日本明治大学教授齐腾霄，出版了许多学习日文与加强逻辑思考的书籍，在教职与笔耕兼顾的繁忙生活中，他以三色法管理资讯与形成。
他的三种颜色分别是红、蓝、绿。
红色代表最重要，蓝色表示次要，绿色表示自己的想法或是相互关系。
他所使用的记事本左页是一星期的计划，右页为空白页。这样就可以将与谁谈话中获得什么经验与点子，直接以红绿蓝笔，以关键字写在右页，并用方框圈起，找出彼此的关联性，并立即与左页的行程对照，知道这个想法是从哪里听来的。
三色法活用到行程管理上，红色是最重要的待办事项，蓝色是不可忘记的次要待办事项，绿色是与自己有关的事情，例如兴趣或嗜好。
我留给工作的时间是否过了头，留给自己的时间是不是太少了？
齐藤孝指出，记事本上每天在红蓝的空隙之外，一定要有绿色的部分，因为这是留给自己的时间，如果发现绿色的比例太少，那就要注意是否工作过头了。如果你的工作很难划清公私界限的话，那就把绿色当作工作的延长线，这样或许也是一个确保兴趣发展的方法。
齐藤孝表示，三色法的记录方式也可以应用在日常生活上，例如，他看书也使用三色笔圈出最重要的重点，次要的重点与自己的想法或脉络关系。又如他参加演讲或座谈会时，也不自觉会在脑中用单色笔区分什么是最重要的重点（红笔），什么是次要重点（蓝色），什么是相互之间的脉络关系与自己的想法（绿色）。也就是说，眼睛看到的，耳朵听到的，都能够用三色法立即辨别重要程度与脉络关系。
美国某企业CEO凯柯波洛维兹也是运用颜色来做管理，她将文件归入6个色彩鲜明的档案中，公司内部的便条、外来的信件等，都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案，他们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以，如果她的时间不够，就直接找重要的资料的档案，就是那些‘今天必看’的资料档案。
凯柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统，正如我们前面一再看到，建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同，如果你全部一视同仁，就需要非常努力工作，但是如此一来，琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。
我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情，也就是那些使得我们一不小心就损失一大段时间的事情；然而，生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。
看一封信然后什么也不做地把它放回去，只会花几秒钟，最多大概是一分钟的时间，时间并不多。但是如果你一天重复10次，一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。
一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加，就好像水管破裂了一样，为什么？因为你会紧急修理破裂的水管，但是漏水的水龙头则是一滴又一滴，一个小时又一个时的，一个月又一个月，一年又一年地浪费了资源，而你可能完全没有发现。
我们可以依据以下的重点来制作，就可掌握住基本要点：
KEY1 ■ 颜色种类除了白色以外，请尽量控制在三种颜色之内。但是浅蓝及深蓝为同一色系所以视为一种颜色。
KEY2 ■ 记事本的页面最好为白色。
KEY3 ■ 蓝色或蓝紫色的页面会带给人一种知性的好感。
KEY4 ■ 黄色的页面会让人觉得眼睛疲劳，同样的，绿色也不适合使用。
KEY5 ■ 配色方面请考虑“左侧法则”，因为人倾向将稳定的感觉置于左侧，所以在左侧搭配暗色系具有效果。
KEY6 ■ 若有强调的部分，以红色来搭配准没错。如果红色不是只用在真正想要强调的重点上，效果会减低。
总之，用颜色表达目标的轻重缓急，应尽量减少颜色的种类，统一颜色的使用方法，尽量能够使你的记事本内容一目了然。
适时进行信息的更改和取舍工作
为了使记事本的内容一目了然，应该对信息的预定、确定与实行进行明确的区分记录。
记录预定的信息时，最好能留出空间以保证后期的删减、添加。一般来说，一条信息可留出两到三行，甚至更大的空间来保证未来所发生的不确定因素。这样一来，即使发生什么突然事件，我们的记事本也能记录得清晰而有条理。
发生变更的事情，应留下变更前的记录。因为变更后的事情可能不准确、也可能又变回原来的事情，留下原有的记录，就可以避免因事情的反复造成记录的重复。
在通讯录里，应确保每一个人留下两个通讯栏，因为现代社会的人，空间上流动得比较快，联系方式、住址变动也非常的频繁，通讯录的变化也是挺普遍的。所以，最好能空出至少两个通讯栏留给一个人使用。
我们还应定期做好信息的整理和删除工作，养成习惯，精简和更新记事本的内容。
有一种“未雨绸缪”的方法，能够相对地减少信息的更改和取舍工作，就是在记事本中涉及续接来年的记录栏。众所周知，事先做好计划，并沿着大方向一步一步坚定地走下去，过程的变更是很少发生的。因此，为了来年的目标，做好计划，并记录在记事本上，我们后期的工作量也会相对地减少一些。
另外值得注意的一点是，为了保证记录的连续性，过去几年的记事本，最好能保留下来。或许几年后的某一天，在一个黄昏的下午，重新拿起过去的记事本，文字所传达给你的感觉会非常的微妙，就像翻开日记本一样，过往的岁月随着一页页的笔记历历呈现在我们的面前，那里有欢乐、痛苦，更重要的是，我们在这些记事本中，看到了自己的成长过程，以及人在这个阶段的心理变化，所有这一切，都能成为我们保留下记事本的最好理由。
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协调记事本的每个细节
大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演，有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习，然而表演一开始，所有的人和部门的反应都是一致的，因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。
众所周知，乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧，反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影到指导冠军足球队，再到指挥管弦乐团。这些环节的关键之一就是制作一份乐谱，然后，让所有参与的人知道这个乐谱。
拍摄《奇爱医生》、《2001年太空漫游》以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利·库柏利克统筹了制作影片的每一个环节，从旅行计划一直到每个拍摄的细节。就这方面来说，他和悬念大师希区柯克很相像，希区柯克也会规划每一幕戏中的细微、最复杂的细节。
导演们成功地统筹了影片的方法就是：在他们开拍之前，先在脑海里构想整部电影的影像，然后再将脑海中出现的影像仔细地转移到纸上，只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪，精确的计划和管理是必要的条件。
当然不是每一个电影制作人都像斯坦利·库柏利克或希区柯克一样注重细节，有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由，还有些人善于当场即兴发挥。但是，库柏利克和希区柯克都证明了：通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。
有史以来最伟大的篮球教练约翰·伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军，然而他在加州大学洛杉矶分校的最后12年中就囊括了10次冠军，这个战绩在篮球史上尚无人能超越。
且听听伍登怎样形容自己的训练方式吧：“每一次训练都有精确的目的，而且也有精确时间，你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个，中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就像是结构严谨的网架，架在球员预期会增加的疲劳度之上。每一天都有个别的训练计划，但是，你可以预期它的精确度而且练习会准时结束，这种确定性舒解了这1个小时45分钟的煎熬。”
这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用，在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作，一份综览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多，工作必须分层负责时，最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划，以及一旦发生问题时的处理方式。如果你不喜欢，或是不擅长准备详细计划，请机构中有这方面专长的人来做，或是雇用其他的人。
注意细节的原则运用在记事本上，可以表现在许多方面，比如统一符号标记及使用规则等。
要拥有一本完美的记事本，提升记事本的细节部分，使之更深入更有内涵，就应多花点时间进行记事本版面的修改，可以将整体感觉改善，记事本的主人也会更加乐意地将它随时携带在身上，也就能更有效地进行时间管理。
首先，我们应该进行基本的确认，符号所表达的意思是否一致，数字的记号是否统一。光是如此，阅读的容易度应该就能提升，对记事本内容的理解也能到位。
举个例子，制定以下的规则，来统一记事本的整体内容：
KEY1 ■ 统一划线的使用方法
KEY2 ■ 开头的记号用数字标示
KEY3 ■ 必要的话每行之间空一行
