书城管理管人的难点
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第21章 岗位分工不同,难在员工责任管理:职业道德形成责任感(2)

管理者对下属的失败过于在意,是由于其必须对业绩低落负起一个做上司的责任。另一方面,下属为了避免失败而消极地推卸工作的原因,多半是管理者严厉苛责,任意转嫁责任所导致的。结果只会造成士气低落,使不想提升能力、不能积极工作的下属增加。

管理者应该有度量和远见,容纳下属一些小的失败。管理者必须认识清楚,与其在会议桌上不顾情面地让下属检讨失败,不如暂且将失败放置一边,只让下属了解其失败原因,学习到勿重蹈覆辙的经验与智慧,这样反而能增加培育效果。“无论如何试试看。不论结果如何,责任由我负责,尽力做做看!”协助下属排除对失败的恐惧,使其全力参与工作,也正是管理者应学习的培育下属的窍门之一。

(3)鼓励下属克服困难

交付工作给下属,完成乃第一个要求。因此,管理者在下属工作的过程中,宜找一个合适的机会就工作内容与下属能力做适当的复核,暗示其正确方向与方法,这样可以防止下属中途受到挫折或过分拖延时间。为了让下属达到最终目的,必须教导下属主动自发地报告其工作进展。尤其是对那些不能有效推动工作的下属,必须强制其定期报告,再视情况予以适当支援,以完成工作。

下属的工作如果陷入停顿,或是半途而废,往往与能力无关,极可能是心情不好或是士气低落。此时,充分运用赞赏、激励、暗示的做法增加其自信,可使其充满信心对工作再度展开挑战。工作遇到障碍是无法避免的,唯有超越障碍才有可能成长。但是下属碰到严重困难无法超越时,管理者不妨代为除去障碍。这并非放纵下属,而是让下属享受完成工作的喜悦,增加他的自信心。

(4)协助下属完成工作

工作过程中,有时会发生管理者取消下属工作资格,转而由其他人接替的情况,这多是由于交付的工作未能按照领导期待的方式完成。“你已尽了努力,但是似乎无论如何都无法完成工作。”“对你来说工作或许太重,还是由B来做吧。”从组织整体来看,此种做法确实可以防止时间的浪费,但是却让下属丧失了信心和工作热情。在下属遇到挫折时,管理者必须深入考察下属本人及其周围情况,查出问题关键,讨论推动工作、超越障碍的方法。可能的话,与下属一起讨论、商议,听听下属的说法,支持下属坚持到底,完成工作。这绝不是对下属的无谓帮助,而是教导下属的一个方法。下属在此种教诲下,可以累积难得的经验,并且能够领悟到工作的诀窍及产生坚持到底的决心。

为一个下属争取到的最大机会,莫过于帮助他走上正确的发展道路。而以上4个步骤,就是除了必要的培训之外,帮助下属争取的最好机会,也是在成功道路上推下属一把的最好方式。

解难高招:管理者要想挖掘出员工的潜能,就必须给他提供一定的发展空间,这样他们才能自由成长。管理者要学会为员工提供自主发挥的舞台,这样他们才能谱出动人的舞曲。

4.帮助员工确立工作目标

众所周知,如果管理者以强权或权威来让员工干活,那么员工做起事来就失去了真正的动力,甚至会产生消极怠工或叛逆心理。抓住人的期待并予以具体化,使其为了实现这个具体化的期待而努力,这就赋予了员工努力工作的动力。具体化的期待是能够实现的目标,如创建高楼大厦前,建筑师会先把自己的想法具体地表现在蓝图上,再让建筑工人依照蓝图完成建筑。

企业中,每个员工都或多或少地会有所期望,但这种期望并没有形成一种动力,就像每个人都希望拥有漂亮的房子但却没有设计蓝图一样。因此,成功的管理者就是要发掘员工的期望,并把这种共同的期望变成具体的目标。而一旦将这个具体的目标或理想生动鲜明地体现出来,员工就会从思想上产生一种共鸣,会毫不犹豫地追随管理者。

汤姆·彼得斯说:“事在人为的目标能让员工做得最好。”但是,如果直接告诉员工“尽力而为”,收到的效果是不可能理想的。汤姆·沃森管理着西雅图的一个软件工程师团队,他认为他的团队非常优秀,很信任他们。“我布置任务的时候,总是告诉他们:‘尽你们最大的努力去做吧,没有比这更高的要求了’。”当汤姆·彼得斯告诉他这并非是激励员工的上策时,他有点迷惑不解。事实就是这样,如果他能给每个员工或整个团队设置特定的、富于挑战性的任务,他们就能做得更好。

但是,多数人并不清楚自己的期待是什么,在这种情况下,能够清楚地把大家的期待具体表现出来的人,就是对团体最具有影响力的人。

在进攻意大利之前,拿破仑会鼓舞全军的土气:“我将带领大家到世界上最肥美的平原去,那儿有名誉、光荣、富贵在等着大家。”拿破仑很正确地抓住了士兵们的期待,并将之具体地摆在他们的面前,以美丽的梦想来鼓舞他们。

