书城管理商务礼仪实用手册
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第21章 走向成功的红地毯(2)

总之,掌握了以上所述的剪彩礼仪,可以使我们在商务活动中树立良好的个人形象,企业形象。

温馨提醒:

对剪彩人员的要求

※剪彩者

剪彩者多由上级领导、合作伙伴、社会名流、客户代表担任。剪彩者可一个或多个,但不超过五人。剪彩者要保持仪容整洁,穿套装、套裙,不能戴帽子或墨镜。

只有一个剪彩者时应居中而立,若不止一人,主剪者要居于中间的位置,距离中间站立者愈远位次愈低。

※助剪者

助剪者是剪彩过程中为剪彩者提供帮助的礼仪小姐,分为迎宾者、引导者、拉彩者、捧花者、托盘者、服务者六类。

礼仪小姐的选择有一定原则,要求年轻、漂亮、身材修长、音色甜美、反应敏捷等。礼仪小姐仪容要求:穿统一旗袍、高跟皮鞋、淡妆、盘头,除戒指、耳环或耳钉外,不佩戴其他多余首饰。

§§§第三节 “典”“事”成金

——商务庆典仪式礼仪

凡人之所以贵于禽兽者,以有礼也。

——晏子·春秋

形象广告的第一步——庆典仪式。庆典标志着一个经济实体的成立,昭示人们它已经在经济角逐日的起跑线上。庆典的规模与气氛代表着一个工商企业的风范与实力。通过庆典告诉世人,在我们这个庞大的社会经济肌体又增加了一个鲜活的细胞。所以庆典礼仪谨防出错。

商务庆典是商业企业各种庆礼仪式的统称,它对外加深社会各界对企业的了解,进一步扩大企业知名度;对内能增强员工的凝聚力和荣誉感,增强企业内部的活力。商务庆典有很多种,如果根据内容来分大致可以分为周年庆典、业绩庆典、荣誉庆典、发展庆典等。我们要根据各种庆典组织好各种庆典礼仪。

★商务庆典的类型

类型-概述分别为:

周年庆典、在企业成立周年时举行,如逢五、逢十(或其倍数)周年举行的庆典。

业绩庆典、企业在某方面取得了重大的突破,取得来之不易的业绩,如千日无生产事故、生产数量突破10万台、销售额达到1亿元等,而举行的庆祝活动。

荣誉庆典、企业荣获了某项荣誉称号,如同行业协会的“拳头产品”称号等,一般在国内外重大评比活动后举行。

发展庆典、企业在某一时期有了重大进展时,如建立集团、确立新合作伙伴关系、兼并其他企业等举行的庆典。

★组织庆典的礼仪

庆典作为企业的宣传活动,应力求隆重而欢快。庆典礼仪内容可分为确定出席名单、布置庆典现场、来宾接待、拟定庆典程序四个部分。以下我们逐项介绍。

1.确定出席名单

庆典需要邀请的各级来宾包括上级领导、大众传媒、社会名流、合作伙伴、社会实体、员工代表等,这就要求我们细致梳理各级单位并列出需邀请的代表名单。

上级领导曾经对企业发展给予关心和指导,应邀请他们以表示感激,这些领导如地方党政领导、上级主管部门领导等。

大众传媒包括电视、报纸、广播、杂志等大众媒介,它们被称为仅次于立法、行政、司法的“第四权力”。邀请他们参加并主动与他们合作,有助于传媒正面宣传企业。

社会名流指各界社会名人,他们最能吸引公众的注意力,请他们参加庆典有助于提高企业知名度。

合作伙伴是企业发展中的支持和参与者,邀请合作伙伴可以一起分享成功喜悦。

社会实体是与企业位于同一区域、对本企业有一定制约作用的社区单位,如街道办事处、学校、医院、养老院、幼儿园等,邀请他们有助于其进一步了解、支持企业。

企业员工是本企业各项成就的创造者,所以庆典仪式应有员工代表参加。

2.庆典仪式的现场布置

庆典仪式地现场布置主要包括地点、环境、规模、音响四个要素的布置。

庆典仪式的地点可选择本企业的礼堂、会议厅,本企业内部或门前的广场以及外借的大厅等,也可选择在室外举行。注意地点的选择要恰当,不能因为地点选择给周围环境形成噪声、妨碍交通或治安的情况。

环境的选择也很重要。为烘托庆典的热烈、隆重、喜庆气氛,可在现场悬挂彩灯、彩带,贴标语、大型横幅等,还可以邀请乐队或组织本员工乐队在现场演奏等。

现场规模应与出席者人数相适应。人多地方小则显得拥挤、凌乱、不上档次,人少地方大让也会让来宾感觉现场过于冷清,都是不妥当的。所以规模要适当,要做到恰如其分。

音响要调好。举行庆典之前,务必把来宾们讲话用的麦克风和传声设备准备好。

3.来宾接待

服务人员应细致照顾出席庆祝仪式的来宾,务必使其感受到真情厚意。最好成立专门接待的服务小组,她们的工作主要是在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾,既来宾营送;由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点,即来宾引导;对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人始终陪同,以便关心与照顾,即来宾陪同;派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照,让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待,即来宾接待。

4.拟定庆典的程序

拟订庆典程序时需要我们注意的是:庆典时间宜短不宜长,一个小时的限度其效果最好;庆典程序宜少不宜多,过多的程序会使出席者感到烦躁,注意力不集中,也会使庆典给人过于繁琐、凌乱之感。