KEY4 ■ 保留必要的空间以便临时修改
KEY5 ■ 在每页的右边留出一块版面写下自己的心得
记事本就是剪贴簿
西村晃目前是经济评论家与专栏作家。出差频繁的他，一年有200多天的夜晚是在外地旅馆度过的。他使用的记事本是A5固定页式，左页为一星期的行程规划，右页为空白页。
事实上，他是一个标准的便条派，会选择A5尺寸的原因，是他发现在右页空白页处，刚好可以贴两列便条。他将今天的待办事项一件一件地写在便条上，由上而下依重要顺序贴上。如果发现有最重要的事情，就移到左页的行程表上，如此一来，就能很清楚今天需要处理哪些事情。
其实，对于惯用便条的人来说，记事本是一个暂存记忆体。使用便条最大的好处是，通过书写方式将一件件待办事项明确化。如果发现这件事情可以交由其他人待办，就立刻撕下便条，寻求他人协助。西村晃发现，这个做法让他减少七成工作量。
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小小的便条运用在管理上，不仅能够将事情授权给其他人去办，为自己腾出更多的时间做对自己有益的事，同时还能达到激励他人，进而提高工作效率的作用。例如，GE前任CEO杰克·韦尔奇正是善用便条进行管理的典型代表。
在管理上，韦尔奇自有他独特的方法，最为著名的莫过于“聚会”、“突然视察”、“手写便条”了。
韦尔奇懂得“突然”行动的价值。他每周都突然视察工厂和办公室，匆匆安排与比他低好几级的经理共进午餐，无数次向公司员工突然发出手写的整洁醒目的便条。所有这一切都让人们感受到他的领导并对公众的行为施加影响。
韦尔奇也十分重视企业领导人的表率作用，他总是不失时机地让人感觉到他的存在。他向从直接的汇报者到小时工等几乎所有的员工发出的手写便条具有很大的影响力，因为这些便条给人以亲切感和自然感。
韦尔奇的笔刚刚放下，他的便条便通过传真机直接发给他的员工了。两天之后，当事人就会收到他手写的原件。他手写的便条主要是为了鼓励和鞭策员工，或是为了促使和要求部下做什么事。
灵活地与其他工具并用
单凭一本记事本，是很难将它的作用发挥到最大功效的。若在能活用记事本的同时，让它与办公室中各种现代化设备一并使用的话，其效果更是难以言喻。
复印机的方便之处，应该是最清楚不过的了。它可以将所需要的资料复印下来，再打个孔放入自己的记事本中，也可以复印后贴入记事本之中，而成为自己的资料库。
还有一种利用个人电脑为记事本服务的方法。每天晚上，你可以利用个人电脑，将隔日行程所需的资料，在事前全部输入电脑之中，每天早上便可将资料从电脑中打印出来，然后再贴到记事本上。
手记式记事本及电子记事本一定要配合使用，其效果才可能相辅相成。
此外，我还将介绍许多为记事本服务的辅助工具。
即使是价格高昂的个人电脑，都不是将记事本充实化的用品。但是价格中等、随处可见的一些文具用品，却具有相当大的功能。
1．表格
一表在手，日程安排就能够一目了然。我们可以用电脑或者文字处理机设计出适合于自己使用的表格。
2．橡胶圈
在使用记事本的时候，常常在不知不觉间记入了太多的东西，而使整个记事本厚重不堪。这时候就可以用橡胶圈把记事本给捆起来。虽然不是很好看，但总比分散得乱七八糟要好吧！而且，它还可以充当书笺呢！
3．回形针
整理收据等单据时，最常使用的工具就是回形针了。当然，回形针可以当做书笺来使用。只要巧思一番，还可以当做索引使用呢！
4．卡片商品、迷你文具组合
现在的一些文具用品，真是既美观又实用，但这也是文具制造商多年来努力的成果。
卡片商品的特色是，它可以就原样的组合装入记事本之中，而迷你文具组合则带给人们周全的服务。一些惯于使用制式记事本的人，在他们的手提包中都会多准备一套迷你文具组合，如此一来再也不会有东找西找的尴尬场面了。
5．自粘便条纸
它不仅可以取代记录页，也可以取代书笺夹，可以说是用途极广的便笺。它的大小也有各种不同的尺寸。如果能有大小两种尺寸的话，对使用者而言将会更为方便。
6．公文包
记事本的携带性与公文包的存在之间，具有相当微妙的关系。我们会看到夹着一大本制式记事本的人，以及在公文包里塞着记事本的人，当然还有把记事本放在西装口袋里的人。
记事本安放的位置，也会因季节的不同而有所改变。冬天因为穿着夹克，所以可以放在上衣的内口袋中。但是夏天则只能放在外衣的外侧口袋。但是不论放在哪里，都必需注意一点，那就是取用方便的原则。
其他一些小东西，例如多功能组合刀具及透明胶等，这些都可以发挥极大的效用。
以多功能组合刀具而言，要切割东西非常方便。以手撕会弄得污损难看，但使用多功能组合刀具就可以又整齐又漂亮。当然，多功能组合刀具的最大功用在于扳去啤酒瓶盖啰！
总之，并不是要将所有用品、工具全带在身上，要有选择性地搭配使用。
好比说电脑，这就是个非常有用的工具。但是，对一个在外奔波的业务员而言，却不见得很方便。电脑是放置在办公室里的设备，所以只有当人员也在室内时，才可能让记事本和电脑连接起来。当然，也有人单靠一本记事本而游走天下的。
不论如何，只要确定目标在哪里，选择适合自己的工具，就可以了。