书城教材教辅礼仪教材:中学生礼仪(初中版)
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第7章 公共礼仪(1)

众所周知,人是社会的人。除了其个人生活、家庭生活之外,人还必不可少地要置身于公共场合。

公共礼仪,指的就是人们置身于公共场合时所应遵守的行为规范。它是学生礼仪的重要组成部分,也是其在交际应酬之中所应具备的基本素养。在日常生活中,中学生只要与其他人进行接触,就有必要运用公共礼仪。

(第一节)通联礼仪

通联礼仪,在此是指人们在其人际交往中进行通信、联络时所应当遵守的行为规范。遵守通联礼仪,是确保人们维持自己良好的人际关系,进而使其有所发展的必要前提。

通联礼仪的基本要求是:保持联络。它的含义是:在人际交往中,要尽一切可能,与自己的交往对象保持各种形式的有效联系,以便进一步加深理解和沟通,巩固、促进和发展双方之间的正常关系。

一、接打电话

正确地使用电话,是每一个现代人都必须做到的事情。使用电话时,不仅要熟练地掌握使用电话的技巧,更重要的是要自觉地维护自己的“电话形象”。

树立良好的“电话形象”,乃是电话礼仪的主旨所在。电话形象,一般指的是人们在其使用电话时的种种表现。这些表现,能够给对方以及其他在场的人留下完整的、深刻的印象,据此大体上可以对通话者的修养与为人处世的风格有所了解。

中学生在使用电话时,要维护好自己的电话形象,就必须在接打电话时,自觉地做到知礼、守礼,待人以礼。

1.拨打电话

使用电话时,总有一方是发起者,他通常被称为发话人;被动接听电话的一方,则通常被称为受话人。发话人若要使自己所打的电话能正确无误地传递信息、联络感情,又能为自己塑造完美的电话形象,就必须遵守以下三条规则。

第一,时间适宜。

通话唯有在适宜的时间进行,才会事半功倍。打电话若不考虑具体的时间问题,往往就会惹人不快。

其一,通话时间。除有紧要的事情必须立即通告外,切勿在他人的休息时间打电话。例如,每日上午7点之前、晚上10点之后,以及午休时间、节假日等。在用餐时间内打电话,往往也不合适。给海外人士打电话,首先要了解一下时差。

其二,通话长度。在一般情况下,在打电话时,发话人应当有意识地将每次通话的具体长度限定在3分钟之内,尽量不要超过这一限定。

其三,体谅对方。发话人在打电话时,应当对受话人多多体谅。比如,可以在开始通话时,先询问一下对方:现在通话是否方便?倘若对方不方便,则可另约一个对方方便的时间,到时再把电话打过去。

倘若通话时间可能较长,应当先征求一下对方意见,并在结束时略表歉意。

如果万不得已在对方休假、用餐、睡觉时打过去电话,届时不仅要讲清楚具体的原因,还应切记对对方说一声“对不起”。

在他人上班的时间内,原则上不要为了私人事宜而与之通话,以免妨碍对方。

第二,内容简练。

在通话时,通常要求发话人内容简练。这不仅是礼仪上的规范,也是限定其通话长度的必要前提。根据礼仪规范,发话人必须注意以下两个方面。

其一,事先有所准备。为避免通话时忘记重要内容,发话人最好将受话人的姓名、电话号码、通话要点等通话所必不可少的内容列出一张清单,通话时便可照此办理。

其二,内容简明扼要。在通话时,最忌讳发话人讲话含糊不清、东拉西扯。通话时,发话人讲话一定要务实。问候完毕,即应直奔主题,少讲空话。

第三,表现文明。

发话人在通话的过程中,自始至终都要待人以礼,尊重自己的通话对象。具体来说,必须注意以下几个重要环节。

其一,语言文明。在通话时,发话人要掌握电话基本文明用语。

一是问候语。在通话之初,首先要向受话人恭敬地问候一声“您好”,然后方可再言其他。

二是介绍语。在问候对方后,接下来需要自报单位与姓名,以便对方明确通话对象是谁。

三是道别语。终止通话前,在预备放下话筒时,应先说一声“再见”,告之对方通话到此为止。

其二,态度文明。发话人在通话时,除语言要“达标”之外,在态度方面也应有所注意。

电话若需要总机转接,届时勿忘对总机的话务员问上一声好,并且还要加上一声“谢谢”。此外,多多地使用“请”、“麻烦您”、“劳驾”之类的词语,也是发话人礼貌的具体表现。

遇上自己所要找的人不在,需要接听电话之人代找,或代为转告、留言时,态度同样要文明而有礼。

通话时电话忽然中断,发话人应当立即再拨,并说明通话中断系线路故障所致。千万不要不了了之,或等待受话人一方再把电话打过来。

倘若拨错了电话号码,应对接听者表示歉意。不要一言不发就挂断电话。

其三,举止文明。发话人在通话时,在举止方面应对自己有所要求。特别是当众拨打电话时,对这一点尤其需要注意。

打电话时,最好双手持握话筒,并起身站立。不要抱着电话机随意走动,不要趴着、仰着、坐在桌角上,不要高架双腿与人通话。拨号时,不要以笔代手。边打电话边吃食物,也是非常不礼貌的。

