书城管理销售团队管理
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第60章 应收账款管理(3)

(4) 分析应收账款周转率和平均收账期,看流动资金是否处于正常水平,企业可通过该项指标,与以前实际、现在计划及同行业相比,借以评价应收账款管理中的成绩与不足,并修正信用条件。

(5) 企业要遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立弥补坏账损失的准备制度。并考察拒付状况,考察应收账款被拒付的百分比,即坏账准备率,以决定企业信用政策是否应改变,如实际坏账准备率大于或低于预计坏账准备率,企业必须看信用标准是否过于严格或太松,从而修正信用标准。

(6) 编制账龄分析表,检查应收账款的实际占用天数,企业对其收回的监督,可通过编制账龄分析表进行,据此了解,有多少欠款尚在信用期内,应及时监督,有多少欠款已超过信用期,计算出超时长短的款项各占多少百分比,估计有多少欠款会造成坏账,如有大部分超期,企业应检查其信用政策。★

2.加强应收账款的事后管理

对于逾期拖欠的应收账款应进行账龄分析,并加紧催收,因为账款最忌讳不及时追讨,据美国收账者协会统计,超过半年的账款回收成功率为57.8%,超过1年的账款回收成功率为26.6%,超过2年的账款只有13.6%可以收回。收账管理包括如下两部分工作:

首先,确定合理的收账程序,催收账款的程序一般为:信函通知、电报电话传真催收、派人面谈、诉诸法律,在采取法律行动前应考虑成本效益原则,遇以下几种情况则不必起诉:诉讼费用超过债务求偿额;客户抵押品折现可冲销债务;客户的债款额不大,起诉可能使企业运行受到损害;起诉后收回账款的可能性有限。

其次,确定合理的讨债方法。若客户确实遇到暂时的困难,经努力可东山再起,企业帮助其渡过难关,以便收回账款,一般做法为进行应收账款债权重整:接受欠款户按市价以低于债务额的非货币性资产予以抵偿;改变债务形式为“长期应收款”,确定一个合理利率,同意客户制定分期偿债计划;修改债务条件,延长付款期,甚至减少本金,激励其还款;在共同经济利益驱动下,将债权转变为对客户的“长期投资”,协助启动亏损企业,达到收回款项的目的。如客户已达到破产界限的情况,则应及时向法院起诉,以期在破产清算时得到部分清偿。针对故意拖欠的讨债,可供选择的方法有:讲理法;疲劳战法;激将法;软硬兼施法等。

◎ 建立针对赊销业务的内部控制制度

企业应该针对赊销业务制定一整套科学规范的惯例办法和程序。这些方法和程序主要包括以下六个方面的关键内容:

1.岗位分工控制

建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责和权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。将办理销售、发货、收款三项业务的部门分别设立,明确各自的职责和权限;建立专门的信用管理部门(或岗位)的单位,应将信用管理岗位与销售业务岗位分设。

2.授权批准控制

明确审批人员对销售业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。审批人员不得越权审批。明确经办人员的职责范围和工作要求。金额较大或情况特殊的销售业务和特殊信用条件,实行集体决策。未经授权人员不得经办销售与收款业务。

3.销售与发货控制

建立销售预算惯例制度,制定销售目标,确立销售惯例责任制。建立销售定价控制制度,制定价目表、折扣政策、付款政策并严格执行。加强赊销惯例,对于超出销售政策和信用政策的赊销业务,实行集体决策审批。明确规定销售谈判、合同签订、合同审批、销售、发货等环节的岗位责任制、职责权限及管理措施,并严格执行。建立退回管理制度。销售退回必须经销售主管审批。建立完整的销售登记制度,加强销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等的核对工作。销售部门应当设置销售台账。

4.收款控制

销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金。销售与收款职能应当分开,销售人员应当避免接触现款。建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。按客户设置应收账款台账。加强应收账款的管理,及时足额收回款项。对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构,以确定是否确认为坏账。发生的坏账应查明原因,明确责任。对已注销的坏账进行备查登记,做到账销案存。收回已注销的坏账应及时入账。加强对应收票据的管理,其取得和贴现必须由保管票据以外的主管人员书面批准。定期与客户核对往来款项,如有不符,应查明原因及时处理。

5.监督检查

定期检查销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况;定期检查销售与收款业务授权批准制度的执行情况;定期检查销售的管理情况;定期检查收款的管理情况;定期检查销售退回的管理情况。

◎ 加强应收账款的回收

企业应该采用账龄分析的方法计算每一笔应收账款的账龄和所有应收账款的平均账龄,并以此来强化应收账款的回收工作。为了加快应收账款的变现速度,企业除了制定合理的奖惩措施外,也应该制定合理有效的收账程序和方法,如采用电话、信函和发电子邮件等通信方式,也可采用个人拜访或委托专门收账机构进行回款,必要情况下,企业也可以对欠账客户采取提起法律诉讼的方式来收回应收账款。

这里介绍一种POWER法则(取其五个阶段的英文翻译的第一个字母)。

1.事前准备(preparation)

在进行任何收款行动(包括打电话)以前都应该进行适当的准备,以估计客户可能的借口与反应,提高收款工作的效率。准备的主要内容有:回顾上次收款行动的过程与结果、客户可能的理由、我方是否有过错、是否解决、本次行动与对方何人联系、需要达到什么目的,等等。是否进行分类收账?是否能按时进行收款行动?是否存有收款过程的书面记录?收款过程是否循序渐进?等等。

2.表达明确(open strongly)

收款行动中应该明确表达收款的意想,如金额多少、何时偿还等,并且要确定对方有权限人员得到、明白我方的意见。这样使收款行动比较正式,有很强的针对性。

3.掌握进度,克服困难(work with objections)

收款行动中,我方具有绝对的正当理由,因此应该毫不放松地掌握谈话或会面的进度、话题、方式,以果断、坚决的态度打消客户可能提出的借口与不合作行为,推动收款行动。

4.确认承诺(end with commitment)

收款行动即将结束时,收款人员必须与客户清楚地确认已经达成的共识,已经做出的承诺,对一些纠纷事项的明确意见,一方面提醒客户以后遵守承诺,另一方面也确认收款行动的成果。

5.对再次违约迅速行动(react quickly for broken promises)

有些客户经常空口允诺,事后又反悔或毫无动作。对于这样的客户,一定要迅速表达我方的严重关注和不满。如果对方确无诚意,应采取适当地升级行动。

POWER法则虽然简单,但是适用于电话催收、面访收款。它不仅适用于单笔账款的催收,还可以用于指导整体的应收账款的收款工作,因此还是一种比较可行、有价值的方法。

◎ 法律保障

为了最大限度地保证应收账款的安全和完整,企业应在分析、评价客户信用状况的基础上,采用资产保全的方式来防范和化解可能出现的各种风险。企业通常可在合同、保证、抵押、质押、留置和诉讼等方面防范风险。此外债务重组也是最大限度保全应收账款的有效选择方式之一。

总之,风险管理的目标是保证企业一定收益的前提下风险最小化。企业为了谋求高收益,就要发挥应收账款扩大销售的功能,通过赊销来增加收入、增加利润,但较多的应收账款又使企业面临着较大的风险。风险管理的艺术就在于使风险性、盈利性得到最佳的统一,达到总效用的最大化。而通过应收账款风险管理机制的建立,对应收账款全程实行风险化管理,就能使企业在保证一定收益水平的情况下,降低风险水平,保证企业经营的安全。

■应收账款的日常管理

◎ 应收账款管理制度范例

现以某企业应收账款管理制度为例,说明应收账款管理制度的具体内容。

某企业应收账款管理制度