书城成功励志记事本成功法
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第13章 实现它!让自己成为高效能人士(2)

日是时间的完整的最小自然单位——从日出到日落,24小时,我们就面对一个新的议事日程。我们可以对一天做出规划,设定每日目标、安排当天的约会、给各项活动分出优先顺序。当一天过去,我们接受这一天的结果,重新为明天作计划、安排进度、分出优先顺序。什么都不会遗失。

但是,注意力集中于每日计划,就像你在大街上走着却用望远镜头观察事务。它让我们的注意力集中于眼前的事务——紧迫的、眼前的、紧急的事务。

所以,我们实际上是在给危机安排优先顺序。大多数每日计划方案原来的目的是帮我们做到要事第一,实际上每日计划却让我们集中精力做紧迫事务为先。这种前瞻不足以实现他原来的目的。

当然,我们也有可能把注意力仅仅集中于全景目标。如果我们不把构想转化为行动,我们就与现实失去了联系而成为理想主义的梦想家,于是也会失去自信和他人的信任。

我们都面临这个似乎两难的抉择。

那么,我们如何解决这个两难抉择,既集中关注具体事务又保持全景性前瞻呢?

一周的前瞻提供了解决方案,它以一种平衡、现实的方式把全景与当天联系起来。因为周代表生活中最完整的基元。它包括工作日、傍晚、周末,是对日常活动具有更合适的判断尺度。

一周的前瞻催促我们做自我更新的规划——留出时间让自己休整和反思——每日和每周。

一周的前瞻既让我们看到了整体,即规划的全景、梦想,又让我们关注到细节——我们的角色和具体的目标。这样,我们就不会变成一个理想主义的梦想家,也不会让自己迷失在细节中使自己的生活变成机械的、分离的片断。

一周行程表范例

该行程表的作者是一个经营一家小型公司的老板,他不但要管账也要管理业务方面的工作,要与员工互动,也必须听取日常业务的相关报告或意见,杂事相当多。

他将在下面公开自己典型的一周生活行程表,或许各位会感到很意外,晚上他很早就结束工作。因为这位老板觉得白天是集中精力工作的最好时间,一旦白天全力以赴工作,到了夜晚就没有力气再去处理其他与工作相关的事。同时,晚上是与人沟通、吸收各种信息、积累人脉的有效时间。

星期一

6:30 起床。边看早间新闻,边准备早餐、吃早餐。在家里的电脑前阅读新闻标题,将有兴趣的新闻发到自己的邮箱,等到公司后有时间再慢慢阅读。

7:00 出门。在上班路上大致都是阅读日报或商业周刊。因为这个时段车上不会很拥挤,所以可以在车上阅读。

8:00 抵达公司。确认邮件。将有兴趣的邮件再次深入阅读。

8:30 着手进行提案书制作。为K信用金库的地区促销案进行战略提案。

9:30 完成提案书。以电子邮件将提案书寄给代理K信用金库的D公司负责人员。将今天要前往的M公司相关

资料看过一遍(在上周就已经整理好)。

10:00 出席与M公司签约的例行会议。将收集的资料提出来作说明。针对营业额下滑的情形深入进行讨论,且请出席者提出各种方案。会议上争取得到M公司老板的关照,负责制作他们公司秋天的宣传企划案。

13:00 与M公司老板午餐,对秋天的宣传企划案作更详细的商讨。

15:00 回到公司。将PDA记录的业务资料储存在个人电脑。以WORD简单地整理一下格式寄给外出的属下A。以电子邮件指示属下A,请他先思考M公司的案子所需的工作分担、经营等。

