一般来讲，主题、材料、结构和语言是构成文章的要素。文章本同一体，不论是文学作品还是实用文，都是形式和内容的统一。写文章要明确三点：首先，为什么写；其次，写什么；再次，怎么写。“为什么写”与文章主题密切相连；“写什么”要求有相关的材料；而“怎么写”则与结构和语言有关。前两个问题和文章内容相关，后一个问题与文章形式相关。可见，了解文章的构成要素对于写好实用文至关重要。
§§§第一节实用写作的主题与材料
一、实用写作的主题
实用写作都有着明确的目的性，或为了阐明自己的主张、观点意图，或为了下达政策、布置工作、通知具体事项，或为了传递信息、交流思想、总结经验。而文章的主题，就是这种目的性的集中体现。
（一）主题的含义
主题与我国古文中所说的意、义、主意、旨、理、主旨、主脑的含义大致相同，是指通过文章的全部内容所表达的核心思想或基本观点。
不同的文体对主题有不同的提法。在新闻和文学作品中一般用“主题”，在理论文章中通常称为“基本观点”或“中心论点”，在说明性的文章中叫做“说明中心”，在公文中则称为“主旨”。
（二）主题的作用
王夫之说：“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”这里的“意”，就是我们所说的主题。清代学者李渔的《闲情偶记》中也提到：“古人作文一篇，定有一篇之主脑；主脑非他，即作者立言之本意也。”李渔的“主脑”，也是指主题。主题是文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。主题在文章写作中的作用，主要表现在以下几个方面：
◆主题决定内容的取舍
写作时，面对搜集到的众多材料，如何取舍，如何处理详略，都必须服从主题的需要，与主题无关的材料要学会舍弃，能够突出主题的材料要集中笔力写好。
◆主题支配文章的结构
结构是为表达主题服务的。段落层次的设计，开头结尾的安排，过渡照应的运用，都必须遵循突出主题的原则，离开了主题，再好的结构也会毫无意义。
◆主题制约语言的运用
语言是表达主题的外在形式和工具。写作时，遣词造句、表达方式的选择都应该受到主题的制约。实用文体的主题都非常明确，应该根据不同文种的要求，按照写作目的、收文对象、行文规范去选择语言形式，以便发挥应有的作用。
（三）主题的要求
实用文体的主题形成，往往是“意在笔先”，即根据撰写目的而确定，根据撰写目的搜集材料、占有材料和选择材料，根据写作目的确定文体。实用文对主题的要求是：正确、鲜明、集中、深刻。
◆正确
主题正确是撰写实用文的基本要求。所谓正确，是指确立的主题符合党和国家的路线、方针、政策、法令、法规；符合马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想；符合客观事物的发展规律，反映出客观事物的本质和内部联系。实用文大多是为了宣传党的路线方针政策、指导实际工作，如果主题错误，会给党和国家的建设事业带来巨大损失。
◆鲜明
主题鲜明是指观点必须明确。赞成什么，反对什么；应该怎样做，不应该怎样做；解决什么问题，如何解决，达到什么目的，都必须态度鲜明，表述得清楚、明白，绝不能模棱两可、含糊其辞，文艺作品所讲究的曲折与含蓄，恰恰为实用文所排斥。为此，就要求写作者具有清醒的头脑，思路清晰、认识敏锐、见解中肯。如果撰写者本人处于似是而非的状态，就不可能写出主题鲜明、思路清晰的实用文。
◆集中
主题集中是指一篇文章只能有一个中心。刘熙载曰：“立意要纯，一而贯摄。”（《艺概·经义概》）就是这个意思；“文主于意，意多乱文”（魏际瑞《伯子论文》）也告诉我们，文章主题不能分散紊乱，只有这样，文章的思想意图才可以突出，才便于读者掌握。实用文是为解决实际问题而写的，要求围绕一个中心把问题说透，要坚持一事一文的原则，不要试图在一篇文章里表述很多意图，也不要在一篇文章里使用许多与主题无关的材料，使主题分散、凌乱。有些综合性的工作总结，虽然要写几件事情，但要抓住事物的主要矛盾，抓住共性，做到重点突出，主题集中。
◆深刻
