S：Shall I sign this letter in your name？
K：Well，leave it to me· Ill sign my name·
译文：
K：罗小姐，我有封信要你处理一下。你能办一下吗？
S：好的，肯特先生。您要我把信打出来还是手抄？
K：打出来。这是封商务信件。
S：我明白了。要我用一般商务信函格式把信打在公司信纸上吗？
K：是的，那样最好了。不过别忘了稍微润色一下，把内容改得更简洁明了一点再打。
S：好的。我来办吧。
K：好吧，还有其他问题吗？
S：要我签上您的姓名吗？
K：哦，让我来办。我自己签名。
实例
K：Miss Luo，Ill go to France to spend my holidays· Would you please book a seat on a flight from Beijing to Paris this afternoon？
S：All right，Mr· Kent· A telex message from Washington has just come in· Shall I get it for you？
K：Yes，please give it to me now· By the way，any orders today？
S：Yes· Ive forwarded them to the Sales Department· Heres the telex message from Washington·
K：Thank you·
S：Shall I hold your business mail while you are gone or process the letters myself？
K：Process the letters yourself and keep them on files· But forward private mail to me two weeks before the end of my holidays·
S：I see·
K：That will be all for now· Ill call on you if I need anything else·
译文：
K：罗小姐，我要到法国度假了。请你今天下午预订一张从北京到巴黎的机票好吗？
S：好的，肯特先生。刚从华盛顿来了封电传，要我拿给您吗？
K：好吧，请拿给我。顺便问问，今天有订单吗？
S：是的，我已经把它们转给销售部了。这是从华盛顿来的电传件。
K：谢谢。
S：您不在时要我把您的业务信件保管起来呢还是我自己处理？
K：你自己处理这些信件，然后存档。但是在我度假结束前两星期把我的私人信件转给我。
S：我明白了。
K：现在就这些事了，如果我还有什么事我再叫你。
二、制定活动日程
1·常用词句
Good morning，Mr· Kent，Id like to discuss with you your rough agenda for your fourdays stay in Shanghai· 上午好，肯特先生，我想与您讨论一下您在上海逗留4天期间的大致日程安排。
Miss Zhang，Im quite satisfied with the meeting sche-dule youve made for me· 张小姐，我对你给我制定的会议活动安排非常满意。
Besides business talks，do you have any activities？Say，do you need us to arrange some sight-seeing？除了商务会谈外，你还有哪些活动安排？比如说，你是否需要我们为你安排一些旅游观光活动？
2·范例
实例
K：Well，Miss Chen，have you made the plan for our tour in London？
S：Yes，Mr· Kent· Shall I explain the details of the route plan now？
K：No，not now· But would you tell me how you arrange our schedule for June 28th？
S：Let me look at the plan· Ah，yes· Mr· Kent，well visit LD Company in the morning from 8：30 to 10：00· After 10：00，the deputy general manager of the Company，Mr· Green，will drive us to hotel· At the same time，hell talk some things about the company with you·
K：Is there anything before lunch time，Miss Chen？
S：Im afraid not·
K：In that case，would you please change the plan a little bit？We shall have lunch with Mr· Howard，the General Director of the SC Corporation· He will leave for Hongkong in the afternoon·
C：All right，what about Mr· Green？
K：We will finish talking before lunch time and join us in the talk with Mr· Howard during the lunch time·
C：Yes，Mr· Kent· Ill revise the schedule·
译文：
K：哦，陈小姐，我们在伦敦的行程计划你安排好了吗？
S：是的，肯特先生。您要我现在就把行程计划详细解释一下吗？
K：不，现在不用。不过你是怎样安排我们6月28日的日程的？
S：我们来看看计划。哦，对了肯特先生，我们将在上午8：30～10：00参观LD公司。10：00以后LD公司副总经理格林先生用车送我们回酒店，同时，他将与你谈论LD公司的一些情况。
K：午餐以前还有其他事吗？陈小姐？
S：恐怕没有了。
K：那样的话，请你把计划稍作修改。我们将和SC公司的董事长霍华德先生共进午餐。下午他要去香港。
C：好的。那格林先生怎么办？
K：我们将在午餐前结束会谈，然后在午餐时一起参加和霍华德先生的谈话。
C：好的，肯特先生。我将修改一下计划。
三、安排出差
1·常用词句
Your flight is at ten oclock Monday morning· Ill go to the airline office to confirm for you· 你的飞机是星期一上午10时，我将去航空公司为你确认一下机票。
Id like you to make the necessary arrangement for me to go to Hongkong attending an important business activity this Friday· 本周五我要去香港参加一个重要的商务活动，请你为我做一下必要的安排。