抓住了员工的期待后,管理者就要为团体规划远景。规划远景的同时,有必要让员工看到达到远景的过程。

许多事实显示,人们在有目标时做得最好。比起一般的“尽力而为”的目标,特定的有难度的目标可以带来更高的产出。特定的目标可以发挥内部激励的作用。目标可以让员工知道要做什么,以及要付山多大的努力才能达到。在其他条件相同的情况下,比起没有目标或者只有“尽力而为”目标的个人和群体,有特定目标的个人或群体会干得更好。

通常,管理者都会用“事在人为”的目标来激发员工的创造性,从而让员工把能力完全发挥出来。如果能力、目标的可接受性等因素保持不变,我们认为,目标越有难度,绩效水平越高。难度更大的目标可以鼓励员工挑战极限,努力工作。当然,从逻辑上讲,容易些的目标更能被接受。但是,一旦员工接受了一项艰巨的任务,他有可能付出更多的努力去完成任务。这时候,管理者面对的挑战就是如何使员工认为困难的目标也是可以达到的。

可能每个员工都知道自己在干什么,但是他们仅仅是在重复中工作,并不去考虑如何改善自己的工作,怎样去提高工作质量。在这种情况下,执行水平可以衡量,但是难度却很大。正如一些管理者认为目标太具体没有必要一样,他们或许真的认为他们的员工知道自己应该做什么,但是,这样的可能性很小。如果你不向你的员工说明工作目标,而是让员工去琢磨你的想法,你就会发现他们的做法五花八门。在管理层中缺乏明确的、让大家都理解的工作目标很容易造成企业管理的混乱。企业的目标明确需要管理者的认真思考,这个思考的过程可以使工作思路清晰、连贯。同时,把工作目标公之于众,可以大大增加每个人的责任感,也可以促进工作的完成。

因此,一个合格的管理者,应当制定一个具体明确的目标。特别是在交代员工任务的目标时,必须具体明确、简洁明了,这样做的目的是让所有参与团队工作的人不用解释都会明白。如果把自己的目标列得很长,这就说明管理者对自己的工作还不太了解,对自己团队的工作目标还不太明确。在以后的具体实践过程中,管理者和员工的精力也就可能被分散。简洁明了的目标可以使员工把目标铭记于心,激发团队的创新与奋斗精神,这是用其他方式都难以达到的效果。

确立目标是管理者的必备素质。管理者本身不一定要具备该项事业的知识和技能,但提出目标却是管理者的工作,这项工作除了管理者本身外,不能靠其他人来完成。企业管理是一门综合性工作,既要有文化知识,又要有社会知识。管理者只有具备多方面的综合素质,才能确定适合企业发展的目标。为了确保目标切实可行,管理者平时就要培养能够确立目标的意识。有目标才有动力,目标确立后,针对这个目标,有知识的人贡献知识、有技能的人贡献技能,大家心往一处想,劲往一处使,才能成就辉煌的事业。

帮员工确立工作目标,对企业和个人都有重要的意义。对企业而言,一个企业的存在和发展离不开员工的努力工作,现代企业的成败更是取决于企业管理人员。企业战略的有效性取决于战略的制定者及其实施者的能力,取决于人力资源特别是管理人员的质量及存量。从个人角度也是如此,通过职业规划,可以使人了解自己,了解周围的环境,以便在错综复杂的环境中找准适合自己的人生坐标,并不断地发扬和拓展自己的潜能,最终成就事业。

解难高招:聪明的管理者能够将员工所期待的未来远景着上漂亮的色彩,远景经过润饰后就不再是微不足道的景象,而是形象生动的美好蓝图。大家的热情自然高涨,士气自然高昂。

5.鼓励扶持员工的创造力

员工的创造力是企业的宝贵财富,富有创造力的员工能为企业能为企业的发展带来令人惊叹的推动作用。每位管理者都应该善于发掘员工的创造力,更要懂得及时鼓励和扶持员工的创造力。

富有创造力的人若要全心投入工作,就必须对所从事的研究项目满怀兴趣。因此,管理者必须使员工对所从事的工作保持浓厚的兴趣,否则,他们会丧失动力,也就不能发挥本身的潜力。

确保所有从事某个研究项目的人——不管他们参与整个项目还只是其中一小部分——均目睹工作圆满完成。他们需要分享工作完成后的轻松感,以及圆满完成工作的成就感。

一家医疗公司的科研开发部主任要求他的研究人员与顾客之间存有紧密的联系。这不仅使他们了解了顾客的需要,而且当他们研制出一种成功的产品时,也可使他们领略到成功的喜悦。另一位经理总是要求他的研究人员同时从事短期、中期和长期的研究项目。这样,他们就能不断体会到完成工作后的成就感。

