１原则的规范。在拟定合同的过程中，必须按照合同法的有关规定，坚持五项原则：一是平等原则，不得将自己的意愿强加给对方；二是自愿原则，当事人依法自愿订立合同的权利不受干预；三是公平原则，当事人应公平地确定双方的权利和义务；四是诚信原则，履行合同要以诚实和信用为基础；五是守法原则，订立和履行合同必须遵守法规和社会公德。
２内容的规范。正规的合同应该包括三个部分：首部、正文、尾部，各部分的相关内容如下。
首部：名称、编号、签订日期、签订地点、购销双方的名称、合同序言。
正文：商品名称、品质规格、数量、单价与总价、包装、装运、到货期限、到货地点、付款方式、保险、商品检验、纷争与仲裁、不可抗力。
除此之外，还可以根据需要选择保值、价格调整、误差范围、法律适应（特定的国家或地区）等条款。
尾部：合同的份数、使用语言及效力、附件、合同生效日期、双方的签字盖章。
在购销双方已经签订了长期认证合同的前提下，就可以采用相对简单的订单合同，只对需求数量、交货日期、特殊要求进行表述，其他条款均按照认证合同执行。
３形式的规范。要采用合同法规定的形式订立合同，并以书面合同为主，减少其他形式合同的使用。
书面合同包括合同书、信件、数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等）。采用信件或数据电文形式订立采购合同时，必要时可以要求对方提供确认书，对合同内容予以认可。其他形式包括口头合同、默示合同、推定合同。
某百货商场采购部王经理与一家知名品牌化妆品公司的业务员小吴有业务往来，也比较熟悉。有一天小吴在外地打电话给王经理，告诉他有渠道可以提供特价的香皂和洗发水，问王经理是否有兴趣。王经理觉得价格很合适就委托小吴代为购买，并把购货款打入了小吴的私人账户，第二天就收到了小吴快递过来的价值两万多元的特价香皂和洗发水，王经理十分满意。没过几天，王经理又接到小吴的电话，告诉他这次可以提供更大批量的特价商品，王经理毫不犹豫地给小吴的账户打去了７万多元，委托他代为购买。结果，几天过去后不但没有收到货，小吴也联系不上了，王经理只能报警。一年半以后，公安机关通过网上追逃抓获了小吴，但王经理汇给他的７万多元货款早已被挥霍一空。
王经理与小吴做生意，采用的就是口头合同的形式，结果给百货商场带来了不小的损失。这个案例提醒我们，虽然口头合同也是《合同法》认定的合同形式，但与书面合同相比，显然不定因素更多一些，履约风险也更大一些。因此，企业在签订采购合同时，还是采用书面合同的形式为宜。因为书面合同具备有据可查的优势，一旦发生问题，也便于举证和分清责任，避免口说无凭的风险。
二、合同审批环节重在防范
审批合同环节要注重两个防范：舞弊的防范、风险的防范。
１舞弊的防范。采购合同中出现舞弊现象的可能途径，主要包括价格舞弊、数量舞弊、质量舞弊、供应商舞弊。
价格舞弊。常用的手法是高价采购。比如，某公司采购员小张，为了能得到９％的回扣，以２６００元的价格，购买了３０台市价为２０００元的彩电，公司为此多付出１８０００元［（２６００－２０００元／台）×３０台］的货款，小张则私吞了７０２０元（７８０００元×９％）的回扣。
数量舞弊。常用的手法是超量采购。比如，有的采购人员因为与供应商之间有利益串通，不惜通过加大采购数量的方法来谋取私利，计划订购数量为２０００箱的产品却订购了４０００箱，多订购的部分就可以在供应商那里拿到回扣。这种方法相对隐蔽，一旦被发现，采购人员还可以用各种冠冕堂皇的借口来强辩，比如说成是为了降低成本或增加安全库存等。
质量舞弊。常用的手法是以次充好或者超标采购。比如，某宾馆在装修时采购员史某收受了供应商的贿赂，签订了１０１万元的灯具采购合同，合同规定，灯具要采用奥地利着名珠宝公司出产的水晶珠，并需要提供相应的检验证书。但实际上供应商提供的灯具只是从国内一家公司购买的、略经加工的玻璃灯具，价值不足４０万元。事发后，史某对与供应商合伙贪污的事实供认不讳。再比如，有的采购人员经不住“好处”的诱惑，不顾既定的标准去购买供应商推销的高质高价产品，使企业蒙受了不必要的损失。
