在我们的记事本中，总会有一些个人的隐私不希望别人看到。解决这个问题的方法，可采用灵活运用密码、暗记符号的方式。这样，别人就看不懂你的内容啦。不过，自己一定要记着这些符号的意思，要不然，会适得其反。
当你想清楚如何做的时候，已经成功了一大半，剩下的工作就只是按部就班地实现它们。
——歌德
活用记事本的基本方法
翻开记事本，首先映入眼帘的是个人资料信息库。在购买了记事本后，我们应该立即在此写上自己的姓名、联系方式与住址，这样做是为了以防万一，即使记事本丢失，拾到的人也可以按照这些信息找回失主。
第二，在记事本的扉页上，可以留下你的座右铭或者人生的梦想。在你遇到困难、想打退堂鼓的时候，可以翻开扉页时时提醒自己、鞭策自己。
另外，有些记事本本身带有口袋，我们也可以充分地利用它。比如放一些重要的便条，或是重要人物的名片、资料等，或是一些常常使用的信息，把这些东西放在记事本的口袋里，能够让我们非常方便地使用它们。
记事本最主要的功能是记录下每天的行程和计划，从效率的角度考虑，记录的内容自己能读懂就可以了，可以使用省略句或是符号，尽量要使记录的内容简洁、易懂。当然不能贪图简便，把整个记事本写得乱七八糟，反而自己看不懂所记录的内容。
在我们的记事本中，总会有一些个人的隐私不希望别人看到。解决这个问题的方法，可采用灵活运用密码、暗记符号的方式。这样，别人就看不懂你的内容啦。不过，自己一定要记着这些符号的意思，要不然，会适得其反。
角色的扮演与冲突的平衡
在现实生活中我们常常听到如下的感叹：
我很想供养家庭、事业有成，但公司并不认为我认真想要晋升，除非我每天早来晚走、周末加班。
回家的时候，我已筋疲力尽。我的工作太多，根本没有时间和精力来照顾家人。但家庭需要我，要修理自行车、要给孩子讲故事、要帮助孩子做作业、要和家人商量重要事务。而且我也需要他们。如果没有与家人们在一起，圆满的生活又在哪里？
我想做一个好邻居，我想对社区有所帮助。
我需要时间来锻炼、阅读、或有点时间独自思考。
……
生活中的角色冲突真是随处可见，如影随形。
最经常提到的是工作与家庭之间的角色冲突。最经常说出来的痛苦是各种人际关系和个人成长方面的缺失。人们常说：“我无法那么快的干事，每天应付生活的各个重要方面。总有某些重要的事务无法完成。我干得越快，我越觉得失去平衡。
显然，平衡是一种艺术，但是，我们应该如何培育自己生活中的平衡呢？是否简单的只要尽快干事以便每天应付生活的各个方面就可以了呢？是否还有其他有效的途径，以便更彻底的使我们的生活改观呢？
别着急，先花点时间在记事本中找出你平常所扮演的角色。
首先，把你认为合适的角色都列出来，不要过分考虑怎样一上来就把它们都搞对了。你可能要花几周的时间才能完全把握自己生活的各个方面的角色，并让它们行之有效。例如，你可能更换了自己的职业、参加了某个俱乐部、结了婚或做了父亲或祖父，那么随着这些变迁，你的角色也相应发生了变化，那么如何确认自己的角色呢，你可以尝试下面的方法：
家庭生活中的角色扮演
你可以简单的把家庭角色定义为“家庭成员”；你也可以选择把它分成两个角色“丈夫”和“父亲”、“妻子”和“母亲”、“女儿”和“妹妹”。
职业生涯中的角色扮演
职业，可能包括若干个角色：一个是管理岗位的、一个是销售岗位的、一个是人事岗位的以及一个长期规划岗位的。你可能还希望有一个反映个人成长的角色。
一个产品开发执行官可以这样定义他的角色：
个人——个人发展、业余爱好、父亲、家庭管理、父母。
经理——新产品、研发、雇员成长、行政管理、协会主席。
推销员——财务行政管理、房地产等等。
其次，如果尚未确认好自己的角色，请在记事本上写出下面问题的答案。
考虑下述问题：
◎是否发现一个或者两个角色占用了我的大部分精力，其他角色却没有得到我本来想给予的时间和关注？
◎有多少我的“要事”位于这些没有得到我的大部分时间和关注的角色之中？
◎我所选择的各个角色是否共同做出贡献已实现我的梦想？
◎以周为单位考虑角色并保持各项活动之间的适当平衡，对于我的生活是否圆满会产生怎样的影响？
这些问题是否对你确认自己的角色有一定的帮助呢？当你认识到自己的角色应该如何扮演之后，我们可以因此来有效地安排自己的时间，拿5月10号这一天举例：
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你怎样看待这些角色？许多西方人从小受到的教育就把他们看作生活中不同独立的“部门”。我们在学校去不同的班级，我们上各自独立的课程、各有各的课本。我们在生物学中得了A，在历史课中得了C，我们从来没有想过这两者之间有什么关系。我们把自己的工作角色看作是独立的，与家庭角色毫无关联，与其他的角色，例如个人成长或社区服务，也同样没有什么关系。