当某位员工提出一个不俗的研究设想时,管理者应委以重任和给予资源,以帮助他完成这项工作。委任革新者不仅能激发他的工作能力,而且能证明他能否承担更重要的任务。

大部分富有创造力的人都是通过自己的信仰方式获得成就感和满足感。他们懂得自我激励,但别人赏识他们的成就对他们也同样重要。对于管理人员而言,若要以非正式形式经常赞赏这部分员工的工作,最有效的方法之一就是经常深入基层。这一做法有两方面的好处,第一,它能使管理者了解每项工作的进度及所出现的问题,以避免意外的重大损失;第二,它可以使管理者有机会向自己的员工进行反馈。领导者到各个办公室巡视时,要多说些鼓励性的话。告诉其他员工某组同僚工作的重要性,尝试每天称赞不同的员工。这些措施对激发员工的积极性和生产率,往往有令人惊叹的作用。

富有创造力的人需要一个不拘形式的工作环境,以便自由地彼此闲谈某个概念或问题。他们同时需要避开存在各个部门或办公室的骚扰,大部分人都需要有私人的办公室或至少私人的工作环境。

富有创造性的工作往往需要每周工作60~70小时。在这期间,灵活的出席时间是非常重要的。如果管理者的处理手法欠缺灵活,就有可能毁掉企业最重要的资产。管理者应明白合作是双向的,如果稍有延迟就对这些员工加以制裁,那么下次当领导者需要在限期内完成任务时,就没有任何员工愿意承担。

革新者的创意价值是难以计算的,因此他们常常比其他部门的员工得到更少的加薪和奖金。但富有创造力的人需要感到他们及其所从事的工作与别人的具有同样价值。作为他们的管理者,应竭尽所能为他们争取津贴和福利。一旦有人提出创新的意念时,就应从该创新事物为公司赚取的利润中提取一部分奖励他。从长远来看,这种政策具有极大的激励作用。

解难高招:企业的每个员工都是企业的财富,管理者应重视每个富有创造性员工的作用,承认每一个人进行思考和希望学习的权利。

6.督促员工养成守时习惯

恪守时间是做好一切工作的前提,它也代表了规则与信用。在当今的商品经济社会,准时和迅捷同等重要。要想使自己的企业在激烈的市场竞争中先于别人一筹,立于不败之地,领导者应和员工一起努力养成守时的好习惯。

商业活动中,某些重大时刻往往会决定以后几年的业务发展状况。比如,你晚到银行几个小时,票据就可能被拒收,你借贷的信用也会荡然无存。守时,也是彬彬有礼和温文尔雅风范的体现和要求。有些人总是手忙脚乱地完成工作,给人的印象总像是在赶一辆即将启动的火车。这种人没有掌握适当的做事节奏,很难有大的成就。

你如果错过了与他人约定的时间,你失去的也许仅仅是信任;你如果连自己约定的时间都错过了,你失去的就不仅仅是信任,还有可能是人生的方向。拿破仑说,他之所以能打败奥地利人,就是因为奥地利人不懂得5分钟的价值。而在滑铁卢一战中,拿破仑的失败也与他自己没有把握好时间有关。

每个人都应该树立明确的时间观念,做事情要讲究赶早不赶晚。不守时而拖沓会毁掉一个人的前程,大量的宝贵的时间被他们白白浪费掉了。很多人做事习惯于前脚慢条斯理,后脚却连跑带颠。这种情况下难免会出错,甚至可能会延误长远大事。他们往往要花许多时间考虑并惦记着要做的事情,却又懒惰迟疑不能立即着手行动,就推迟行动得过且过,事后又为没有建树而悔恨。其实推拖过程所浪费的时间,往往足可以用来把事情做成。

因此,养成守时的习惯、纠正拖沓的毛病势在必行,以下几种方法可供参考:

(1)确定一项工作是否非做不可

有时,人们觉得某项工作不重要,于是做起来就拖拖拉拉、松松垮垮。其实,正确的观念应当是,如果这项工作的确不重要,就暂时搁置或索性把它取消,另选重要的工作,而不要拖延后又导致时间的浪费。有效分配时间的重要一环,就是把可有可无的工作取消掉。

(2)及时把工作委派给其他人

有的工作是需要抓紧完成的,但是承担者对这项工作却不喜欢,所以就做得拖拉,这或许与承担者的个性或特长有关。领导者如果发现了这种现象,就可以马上采取行动,把工作委托给适合做并喜欢做的其他员工。

(3)帮助员工弄清工作的意义和价值

人们往往因为看不到某项任务的意义和价值,或者认为这项任务所需付出的代价高于完成后可带来的的好处,结果将得不偿失,因而重视不够、行动缓慢。解决这个问题的最佳办法是:从目标与理想的角度,对任务进行论证分析。尽可能对其意义和价值进行量化表示,让任务承担者向着清晰的目标前进,这样就可以激发员工的工作激情,就可以高效率地完成工作。