庆典的基本程序应该包括,请来宾就座,出席者安静,介绍嘉宾等。在宣布庆典正式开始时应全体起立,奏国歌,再奏或唱本企业之歌。此后由企业主要负责人致辞,内容主要是感谢来宾莅临、介绍庆典缘由(宣告庆典的可“庆”之处是重点)。出席此次庆典的上级领导、协作单位、社会实体的代表讲话、致词。而外来的贺电、贺信等不必一一宣读,可宣布庆贺单位或个人的名称。庆典后可以安排来宾参观企业车间、本企业内部展览会等。安排文艺演出的程序可有可无,如有安排也应慎选内容,以不悖于庆典主旨为原则。

温馨提醒:

主办方出席人员的六个须知

※仪容服饰

主办方的参与人员都要提前做好个人卫生,男士还应刮光胡须,穿庆典制服或单位制服,无制服的单位应要求穿着基本统一的礼仪服装。

※遵守时间

主办方规定的庆典起止应严格遵守,应准时开始,准时结束,这也是向社会展示本单位言而有信的良机。

※表情庄重

在举行庆典的过程中,主办方参与人员态度认真、表情庄重,尤其是庆典的升国旗、奏国歌等程序中,一定要起立、脱帽、立正,面向国旗或主席台行注目礼等。

※态度友好

主办方人员对来宾要态度友好,如接待要主动热情、回答问题要友善、及时、来宾发言时要热烈鼓掌并表示感谢等。

※行为自律

作为主办方,要高度重视庆典的严肃性,严格约束自己的行为,那些现实中的无组织无纪律行为,如想来就来、想走就走、说悄悄话、旁所无人的谈笑等行为要坚决杜绝。

※发言简短

发言力求简短,应在规定的时间内结束,宁短勿长。

§§§第四节 大家好才是真的好

——商务交接仪式礼仪

礼,不迂节,不侵侮,不好狎。

——周礼

商务交接仪式是商家为庆贺商务伙伴之间的成功合作举行的庆贺仪式,它既是对商务伙伴的成功合作的庆贺,也是对支持和帮助自己的社会各界人士的答谢。因此,了解并掌握商务交接仪式礼仪对企业树立形象也很重要。商务交接仪式主要包括以下三个方面的内容:

★准备工作

1.来宾邀约

仪式原则上需邀请以下各单位代表:施工、安装单位、接收单位、上级主管部门、当地政府、相关行业组织、社会团体、各界名流、新闻界人士、协作单位等。还要考虑实际接待能力和场地容纳能力,然后根据实际情况确定邀约名单。

2.邀请原则

正式书面邀请函应提前送达被邀约代表处。在邀请上级主管部门、政府、行业组织代表时,要表现诚意并努力争取,但不可过于勉强对方。

3.仪式现场

交接仪式安排在已建设、安装完成并已验收的工程项目所在地,可使全体出席仪式人员直观而形象的了解工程内容。如果即将交付的工程项目不宜为外人参观时,也可以将企业会议厅作为交接仪式现场。交接仪式安排在本企业的会议厅时,会场的布置比较简单。如果遇到即将交付的工程项目现场欠佳、企业本部不在当地、出席仪式人员较多等情况,交接仪式也可在其他场所举行。这些场所可以是:宾馆的多功能厅、外单位礼堂或大厅。

★基本程序

做好交接仪式的准备工作,我们还要了解交接仪式的基本程序,并做好每一个程序,确保交接仪式的顺利进行。交接仪式基本程序是:交接仪式开始、奏国歌、正式交接、代表发言、仪式结束等步骤,以下分别介绍各步骤基本内容。

1.交接仪式开始

主持人首先邀请各方人士上主席台就座,全体人员安静之后,即宣布交接仪式正式开始,这时,全体与会者长时间鼓掌祝贺。

2.奏国歌

国歌,生命的主旋律!所以奏国歌时全体与会者起立,表示庄重的时刻将会铭记。之后可演奏东道主单位歌曲。

3.正式交接

正式交接的具体内容包括施工、安装单位的代表将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表及钥匙等象征性物品,双手递交给接收单位的代表手中,对方也双手郑重接收有关物品。之后,双方热情握手,全体与会者热烈鼓掌,交接程序结束。

4.代表发言

交接程序后,是各方代表发言时间。发言的顺序是:施工、安装单位代表,接收单位代表,来宾代表等。这些发言均为礼节性的,原则上不超过三分钟。

5.仪式结束

主持人宣布交接仪式结束,全体与会者再次热烈鼓掌,庆祝仪式圆满成功。

★交接仪式礼仪

参加者 礼仪要求

东道主 交接仪式人员要求妆饰规范、举止大方,这有助于建立本企业的良好形象。全体参加仪式人员应当树立起主人翁意识,要做到待客友好、服务周到。

来宾 被邀请者在接到正式邀请后,应尽早用贺电或贺信向东道主表示祝贺。若不能出席,则应尽早通知东道主;若能参加仪式,请务必正点抵达。正式参加仪式时要与东道主负责人热情握手、口头道贺,还可以略备贺礼,如花篮、牌匾、贺词等。

温馨提醒:

东道主四个必备物品

※交接的征物

一览表,指交付单位所做的明细表,内容包括需交接的全部物资、设备或物品的名称、数量。

钥匙,指具有象征性意味的,用以开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。

※烘托气氛的物品

主办方可以在交接仪式现场,如场地出入口、交接物周围等处,悬挂彩带、彩旗、彩球等,还可以准备一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花。

※主席台

交接仪式现场可临时搭建主席台,主席台位置的地面上铺一块红地毯,主席台上方悬挂红色巨型横幅,其内容可以是“某某工程交接仪式”或“热烈庆祝某某工程正式交付使用”等。

※赠送来宾的礼品

赠送来宾的礼品应突出纪念性和宣传性,礼品原则上要与交接工程密切相关,如工程的大型设备微缩模型,印有交接项目内容的画册、明信片、纪念章等。