供应商舞弊。常用的手法是把自己或亲友的公司确定为供应商。比如某超市采购人员徐某，以老婆的名义开了一家公司，通过与内部相关人员的勾结，把自己的公司列入供应商名单，并利用职权使该公司成为企业所需产品的代理商。由于超市对公司所代理的产品需求量很大，所以没过多久徐某也成了身价不菲的老板。
针对合同中可能出现的舞弊，采购总监在审批合同时必须有足够的防范意识和相应的防范措施。首先，采购总监要对合同舞弊的严重性和普遍性有足够的认识，并在审批合同的过程中加以识别；其次，要责令有关管部门在价格、数量、质量、供应商的核查方面严格把关，并通过健全制度、改进流程、加强管理的方法，堵塞可能出现的漏洞。
２风险的防范。采购合同中可能出现风险的环节，主要包括采购风险、供应风险、储运风险、支付风险、争议风险。
采购风险。因采购方的失误而引发。比如，由于采购人员在能力、知识、信息、责任心方面的不足，以至于在采购中存在价格过高、批量不妥、规格不符等问题。
供应风险。因供应方的失误而引发。比如，由于供应商在技术、产能、资金、管理方面的不足，造成产品的质量、数量、交期方面的问题。
储运风险。因物品的特殊性而引发。比如，易燃、易爆、易碎产品，有毒物品，需冷藏物品等，在搬运、运输、仓储过程中存在的问题。
支付风险。因支付方法和币种而引发。比如，担保的形式、支付的方法、保险的类型、相关的汇率等，存在着选择不当或趋向不定的问题。
争议风险。因争端处理方式而引发。比如，违约责任的区分、索赔方法的落实、仲裁与诉讼地点的选择等，存在是否明确或得当的问题。
针对合同中可能出现的风险，采购总监在审批合同时应该给予高度关注，对不同环节可能出现的不同风险要进行核查或预估。可以采取合同风险评估表的形式，对各种不定因素做出准确的分析，以减低风险出现的可能性。同时还要从基础抓起，通过加强培训机制提高员工的业务素养，通过健全评定机制保证供应商的可靠程度，通过完善设施提升安全的保障系数，把各种风险出现的可能性降到最低。
案例一：采购员小程在辞职前为公司购买的片碱价格是６０００元／吨，当时片碱在市场上供不应求，所以价格很高。一年后他拜访原公司时发现，该公司片碱的采购价还是６０００／吨。事实上，在他离开原公司不到两个月，片碱的价格就已经回落到了２０００元／吨，现任采购给领导的答复是，小程不是很能干吗？这就是他当时购买的价格。因为领导很信任小程，所以现任采购就用这个借口来搪塞，以掩盖自己在采购中的猫腻或失误。
案例二：某公司与一家外地供应商签订了采购合同，因为没有在合同中明确处理纠纷的诉讼和仲裁地点，结果当合同出现问题后，被迫在供应商家所在地打官司，接受当地法院的判决，输掉了官司。
两个案例都是由于合同审批不严格给企业带来了损失。案例一的情况，有价格舞弊和采购风险两种可能；案例二的情况，则完全是争议的风险。这两个案例说明了在合同审批中防范的必要性，不论是现存的舞弊还是潜在的风险，如果不能在合同审批的过程中予以识别并有效地防范，那么结果只有一个：企业必须为此付出相应的代价，有时候这种代价还相当昂贵。假如案例一中的公司每月需用１０吨的片碱原料，那么，该公司就已经为此付出了至少４０万元的代价。因为在小程辞职后不到两个月，片碱的市场单价就下调到２０００元／吨，而在小程再回公司进行拜访前的１０个月里，该公司已经以高出市场单价４０００元的价格采购了１００吨的片碱。如果实际需量更大的话，造成的损失也就更多。
(第三节) 采购合同执行的要务和原则
采购合同的执行过程，按照工作性质可以分为三大板块：动态跟踪、货款结算和纠纷处理，三者的关系。
可知，在采购合同执行的三个板块中，动态跟踪是基础，其结果将决定后续工作的不同走向。当结果是已经履约时，就转入货款结算板块；当结果是未能履约时，则进入纠纷处理板块。采购合同执行的三个板块，有着各自的要务和对应的准则，详见。
采购合同执行的要务和准则
板块要务准则
动态跟踪履约查验满足条款要求
货款结算单据核实遵守财务规章
纠纷处理对策定夺维护长远利益
一、履约查验要以满足条款要求为准则
