书城管理服务的59个满意法则
4967800000031

第31章 提升客户应对技巧(2)

2.角色模拟

假设你是一家饭店的服务员,来了一位刁难的就餐顾客,在用餐过程中,这位顾客不停地抱怨饭菜不好吃,这时,你会如何处理?

3.思维启蒙

通过本节的学习,结合你的工作,你认为在实际操作中怎样应对这种客户才更有效?

4.实物训练游戏

道具:一间大屋子。

人数:8人。

方法:8人分成4组,每组2人A和B,其中一个是A,扮演客户服务人员,另一个是B,扮演客户。A和B就某事交流。

规则:在交流过程中,B要尽量刁难A,A则要尽力满足B的要求。时间为30分钟。游戏结束后,两人互换角色,再次进行游戏。时间为30分钟。

目的:通过游戏,培养游戏参与者应对刁难客户的能力。

5.提升计划

参考答案

1.情景案例:首先,客户服务人员应向客户表示任何问题均需要时间来解决,尤其是要彻底解决。其次,在应对过程中,要保持冷静和克制的态度,不要激怒了对方。最后,许诺应当量力而行,不要做出不可能的承诺或保证。

2.角色模拟解答思路:(1)在一次抱怨的机会中,让他把一切不满都说出来;(2)列出他抱怨的详细事项,然后一一解决。

3.思维启蒙:答案略。

经典回眸

小婷是一名普通保险的受理员,刚走上服务热线平台时,她想只要不在服务上出问题,做一名合格的热线受理员没什么太难的。然而,随着接听电话次数的增多、遇到的问题也越来越多。小婷发现,相对于大多人的需求,尤其对于相当一部分高智商客户来说,她掌握的知识还是太少了。

于是,小婷暗暗下决心,既然选择了受理员岗位,就要用自己优质的服务去满足每一位客户的合理要求。于是,小婷开始了不停地学习。上班时,只要有空闲,她就翻阅各种法律法规,总结受理电话的科学规律,进行分析、比较;下班后,找相关书籍阅读。如今,小婷已经记了厚厚的3本与客户工作相关的信息,并进行了整理分类。

同小婷一样,这家保险公司服务热线的每个受理员都有一个厚厚的笔记本,里面记载着日常收集的信息、学习心得。遇到回答不上来的电话,她们就互相交流,汇集集体智慧。

通过不断地学习、总结,这家服务热线受理员队伍已经成长为拥有庞大知识库的“万事通”,应对各种客户都能游刃有余。

从案例中可以看出:应对聪明的客户的最好办法,就是专业和专注。

巧手点金

聪明的客户思维缜密,情感细腻,容易被伤害,有很强的逻辑思维能力;懂道理,也讲道理,对公正的处理和合理的解释可以接受,但不愿意接受任何不公正的待遇;善于运用法律手段保护自己,但从不轻易威胁对方。

这种聪明型客户通常是一些文化素质较高的人,他们一般不胡搅蛮缠。对待聪明型的客户,客户服务人员要真诚对待,以专业和专注的精神做出合理的解释,争取对方的理解。

思维创新

应对聪明的客户,要从了解客户入手。了解客户不是一天两天的事,也不是与客户交流这么几次就算了,要多层次、多角度、多侧面地去了解。一般来说,从一个人的言行举止,我们基本上可以看出一个人的性格与特点,看出他的为人之道。

和聪明的客户打交道时,客户服务人员要直接向对方说明自己能做什么、不能做什么时,就着手了解对方的期望。不要只是告诉他不能做什么,比如,客户服务人员会对客户说:“我不能……,我不能……。”这种错误就好像是向别人问时间,他回答说:“现在不是11点,也不是中午。”请直接告诉客户自己可以为他做什么,或者他到底可以期望客户服务人员做些什么。

服务过程告一段落之后。要记得感谢比道歉更加重要,感谢客户告诉他的问题,使自己能更好地为他服务;感谢他指出的问题,帮助自己改进工作;感谢他打电话来,觉得和他沟通很愉快。

实战要点

和聪明的客户谈话内容要充实周到,这是谈话的先决条件。不能无的放矢,天马行空,例如同客户谈论卷烟的的时候,不能单纯地谈论卷烟的品种、数量和价格,还要了解卷烟的各项内在指标,要清楚卷烟的优缺点,以便于更全面、更详尽地向客户介绍产品。

和聪明的客户谈话内容要真实具体。这是取信于人、树立自身形象的关键。首先,谈话不要吞吞吐吐,说一些似是而非的话,要一是一、二是二,把要表达的意思说清楚。只有尽快让客户明白我们的意图,客户才有可能按我们的意愿去理解我们的做法。其次,不能弄虚作假,要讲求真实。无论做人还是做事,付出真诚才能换取真诚。

和聪明客户的谈话要有艺术性。幽默的谈话方式可以吸引客户,引出更多的话题。诙谐幽默的谈话可以使谈话的气氛更加活跃轻松,即使偶有争执,一句幽默的话也胜过十句苍白的辩解。当然,幽默是出于自然的。这就要求客户服务人员平时要注重自身学习,多方涉猎,提高自身谈话的“含金量”。