Here is a copy of your appointment schedule to New York· 这是一份你去纽约约谈的活动安排表。
Sir，please permit me to remind you to set out two hours ahead of time in order not to miss the plane· And its better to carry some travellers checks and credit cards· 先生，请允许我提醒你：为避免误机，提前两小时从公司出发，并带些旅行支票及个人信用卡。
2·范例
实例
K：Miss Chen，do you have my travel itinerary ready？
S：Yes，Mr· Kent· Here it is·
K：Fine，thank you· Have you finished my appointment schedule for London and Manchester as well？
S：Sure，sir· Here is a copy of your appointment schedule· Ive received confirmation of your transportation and hotels· Ill pick up the tickets and luggage labels tomorrow· By the way，the luggage allowance is 20 Kilos on the airlines·
K：Good· Please remind me to get some travelers checks next week· Ill also be taking some personal checks and credit cards·
S：No problem·
译文：
K：陈小姐，我的旅行计划你准备好了吗？
S：准备好了，肯特先生，给。
K：很好，谢谢。那么去伦敦和曼彻斯特的约谈安排也准备好了吗？
S：当然，先生。这是一份有关您的约谈安排表。有关您的交通和住宿我已得到确认。我明天就去取机票和行李票。顺便告诉你，飞机的行李限额是20千克。
K：好的。下星期请提醒我带些旅行支票，我还要带一些个人支票和信用卡。
S：没问题。
四、联系送件
1·常用词句
Is that Quick Delivery Services？We need to deliver some documents to Beijing· Can you come by and pick them up？是快递公司吗？我们需要送些文件到北京。你们能过来送一趟吗？
Hi· Shenzhen Airlines？This is Luoxi calling from the AAA Company· I have a reservation on the 2：30 pm flight to Shanghai· Can you deliver it this morning？喂，深圳航空公司吗？我是AAA公司的罗茜。我预订了一张今天下午2：30去上海的机票。你们今天上午能送过来吗？
2·范例
实例
S：Hello· Is this ShunFeng Express Delivery Company，please？
B：Yes· This is ShunFeng，Can I help you？
S：We would like to have some computers sent to Shanghai·When will they get there if we get them to you soon？
B：Tomorrow morning· We can pick them up at your office·
S：Do you deliever by air，truck or train？
B：As you like· We have reliable air and ground transportation systems·
S：Dont you offer parcel same day service？
B：We do if the destination is within Shenzhen and not very far places from your company，such as Guangzhou，Dongguan，Zhuhai·
S：Do you insure goods delievered against loss or damage？
B：Sure· All the goods in our hands are fully insured· We guarantee safety· We are licensed by the government·
译文：
S：请问是顺丰快递公司吗？
B：是的，有何贵干？
S：我们要寄一些电脑到上海，如果我们现在交货，什么时候可以送到？
B：明天上午到，我们可以到你们办公室来提货。
S：你们用空运还是用卡车、火车送？
B：哪种都可以。我们有可靠的陆空运送交通系统。
S：你们也提供当天送运包裹的服务吗？
B：如果目的地是深圳市内，我们就可以办到，其他不太远的地方如广州、东莞、珠海也行。
S：为避免丢失或损害，你们对送交的货物有保险吗？
B：有。我们经手的所有货品都保全险，保证安全，我们有政府颁发的营业执照。
五、安排约会
1·日常用语
There is something Id like to talk over with Mr·… I Wonder if…我有些事想与…先生谈谈，不知……
Could you arrange a talk with Mr·…for me？你能安排一下我与……先生的会谈吗？
Perhaps I could fit you in at 5:30· 也许我可以把你的预约安排在5点30分。
Miss·…，please call Mr· Rothman and schedule an interview with him for me· ……小姐，请给罗斯曼先生打个电话，定一个我与他会面的时间。
May I make an appointment for sometime early this afternoon？我能安排一个今天下午早些时候的预约吗？
I have an appointment with Mr· Mao at 4 Oclock this afternoon，but would you please cancel it for me，and change it to sometime next week？我今天下午4点和毛先生有个约会。你能帮我取消这个约会，把它改在下个星期吗？
He has something urgent tomorrow，so the appointment will have to be cancelled· 他明天有急事，因此约会不得不取消。
Could you make it some other time？可以约定别的时间吗？
Any time except Thursday or Friday would be all right· 除星期四或星期五外，哪天都行。
How about…(时间)？……(时间)怎么样？
2·范例
实例