通话时,不易发声过高,免得令受话人感到刺耳。标准做法是:声音宁小勿大,并使话筒与口部保持3厘米左右的距离。

终止通话,放下话筒时,应双手轻放。不要用力一摔,从而令对方受到惊吓。

通话中途中断,或拨号时对方一再占线之时,要表现出应有的耐心。不要骂骂咧咧,更不要采用粗暴的举动,拿电话机撒气。

2.接听电话

根据礼仪规范,受话人接电话时,由于具体情况有所不同,可以分为本人受话、代接电话以及录音电话,等等。

第一,本人受话。

所谓本人受话,这里指的是由受话人亲自接听他人打给自己的电话。在本人受话时,需要掌握三条规则。

其一,接听及时。电话铃声一旦响起,应尽快地接听。因特殊原因,致使铃响过久才接电话,则必须在通话之初向发话人表示歉意。接听电话时,以铃响三次左右拿起话筒最为适当。

其二,应对谦和。拿起话筒后,应首先向发话人问好,并自报家门。向发话人问好,既是出于礼貌,也是为了说明有人正在接听。当对方首先问好后,应立即问候对方。至于自报家门,则主要是为了让发话人验证一下是否拨错了号码或找错了人。在私人寓所内接听电话时,为了自我保护,有时可以用电话号码作为自报家门的内容,或者不必自报家门。倘若接听到误拨进来的电话,则要耐心地向对方说明。

当通话终止时,不要忘记向发话人说“再见”。若通话因故暂时中断,一定要等候对方再拨进来。既不要扬长而去,也不要为此而责怪对方。

其三,主次分明。平时,电话铃声一旦响起,即应以此作为自己活动的中心,而不应当不分主次、随意分心。

如果此刻的确不宜与发话人深谈,可向其说明原因,表示歉意,并再约一个具体时间,届时由自己主动打电话过去。在下次通话开始时,勿忘为此再次向对方致歉。

第二,代接电话。

在日常生活中,有时会有机会为其他人代接、代转电话。在代接、代转电话时,中学生尤其需要注意以下四个问题。

其一,礼尚往来。接电话时,不要因为对方所找的人不是自己,就拒绝对方的请求。同学、家人之间互相代接电话,本是互利、互助之事。

其二,尊重隐私。在代接电话时,不宜向发话人询问对方与其所找之人的关系。当发话人有求于己,要求转达某事给某人时,尽快地转告当事人即可,切勿广而告之。当别人通话时,不要进行“旁听”,更不要随意插嘴。

其三,记忆准确。对发话人要求转达的具体内容,最好认真做好笔录。在对方讲完之后,还应重复一遍,以验证自己的记录是否正确无误,免得误事。记录他人电话的具体内容,应包括通话者姓名、身份、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话所要求的时间等几项内容。

其四,传达及时。代为接听寻找他人的电话时,首先要弄清“对方是谁”、“要找谁”等这两个问题。若对方不愿讲第一个问题,可不必勉强。若对方所要找的人不在,可先以实相告,再询问对方“来系何人”、“所为何事”。

若发话人所找的人就在附近,应立刻去找,不要拖延。若答应发话人代为传话,则应尽快落实。不到万不得已时,不要把自己代人转达的内容再托他人转告,否则容易使其内容走样,难保不会误事。

第三,录音电话。

许多时候,为了保证联络的畅通,人们往往会使用录音电话为自己代劳。使用录音电话的要点有以下两个方面。

其一,制作留言。使用录音电话,通常要制作一段本人留言。留言的常规内容有:电话机主的姓名、身份、问候语、致歉语、道别语、留言的原因、对发话人的请求,等等。

私人住宅使用的录音电话,通常不宜由年轻女孩进行录音,并且不宜自报姓名。以电话号码代替,既保护了个人隐私,又不至于误事。

其二,处理来电。平时,应尽快处理录音电话所录下的信息。对录下的来电,在查阅、听取之后,应当立即进行必要的处理或答复。

3.移动通信

目前,人们所使用的移动通信工具主要是移动电话,即通常所称的手机。使用手机时,需要遵守以下四条规则。

第一,令其安守本分。

使用手机,主要是为了方便个人联络和确保信息交流的畅通无阻。因此,不论自己所使用的手机有多么先进、多么昂贵,它们毕竟仅仅是一种通信工具,而绝非可以抬升个人身份的“道具”或“饰物”。因此,不论何时何地,都不要借此炫耀。

第二,方便他人为先。

为了确保手机通话畅通,应自觉地按时缴纳手机的使用费或及时为其充值,不要因欠费导致停机,致使他人与自己的联络中断。与此同时,以下三点亦应注意。

其一,改换了手机号码后,应尽早告知自己主要的联络对象,以保证彼此之间的联络顺畅。

其二,当他人用手机联络自己时,应尽早作答复。在约定的联络时间内,不要随便关机。利用手机向他人发送短信,不仅要内容健康、文明、准确,而且还应署上本人姓名,免得令人猜测。

其三,利用手机与他人联络,并要求对方按自己指定的号码回复时,应尽量保持手机的待机状态,切勿使手机一再占线,致使对方打不进来。

第三,遵守公共秩序。

使用手机时,应当遵守公共秩序。具体来说,此项要求主要包括以下四点。

其一,不允许在公共场合,尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往之处,旁若无人地使用手机。

其二,不允许在要求“保持肃静”的公共场所,诸如音乐厅、美术馆、影剧院、歌舞厅以及餐厅、酒吧等处大声地使用手机。必要时,应关机或使之处于静音状态。

其三,不允许在上课期间,尤其是在教室、实验室、报告厅里,因私事而使用自己的手机。

其四,不允许在聚会期间,例如开会、会见时使用手机,从而分散他人注意力。此时尤其不应使用手机偷拍、偷摄他人。

第四,自觉维护安全。

使用手机时,作为中学生必须牢记“安全至上”,特别要重视下列两点。

其一,不要在病房、油库等处使用手机,免得手机发出的信号有碍治疗,或引发火灾、爆炸。

其二,不要在飞机飞行期间使用手机,否则极有可能会使飞机“迷失航向”。