和聪明的客户打交道时,谈话对象要因人而异。对不同身份、不同性格的人采取不同的谈话方式和策略,是实现谈话目的的关键。不同客户的性格气质各有不同,各有特点,这就要求我们要掌握他们的性格特点,了解他们的兴趣爱好,投其所好、“对症下药”,从他们感兴趣的话题入手,以此作为一个重要的切入点来实现我们的谈话目的。比如遇到知识渊博的聪明客户,要表现出自己的睿智;遇到爽快的聪明客户,要表现得果决;而遇到能力较弱的聪明客户,要表现得谦虚、诚实。

情景再现

1.情景案例

刘平是一家大型工程开发设计公司的客户服务人员。某一天,刘平正忙得热火朝天的时候,一个聪明的客户过来询问刘平:为什么他的方案还没有完成?

问题:这时候,刘平如何回答他?

2.角色模拟

假设你是一家通讯器材专卖店的服务人员,有一天接待了这样的一位聪明客户:他只喜欢直接让他指定的一些人(例如经理等)来处理他的事项,除此之外不给任何人处理问题的机会。

这时,你应该怎么做?

3.思维启蒙

通过学习本节,在实际工作中,你如何应对聪明的客户?

4.实物训练游戏

道具:无。

人数:6人以上。

方法:6人分成3组,每组2人,1人扮演聪明型客户,1人扮演客户服务人员,两人就某件事进行交流。

规则:在交流过程中,“客户服务人员”要使用各种技巧应对“客户”的问题。时间为20分钟。游戏结束后,每组内两人互换角色,再次开始交流,时间也是20分钟。

目的:通过参与游戏,锻炼应对聪明型客户的技巧。

5.提升计划

参考答案

1.情景案例:刘平千万不要找理由说:“我快被繁重的工作压垮了,所以一直没腾出时间做你的方案。”这实在是很不明智的,客户才不会关心你是否承担得了如何繁重的工作,他们只会记得,你承诺过在一个确定期限以前完成工作,然而却又言而无信。所以,刘平应对客户解释为什么无法完成方案。然后,和客户探讨如何克服这些困难,在合理的时间内完成客户的方案。

2.角色模拟解答思路:如果客户确实需要,不要怕向主管求救。如客户要求你将电话转给经理,你应用简明的语气向经理描述一下现状,使得对话不要再从头开始。可以将通话和你的记录一同转给主管。不少客户对“领导”会给与更多尊重,沟通可能会就此有所转机。

3.思维启蒙:答案略。

经典回眸

有一天,有位玩家在网吧玩游戏后丢失了游戏装备。于是,他在6位游戏玩家的陪同下来游戏装备公司反映装备丢失的问题。当时7人情绪很激动,扬言要砸了游戏装备公司客户服务中心,这时有客户服务人员意图报警,而客户服务员李小姐则在竭力安抚这些玩家的情绪。面对玩家的来势汹汹,李小姐耐心地安抚他们,并寻求解决办法,最后让这7人组满意而归。

这种霸道的客户是客户服务人员可以经常见到的,一般而言,对这种客户要认真对待。小心应对,尽可能满足其要求,让其有被尊重的感觉。

巧手点金

一般而言,霸道的客户异常自信,有很强的决断力,感情强烈,不善于理解别人。这种客户不关心解决问题,而是“为了投诉而投诉”。一出了问题总是立即要求找单位的主管,他们认为:“如果你不能给我想要的,那么我肯定你的老板会给我的。”因此,他们稍有不顺就会问“你老板在吗?”

霸道客户的座右铭是“我是对的,你是错的。”因此,他们会尽全力去证明自己是对的,而对方是不合格的客户服务者。他们对自己的任何付出一定要求回报;不能容忍欺骗、被怀疑、慢待、不被尊重等行为;对自己的想法和要求一定要被认可,不容易接受意见和建议。

客户服务人员和霸道的客户打交道,最重要的是让客户的意见尽情发泄。待客户的怒火平息之后,需要找一个双方都认同的观点,比如说:“我有一个建议,您是否愿意听一下?”这么做是为了让他认同对方的提议,而这个提议是中立的。如果客户恢复理性的话,他会接受对方建议。

如果客户对客户服务人员提出来的建议拒不接受,则也可以反问他:“你希望我怎么做呢?”通常情况下,我们自以为知道别人的想法,可以知晓对方大脑深处的念头。为什么不问一下对方的想法呢?只有当对方描述他的想法的时候,我们才能真正确定客户到底想要怎样,才可能达成双方都接受的解决方案。

当客户继续处于愤怒状态下时,客户服务人员可以使用巧妙的方法分散他的注意力,例如接待情绪激动的客户时,可以请求客户随手递给一些诸如打火机、笔和纸等东西,当客户递过来时,便马上感谢对方,并在两人之间逐步创造出一种相互配合的氛围。当客户服务人员能合理使用这个方法,就能有效地引导客户进入一种相互合作而达成一致的状态。待到气氛平静下来之后,就可以抓住扭转局面的机会说:“我很高兴您告诉我这些问题,我相信其他人遇到这种情况也会和您一样的。现在请允许我提一个问题,您看这样处理是否合您的心意?”

思维创新