书城管理一分钟提高执行力
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第22章 提高效率:高效快捷执行到位(2)

刚说到这里,这个危重病人就头一扭,顿时断了气。死神见状,叹了一口气说:“假若你活着的时候能多节约一分钟,你就可以听完我给你记下的账单了。哎,太可惜了,世人怎么都是如此,用不着我动手就后悔死了。”

在执行的过程中,危害最大的现象就是拖延不能够积极行动。因为拖延导致事情执行不到位,造成严重后果的例子举不胜举。

管理学家彼得·德鲁克说:真正推动社会进步的,是默默地高效率工作着的人。而一个高效率工作的人,最重要的一点就是日事日毕,日清日高。

“日事日毕,日清日高”就是“OEC管理法”,也就是英文“OverallEveryControlandClear”的缩写,意思是全面地对每人每天所做的每件事进行控制和清理。简单地说,就是今天的工作必须今天完成,今天完成的事情必须比昨天有质的提高,明天的目标必须比今天更高才行。

海尔集团的张瑞敏对此深有感悟,他曾这么说道:我们曾经给员工打一个比喻来说明这个“日清日高”的概念。把一块钱人民币存到银行里,如果计算利息不是单利而是复利即利滚利,假如利息率仅仅为1%,那么70天的时间,一块钱就会变成两块钱。这个意思说明,把所有的目标分解到每个人身上,每个人的目标每天都有新的提高,这样就可以使整个工作有条不紊地、不断地增长。我们的每个员工都有一张“三E卡”,所谓“三E卡”,就是每天(Everyday)、每件事(Everything)、每个人(Everyone)。每个员工干完今天的工作后,必须要填写这张卡片,填写完之后,他的收入就跟这张卡片直接挂钩。这张日清卡,使我们把整个的工作大目标分解执行到每个人身上。比方说我们的冰箱共有156道工序,545个责任区,这些都执行到每个人头上去,我们的冰箱仓库一共有1964块玻璃,每一块玻璃都有一个责任人,这就能够保证我们的产品是优质。这其中的关键是员工的素质,也就是只有优秀的员工才能生产出优秀的产品。

事实上,不论是企业,还是其他组织,日事日毕、日清日高的方法都是十分有效的。我们只有日事日毕,才不会让事情累积起来;我们只有日清日高,才会不断地取得进步。在执行工作的过程中,我们一定要告诉自己:决不拖延!

如果我拖延下去,我将会怎么样?

如果将工作拖到以后再去做,那么会发生什么事情?

实际上,拖延是一种相当累人的折磨,随着完成期限的迫近,工作的压力会越来越大,这会让人觉得更加疲惫不堪。

有一位老农的农田里,多年以来横卧着一块大石头。这块石头碰断了老农的好几把犁头,还弄坏了他的农耕机。老农对此无可奈何,巨石成了他种田时挥之不去的心病。

一天,在又一把犁头被石头弄坏之后,老农终于下决心弄走巨石,了结这块心病。于是,他找来撬棍伸进巨石底下,却惊讶地发现,石头埋得并没有想象的那么深,稍使点劲儿就可以把石头撬起来,再用大锤打碎,清出地里。老农脑海里闪过多年被巨石困扰的情景,再想到可以更早些把这桩头疼的事处理掉,禁不住一脸的苦笑。

遇到问题应立即弄清根源,有问题更须立即处理,绝不可拖延,就像故事中的老农一样。很多事情并没有你想象的那么困难,只要行动起来,你就会在行动中找出解决问题的方法。

拖延是存在于每个人潜意识中的,不要让它成为习惯。拖延是把今天的担子,放在明天的肩上,直到不堪重负。要做一个高效的执行者,就绝对不能拖延。

积极主动,走向成功

要做一名执行到位的高效率员工,最基本的一点就是要做到积极主动。

在执行的过程中,一个人除了会做是远远不够的,还要有工作意愿(动机),即要自动自发。所谓的自动自发不是一个口号一个动作,而是要充分发挥主观能动性与责任心,在接受工作后应尽一切努力,想尽一切办法把工作做好。

初次听来,这似乎只是一条普通的定义,但细细品读后你会发现,它更像一种面对人生的态度。现在,我们生活在高速发展的社会,每时每刻都会面对一些新的挑战和挫折。其实,人的一生不可能永远一帆风顺,总会经历一些风浪。在这些风浪面前,有人退却了,就这么平庸一生,甚或开始怨天尤人;当然,也有人在同样的环境中脱颖而出,成了强者。其实,这一切的一切,就在于一念之差。而所谓的一念之差,其实就是一种态度——面对生活、面对工作、面对人生的态度。仔细想来,“积极主动”就是一种可以帮助你扫平一切挫折的积极健康的人生态度,就是一种把工作执行到位的重要态度。

