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第19章 采购和订货(2)

为了提高营运绩效,或增强竞争能力,或刺激消费等等特定的原因,现今各店铺越来越重视广告促销。由于促销常常会打破原有物品耗用的正常比例,因此订货人员需对促销的内容、对象及企业部门的预期目标详加了解,并适度调整订货量,以配合促销活动的进行。

六、按照地区特点订货

对于连锁经营的企业店铺来说,每家分店可将地点商圈特点的不同,作为预估、订货的依据,或管理上的指标。然而不可控制性永远是存在的,许多情况的发生事前是无法预知的,因此一个好的订货人员对异常情况必须具有高度的警戒性。

每日检查重要原物料的盘存量、使用量与进量,确定频率的正常性。

异常发生后尽量了解原因、追踪后果,并加以记录,作为未来参考的依据。

七、按照季节变化订货

季节的更迭、天气的变化,往往会影响到菜式及原物料使用量的不同。同时更重要的是,这些变化是生鲜食品供应期间、产量多少、质量好坏与价钱高低的最主要指标。订货人员需确实与采购及使用人员密切配合,以期达到采购的最高效益。

八、按照供货期长短订货

订货时,也需考虑供货商供货期的长短,即接受定单后要多久才能将货品送到,下一次送货是什么时候。因为各供应商提供物品的到货时间或送货时间不尽相同,因此订货时必须依据供货时间,订足够的量。

九、按照食品的包装数量和规格订货

已决定出要订多少数量时,最后要注意的是,订货量必须考虑此项物品的包装容量,而作适当的调整。

并非所有商品的采购都直接由采购人员主导,有些商品限于专业或其他原因,曾由使用单位或仓库依其需要量与安全库存量拟出订购单,经过总经理或指定的主管核准其订购单,最后才由采购人员直接办理订货。

对餐饮业而言,由于季节、气候、产量多少、价格变动、促销等因素的影响,有些食材确实无法套用公式来计算采购量,不过一般仍可根据公式得出最佳订购量。

采购量(含安全库存量)=每日用量×进货天数×12

至于采购周期,理论上是越短越好,但考虑到鲜度、耗用量、供货时间及库存空间等,各种原材料的采购周期不尽相同,以下为一般餐厅普遍采用的采购周期:

1.生鲜肉品、果蔬每日采购;

2.冷冻食品每周或每20天采购;

3.一般用品每月采购(单店则为每周采购)。

★原料订货有哪些方法

订货数量参考因素的运用,可以预估营业额中各项原物料所占之比率,计算使用量,或者以盘点结果的上期使用量减去盘存数量后,参考上列因素计算出需求数量,再依订货物品之包装数量来调整。

店铺经营必须不断努力收集各种资料数据,作为营业额的依据。

店铺所使用的食材和季节有很大的关联,限于当时蔬菜、水果及等物品的变化,菜式也随之更迭,因此对于采购人员的挑战更大。

采购人员如能充分掌握季节性的变数,必能轻易取得成本低、新鲜度佳的食材,提供厨房制作当今的精美盛馔,以吸引顾客闻香上门来。

结合上面的因素,采购人员应以节约为本,配合其他作业,实现营运绩效。

★采购的验收目标和职责是什么

采购到原材料和其他物品后要进行验收,作业要点简言之为“择优汰劣”,以确保原材料的质量。

原材料存货管理则在管制原材料的数量。作业要点简言之为“先进先出”,以确保原材料的最佳使用效率。店铺使用的原材料,经采购人员下单采买后,紧接着便是验收及储存管理。

由于餐饮业对鱼肉果蔬的鲜度、质量、保存期限要求极严,因此物料在进入时,验收作业的把关功能轻视不得。而验收完后,因应原材料不同的特性,及早施以正确的储存,并确实进行原材料存货管理,以管制原材料数量及进出,都是确保原材料质量的重要工作。

一、验收的目标

确保交货的数量符合订货数量,也就是说,除了所有的进货必需确实过磅或点数外,与订货人员所下的定单是否相符,也是非常重要的。若有差异,应立即反馈给主管人员,及时处理。