在动态跟踪板块，主要的任务是对履约的状况进行检查和验证。在履约查验的过程中，必须遵循满足条款要求的准则，判断是否履约要以相关的合同条款为标准。
在一般的情况下，对采购合同是否履约的认定主要集中在名称、时间、规格、数量、质量五个方面。要对供货名称、供应时间、产品规格、货物数量、外在质量进行查验，只有当这五个方面完全符合合同条款的要求时，才能接收并认定相关合同已经履约。如果发现有与合同条款不符的情况，接收人员应该及时与主管部门联系，落实解决办法。
当然，货物验收的实际情形会相对复杂，有的时候一个合同要分几次完成，有的物品还需要进行专门的质量或成分检测，但不论过程多么复杂，履约查验的准则都是一样的，就是所供应的物品都要与采购合同的相关条款要求保持一致。
判断合同是否履约，不能采取“一刀切”的方法。并不是说有某些条款不能达标，这个合同就被定为未能履约，应该根据实际的情况区别对待。有些问题可以弥补，在弥补后就可以视同为已经履约；只有当出现的问题难以弥补时，才能做出未能履约的结论。
二、单据核实要以遵守财务规章为准则
当某一个合同已经履约，就应该进行相应的货款结算。货款结算的要任务是单据核实，必须以遵守财务规章为准则。
在一般情况下，需要核实的单据有五种，分别是付款申请单、采购合同、物料检验单、物料入库单、对应的发票。必须按照相关的财务规章对单据进行认真核实。核实的重点在三个方面：首先是单据的匹配性，五种单据必须保持六个一致（包括合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商）；其次是单据的规范性，格式、填写内容、发票类型都要符合标准；最后是单据的真实性，发票、检验单、入库单都不得弄虚作假。
严格遵守财务制度，可以让企业有效地规避在货款结算方面的风险，保证资金的安全。
三、对策定夺要以维护长远利益为准则
当某一个合同被确定未能履约时，就应该进入纠纷处理板块，并进行相关的对策定夺。
对策的定夺，必须以维护长远利益为准则，要在分析利弊得失的基础上，选择对企业最为有利的方法和途径。
解决纠纷通常有五个渠道：按照合同执行、双方协商解决、第三方调解、仲裁机构仲裁解决、司法机关依法解决，企业可以根据具体情况做出明智的选择。
１按照合同执行。按照事先在合同中明确的违约责任和免责事项执行，由违约方向另一方支付违约金，或向相关责任方提出索赔或要求理赔。
２双方协商解决。对未在合同中明确规定的事项，双方经过协商后妥善解决，必要时可以对原有合同进行变更或解除。
３第三方调解。在双方对争议和纠纷协商未果的情况下，可通过双方认可的第三方进行调解，达成一致。
４仲裁机构仲裁解决。当双方对争议或纠纷的处理不能达成一致时，任何一方都可按照相关法规提出仲裁申请，仲裁结果对双方都有约束力。
５司法机关依法解决。在双方争执不下的情况下，任何一方都可以按照合同法规定向法院提出对另一方的起诉，由法院根据相关事实和法律依据作出判决。
中国华锐风电曾经是美国超导公司最大的客户，２０１０年华锐的订单占超导公司营业收入的７０％以上。但在２０１１年４月，美国超导公司发布公告称：３月３１日华锐风电拒收了该公司货物（１５兆瓦和３兆瓦风机核心电控组件），并对价值约５６００万美元的合同延期付款。
此后不久，美国超导公司在华的生产企业——苏州美恩超导有限公司就华锐风电涉及８个采购合同拒绝收货向北京市仲裁委员会提出仲裁申请，要求对方支付４２９亿未付货款以及总计近６５００万元的货款利息、经济赔偿等费用。而华锐风电则声称：是因为对方提供的产品质量未达到合同标准才拒绝收货，并已掌握了相关的核心证据，因此反请求北京仲裁委员会，要求对方赔偿７９亿元损失。
这是一个企业通过仲裁方法解决纠纷的案例，目前双方仍在等待最终的判决。但不管结果如何，双方曾经有过的伙伴关系也将不复存在。无论谁占上风，事实上都将是两败俱伤，因为华锐风电将因此失去稳定的货源，而超导公司将为此失去固有的市场。这种结局可能并不是双方的初衷。采购总监可以从这个案例中得到一些领悟，就是在定夺解决纠纷的方法时，必须以维护企业的长远利益为准则，要权衡利弊、考量得失，否则，就有可能陷入得不偿失的泥潭。