比尔·盖茨说:“一个好员工,应该是一个积极主动去做事,积极主动去提高自身技能的人。这样的员工,不必依靠管理手段去触发他的主观能动性。”

但在我们的组织里,很多员工常常要等上级吩咐做什么事、怎么做之后,才开始工作。这样的员工没有半点主观能动性,不仅做不好事,而且也难以获得上级领导的认同。在微软,任何一个具有专业技能、有竞争力的员工都必须充分发挥自己的最大主动性。因为微软需要那种能采取直接的、重要的行动为公司获得收益和取得市场成功的优秀员工。

做事主动的员工,不管他是扫地的,还是一个高级程序员,任何事情都会做得漂漂亮亮。这样的人不仅能把事情做好,他还会经常对上司说:“我还有一个想法能让事情做得更好。”积极主动、喜欢找事做的员工,做什么事都容易成功。

充分发挥自己的主动性,对于这一点,微软中国研发中心的桌面应用部经理毛永刚深有体会。1997年,他刚被招进微软时负责做Word。当时他只有一个大概的资料,没有人告诉他该怎么做,该用什么工具。和美国总部交流沟通,得到的答复是一切都要靠自己去做。在没有硬性规定测试程序和步骤的情况下,他根据自己对产品的理解,考虑到产品的设计和用户的使用习惯等,发现了许多新的问题。结果他发挥了自己最大的主动性,设计出了用户最满意的产品。

主动性是最能体现优秀员工与普通员工差异的地方,积极主动的员工,才是一个能把任何事都做得圆满的员工,才是领导所倚重的员工。

在现代职场里,有两种人永远无法取得成功,一种人是只做老板交代的事情,另一种人是做不好老板交代的事情。这两种人都是老板首先要“炒鱿鱼”的人。

微软前副总裁李开复说:“不要再只是被动地等待别人告诉你应该做什么,而是应该主动地去了解自己要做什么,并且仔细地规划,然后全力以赴地去完成。想想在今天世界上最成功的那些人,有几个是唯唯诺诺、等人吩咐的人?对待工作,你需要以一个母亲对孩子般那样的责任心和爱心,全力投入,不断努力。果真如此,便没有什么目标是不能达到的。”

没有积极主动的心态,不能够把自己的行动落实到位,在执行的过程中就有可能工作做不到位。因此,要做一个执行型员工,一开始就要有积极主动的工作态度。执行到位,行动必须要到位。

高效合理,分配时间

高执行效率的一个重要实现途径,是能充分认识时间的价值并有能力加以运用。对于领导者来说,最大的苦恼就是时间不够用。一天只有24小时,不能不眠不休,因此他们只有那么多的时间,而且,也不能通过雇用更多的人来获得更多的时间。领导者如果太多的话,可能相互妨碍工作,因为人多,摩擦和冲突就多,这样就得花大量时间去处理,而且领导者太多也会阻碍信息的流通。因此,只有善于规划、支配时间,有远见的领导者,手中的可控制时间才会增多,工作效率才会相应提高;而那些不会规划时间的领导者执行力往往不会太高。

1时间是这样消耗掉的

有些领导者从早上6点就起床,直到深夜12点才休息,计算一下,这样的领导者一天才休息6个小时,不可谓没有充分的时间。但是,我们还是经常听到这样感慨:“我整天从早忙到晚,可公司的事情不但没少,反而越来越多了,乱作一团,真不知道从何下手了!”而有些员工闲的时候就是喝茶聊天,忙的时候就团团转,抱怨老板给的时间紧任务重,还要被领导训斥:“一天到晚忙什么?任务早就交代下去了,到现在才临时抱佛脚。早干什么去了!没有一点执行力!”这些问题的产生原因主要有以下三个:

(1)外界事务过多

领导者的困扰之一就是,太多来自外界的干扰,使自己得随时放下手边的工作去做别的事情。担任领导者的责任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。换句话说,领导者有很大一部分工作需要与别人互动。你可以安排某些时段作为你的缓冲时间,当有人临时找你需要讨论事情时,可以请他在你有空的时间再来。

(2)做事没有方法

我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。完成一件事情,可以有许多方法,重点在于你能否找到最快速的方法。不要毫不考虑地就直接做了,先花几分钟的时间思考一下,有什么方法可以更有效率地完成事情?