在每个夜晚，抽出一些时间，好好想想今天做了些什么，明天该做什么，并把它记录下来。那么第二天大清早，只要翻开记事本，就可以一目了然这一天应办理的重要事项（日程及今日工作要项）。这样，一天时间的运用就能更有效率。
做事多而快代替不了做该做的事。
——史蒂芬·科维
鹅卵石的故事
在一次时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后，问他的学生道：“你们说这罐子是不是满的？”
“是。”学生们异口同声地回答说。
“真的吗？”教授笑着问。
然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”
这回他的学生不敢回答得太快。
最后，班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。”
“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”
“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。
“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情得到什么重要的启示？”
班上一阵沉默。然后，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。”
这位学生回答完后心中很得意地想：“这门课到底讲的是时间管理啊！”
教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫了一遍后说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以后永远没机会把它们再放进去了。”
这则小故事最大的启示就是：对于工作中那些林林总总的事情，可以按照重要性和紧急性的不同来确定处理的先后顺序。抓住并优先处理最重要的工作，不要让自己深陷在每日的烦琐杂务之中。就像大的鹅卵石要先放进罐子里，其他的碎石子、沙子、水最后都能放进罐子里的道理一样。
在我们的记事本中，那些重要和紧急的事项应该记录在最显眼的位置。这样，当我们翻开记事本的时候，这些显眼的标志会首先映入眼帘，时时刻刻提醒我们应该先解决这些重要事情。这样的工作方法可以起到事半功倍的作用，可以为我们节省大量的时间和精力，您不妨多尝试一下。
一日之计在于夜
在每个夜晚，抽出一些时间，好好想想今天做了些什么，明天该做什么，并把它记录下来。那么第二天大清早，只要翻开记事本，就可以一目了然这一天应办理的重要事项（日程及今日工作要项）。这样，一天时间的运用就能更有效率。
早晚检视一下记事本所记载的内容，不仅仅是一个反省的过程，更重要的是，它与白天时间能否有效地运用有着密切的关联。
每天晚上做好第二天的日程表，隔日清晨就可以立刻出发到公司，收集整理并检查一下当日活动的必要资料，这样就可避免发生忘了带资料往赴会议的情形；而在工作过程当中，也不会发生因忘记东西而无法办事的现象。
对于现在有小孩的上班族来说，属于自己的时间就只有深夜至清晨的这段时光。早上6点多送孩子上学，晚上的时间又要陪孩子做功课，所有的时间几乎都耗在孩子的身上。因此，只有利用夜深人静的时候，对第二天所要做的事情先做一番考虑，并采取因应的方法。不过，当孩子比较小的时候，一般睡得很早，所以基本上从晚上9点开始到睡觉，就是属于个人的时间；而当小孩长到一定年龄，生活能够自理时，晚上就有更多的时间用来思考。
夜晚时间的使用方法，会因为一个人睡眠时间的不同而有所差异。
为了要利用早晨的时光，我们要先估算起床的时间。可是，先决条件是要有充分的睡眠，所以还得先算出就寝的时间。而下班回家之后到睡觉之前的这段时间，就是我们所要考虑的夜晚时光。对我来说，“夜晚时光”是为明天做计划的时间。
为了明天，大致有下列三项工作必须处理：
KEY1 ■ 先将当日的一切做个简单的感性记录。
KEY2 ■ 预定一些公与私的事项，将必要之事项记入记事本中。
KEY3 ■ 为了明日的活动，今天要有充分的休息。
当然，每天的日子并不是一成不变的，有时候千头万绪而难以解决的事情也不少。
在遇上困难的时候，千万不要勉强自己，不妨将它留到明天继续努力，要知道凡事太过勉强反而会产生反效果。也可以为自己安排进修的时间，例如：参加演讲及座谈会，参加一些不直接与工作接触的活动。这对自己的工作也会有所助益。
与不同生活范围的人谈谈话，也是一种学习吧！
让记事本真正成为你的工具
要让记事本脱离装饰品的行列，有一个方法就是要多看多写。例如一天之中，有以下这些时间点可以看看你的记事本，套句广告业的话，就是要进行记事本的接触点分析（★表示至少一天要看三回的时间点）：
§§§第一回：起床时（★）
依据今天的行程，判断衣服的选择。如果今天要见重要的客户或是发表会，别忘了穿上决胜套装，同时告诉家人今天回家的时间，是否需要准备晚饭。目的是对于今天行程有整体印象，并加以准备。
§§§第二回：在上下班路上
利用坐车的时候，再次确定今天的行程，大致推演一下今天一整天的流程，目的是具体思考工作的顺序与提升效率的方法。
§§§第三回：坐定办公室
确定待办事项（TO DO LIST），同时决定优先顺序。目的是先想象没有紧急事项时，自己要如何处理一天的工作；如果有重要且紧急的工作插队，就要立即应变。此外，重要的工作放在午餐前较有效率。
§§§第四回：午餐后（★）
确认今天下班后的行程，让期待下班的心情增进下午工作的效率，目的是转换心情。如果下班后没有安排，就想象自己想做的事情，也是一种暂时从工作中抽离的方法。
§§§第五回：下午工作时
确定已经完成的工作，同时如果今天的预定工作没有进展，就要修正当天的行程，一方面让自己有完成工作的成就感，同时鞭策自己完成未结束的工作。
§§§第六回：下班前
确认明天的工作以及记录今天工作的简短心得，目的是结束今天的工作，为明天的工作做好准备。
§§§第七回：睡前（★）
提醒自己的梦想与设定的长期目标，目的是加深自己达成目标的决心。
不过，有的人说“一天之计在于晨”；有的人却表示“一日之计在于睡前十五分钟”，因为睡前十五分钟可以好好回想这一天的功过，并写日记，接下来的三分钟，他会将明天的行程先在脑中大致推演一次。这样隔天醒来时，几乎已经在脑中深植今天该做的事情。
另外，每一周的一开始，也要看一下整体行程，抓到一星期的繁忙波长。周一与周二通常会有较多的紧急状况，因此建议周一与周二不要安排拜访较好。每一个月也要审视自己的一个月计划，从长期的眼光看目前为止的实际情况。
一周的前瞻
专业摄影师利用各种不同的镜头来工作，他们利用广角镜头和超广角镜头来捕捉全景；他们利用望远镜头把遥远的物体拉近到眼前；他们利用常规镜头摄影，摄下的景象与人类眼睛所看到的最为接近；他们利用显微镜头拍摄特写。他们的一个专门技术就是，知道什么时候该用什么镜头以产生所需要的效果。
就像摄影师一样，我们在自我领导方面的一个专门技术就是，知道什么时候以效率最高的方法来完成自己的任务。在大多数情况下，人们会将注意力集中于每日计划，这种集中注意看来是合理的。