事实上，生活是一个不可分割的整体，平衡是生活和健康的要素。我们生活的平衡不在于很快干事以应付生活。它是一种动态平衡，我们所要做的就是使各个角色之间协作增效。
同样是带女儿去打网球，我们可以从实现个人成长目标把它看成是一项锻炼，也可以从履行父亲角色的角度把它看成是与女儿发展深厚关系。如果要视察一个工厂，还要训练一个助手；我们尽可能把与助手一起视察工厂看作是训练助手的一个途径。
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如果我们把角色看作是生活上分离的部分，我们陷入的是时间匮乏的心态。只有这么多时间。时间花在这个角色上，意味着它无法花在其它角色上。其实每个角色都是重要的。一个角色的成功并不能证明我们可以接受在其它角色上的失败。事业上的成功不能证明婚姻允许失败；社区的成功也不能证明可以不尽父母的责任。在任何角色上的成功或失败都影响其它各个角色的质量和整体生活的质量。
每周写出自己的角色能让它们刻在我们的意识中，能帮我们注意自己生活的所有重要领域。但是，这并不意味着我们要每周在每一个角色中都设定一个目标，也不意味着每周我们的角色都是同样的，或者我们每周都要应付所有角色。有时我们需要在短期内把注意力集中于生活的某个方面，这可能有利于我们的人生目标；这种不平衡就是平衡。
任何有关平衡的抉择，其关键因素是与自己内心良知深刻联系。因为我们所生活的周围世界只关心人们的作为而不管其为人如何，我们很容易变得失去平衡而不再关心自己的梦想与目标了。我们的行动根据只是紧迫与否，而不再依据我们的目标了。
我们生活的每个角色都有四个基本层面：身体层面（它要求或创造资源）、精神层面（它紧密联系于目标）、社会层面（它涉及与其他人的人际关系）、智力层面（它要求学习）。当我们回顾自己的角色时，我们既要看到实现目标的精神层面，也应注意到健康、家庭、朋友等方面的角色平衡，合理的分配自己的时间。
善用符号和图形
虽然前面所叙述的方法，可以让记事本看起来容易阅读。但是如果要使记事本看起来比较简洁，还应该再多花点心思，使自己能以轻松的心情往下看，并采取行动。
如果能以条列的方式记下内容，会使自己能够在短时间内理解下一步应该做些什么。
以这本书为例子来说，所有的内容几乎都是以条列的方式构成。如此一来便能在短时间内，让读者理解文章的内容。
但是，虽然将要点条列式就已经足够，但若是每天的行程或者项目太多，多达10项甚至20项，会使记事本显得杂乱无章。最好的方法就是将内容分类标记，使重点更能一目了然。例如，我们可以将一天的时间分为：工作时间、娱乐时间、交际时间、休息时间等，在每个时间板块中分配时间。或者简单的将时间分为工作前、工作中、工作后三部分，无论怎样分，都因人而异，依据个人的喜好。
以条列式的方法记录在记事本上能够非常清楚的表现重点，但是如果时间比较紧急，要求快速的记录下内容的话，最简洁的方法还是用图解的方式。
和田裕美曾在美商保险业服务，有世界第二名的保险业务员之称。她与众不同的记事本使用方法，是将一周的计划结束于周一，始于周二。事实上，保险人员要做到周末假日的拜访比平日多，才能接近成功。这也是她的业绩不同于别人的原因。
由于保险业的特性是，以一周的成交人数决定佣金。和田裕美在管理手下保险人员时，是以数字加上圈圈，记在公司的记事本上，掌握大家的成交件数，如果这位部署本周谈三件，其中一件成交，那就用一个红圈圈，另外两个用黑圈圈，这样就能一目了然本周的成交件数。如果此人连续数周长黑，那就要特别注意了。这种将量化的资讯以视觉联结的方式，可以说是记事本上运用简略符号的诀窍之一。
从科学的角度分析，人的大脑是由两部分组成的。左半脑负责逻辑、词汇、数字、顺序、分析。而右半脑负责空间意识、形态（整体概念）、节奏、想象、色彩。
想想你是如何记事的？如果从头到尾只有纯粹的文字，那么在一整天的学习时间里，大脑的左半球负责识别词汇信息的脑细胞都在奋力地超负荷工作，而大脑右半球负责颜色和形态的脑细胞却一整天都在休息。结果，白白浪费了世界上最伟大的“超级计算机”的潜能。
相关资料表明，历史上很多“杰出的头脑”都是左右脑发展不平衡的。比如，爱因斯坦和其他一些伟大的科学家，他们的左半脑特别发达；而毕加索等伟大的艺术家则是右脑占主导地位。
但是，达·芬奇在绘画、雕刻、解剖学、建筑学、机械学、物理学、天文学等方面都取得了非凡的成就。他证明了两半脑协同工作会做出更惊人的事情。
据介绍，思维导图的发明者东尼·博赞上学时曾努力地记笔记，却发现记得越多，脑子越乱。为了改善记忆，他开始用不同的颜色在笔记上做标记：画着重符号、圈或者框。果然，这个方法大大提高了学习效率。
东尼上大学后，对希腊有着极高的热情和好奇，东尼注意到善于思辨的希腊人的记忆体系：想象（IMAGINATION）和联想（ASSOCIATION）。这给东尼很大启发。大部分人的笔记，都是最乏味单调的东西，跟想象和联想都沾不上边儿。但另一些学生的笔记却记得非常潦草，到处画满箭头，句子也不成行。但这些看来凌乱的笔记从信息角度讲却是整洁的，它们能及时地表明重要的概念及其之间的联系。而那些看起来整洁的笔记按照直线顺序组织材料，从信息角度讲，其实是杂乱的。在那些整洁的笔记中，关键信息是隐蔽的，并且混杂在一些不相干的词语中。
各图形的意义各有不同，在使用图形时，可在脑中先统一其规则。比如：
KEY1 ■ 长方形：处理、作业/组织、部署/表示具体的概念
KEY2 ■ 椭圆形：没有实体的群组/表示抽象的概念
KEY3 ■ 菱形：表示判断
KEY4 ■ 圆柱形：表示资料库
KEY5 ■ 线形箭头：表达顺序的前后关系/移动、流通/表示作业的起点和终点
KEY6 ■ 空心的箭头：表示变化的前后
KEY7 ■ 实心的箭头：表示因果关系、影响
KEY8 ■ 三角形：表示作业的前后关系
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因此，我们如果能和谐而巧妙地运用各种符号、图形，将比单调的记录产生更大的效率。
用颜色表达目标的轻重缓急
当我们面临选择花费时间的方式时，常常会出现这样一对矛盾：紧迫性和重要性。很少有人认识到紧迫性对我们的选择影响有多大。电话响了，孩子哭了，有人敲门，最后的期限到了。
“我现在就要。”
“我现在有麻烦，你能马上过来一下吗？”
“你约会迟到了。”
紧迫性在多大程度上左右我们的生活，我建议你用几分钟时间看看下面紧迫性指数所反映的紧急情况引发的态度和行为。你对下面陈述的反映所对应的指数，代表着你通过紧迫性模式对待生活的程度。在阅读每一个陈述时，请在最能反映你情况的数字上做记号。
■ 紧迫指数
阅读下列陈述，将矩阵上最能反映你正常行为或态度的数字圈出来（0=从不，1=偶尔，2=有时，3=经常，4=总是）
1.我在压力下似乎做得最好。0 1 2 3 4
2.我往往把没有时间自我反省归咎于外来事情紧迫。0 1 2 3 4
3.我常常对周围的人和事慢慢腾腾感到闹心。我讨厌排队等候。0 1 2 3 4
4.我对自己请假不上班感到内疚。0 1 2 3 4
5.我似乎总在忙碌着。0 1 2 3 4
6.我常常发现自己把别人赶走后才能完成任务。0 1 2 3 4
7.同办公室失去联系几分钟我就感到焦虑。0 1 2 3 4
8.我做着一件事常常想着另一件事。0 1 2 3 4
9.我处理紧急情况的状态最佳。0 1 2 3 4
10.对我来说，风风火火的处理新的危机似乎比按部就班的取得长远效果更有成就感。0 1 2 3 4
11.我经常放弃生活中享受美好时光而去处理危机。0 1 2 3 4
12.我认为，如果我为了处理危机而让他们失望或将事情放任自由，他们自然会理解的。0 1 2 3 4
13.我靠处理紧迫事情来使自己的日子过得有意义。0 1 2 3 4
14.我经常边吃饭边工作。0 1 2 3 4
15.我一直在想，有朝一日我可以干自己真正想干的事情。0 1 2 3 4
16.每天下班时满满的文件夹让我感到自己很能干。0 1 2 3 4
阅读紧迫指数后，计算出你的总分，用以下答案衡量一下自己：
0-25 紧迫思维定式低
26-45 紧迫思维定式强烈
46以上 嗜急成性
如果你的回答得分大都很低，紧迫性在你的生活中或许不是一个重要因素。如果得分大都处于中等或比较高，紧迫性很可能是你基本的行为模式。如果你的得分总是很高，紧迫可能就不是你所认为的那样了，这可能实际上是嗜急成性。
我们从解决紧迫和重要的危机中得到了暂时的快感。然而如果事情不重要，其紧迫性就成为非常重要的因素。问题是，对于很多人来说，紧迫性而非重要性成为他们生活的主导因素，他们只沉湎于应付紧迫的事情，却没有停下来问问自己所做的事情是否真的需要。这样只会使自己在偏离梦想的轨道上越走越远。
因此，最实用的时间控制技巧就是以事情的重要性程度为顺序安排时间，先做最重要而紧急的事情。
有没有一种方法能够清晰的表达出事情的重要性和紧迫性呢？有，用颜色！
前面我们提到了用颜色来区分记录的内容，当然彩色的版面会让整个记事本显得活泼生动。但是必须要留心的是，若只是一股脑儿的大量使用各种颜色，不仅不会有效果，反而会给人不好的感觉。