员来说,往往在他的案头,许许多多、大大小小的问题或任务排成队,静待着处理。如果要按单向排队顺序,来了什么工作就做什么工作,天长日久,就会形成事无巨细,一律平等,一律照办的工作习惯,这样的习惯在客观上就会导致数量众多的小事,淹没了非常重要的大事,导致企业工作产生因小失大的错误。有的企业办公人员还有这样的工作习惯,总是优先处理最紧迫的事情,而最紧迫的事情却不是最重要的事情。这样的工作习惯也使企业工作产生错误,只重视现在,而忽视将来;只重视克服困难,而忽略创新和寻找机会。

提高员工办事的时间效率,要求以社会效果和经济效益为准绳来确定事序的排列。要求他们将每天面临的杂乱无章的工作系统化,按工作的轻重缓急,根据某项工作在系统中起作用的程度、贡献大小分为不同类别和排定事物的优先次序,在这方面,美国企业管理顾问艾伦·莱金所提出的A、B、C分类法,对我们颇有启发,他在《如何控制你的时间和生命》一书中提出了两种利用时间的办法:

第一,编制每天工作的时间表,他认为由于每天需要管理的事情很多,又不可能都做完,因而可将事情分成A、B、C三类。A类事情最重要,B类次之,C类可以放一放。一位优秀的管理者,应想方设法去完成A类和B类工作,若完成了,也就完成了本天工作的80%,从而可以心安理得。这种方法有利于人们把有限的时间安排在效率高的、最重要的事情上,同时机智地拒绝或拖延不必要的事或次要的事。一件事来了,首先要自问这件事值不值得做?

第二,任何值得做的事,都要拼命去做,即使离午饭还有十分钟,也应该把它用来做这件事。尤其重要的是开始,即使自己不擅长干那些事,也要开始去做,不要有恐惧心理,干起来以后,情况就会有所改善。

(3)立体统筹,提高工作效率进行时间上的立体统筹,也就是巧排事序的最优方案,是企业工作时间运筹艺术中的一大高招。进行时间统筹,首先应具有立体化安排时间的意识。立体公路的车流量大,高层建筑的空间利用率高。同样道理,立体结构的时间安排也能提高时间利用效率。

比如,某一企业白领,早晨8点上班,到办公室后,有一系列事务和工作要做,这些事务和工作所要花费的时间分别是:第一,收拾整理办公桌:3分钟;第二,听取下属对一天工作的安排:5分钟;第三,对下属指示关于某一报告的起草:15分钟;第四,阅读文件:17分钟;第五:外出开会乘车:35分钟;第六,开会:90分钟。如果这六项工作按照单向顺序一项一项地做,那么就需要总共花费165分钟,但如果对这六项工作进行立体统筹:在听对一天工作安排的同时,收拾整理办公桌;在乘车的路上同时对起草和阅读文件,那么只需要130分钟就够了。为了使时间统筹做得好些,领导者可以给自己画一张工作统筹图。画图之前,先排一排每天有哪些事情要做,摸清这些事情的相互关系,哪些事情该先做,哪些事情可后做,一件事情做完了会给其他事带来什么影响;并计算完成每件事需要多少时间。

运用化繁为简的方法,我们就可以大大地提高时间的使用效率。