书城管理按制度办事
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第23章 制度不是花瓶:制度关键在于落实(5)

当现场的观众笑得东倒西歪时,林克莱特继续注视着孩子,想看看他是不是自作聪明的家伙。没想到,孩子的两行热泪夺眶而出,孩子的悲悯之情使得林克莱特觉得他还有更深层的意思没有表达,于是林克莱特问他说:“为什么要这么做?”

小孩的答案透露出一个孩子真挚的想法:“我要去拿燃料,我还要回来!!”

林克莱特如果在没有问完之前就按自己设想的那样来判断,那么,他可能就认为这个孩子是个自以为是、没有责任感的家伙。但孩子的眼泪使他继续问了下去,也才使人们看到了这是一个勇敢的、有责任心的、有悲悯之情的小男孩。

沟通上的障碍竟会产生如此大的差别!

一个沟通良好的团队可以使所有成员真实地感受到沟通的快乐和绩效,可以使团队制度得到更好的落实。加强企业内部的沟通,既可以使管理层工作更加轻松,也可以使制度更加有效地落实,使普通员工大幅度提高工作绩效,同时还可以增强企业的凝聚力和竞争力。那么团队成员何乐而不为呢?

二、用倾听改善沟通

倾听是改善团队沟通的一个重要手段。

在沟通的过程中,说占到30%,听占到45%,阅读占到16%,写占到9%。在所有的沟通内容中,倾听占到了45%,比说的比例更高。然而,人们通常被告知要如何说,却很少有时间来学习如何聆听。

布莱顿一摩根理论的创始人在对美国100余家大企业的高管调查后发现,85%的管理者都认为自己既关注人的因素——员工,也关注事的因素——绩效。但是80%的下属却不这样认为。

为什么团队中下属和管理者的认识有这么大的差距?主要是因为领导自身的态度倾向与行为模式不相称。就如同冰山一样,冰山在水面上只露出它的十分之一,团队管理者具有态度、行为等多种要素,但员工看到的只是管理者的行为,所以,在沟通中管理者的行为表现就显得非常重要。

团队中的每个成员,都必须要学会倾听同伴说话,收集有用信息。在英文中,hear和listen两个词都是听,但意思并不相同:前者仅仅是“听到”,后者却要求“倾听”。与同伴交流的时候,有的人认为自己在听,但可能一边在听,一边忙着做其他事情。这会让同伴觉得他心不在焉,听的效果可想而知。

因此,倾听并不是简单的听,而是要进行有效的倾听。它不仅要用耳朵,而且要用心灵。有效的倾听有两个层次的功能——既帮助接收者理解字面上的意思,也能理解说话人的情感。好的倾听者不仅能听到对方说的内容,而且还了解对方的感受和情绪。同时,团队领导的有效倾听还向下属发出了一个重要信号——他们关心团队成员。虽然许多人并不是有技巧的倾听者,但可以通过训练提高倾听技能。

下面的原则是团队成员在倾听时需要掌握的:

1.要集中注意力,聚精会神地去听。

2.在倾听的过程中既要与对方有目光接触,又注意对方的眼睛和表情。

3.不要打断对方并迫不及待地插话。打断别人的谈话是相当不礼貌的行为,对方也可能会受到打击。

4.不要急于下结论,听完后要仔细斟酌对方的话。

5.积极给予反馈。这种反馈并不是对别人进行评判,也不是要去做别人的老师,而是表示理解了对方的话。如果有不清楚的地方再进行沟通。

沟通的技巧和方法固然重要,但我们应该明白沟通不仅仅是一种临时性的技巧和方法,而且是一种组织制度,要获得有效的沟通效果必须有制度性的措施,我们应该针对本企业的特点及发展的需要,对企业内原有的沟通制度进行不断的改革和补充。21世纪是一个充满激烈竞争的时代,作为一名成功的公司员工,不仅要有应对问题和挫折的能力,还要与客户、同事、合作伙伴和供应商建立良好的人际关系。因此,提升沟通艺术,并对人际关系进行良好的运作,就成为事业成功的重要保证。

做高效能落实的员工

一项工作的落实,需要迅速行动,只有在预计的时间内完成自己的工作,才能使成绩更有价值。然而在工作过程中,总会有人做事拖沓,拖延时间,不能迅速地落实自己的任务。这种做法不但耽误了工作的进行,延误了工作计划,也在精神上给自己增加了负担。这就要求我们养成不拖延、早落实的好习惯。