确保交货的质量与采购签订的条件、公司认定的质量规格是一致的,严格质量管制除了能确保质量外,对供应商亦是一项约束,同时可增强采购人员未来与供应商谈判的筹码。

确认进货单据上的单价与采购人员所议订的价格相同。

二、验收的职责

验收是物料进入前必经之过程,收料工作是否迅速与顺利,对加工的产销效率影响极大。管理部门通常会制定验收程序;指定专人办理。验收的职责如下:

1.负责原料进货验收工作;

2.核对食品及饮料的进入;

3.如条件不合,依约办理;

4.交料不符,即通知供应商;

5.质量不符,退回或减价;

6.价格不合,更正发票;

7.收料多出,退回或暂收;

8.收料短少,补送或更正;

9.核对数目的准则如过秤、计件等;

10.填写验收报告单。

★采购验收有什么程序

验收工作非常重要,必须注意各单项进货价格,并证实是否为所采购之物料,再检查其质量规格与份数是否正确。故而验收是采购与库藏存料及厨房烹调之间的桥梁。

购得物料如未经仔细、迅速、确实的检验点收,必然形成混乱错误的弊端,势必影响烹饪制作的食品,甚至影响前场的提供销售。

一、准备工作

收货质量管理人员在工作之前应该先确实了解收货商品的采购规格、交货数量与到货时间,同时准备合格的验收工具,来点收交货的数量与质量。

二、质量规格检验

厂商到货时,验收人员依订货单确认到货的质量规格确为所需的货品。质量管理验收的检查方式,可分全数检查(重要物料)或抽样检查(次要物料)。要注意的是,生鲜或冷冻食品的检查需小心且快速进行,以避免因检查费时而发生耗损,反而得不偿失。

三、数量检验

当质量规格经确定后,依订货需求数量对进货数量加以点收,若无误,则完成单据填收后,即可进行入库或交予使用单位。

四、填写验收报告表

验收程序完成后,应即填写验收报告,复写一式四份。其主要内容为:来源、编号、订货日期、收货日期、物品名称、订货数量、实收数量、规格、单位、价格、备注及验收员签字,格式如下表。一份给会计用,作为付款依据;另一份给使用单位,作为了解进货与库存情形,以备配餐参考。采购、仓库也各留一份,做为作业的凭据。

验收报告表

来源:

编号:

订或日期:

收货日期:

物品名称

规格厂牌

单位

价格金额

备注

(有关质量)

验收员签字

订货

实收

★验收的一般做法是什么

1.包装

在所有收货质量管理的运作中,若该项货品有外包装,则首先需确定包装的完整性,例如有无破损、挤压或开封过。

2.口感

某些特定的可食性物料,用其他方式无法确知其质量时,试吃可能是最有效的品尝方式。

3.制造标识

这也是可供验收质量管理人员参考的一个依据,但该项产品必须是出自于较具规模与品牌形象的供应商,才具有参考价值。

4.气味

正常新鲜的食品都会有其特定的气味,验收时可从气味上判定其质量有无异变。

5.色泽

这也是判定物品的一个方式,验收人员可多吸收这方面的专业知识。

6.温度

食品类物料对温度差异的敏感度与要求很高,正确良好的低温配送与储存,对食品运送过程中的质量维持非常重要,故验收人员绝不可忽略验收时的温度检验。

7.外观

这是最简单直接的方法,但很有效。观其外表即可大致确认其质量。

8.有效期

有效期限的控制永远都是食品物料控制质量的重要方法之一。验收时有效期限的确认,必须和订货数量的预估使用期限相配合。

★在验收中会遇到哪些问题

验收质量管理人员严格地执行其职责,可对物品质量的提升有直接的帮助,但是当验收过程中发现质量不良或规格数量不符时,也应有正确的作业规定。

一、数量不符

数量不符可能是太多了,也有可能是不足。当太多时,则多出的数量应拒收,请送货人员带回,单据上填写实际收货数量;若货量不足时,应即刻通知订货、采购、仓管及使用单位各相关人员作必要的处置。

另外需注意的是,一旦发生验收数量短少时,要确实做到一笔订货单、一次收货动作,再补货时,则需视为另一笔新订单,如此才能确保账面与实际物料的正确性,及减少人为错误。

二、质量不符

当质量不符时,非食品类可采取退货方式处理,若为非适合久储的物品,可与送货人员确认后请其带回,因为质量不符退回原供应商。而产生数量的不足,可请订货或采购人员重新补订。