书城管理管理技能培训全案(上)
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第47章 目标沟通(3)

(1)目标之间是相互依存、互相影响的,假如某一部门改变了目标,势必影响其他部门的目标,一个人的目标变更将使很多人的目标要随之改变,这样容易破坏企业的目标体系。

(2)假如目标变更频繁并且极其容易,则目标本身就失去了意义,而且在以后设定目标时,执行人员必然会抱着敷衍了事、漠不关心的态度,如此一来,将使所设定的目标变得毫无价值。

在设定和推行目标时应考虑到未来环境的变化,使目标具有弹性,在变更目标时则应考虑到这种变更对整个目标体系的影响。

6.加强协商与沟通

协商是有效推行目标管理的关键,在上下级对目标执行情况进行共同协商之际,应该由员工先发表意见,这样既可使员工的努力获得承认,又可增强员工的参与感。协商也是改善沟通的关键,就所欲达成的绩效加以详细讨论,可确保上司及下属对如何达成目标获得一致的意见。

7.建立目标记录的统一格式

(1)为减轻行政工作负担,目标的记录应用企业统一设计的目标卡填写,而每个月(每周期)的执行记录,也使用标准文书表格。

(2)为了适应各种不同情况以表达其资料,要对目标执行状况加以督导。例如可制定一种目标控制图,以便连续记录执行的状况,并能非常方便地看出该目标的执行情况,以便对目标的执行进行有效控制。

也可以设置载明一定时间的备查卷宗,将该目标记录放置其中。当该时期快结束时,对该项目标的进行情况,可自动进行查核并记录,其重要的作用是提供给管理者做出决策及采取改进行动所需的资料。

8.编制执行报告书

虽然目标有定期的评估,但在执行期间内,仍应与执行目标的下属保持联系,了解执行近况,并往上呈报目标进展情况。

职业经理人欲控制及衡量各个部门的目标,必须依据各部门回馈的报告。该报告是目标管理制度的重点,可依据目标的性质,编制出执行报告书,提供给上级,使其在预计期间终了时,能够了解获得的实际成果。

总之,目标执行是目标管理的重要内容,是把设定的目标变为现实的过程,这个过程涉及人、财、物的流动,因此企业应在目标执行过程中使用各种技巧,改善目标执行中的不合理操作,提高目标执行的有效性。

操作要点

提高目标执行的有效性可从以下方面着手:

明确职责。

上级主管给予支持和指导。

高层管理者亲自参与。

加强教育和培训。

及时调整目标。

加强协商与沟通。

建立目标记录的统一格式。

编制执行报告书。

控制目标执行过程

目标执行过程涉及许多环节,每个环节出了问题都会直接影响目标的执行效果,因此企业应对目标执行的全过程进行监控。在控制目标执行过程时,企业应做好以下工作:

1.计划控制

计划控制是各种控制的依据。在目标实施之前制订计划,有利于决策目标的进一步展开和落实。制订一个好的计划,可以使人在目标推行过程中方向明确,步骤有序,工作协调。

(1)确定计划控制类型

(1)开放计划控制。在这种方式下,施控系统将可控输入信息转化为计划指令,作用于受控系统,而受控系统的输出结果不再被返回输入端。

开放计划控制适用于干扰因素影响较小或系统本身抗干扰能力强,或者有较多的历史经验可以用来借鉴的控制活动。

(2)回路计划控制。回路计划控制又称为反馈计划控制,与开放计划控制的不同之处是增加了反馈环节。通过反馈环节,把受控系统的状态或执行结果返送给施控系统。这样,整个控制过程形成了一个双向环形的闭合回路,使受控系统可以根据自身的行动结果,影响自身的输入,从而调整未来的行动。回路计划控制流程。

(2)确定计划控制程序

(1)在总目标确定的前提下,进一步拟定反映总目标的各项具体的指标。

(2)预测在实现总目标的过程中,可能会存在哪些影响因素。其中包括内部因素和外部因素,有利因素和不利因素等。

(3)根据现有条件和未来可能受到的影响,制订出实现目标的具体措施和步骤。

2.管理控制

管理控制的一般过程如下:

(1)确定控制标准。计划是控制的依据,但计划一般具有内容详尽、环节复杂的特点,因此需要建立起一套科学的控制标准。把这些标准作为衡量工作成果的尺度,这是在一个完整的计划中选出用于计量工作成果的关键。

(2)衡量目标绩效。依据标准衡量执行的情况,把实绩与标准进行比较,对所完成的工作作出客观评价。企业应该在偏差尚未出现之前就有所觉察,并采取措施加以避免。富有经验的管理者一般可以做到这一点。