主题深刻是指文章的主题要有思想深度，要揭示事物的本质及其内部规律。尤其是撰写决定、意见、总结和调查报告等比较重要的实用文，更要求主题深刻，要善于抓住主要矛盾，发掘具有本质性和倾向性的问题，提炼出规律性的认识和可行的措施。要达到这个要求，写作者必须对材料反复思考，深入挖掘，才能独具慧眼，见解独到。古人云：“凡作文发意，第一番来者，陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不可用；第三番来者，精意也，方可用之。”如果确立“陈言”和“正语”为主题，那文章的主题就是肤浅的，只有发掘“精意”才能确立深刻的主题。
除了以上要求，实用文的主题还应该做到新颖。虽然实用文的主题不可能随意而定，但也可注重反映时代特征，反映生活中的新人、新事、新经验、新观念，这样可以做到发前人所未发，言前人所未言。
二、实用写作的材料
实用文的主题需要通过适当的材料表现出来，俗话说：“巧妇难为无米之炊。”没有必要的材料，再好的主题也无法表达。
（一）材料的定义
所谓材料，是指作者为了撰写目的搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据，包括人物、事件、景物、情理、数据、例证、名言等。凡为写作所搜集到的一系列事实和事理，都称为材料。材料是支撑实用文的基础，是形成主旨的依据。没有材料为基础，难以形成观点，更难以产生深刻的思想或看法。所谓“言之有物”，这“物”指的就是材料。
写作之前，作者要尽可能广泛地占有材料，要有一种“竭泽而渔”的功夫，这种占有包括，一是材料的数量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是材料的品类要全，这里的“全”指材料应当包括各种各样的材料，包括历史的、现实的，正面的、反面的，点上的、面上的，等等。
（二）材料的分类
1.实用文的材料来源
◆查阅文献
包括读书看报、翻阅档案等，这些资料的搜集或积累对写作有很高的借鉴和参考价值。
◆深入调研
作者通过调查获取第一手材料，深入研究，发现规律，才能找出解决方法。没有调查就没有发言权，撰写实用文，尤其是公务文书、财经文书和司法文书，更应该注重调查研究，还有那些涉及国计民生、学术研究、经济管理的实用文，必须要先调研而后撰文。
◆学习积累
荀子在《劝学》中说：“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。”这句话强调了学习积累的重要性。撰写实用文，需要作者掌握多方面的知识。因此，平时必须注重学习，注重积累，遇到问题才能有针对性地解决。
2.实用写作材料的分类
◆感性材料和理性材料
这是从材料的性质划分的。感性材料指历史上已经发生或生活中存在的具体事物或书本、文章中提供的具体事实，包括人物、事件、情况等。理性材料指来源于实践或在实践中得到验证的观点、看法、结论等，包括科学原理、定理、定义、政策法规和警句、格言、谚语等。
◆现实材料和历史材料
这是从材料的时间来划分的。当代或当前的称为现实材料，离写作时间久远的称为历史材料。这两种材料具有相对性，现实材料在后人眼里成为历史材料，历史材料当时也是现实材料。
◆第一手材料和第二手材料
这是从材料的来源划分的。来自观察、试验或社会实践的事实材料是第一手材料；来自报刊、文件、文献资料的材料是第二手材料。
（三）材料的作用
材料是文章写作的基础，没有充分的材料，文章就会空泛，缺乏生命力。材料的重要作用主要表现在以下几个方面：
◆材料是主题确立的基础
材料是文章的内容，主题是文章的灵魂，但是，主题不能凭空产生，只能在研究分析材料的基础上形成，缺乏材料，再正确、深刻的主题也没有办法树立起来。所以，对搜集到的材料，作者都应该认真研究分析，吃透材料内涵，才能提炼出有价值的新颖的深刻的主题。
◆材料是主题表达的手段
我们常常可以用简单明了的语句来概括主题。但在文章中，主题不可能孤立存在，它必须依附在一定的材料上，通过材料体现出来，也必须通过一定的材料才能够深入、升华。
◆材料是制约结构的因素
结构和语言是文章的外形，必须服从内容表达的需要。结构的主要任务之一是组织材料，反过来材料又对结构的布局产生影响和制约作用。比如，写议论性的文章，论题小，就不需要很大的框架；如果是比较复杂的论题，则需要更多的材料，需要对材料进行分类研究，文章的结构也就相对复杂。所以，实用文章的写作也和一般文章一样，要“看料裁衣”。