有一家外贸公司的老板要出差到美国去,而且要在一个国际性的商务会议上发表演说。他身边的几名要员都忙得头晕眼花。在临行的前一天,他向主管甲和主管乙分别布置了一项任务,甲负责演讲稿的草拟,乙负责拟订一份与美国公司的谈判方案。

在老板出国的那天早上,各部门主管都来送行,有人问甲:“你负责的文件打好了没有?”甲睁着惺忪的睡眼说:“我熬不住睡觉去了,我负责的文件是以英文撰写的,老板看不懂英文,在飞机上不可能复读一遍。待他上飞机后,我回公司去把文件打好,再电传过去就可以了。”

转眼间,老板驾到,第一件事就是问主管甲:“你负责预备的文件和数据呢?”主管甲按他的想法回答了老板。老板听后脸色大变:“怎么会这样?我计划利用在飞机上的时间,与同行的外籍顾问研究一下报告和数据,以免浪费坐飞机的时间!”听到老板的训斥,甲的脸色一片惨白。

到了美国后,老板与外籍顾问一同讨论了乙的谈判方案,整个方案既全面又有针对性,既包括了对方的背景调查,也包括了谈判中可能发生的问题和策略,还包括如何选择谈判地点等很多细致的因素。乙的方案大大超出了老板和众人的期望,谁都没有见到过这么完备而又有针对性的方案。后来的谈判虽然艰苦,但因为对各项问题都有细致的准备,公司最终赢得了谈判。

老板出差结束,回到国内后,乙得到了重用,而甲却受到了老板的冷落。

无论做什么事,只要我们做了,就一定要杜绝拖延。努力落实,不要等到错过时机,导致追悔莫及。特别是在工作中,更不要把今天的工作拖延到明天,因为明天还有明天的事情,正如《明日歌》所说:明日复明日,明日何其多。如果我们不计后果地拖延,那么只能是“万事成蹉跎”。

在一家比较出名的品牌洗衣机厂内,有一名清洁工,她已经工作了近20年,不但工作认真,而且很有责任心,对工作也很热爱。如果厂内进货或清理仓库,她往往要干到很晚才能收拾完脏乱的仓房。但即便很晚,她也不会把工作拖到第二天去做,她总说:“我的任务就这么简单,如果我不能清扫干净,还要拖延到明天,那就太不称职了!”

有一天,刚有一批洗衣机从仓库中提出,需要她去打扫卫生,当她在清扫地面时,发现地上有一枚螺丝钉。她拿起螺丝钉,仔细看了看,说:“这一定是今天刚生产的那批洗衣机上的!”她知道如果这枚螺丝钉是从那批洗衣机中掉出来的,就代表着其中有一台洗衣机少了一枚螺丝钉。这关系到产品的质量,也关系着企业的信誉与形象。她急忙跑到厂长办公室去向领导讲明情况。

厂长立即要求对当天生产的800多台洗衣机做全部复检,以找到那台掉了螺丝钉的洗衣机。全体员工经过细心检查后,并没有发现哪台洗衣机缺少螺丝钉,而这时已经到了下班时间。大家正想走时,发现那位清洁人员仍在寻找,大家在她的带动下再次检查了一遍,最后终于在800多台洗衣机中找到了缺少螺丝钉的洗衣机。

这样的员工不但是负责的员工,而且可以算得上是优秀的员工,因为她清楚地知道,拖延对企业的影响有多大。相比之下,那些面对急需解决的问题而漠视或拖延的公司或个人,势必会得到惨重教训。

美国埃克森公司曾经发生这样一件事:埃克森的一艘巨型油轮在阿拉斯加触礁,致使油轮泄露了大量原油,给海洋生态造成了巨大破坏,很长一段海岸线遭到严重污染,海洋动植物也遭受了严重破坏。然而,面对重大影响,埃克森公司却迟迟没有任何补救行为,而且对外界也没有任何说法。

埃克森的行为激起了美国民众的强烈指责,甚至引发了一场“反埃克森”运动。这件事甚至惊动了当时的美国总统。最终艾克森因为拖延时间而不去解决问题,给自己带来了数亿美元的损失。