书城社会科学写作技法大全
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第23章 外贸文书(1)

§§§第一节外贸文书的概念及种类

一、外贸文书的概念

我国与外国人经商往来所使用的文字材料叫外贸文书。

二、外贸文书的种类

外贸文书的种类很多,如进出口业务信函、电报、传真、国际市场调查报告、客户调研报告、涉外经济信息、外贸意向书、出口货物申请书及许可证、外贸广告、外贸会议纪要、引进项目建议书、外贸可行性研究报告,对外商品贸易合同、中外合资经营合同、国际招标投标书、外贸调解仲裁文书等。

§§§第二节外贸文书的写作技巧及范例

一、外贸信函

(一)外贸信函的格式

各国的外贸信函,大都用信笺打印成固定的格式,例如,俄罗斯外贸信函信笺格式,就由以下14项组成:单位标志,单位名称,通信地址和电报挂号,电话号码,电传号码或用户电报号码,收函人姓名(或名称)及地址,发函号,发函日期,来函代号日期,函标题或事由,正文,署名签字,有关附件的说明,有关副本抄送事项的说明。

(二)简单的外贸信函

所谓简单的外贸信函,就是指内容单一、篇幅短小的有关外贸业务的简要信函。常用的有以下几种:

◆请求函

顾名思义,就是请求外商有关事项的信函。如请寄商品标本,请寄价目表、样品,或告知某项商务事宜等。这种函件,除填写各栏内容外,只需用简略的话语填入有固定格式的信笺内。如获悉贵公司有很多新产品,请寄价目表和样品。

◆邀请函

通常用于邀请同行参加某项活动的函件叫邀请函。如邀请参加国际博览会、展销会、参观供货人企业、出席宴会等,写法与上同。如请贵公司派代表于本月中旬来我处商谈三季度的订货事宜。

◆通知函

告知对方某件事情的函件叫通知函。如订货时间、地点,货物到达时间、地点,订货人何时到达等。写法同上。如今以航空邮件寄来我公司货物价目表,请查收。

◆确认函

确认收到文件、资料、物品的信函叫确认函,如确认收到信件、电报、合同、明细单、价目表等。写法同上。如贵公司来函收悉。谢谢!

◆感谢函

向外商表示感谢的函件叫感谢函。比如收到外商的价目表、产品样品等,发函表示感谢。写法同上。如我们来贵国访问期间,受到贵公司热情接待,谨致谢忱。

二、进出口业务信函

(一)什么叫进出口业务信函

在进出口业务中,交易磋商、确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种,一是口头磋商,如交易会、洽谈会、博览会等。在这些场合,中外客商可以直接交谈。二是书面磋商,包括交易双方通过信函、电报、电传等书面形式来洽谈交易。一般交易多以书面洽谈方式为主。因此写好书面的信函是十分重要的。

(二)进出口业务信函的格式

外贸信函,在格式上一般包括七部分,即信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。

1.信头,包括发函公司的名称、地址、电报挂号、电传号码,以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。其具体格式如下:

××公司

电挂:×××地址:×市×路×号

电传:×××电话:×××

事由:

此致

附件:

×年×月×日

2.行文对象,指信函的受文者,函件发给的公司、商号、店主、经理等,如“美国公司”。如果写给负责人,要在公司名称和对方名字之后加官衔或职务。一般来说,依照习惯,可接着写上“台览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。

3.事由。业务函件,写信人为了让收信人一见便知道内容,往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可节省时间,便于工作。比如“关于书式火柴机事”、“假酒索赔”等。事由语言要精练。

4.正文。正文一般由三部分组成。即开头语、主体、结尾。

(1)开头语

开头语大致有两种写法:

第一种是开门见山,说明发函意图。如“我方就书式火柴机退货一事,至今未见贵方答复,对此我们深表遗憾”。

第二种是对客户做自我介绍或引述对方来函。如“我公司专营”或“贵公司×月×日来函收悉”等。

(2)主体

这部分是信函的中心内容,主要阐明发函者的意见、目的、意图。作者要用简明的文字,把应说的事由讲清楚,要有理有据,有分寸,使对方能够接受。作者应依内容的多寡,或分段或分条列项,确保条理清楚。

(3)结尾

外贸业务函件的结尾比较简单,往往用一两句话表示希望回信或提出与本函件宗旨有关的要求。结尾是点睛之笔,特别要写好。

5.祝颂语。祝颂语写于正文结尾的下面。祝颂语分两部分,前部写于正文的中部,后部另起行,顶格书写。如“谨祝商安”、“谨祝”写于正文中部,“商安”另起行,顶格书写。

6.落款。落款写明发函单位名称,如“××公司”。如有负责人签字,须注明职衔,名字后可写上启告语,如“谨启”之类。年、月、日要写全。

7.附件。随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等,都可作为附件处理。

【范文】

××公司:

前从处获悉,贵公司为发展转口贸易,拟订购我××药品,直销香港。为配合你方开展这一业务,我们愿意大力支持,尽力合作。现报供1万箱,每箱2美元CIF香港净价;交货期×年×月,分两批各5000箱,付款方式为不可撤销即期信用证。上述发盘×日到有效。

××进出口公司

×年×月×日

三、国际市场调查报告

(一)什么叫国际市场调查报告

以国际市场为对象,采用科学的方法,有计划、有目的地搜集、整理、分析、研究材料,以反映国际上各个国家的市场环境、市场信息和情报资料的文体形式叫国际市场调查报告。它的作用是为国际市场预测和营销决策提供科学依据。

(二)国际市场调查报告的写作格式

由以下三部分组成:

1.标题。由国度、商品名称和市场组成。

2.正文。它没有开头和结语,起笔便是主体。主体又由几个大体固定的项目组成。

3.署名。一般放在文末,用括号括起来。

国际市场调研报告在写作上要求准确掌握国际市场信息,针对性强。

【范文】

北欧的纺织品市场调研北欧4国芬兰、瑞典、挪威和丹麦所需的纺织品大部分依靠进口。因此,如何扩大我国对北欧的纺织品市场是值得我们研究的问题。

一、对纺织品的要求

北欧虽属世界最富有的地区之列,但对纺织品的要求则是中、低居多,人们对穿着也不甚讲究。如春季,天气多云有雨,温度变化大,人们就贴身穿一件衬衣,套上一件羊毛衫,最外面是一件夹克衫;如遇晴天温度升高,就随时脱掉最外面的一件,或披在肩上,或系于腰间;夏天,只穿一件衬衫或针织衫即可。

在款式上,欧洲大陆流行的款式这里基本上可以接受。订货时,他们喜欢由卖方提供样品,或稍加改动。

颜色以淡雅为主,虽也有鲜艳的颜色,但也多为单色。花型的特点是单、素、碎。喜欢由卖方提供花型。

在质地方面,喜欢全棉或涤棉混纺,毛衫外套喜欢用化纤的。

讲究配色。如帽子、内外衣、裤子和袜子要配色;床单、毛毯套、枕套要配色;床上用品多与毛巾、浴巾配色;每个家庭平均每年用40条毛浴巾,成套地购买和更换,这当然不是用坏了才换,而是根据流行色的变化而进行更换的。

北欧冬季寒冷多雪,人们喜爱运动。运动装的需求量很大。现在流行的是闪光尼龙绸运动衣,内衬羽绒或腈纶,次年3月份以前发货,七八月份开始销售;毛巾、床上用品等,销售不受季节影响,全年均可订货。订货后3个月内提供销售样品,作为四处推销之用;如不能及时提供销售样品,就会失掉推销机会。

二、需要注意的问题

北欧人民对我国怀着友好的感情,我国出口的产品很适合北欧市场的需求。因此,我国纺织品对北欧4国的出口是有一定潜力的。

要做好对北欧的出口工作,需要注意以下几个问题:

1.充分利用配额。对于实行进口许可证的芬兰和丹麦,应利用有限的配额,多搞一些高档次的品种,增加出口金额。对于实行进口配额制的瑞典和实行全球配额制的挪威,要选择对路的品种,充分利用该国的配额数量。

2.花型和价格要有竞争性。北欧进口的纺织品,绝大部分来自苏联、东欧国家、葡萄牙和毛里求斯等,有的甚至从我国香港和德国转口,价格较优惠,但订量少、花型变化快。

3.按时交货,尽量缩短运输途中的时间。有的进口商反映我国的货物在海上漂泊达4个月之久,影响销售。为了解决这个问题,有的口岸已经开始使用大陆桥发货。集装箱可以通过铁路运达北欧4国的任何主要城市,运输时间短而且安全,客户对这种运输方式很感兴趣。有的口岸还采用经我国香港转北欧的SCANDUTCH船公司的定期班轮,效果也很好,客户很满意。

四、客户调研报告

(一)什么叫客户调研报告

客户调研报告就是指对国外的市场销售渠道、网络进行调查研究后所写出的书面报告。

(二)客户调研报告的写作格式

格式与一般的调查报告大体一致。可分为标题、引言、正文、结尾四部分。

标题包括主标题与副标题,即本次调研报告的名称。

前言是一个概述包括调研主题、目的、对象,以及调研方法等,是对本次调研的简介。

1.正文是主体部分,由下列五个方面的内容构成:

(1)厂商企业组织情况

包括厂商企业组织性质,创建历史,主要负责人,担任的职务及分支机构等,调查中,要弄清厂商的中、英文全称、详细地址,防止搞错,对企业组织性质了解清楚后,在具体交易上便于掌握。