§§§第二节实用写作的结构与表达方法
一、实用写作的结构
如果说主题是文章的灵魂，材料是文章的血肉，那么，结构就如同文章的骨架。确定了主题，选择好材料以后，就应该考虑如何按照主题的需要去组织安排材料了。
（一）结构的含义
结构一词原是建筑学术语，指建筑物的整体布局和内部构造。
清代文学理论家李渔把写作比为“工师之建宅”，“何处建厅，何处开户，栋需何材，梁用何木，必俟成局了然，始可挥斤运斧。”（《闲情偶记》）写文章如同盖房子，确定了建筑目标，有了砖瓦木石等建筑材料，如果没有设计图，不能精心按图施工，那也无法盖成高楼大厦。
现在人们常把文章的结构称为“谋篇布局”，即对文章的开头、转承、铺垫、呼应、过度等进行周密的策划。
（二）结构的作用
有这样一句话：主题可以使文章“言之有理”，材料可以使文章“言之有物”，结构则使文章“言之有序”。实用文的结构是将观点、内容与形式进行有机组合的骨架，有了严密的结构才能形成一篇完整的文章。如果没有合理的结构，即使作者的主题正确、深刻，材料十分丰富、典型，也不能成为一篇好文章。
（三）结构的原则
◆要服从主题表达需要
主题是文章的灵魂，起着统率作用。不仅选择、使用材料应根据主题需要而定，结构也必须服从主题的需要，为表达主题服务，这样才能达到严谨缜密的效果。
◆要适应不同文种的特点
文章体裁不同，其结构也不同。如诗歌分行分节，戏剧分幕分场，记叙文线索分明，情节完整。而实用文体在长期写作实践和使用过程中，形成了许多比较固定的格式，如公文一般要由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、标题、正文、附件、发文时间、用印、附注、主题词、抄送机关等要素组成；新闻的结构是“倒金字塔”式的。我们在考虑结构的时候，如果不考虑这些格式要求，写出来的文章就会不伦不类。
◆要恰当地反映客观事物内部的本质联系
文章是现实生活和客观事物的反映，因此，文章的结构必须反映现实生活和客观事物内部的联系和规律，只有这样，文章内容材料的安排才有逻辑性，才能反映文章的主旨，达到行文的目的。记叙性的实用文，如通讯和某些调查报告，需要按事件发生发展的过程或调查过程来安排结构；论说性的实用文，如学术论文，则要通过绪论、本论、结论三大部分来提出问题、分析问题、解决问题；而那些指令性、法规性的公文，则是先说目的意义，再提出具体要求。
（四）结构的要求
◆严谨自然
严谨，是指结构精当、周密；自然，是指结构安排顺理成章。严谨自然是指文章中层次段落的划分恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通。要做到这一点，就要求作者思路清晰，思维严密。
◆完整匀称
完整匀称指文章各部分要齐全、协调、得当。一般来讲，实用文的正文都有开头、主体、结尾三大部分，任何一部分都不能缺少，不能残缺不全。三部分的比例要协调，不能虎头蛇尾，也不能有头无尾或无头无尾，各部分内部比例也要协调，要处理好详略关系。
◆清晰醒目
实用文要求主题鲜明，清晰醒目，便于读者把握和贯彻执行。如工作报告、会议纪要等陈述性文体，要求有头有尾，连贯完整；行政法规、合同和协议书等文体，则常用条款式和表格式结构。
（五）结构的内容
1.开头和结尾
实用文的开头要开宗明义，结尾要收束有力。
开头和结尾在文章中占着非常重要的地位，有着特殊的功用，元代乔梦符有“凤头、猪肚、豹尾”之说，明代谢榛也说“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余”。这些都强调了开头和结尾在文章结构中的地位。
◎开头
是全篇的起笔，可以起到统领全篇的作用。实用文需要在开头书写导语，开门见山地提出要点，在开端处用极简要的语句说明全文的目的或结论。实用文常用的开头方式有：
◆主题式
在文章开端，以简要文字揭示实用文的主题，唤起读者注意，引导读者继续阅读。
◆目的式
对撰写的理由、目的做简明的交代，以帮助读者理解实用文的内容。请示、报告一般写明理由，指示、决定、批复一般说明根据，规章制度则说明目的。
◆概述式