(3)纠正目标偏差。控制过程中的第三个步骤是在衡量工作绩效的基础上,针对被控对象的状态相对于标准的偏离程度,及时采取措施予以纠正,从而使其恢复到正常状态上来。

进行管理控制要注意及时性,同时要把注意力集中到突出的问题上,这样才可以在有限的时间内取得最好的效果。

3.追踪控制

追踪控制的基本过程如下:

(1)施控系统向受控系统发出目标、任务或计划,经过上下级的协商,将上级指令转化为下级的目标,并输入受控系统。

(2)受控系统根据输入的目标,自行决定达到目标的行动方案。由于有干扰的作用,运行过程中目标有可能会偏离计划,因而需要进行反馈调节。

(3)受控系统通过反馈调节,比较运行过程中的目标状态与输入的目标状态,发现偏差时,自行调整行动方案,使其恢复到正常的目标状态上来。

(4)在目标计划期内受控系统运行完毕后,将最终的目标结果再反馈到施控系统。

追踪控制有以下几个特点:

受控系统可以自行调节。可根据自身的调节能力,自行决定完成目标的方案,并根据执行情况自行调整。

施控系统只管“两头”的事情。即只抓目标输入和目标考评两个方面。

系统的应变能力强。

总之,目标执行过程是一个复杂的过程,过程中可能存在各种不稳定因素,企业应采取各种措施对目标执行过程进行控制,提高目标执行结果的有效性。

图22—3目标过程控制流程图

操作要点

目标执行过程的控制包括:

计划控制。

管理控制。

追踪控制。

加强目标成本控制

在目标执行过程中会存在许多消耗和费用,企业应对这些消耗和费用进行有效控制,避免浪费,实现既定的目标成本。企业在加强目标成本控制时应掌握以下内容:

目标成本是企业目标体系的重要组成部分。它并不是孤立存在的,而是与企业的其他目标之间有着相互制约、相互依存、相互保证、相互促进的关系。

1.确定目标成本控制的内容

(1)目标成本预测。目标成本预测是根据有关资料,运用一定的方法,对将来不同情况下可能发生的成本以及成本的变化发展趋势进行测算。有效的成本预测可以为成本决策、成本计划和成本控制提供及时、有效的信息,避免了决策、计划和控制中的主观性、盲目性和片面性。

(2)目标成本决策。目标成本决策是在目标成本预测的基础上,结合其他相关资料,综合运用定性和定量的方法,决定最优的成本效益方案。企业在经营活动过程中,要进行各种各样的决策,有建厂、改建、扩建、技改的决策,新产品设计决策,合理下料方案的决策,自制或外购零件的决策,经济采购批量的决策,薄利多销的决策,等等。

(3)目标成本计划。在目标成本预测与决策的基础上,企业还要通过一定的程序,运用一定的方法,以货币形式对计划期内产品的生产耗费和各种产品的成本水平设定标准,用书面文件的形式规定下来,作为目标成本执行和进行检查考核的依据,即为目标成本计划。通过成本计划管理,可以在降低产品成本方面给企业提出明确的目标,推动企业加强目标成本管理,明确成本责任,挖掘企业职工潜力。

(4)目标成本核算。企业要根据产品成本对象,采用相应的成本计算方法,对生产费用进行汇集与分配,计算出各种产品的实际总成本、实际单位成本和责任成本,这个过程即称之为目标成本核算。目标成本核算既是对产品的实际消耗费用进行如实反映的过程,也是对各责任部门的各种费用实际支出的控制过程。

(5)目标成本分析。企业要以成本核算及其他有关资料为基础,运用一定的方法,揭示目标成本水平的变动,通过对影响成本变动的各种因素、原因以及应负责任的部门和个人的研究分析,提出积极的建议,以进一步降低产品成本。

(6)目标成本检查。企业还要加强成本监督,通过检查企业目标执行的各项工作,找出问题,明确责任,从而保证成本制度和财经纪律的贯彻执行,改进目标成本管理。目标成本检查一般包括:检查企业目标成本管理责任制的建立和执行;考察目标成本管理基础工作是否健全和完善;成本核算方法程序是否真实,数据是否可靠等。

(7)目标成本考核。企业应定期对成本计划及其有关指标的实际完成情况进行总结和评价,这样可以鼓励先进,鞭策后进,监督和促使企业加强成本管理,履行成本管理责任,提高目标成本管理水平。目标成本考核的形式大多是在企业内部车间、部门以至班级和个人之间进行的考核。

综合上述七个方面的内容,可以将目标成本控制过程用一过程图表示出来。

2.明确目标成本控制的注意事项

为更好地进行目标成本控制,企业应注意以下问题:

(1)全面控制。目标成本控制应包括企业为实现目标而进行的各种活动。

(2)全员控制。目标成本涉及企业所有部门和全体员工的工作实绩。实行目标成本控制提高效益,就必须充分调动每个部门和员工的积极性,使他们主动控制目标执行中的各项费用。