(2)政治情况

企业的政治背景,与政界的关系,企业负责人参加的党派及其对我国的政治态度等。

(3)资信情况

客户的资信包括企业的资金和信用两个方面。企业的资金是指注册资本、实收资本、公积金、其他财产以及资产负债的情况等。企业的信用是指经营作风、是否履约守信等。这些情况对客户要求作经销、代理、独家包销、寄销等业务做出取舍决定时是十分重要的。

(4)经营范围

主要是指企业生产或经营的商品,经营的性质——代理商、批发商、专营商、兼营商等。

(5)经营能力

所谓经营能力,是指企业活动能力,销售的渠道,贸易关系,经营做法等。

2.结尾部分要对客户提出鉴定性意见。往来客户,则可按其规模、资金的大小和经营能力的强弱,划分为大、中、小客户。也可按其业务范围,推销业绩,活动能力将其分为“主要客户”、“基本客户”和“一般往来户”。

【范文】

××公司经营能力的调查××公司于××年与我国建立贸易往来,当时因经营品种过多,对美国市场情况又不够熟悉,亏了本。从××年起,它专销我国竹编品,并成为代理。在我方配合下,改善了经营,业务蒸蒸日上,目前已发展成为一个初具规模的中等进口商,在美国礼品行业中有了一点名气。

××公司在资本主义市场剧烈竞争中是怎样发展起来的呢?

一、建立大规模的营业中心,实行高效率的管理制度

在资本主义社会经商,最重要的一条是能否经得住竞争的考验。如果资金太少、经营方法保守,往往会被淘汰。该公司按照美国人办企业的方式、方法开展商业竞争。他们不惜花费巨大代价,建立起营业中心,以豪华的门面招揽生意。这个营业中心设在纽约市中心的百老汇大街和第五街交叉处,与有名的纽约礼品大楼和纽约展卖大厦鼎足而立。占地2.5万平方公尺,分三部分:外进是陈列室,约3000平方公尺,中进是办公室,约2000平方公尺,后进是仓库,约2万平方公尺。此外,在纽约礼品大楼还设一正式陈列室,面积达1000平方公尺,内存列着各种竹编品,布置得琳琅满目,雅致宜人;公司不采取一般美籍华商夫妻店的经营方式,尽量把门面布置得豪华,以此作为竞争胜利的一个因素。

××公司是5人合股企业,资本总额××万美元。中国香港分公司占20%,每年从银行进出××万美元。相当于资本总额。根据账面记录,该公司2000年的销售额××万美元,销售实绩××万美元。资金周转2.5次。××公司共有职工40人,其中工人占50%,内部明确分工、职责分明。5个股东直接参与业务,一人担任董事长专管业务经营,一人任中国香港分公司经理,主管设计、加工、与国内外联络及转口业务,一人主管推销。驻香港职工10人,除经理外,分别负责设计、加工、转货等工作,还管理两个零售店。公司在人事管理方面有一套制度;在业务管理上也是如此。用电脑控制进销存积,根据薄利多销原则制定价格,买卖做到货真价实;例如批发价计算的根据是,按香港离港离岸价一美元加运费20%、关税50%。由于始终不渝地执行货真价实、信誉至上的原则,竹编品经营在美国市场上得到了稳步发展。

二、商品必须迎合用户心理,销售必须控制市场

美国消费者对商品喜新厌旧的心理非常突出,所以市场敏感性特别强烈。做生意赶不上浪头,就会失败。据说:在美国经商首先要了解美国人的心理爱好,能做到这一点赚钱就不难。但要真正了解又不容易,需要进行大量细致的工作。××公司十分重视调查研究工作,他们知道零售商直接和顾客打交道,最了解消费者的情况,就通过零售商调查搜集意见,根据各方面的反映,不断改进花色式样,迎合消费者的心理。例如在竹编品上安上音响装置,用竹编动物或花瓶做台灯,翻新花样增加吸引力。经过苦心经营,把竹编品特别是竹编这个冷门商品做活了。

在美国做生意,控制市场特别重要。任何商品一旦好销,商人就争先恐后抢购,企图垄断谋利。但买到货的商人又要竞相销售,脱手慢了,畅销品成了滞销品,积压卖不出去,不但无利可图,还要被挤出市场。据说,去年中国工艺品公司削价40%抛售竹编库存,是无可非议的,因为不脱手就会亏本更多。但这样市场就供过于求,很多商人吃了亏。尽管公司也因此减少了15%的销售额,但由于他们拥有14家分代理,销售网遍布全国,在剧烈竞争中,仍保持了一定的销售量。公司凭借规模宏大的销售中心,利用陈列室展出样品,接受各分代理订单,各分代理均有陈列室、推销员,在接到零销商店订单后便立即转向公司订货,收取15%~20%的佣金。公司就是通过分代理包销控制市场完成销售任务的。

三、边巩固边发展、扩大经营、多取佣金