16:00 接受其他员工的联络、报告、业务讨论等。确认信件、回复信件。

18:00 离开公司。

19:00 抵达报告会场。担任讲师。

21:00 报告会结束。与参加报告会的成员喝几杯。

23:00 回家。察看电子邮件信箱后洗澡、睡觉。

星期二

6:30 起床。与星期一几乎相同。

7:00 出门。与星期一几乎相同。

8:00 抵达公司。查看电子邮件信箱,收到属下A针对下午13:00会议的确认信件。

8:30 着手进行提案书制作,内容针对通讯公司C公司的使用者作新广告企划提案。

9:00 完成提案书。以邮件传送至代理商T公司负责C公司业务的人员。

10:00 思考整理下午要与属下A讨论的说明资料,以及从业务资料中找出可以丰富提案书的题材。

12:00 与属下S及实习生K午餐。

13:00 回到公司。与属下A开会讨论M公司的提案。针对题材内容大致上两人都无异议,接下来继续完成提案书的制作。

16:00 在沙发上小睡15分钟。确认电子邮件、回复信件。收到代理商T公司负责C公司业务的人员针对早上送出的提案书回信。

18:00 离开公司。

19:00 在银座的咖啡厅与WEB杂志的编辑H先生碰面。想看看他对于新企划案的意见,详细地叙述目前尚未锁定消费者群等意见。

21:00 回家。确认电子邮件后洗澡、睡觉。

星期三

6:00 起床。与星期一几乎相同。

7:00 开车前往市中心。

8:00 将车停在停车场,进入公司。与P公司签订关于提案书制作的业务委托契约。

8:30 着手制作提案书。M公司秋天的宣传企划书,题材内容已与属下A开会讨论。

9:00 完成提案书。将提案书内容以电子邮件传给属下A,因为下周在M公司进行的例行会议上发表需要A帮忙。

9:30 代理商T公司负责C公司业务的人员来访,详细倾听T公司的各种计划,并约定时间将意见修改回复。

12:00 午餐、散步。

13:00 回公司。开始修改提送给C公司的提案书。

14:00 完成提送给C公司的提案书,以电子邮件传送给代理商T公司。

17:00 指示下属S去银行办理汇款手续。

18:00 P公司的某先生来访。讨论有关厂商B公司的新开发案子。

19:00 与P公司的先生简单吃个便饭。交换各种意见、情报。

22:00 回家。确认信件后就寝。

星期四

6:30 起床。与星期一几乎相同。

7:00 出门。与星期一几乎相同。

8:00 抵达公司。确认信件,收到属下A针对下午要进行的会议的确认信件。

8:30 进行GPS行动电话调查。在网络上搜寻资料,阅读相关资讯。

9:00 着手进行提案书制作。内容是关于厂商B公司的GPS行动电话服务系统开发案。

10:30 完成提案书。以电子邮件传送给P公司的先生,再以电话进行细节的讨论和调整。将接近百分百完成的提案书,再次以电子邮件传送给P公司。等待回信。

12:00 与代理商T公司负责C公司业务的人员吃午餐。针对明日星期五的简报发表进行最终的协商。

13:00 回到公司。与属下A针对M公司的提案再次进行讨论,指示简报发表会相关辅佐事项。此外对于提案

书的印刷及档案制作也一并指示。

16:00 接受其他员工的联络、报告、业务上的洽谈等。接收、回复电子邮件。

18:00 离开公司。

18:30 去书店寻找有关GPS手机的资料。

22:00 回到家。确认电子邮件后洗澡、睡觉。

星期五

7:00 起床。与星期一大抵相同。

8:00 出门。与星期一大抵相同。

9:00 抵达公司。针对昨天的提案书稍作修改,马上完成以电子邮件交给客户。

10:00 与税务人员针对GCP公司的年度结算进行总结。

11:30 离开公司。

13:30 与代理商T公司负责C公司的业务人员碰面。

14:00 开始简报会议。回答在场人士的问题。

16:00 与代理商T公司负责此案的人在饭店进行探讨。

17:00 回公司。接受几个有关业务上的洽谈。确认从属下A那里得到下星期一在M公司作简报发表的资料。

19:00 与朋友去参观市中心新成立的复合式设施,并在那里吃晚饭。

23:00 回家。确认电子邮件后洗澡、就寝。

在这个一周的行程范例中可以看到,时间被安排得非常合理并且紧凑。如此高效的工作和生活状态是不是很让人羡慕? 我对300位成功经理人的时间统计结果如下,看看他们在一周内都是如何安排的: