俗话说：“有朋自远方来，不亦乐乎？”但是，参加外事活动时，负责接待工作的我们往往会有一些做的不够周到的地方。
参与国际交往，从交流的角度来讲，应该着重注意以下两个方面的问题。一是外国友人到我们这里来，我们接待他们；二是我们到他们那里去，他们接待我们。接待的问题，实际上在国际交流中是经常碰到的。我们所讲的外事接待，一般是指接待有约而至的、预先安排的、正式来访的外国友人。从理论上来讲，外事接待有以下五个基本问题是需要注意的。首先，要注意接待规格。此乃具体接待标准的确认与操作问题。其次，要注意迎来送往。它要求注意接待工作的首和尾，即力求所谓善始善终。再次，要注意陪同翻译的问题。因为语言障碍不能沟通是很麻烦的，没有语言的交流就会南辕北辙。接下来，要注意交通工具的安排。外国友人到我们这里来，一般时间是比较短促的，可能会跨地区行动。没有方便的交通工具，就会平添很多的麻烦。最后，要注意的是食宿与纪念品的问题。外事接待工作，实际上就是对这五个问题的具体操作。
下面，我首先讲解一下接待规格。实际上，接待规格，就是在我们外事接待中所须执行的具体标准。特别是在正式接待中，它是绝对不可忽视的问题。例如，你要请你的老师吃饭，那么，你会首先想到什么？
首先，要解决费用的问题。当然了，你愿意在高档的地方请你的老师是你个人自由，但是条件不允许怎么办？实际上，接待规格的问题，主要就是费用的问题。接待规格就是指的接待标准，在外事接待中具体指的就是谁来掏钱，怎样按照标准来确定花多少钱。
再者，要考虑人员的级别和数量。在外事接待中，你是一位客人到我这里来，我的主管领导来接见你与一般人来接待你是不同的。主管领导出面接见表示的是重视；一般人员出面接待则意味着例行公事。接待规格，往往还包括接待外方友人时具体的东道主一方出场者人数的多少。
以上各点，就是接待规格的具体内容。那么确定接待规格时需要注意什么呢？主要有以下三点需要我们注意。
第一，坚持规范性做法。接待规格不能多变。比如，接待一位外国企业的总经理，安排他住在三星级酒店；另外一位外方总经理来了，安排他去住四星级酒店；再来下一位，又把他安排在五星级酒店。那就没有规矩可言了。如果他们三位私下交流、彼此知底以后，那么，住三星酒店的那位总经理会是什么感受？他们的身份是一样的，有人却会觉得待遇不平等。所以在外事接待中，确定接待规格，首先就是要坚持规范性做法。同样一个规格，就要执行同样一个标准。
第二，兼顾双边的关系。接待规格不能动辄破格。对重要的客人、关系密切的客人，肯定会无微不至，照顾有加。但对老、弱、病、残、孕，是需要格外照顾的。有着特殊的宗教信仰和民族习惯的人，也是需要被照顾的。所以一定要在接待外宾时注意双边关系。
第三，关注主宾的身份。主宾，就是指的在需要接待的客人中最重要的那个人。显而易见，接待总经理和接待秘书是不一样的；接待总统和接待部长不一样；接待省长和接待村长也不一样。所以，此点讲究自不待言。
接下来，我来具体讲授一下迎来送往的礼仪。迎来送往，是外事接待中比较重要的一个问题。如果处理得不够妥当，就会惹来很多不必要的麻烦。
例如，有一次我去国外某一个地方开会。之前已经说好会有人来接我。依据经验，我很认真地把我的飞机到达的时间、航班号码以及飞离的时间都详细地告诉了对方。结果当飞机安全降落了，我走出来之后，却没有人接待我。于是我就问接我的人，他们告诉我刚刚出发，正在路上。我发现他们那个地方距离机场至少开车要一个多小时，这使我的心里很不舒服，有一种被冷落的感觉。在迎来送往的具体问题上，一定要注意以下几个礼仪细节：
第一，确定时间。什么叫做确定时间呢？当我们负责接待外方友人的时候，一定要了解对方抵达我们这里的准确时间。比如，坐飞机来的话，要确定其班次，明确其几点起飞、几点降落。坐火车来的话，则要确定车次，明确其几点进站。不仅要提前知道，而且在对方出发之前应再次与对方确定。我们不仅要了解对方启程的时间，而且还要告之我们恭候对方的时间与具体长度。在外事接待中，当我们接待外方友人的时候，应当尽可能地提前到达，以防与对方失之交臂。至少，也应该提前一刻钟抵达现场。
第二，确定地点。迎接外宾时，在什么地方迎接对方，一定要提前交待清楚，否则对方应该去什么地方找你呢？不管接待团队还是接待个人，一定要向对方提供最准确的接头地点。一定要不厌其烦地确定地点，而且还要尽可能地选择那种比较容易找得到的地点。例如，飞机机场的出口处，候机楼的贵宾室，头等舱的休息室等等，这些都是容易找得到的地点。
第三，确定专人。外事接待，最好由专门的人员负责。办公室工作者、秘书、外办的人、公关部的人或者其他特殊的专业人士，都是最佳的人选。一定要提前指定，落实到位，而且还要把接待者的名字、职务以及联络方式等等，尽可能早地通知被接待者，以备出现特殊情况。例如，被接待者临时有事不能前来，则可以及时地与负责接待的人取得联系。以上，就是在迎来送往的过程中特别要强调的三个细节。
以下，我来讲解一下陪同与翻译问题。在外宾接待中，陪同的翻译往往是必不可少的。具体而言，在外事接待过程中，翻译与陪同的工作性质往往有所不同，其礼仪要求亦有所区别。
那么翻译应该注意什么呢？翻译的礼仪问题，主要有以下几点需要注意。
首先，要精通中文与外文。马克思曾经说过，外语是人生斗争的一种工具。既然如此，在外事交往中，翻译首先就要对外语非常精通。特别需要强调的是，翻译不仅要精通外文，更要精通中文，而且还要了解相关的背景知识。我曾经做过几天的翻译，但因为我才疏学浅，特别害怕与那种古文功底深厚的老先生在一起。他慷慨激昂，唐诗、宋词、汉赋、汉魏六秦的古诗古语脱口而出，我就扛不住了，翻译不了了。我们倡导要爱岗敬业。业精于勤荒于嬉。不论中国人也好，外国人也好，翻译这种重要工作，特别要求我们精益求精。
例如，我们夸一个女孩子漂亮，有很多英文词可以形容：“Charming”，即很有魅力。“Pretty”，即好看，“Beautiful”，即美丽。其实懂得英文的话，你就会知道这三个单词的重量是不一样的。如果你与一位女士在社交场合见面，西方人的习惯是恭维女性，那么你要恭维那位女士“Charming”，说她很有魅力，实际上就是例行公事，是客套话。因为在正常人眼里，一位异性肯定是其有魅力的。就我而言，我会告诉翻译，凡外国人夸我们的姑娘很性感、很漂亮，而你又觉得这个女孩不了解此乃外国人恭维异性的习惯性做法，那么最好翻译成“吃过饭没有”。语言是沟通的工具，精通中外文都是为了更好地与别人进行沟通。
其次，要恪守职业道德。翻译工作的本质，就是为别人服务。为别人服务，不存在多少前提条件。不能因为你看着某个人顺眼，就为他认真地服务；看着某个人不顺眼，就不为他服务。特别需要注意：作为一名爱岗敬业、热爱祖国、善待外国友人的中方翻译，绝不能在日常翻译工作中偷工减料或消极怠工。那样的话，将会影响到中外双方的沟通，甚至导致双边关系的紧张。
最后，要严守外事纪律。每一位具体从事外事翻译工作的人员，都必须自觉遵守外事纪律。比如，忠于祖国，拥护政府，服从组织，严守秘密，不得私下与外方人员进行非公务性交际，等等。